Consejos para la Crisis de Comunicación por el Coronavirus

Consejos para la Crisis de Comunicación por el Coronavirus

Este elemento es una ampliación de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema.

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Algunos Consejos ante la Crisis de Comunicación por el Coronavirus

La industria de las reuniones y eventos está en modo de crisis. Ya sea que tenga o no la intención de cancelar su evento debido al brote de coronavirus, es importante entender que esto afecta a todos los eventos en este momento.
Con muchos eventos importantes que se cancelan a diario, los asistentes y los interesados esperan que su evento les proporcione información. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Si no tiene un plan de comunicación de crisis -menos del 10% de todos los eventos lo hacen- aquí tiene 10 consejos que puede utilizar para asegurarse de que se está comunicando de manera efectiva con los que importan.

Sea transparente

Es importante que sea franco y honesto con sus asistentes sobre el proceso que está llevando a cabo para decidir si cancela o pospone su evento. La incertidumbre puede causar confusión e incitar al pánico.

Centralizar su información

Crea una entrada en el blog para compartir todas las actualizaciones relacionadas con el brote y cómo está afectando a tu evento.

No eliminar

Cuando comparta las actualizaciones de su entrada en el blog, cree un salto de línea y un encabezado de ACTUALIZACIÓN en negrita con la fecha en la parte superior. Borrar la información puede implicar que era incorrecta o que estás tratando de ocultar algo.

Use el correo electrónico como su modo de comunicación número uno

Envíe un mensaje de correo electrónico a sus asistentes y a las partes interesadas para que conozcan la situación actual y la forma en que su organización la está abordando. Proporcione un enlace a la entrada del blog para futuras actualizaciones y cualquier otro recurso que puedan necesitar.

Establecer las expectativas de comunicación

Dígale a sus asistentes dónde (correo electrónico, blog, medios sociales, etc.) y con qué frecuencia piensa comunicarles las actualizaciones. Esto ayudará a aliviar algunas de las constantes preguntas sobre cuándo estará disponible más información.

Aprenda a protegerse contra el Coronavirus

La propagación de COVID-19, o coronavirus, ha puesto en marcha la industria turística e interrumpido las operaciones normales en cualquier instalación donde se celebren reuniones públicas o donde se congregue una gran cantidad de personas, incluyendo edificios de oficinas, aeropuertos y espacios para reuniones y convenciones.

Las organizaciones de salud pública nacionales e internacionales han publicado directrices sobre las precauciones básicas que deben adoptarse para ayudar a garantizar un entorno saludable, pero los funcionarios siguen luchando por calibrar tanto la gravedad del coronavirus como las medidas específicas que deben adoptarse para combatir su propagación.

Si tiene alguna información que pueda ayudar, comuníquela.

Monitoreo de los medios sociales

Habrá preguntas y comentarios dirigidos a los responsables de los medios sociales. Asegúrese de dedicar algunos de los recursos de su organización para monitorear (vigilar) estas preguntas y comentarios y responder de manera oportuna.

Ejercicio de empatía

Pónganse en los zapatos de sus asistentes. Algunos temen no solo al virus, sino a las implicaciones de una cancelación o un aplazamiento. Para muchos, ir a una conferencia es una gran inversión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Para algunos, perderse su evento podría causar un efecto dominó en sus negocios. Asegúrate de que tu personal responsable de las comunicaciones esté entrenado en servicio al cliente y ejerza empatía.

La consistencia es la clave

Asegúrate de que los mensajes que compartes en tu blog, por correo electrónico y en las redes sociales son los mismos. Si se realiza una actualización en tu blog, asegúrate de que esa actualización esté fijada en la parte superior de tus canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como «canals» en el contexto anglosajón, en inglés) de medios sociales.

No espere para comunicar

Si la inscripción está abierta, no es demasiado pronto para empezar a comunicar a los asistentes sus planes. Aunque el evento no sea hasta dentro de nueve meses, la gente es curiosa y busca información. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Adelántese.

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