Registros Contables

Este elemento es un complemento de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre los registros contables. [aioseo_breadcrumbs]

Aspectos Tributarios de Registros Contables

Registros contables nacionales

Análisis de las Transacciones (con Efectos Contables)

Cada día parece que recibimos una cantidad increíble de mensajes de correo electrónico entrantes: de amigos, familiares, listas de correo electrónico suscritas, ¡e incluso de spammers! Pero, ¿cómo organizar todos estos mensajes? Puede crear carpetas para clasificar los mensajes por remitente, tema o proyecto. Quizá utilice utilidades de búsqueda por palabras clave. Incluso podría utilizar filtros o reglas para eliminar automáticamente el spam o enviar los mensajes de su mejor amigo a una carpeta especial. En cualquier caso, está organizando la información para que sea fácil de recuperar y le permita comprender, responder o consultar los mensajes.Del mismo modo que usted organiza su correo electrónico, las empresas desarrollan un método organizado para procesar, registrar y resumir las transacciones financieras.

Por ejemplo, Apple Inc. tiene un enorme volumen de trans-acciones financieras, resultado de las ventas de sus innovadores ordenadores, medios digitales (iTunes), iPods, iPhones e iPads. Cuando Apple vende un iPad, el cliente tiene la opción de pagar con tarjeta de crédito, tarjeta de débito o cheque, una tarjeta regalo de Apple, un acuerdo de financiación o en efectivo. Para analizar únicamente la información relacionada con las transacciones en efectivo de Apple, la empresa debe registrar o resumir todas estas ventas similares utilizando una única categoría o cuenta de “efectivo”. Del mismo modo, Apple registrará las ventas procedentes de acuerdos de financiación en diferentes cuentas (registros).

Uso de Cuentas para registrar Transacciones Contables

Mientras que en otros lugares de esta plataforma digital se utilizó la ecuación contable (Activo = Pasivo + Patrimonio neto) para analizar y registrar las transacciones financieras, en este texto se presentan métodos de registro más prácticos y eficaces que utilizan la mayoría de las empresas. Además, este texto analiza los posibles errores contables que pueden producirse, junto con los métodos para detectarlos y corregirlos.

Las transacciones se registran en el diario y se contabilizan en el libro mayor utilizando las reglas del debe y el haber. Los cargos y abonos de cada asiento se contabilizan en las cuentas en el orden en que aparecen en el diario. Un balance de comprobación se prepara enumerando las cuentas del libro mayor y sus saldos. Los totales de las columnas del Debe y del Haber del balance de sumas y saldos deben ser iguales. Si los dos totales no son iguales, se ha producido un error. Pueden producirse errores aunque los totales del balance de comprobación sean iguales. Tales errores pueden requerir un asiento de corrección. En el análisis horizontal, el importe de cada partida de un estado financiero actual se compara con la misma partida de un estado anterior. Se computa el aumento o la disminución del importe de la partida, junto con el porcentaje de aumento o disminución. Cuando se comparan dos estados, se utiliza el estado anterior como base para calcular el importe y el porcentaje de cambio. Todo esto se va a ver, en el sistema GAAP, con algo más de detalle en este texto.

Las características de una cuenta y de un plan de cuentas

La forma más sencilla de una cuenta, una cuenta T, consta de tres partes: (1) un título, que es el nombre de la partida registrada en la cuenta; (2) un lado izquierdo, llamado lado del debe; y (3) un lado derecho, llamado lado del haber. Periódicamente, se suman los cargos en una cuenta, se suman los abonos en la cuenta y se determina el saldo de la cuenta.

El sistema de cuentas que componen un libro de contabilidad se denomina plan de cuentas.

Plan de cuentas

Un grupo de cuentas de una entidad empresarial se denomina libro mayor. Una lista de las cuentas del libro mayor se denomina plan de cuentas. Las cuentas se enumeran normalmente en el orden en que aparecen en los estados financieros. Las cuentas del balance se enumeran en primer lugar, en el orden de activos, pasivos y fondos propios. A continuación, se enumeran las cuentas del estado de ingresos en el orden de ingresos y gastos.

Activos

Los activos son recursos propiedad de la entidad empresarial. Estos recursos pueden ser artículos físicos, como efectivo y suministros, o intangibles que tienen valor. Algunos ejemplos de activos intangibles son los derechos de patente, los derechos de autor y las marcas registradas. Los activos también incluyen cuentas por cobrar, gastos pagados por adelantado (como seguros), edificios, equipos y terrenos.

Pasivos

Los pasivos son deudas contraídas con personas ajenas a la empresa (acreedores). Los pasivos suelen iden-tificarse en el balance mediante títulos que incluyen acreedores. Algunos ejemplos de pasivos son las cuentas por pagar, los efectos por pagar y los salarios por pagar. El efectivo recibido antes de que se presten los servicios crea un pasivo para realizar los servicios. Estos compromisos de servicios futuros se denominan ingresos no devengados. Ejemplos de ingresos no devengados son las suscripciones a revistas recibidas por una editorial y las matrículas recibidas al comienzo de un curso por una universidad.

Patrimonio neto del propietario

El patrimonio neto del propietario es el derecho del propietario a los activos de la empresa una vez pagados todos los pasivos. En el caso de una empresa individual, el patrimonio neto del propietario está representado por el saldo de la cuenta de capital del propietario. Una cuenta de giro representa el importe de las retiradas efectuadas por el propietario.

Ingresos

Los ingresos son incrementos de los activos y del patrimonio neto del propietario como resultado de la venta de servicios o productos a los clientes. Algunos ejemplos de ingresos son los honorarios devengados, las tarifas devengadas, los ingresos por comisiones y los ingresos por alquileres.

Gastos

Los gastos son el resultado de la utilización de activos o del consumo de servicios en el proceso de generación de ingresos. Algunos ejemplos de gastos son los gastos salariales, los gastos de alquiler, los gastos de servicios públicos, los gastos de suministros y los gastos varios.

Ilustración del plan contable

Un plan contable debe satisfacer las necesidades de los directivos de una empresa y de otros usuarios de sus estados financieros. Las cuentas dentro del plan contable se numeran para utilizarlas como referencia. Normalmente se utiliza un sistema de numeración para que puedan añadirse nuevas cuentas sin que ello afecte a otros números de cuenta.

Ejemplo: “Pago por secuestro”

El plan contable de una empresa debe reflejar la naturaleza básica de sus operaciones. Ocasionalmente, sin embargo, se producen transacciones que dan lugar a cuentas inusuales. La siguiente es la historia de una de esas cuentas.Antes de que se implantara una seguridad aeroportuaria estricta en todo Estados Unidos, varias aerolíneas sufrieron incidentes de secuestro. Uno de estos incidentes se produjo cuando un avión de Southern Airways en ruta de Memphis a Miami fue secuestrado durante una escala en Birmingham, Alabama. Los tres secuestradores subieron al avión en Birmingham armados con pistolas y granadas de mano. A punta de pistola, los secuestradores se llevaron el avión, la tripulación y los pasajeros a nueve ciudades estadounidenses, Toronto y, finalmente, La Habana, Cuba.

Durante el largo vuelo, los secuestradores exigieron un rescate de 10 millones de dólares. Southern Airways, sin embargo, sólo pudo reunir 2 millones de dólares. Finalmente, el piloto convenció a los secuestradores para que se conformaran con los 2 millones de dólares cuando el avión aterrizó en Chattanooga para repostar.

Al aterrizar en La Habana, las autoridades cubanas dieron descanso a los secuestradores y, tras un breve retraso, enviaron el avión, los pasajeros y la tripulación de vuelta a Estados Unidos. Los secuestradores y los 2 millones de dólares se quedaron en Cuba.¿Cómo contabilizó y contabilizó Southern Airways el pago del secuestro en sus estados financieros posteriores? Como ya habrá analizado, el asiento inicial abonó 2 millones de dólares a Cash. El débito fue a una cuenta titulada “Pago por secuestro”. Esta cuenta se registró como un tipo de cuenta a cobrar bajo “otros activos” en el balance de Southern Airways. La compañía mantuvo que podría cobrar el dinero del gobierno cubano y que, por lo tanto, existía una cuenta por cobrar. De hecho, Southern Airways recibió posteriormente el reembolso de 2 millones de dólares por parte del gobierno cubano, que en ese momento estaba intentando mejorar sus relaciones con Estados Unidos.

Sistema de contabilidad de doble entrada

Todas las empresas utilizan lo que se denomina sistema de contabilidad de doble entrada. Este sistema se basa en la ecuación contable y requiere:

• Que cada transacción comercial se registre en al menos dos cuentas.
• Que el total de débitos registrados para cada transacción sea igual al total de créditos registrados.

El sistema de contabilidad por partida doble también tiene reglas específicas de débito y crédito para registrar las transacciones en las cuentas.

Cuentas de resultados

Las reglas de cargo y abono de las cuentas de resultados se basan en su relación con los fondos propios. Como se muestra para las cuentas del balance, las cuentas del patrimonio neto del propietario se incrementan con créditos. Dado que los ingresos incrementan el patrimonio neto, las cuentas de ingresos se incrementan con abonos y se reducen con cargos. Dado que las cuentas de fondos propios disminuyen con los débitos, las cuentas de gastos aumentan con los débitos y disminuyen con los créditos.

Retiros del propietario

Las reglas de débito y crédito para registrar los retiros del propietario se basan en el efecto de los retiros del propietario sobre el patrimonio del propietario. Dado que las retiradas de un propietario disminuyen el patrimonio neto del propietario, la cuenta de giro del propietario se incrementa por los cargos. Del mismo modo, la cuenta de retirada del propietario se ve disminuida por los abonos.

Saldos normales

La suma de los aumentos de una cuenta suele ser igual o mayor que la suma de las disminuciones de la misma. Por lo tanto, el saldo normal de una cuenta es un débito o un crédito dependiendo de si los incrementos en la cuenta se registran como débitos o créditos. Por ejemplo, como las cuentas de activo se incrementan con débitos, las cuentas de activo tienen normalmente saldos deudores. Del mismo modo, las cuentas de pasivo normalmente tienen saldos acreedores.Las reglas del debe y el haber y los saldos normales de los distintos tipos de cuentas se examinan a otros lugares de esta plataforma digital.

Cuando una cuenta con un saldo deudor normal tiene un saldo acreedor, o viceversa, es posible que se haya producido un error o que exista una situación inusual. Por ejemplo, un saldo acreedor en la cuenta de material de oficina podría deberse únicamente a un error. Esto se debe a que una empresa no puede tener más disminuciones que aumentos de material de oficina. Por otro lado, un saldo deudor en una cuenta de cuentas a pagar podría ser el resultado de un pago excesivo.

Diario

Utilizando las reglas del debe y el haber, las transacciones se introducen inicialmente en un registro denominado diario. De este modo, el diario sirve como registro de cuándo se produjeron y registraron las transacciones.

Ejemplo: Los Ingresos No Devengados de Microsoft

Microsoft Corporation desarrolla, fabrica, concede licencias y ofrece soporte técnico para una amplia gama de productos de software informático, entre ellos, Word®, Excel® y el sistema de juegos Xbox®. Cuando Microsoft vende sus prod-uctos, también proporciona soporte técnico y actualizaciones periódicas sobre esos productos durante un periodo de tiempo. Así, en el momento de la venta, una parte de los ingresos no se devenga (se difiere) por estos servicios. A medida que pasa el tiempo y se prestan los servicios a los clientes, Microsoft registra una parte de sus ingresos no devengados (diferidos) como ingresos.

A modo de ilustración, el siguiente extracto se extrajo de un estado financiero reciente de Microsoft: Los ingresos no devengados … incluyen pagos por: servicios de asistencia y consultoría posteriores a la entrega que se realizarán en el futuro; suscripciones a Xbox Live y puntos de prepago; productos de soluciones empresariales de Microsoft Dynamics; suscripciones a Office 365; créditos y suscripciones de prepago de Skype; ofertas combinadas; y otras ofertas por las que se nos ha pagado por adelantado…..

Durante un año reciente, Microsoft reconoció como ingresos 48.498 millones de dólares de ingresos no devengados, lo que supone el 57% de sus ingresos totales. Durante un año reciente que finalizó el 30 de junio, Microsoft también registró en su balance un pasivo por ingresos no devengados de 33.909 millones de dólares. Así pues, el registro de ingresos no devengados es una partida importante para Microsoft.

Balance de comprobación

Pueden producirse errores al contabilizar los cargos y abonos del diario en el libro mayor. Una forma de detectar estos errores es preparando un balance de comprobación. La contabilidad por partida doble exige que los cargos sean siempre iguales a los abonos. El balance de sumas y saldos verifica esta igualdad.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Errores que afectan al balance de sumas y saldos

Si los totales del balance de sumas y saldos no son iguales, se ha producido un error. En este caso, hay que encontrar el error y corregirlo. Un método útil, bajo el sistema GAAP (empleado en Estados Unidos), para descubrir errores es el siguiente:

1.Si la diferencia entre los totales de las columnas Debe y Haber es de 10, 100 ó 1.000, puede haberse producido un error en la suma. En este caso, vuelva a sumar los totales de las columnas del balance de sumas y saldos. Si el error persiste, vuelva a calcular los saldos de las cuentas.

2.Si la diferencia entre los totales de las columnas Debe y Haber puede dividirse uniformemente por 2, el error puede deberse a la introducción de un saldo deudor como saldo acreedor, o viceversa. En este caso, revise el balance de comprobación en busca de saldos de cuentas de la mitad de la diferencia que puedan haberse introducido en la columna errónea. Por ejemplo, si el total de la columna del Debe es de 20.640 $ y el total de la columna del Haber es de 20.236 $, la diferencia de 404 $ (20.640 $ – 20.236 $) puede deberse a un saldo acreedor de 202 $ que se introdujo como saldo deudor.

3.Si la diferencia entre los totales de las columnas del Debe y del Haber es divisible uniformemente por 9, rastree los saldos de las cuentas hasta el libro mayor para ver si se ha copiado incorrectamente algún saldo del libro mayor. Dos tipos comunes de errores de copia son las transposiciones y los deslizamientos. Una transposición se produce cuando el orden de los dígitos se copia incorrectamente, como escribir 542 $ como 452 $ o 524 $. En un deslizamiento, el número completo se copia incorrectamente uno o más espacios a la derecha o a la izquierda, como escribir 542,00 $ como 54,20 $ o 5.420,00 $. En ambos casos, el error resultante será divisible uniformemente por 9.

4.Si la diferencia entre los totales de las columnas del Debe y del Haber no es divisible uniformemente por 2 ó 9, revise el libro mayor para ver si se ha omitido en el balance de comprobación un saldo de cuenta por el importe del error. Si no se descubre el error, revise las anotaciones en el libro diario para ver si puede haberse omitido la contabilización de un cargo o un abono.

5.Si no se descubre un error mediante los pasos precedentes, debe volver a seguirse el proceso contable, comenzando por la última anotación en el libro diario.

El balance de comprobación no proporciona una prueba completa de la exactitud del libro mayor. Sólo indica que los cargos y los abonos son iguales. Sin embargo, esta prueba es valiosa, porque los errores suelen afectar a la igualdad de los cargos y abonos.

Errores que no afectan al balance de comprobación

Puede producirse un error que no provoque que los totales del balance de comprobación sean desiguales. Un error de este tipo puede descubrirse al preparar el balance de comprobación o puede indicarlo un saldo de cuenta inusual. Por ejemplo, un saldo acreedor en la cuenta de tierras indica que se ha producido un error. Esto se debe a que una empresa no puede tener terrenos “negativos”. Cuando se descubren errores de este tipo, deben corregirse. Si el error ya se ha registrado en el libro diario y se ha contabilizado en el libro mayor, normalmente se prepara un asiento de corrección.

Análisis horizontal

Una sola partida de un estado financiero, como los ingresos netos, suele ser útil para interpretar los resultados financieros de una empresa. Sin embargo, una comparación con periodos anteriores a menudo hace que la información financiera sea aún más útil. Por ejemplo, la comparación de los ingresos netos del periodo actual con los ingresos netos del periodo anterior indicará si el rendimiento operativo de la empresa ha mejorado.

En el análisis horizontal, el importe de cada partida de un estado financiero actual se compara con la misma partida de un estado anterior. Se computa el aumento o la disminución del importe de la partida junto con el porcentaje de aumento o disminución.

Cuando se comparan dos declaraciones, la declaración anterior se utiliza como base para calcular la cantidad y el porcentaje de cambio.

Revisor de hechos: Mix

Registros Contables en Derecho Electoral

▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.