Prácticas Contables en el Comercio Electrónico

Este elemento es una ampliación de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs]

Contabilidad en el Comercio Electrónico

El uso de Internet para realizar transacciones comerciales se denomina comercio electrónico. La Oficina del Censo de EE.UU. indicó que, en 2015, el comercio electrónico representaba más de 340.000 millones de dólares en ventas al por menor, o más del 7% de todas las ventas al por menor.

Sistemas Contables y Comercio Electrónico

Nota: Véase más detalles sobre los sistemas contables.

Cuando las transacciones se realizan entre una empresa y un consumidor, se denomina comercio electrónico B2C (de empresa a consumidor). Algunos ejemplos de empresas dedicadas al comercio electrónico B2C son Amazon.com, priceline.com Incorporated y Apple Inc. El negocio B2C permite a los consumidores comprar y recibir productos en casa, en lugar de ir a la tienda. Por ejemplo, Apple Inc. permite a los consumidores utilizar su sitio web para seleccionar y comprar productos Apple para su envío directo al domicilio.Cuando las transacciones se realizan entre dos empresas, se denomina comercio electrónico B2B (de empresa a empresa). Algunos ejemplos de empresas dedicadas al comercio electrónico B2B son Cisco Systems, Inc, un fabricante de equipos de Internet, y Union Pacific Corporation, una compañía ferroviaria. Union Pacific, por ejemplo, permite a sus clientes empresariales encargar servicios de transporte de mercancías desde su página web.

Internet crea oportunidades para mejorar la velocidad y la eficacia de las transacciones. Desde hace bastante tiempo, muchas empresas se están dando cuenta de estas ventajas del uso del comercio electrónico. Otras tres áreas en las que se está utilizando Internet con fines empresariales son las siguientes:

• Gestión de la cadena de suministro (SCM): aplicaciones de Internet para planificar las necesidades de suministro y coordinarlas con los proveedores.
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Aplicaciones de Internet para planificar y coordinar los esfuerzos de marketing y ventas.
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM): Aplicaciones de Internet para planificar y coordinar el proceso de desarrollo y diseño de productos.

Muchas aplicaciones web generan transacciones contables a medida que se producen. Por ejemplo, las transacciones de la cesta de la compra en los sitios de comercio electrónico generan las transacciones contables de ingresos para el vendedor.

A medida que Internet siga convirtiéndose en el método preferido para realizar negocios, se desarrollarán nuevas aplicaciones. Muchas de estas aplicaciones estarán vinculadas al sistema contable, ya que las transacciones fluyen dentro y fuera de la organización.

El fraude en línea

El fraude en línea supuso, en 2014, pérdidas equivalentes a aproximadamente el 0,9% de todos los ingresos en línea. Como resultado, los minoristas en línea están utilizando la verificación de la dirección y los códigos de seguridad de las tarjetas de crédito como medidas de seguridad adicionales. La verificación de la dirección hace coincidir la dirección del cliente con la dirección registrada en la compañía de la tarjeta de crédito, mientras que el código de seguridad es el código adicional de cuatro dígitos diseñado para reducir las transacciones ficticias con tarjeta de crédito. Además, los comerciantes están utilizando las búsquedas de Google Maps para verificar que las direcciones de los pedidos coinciden con las ubicaciones reales. El fraude en línea ha disminuido en los últimos años como resultado de estas y otras medidas.

Prácticas Contables en el Comercio Electrónico

En los primeros días del comercio electrónico y durante el grueso del auge de las punto-com, la sabiduría común sostenía que la novedad del nuevo modelo de negocio electrónico, en particular tal como se presentaba en la Web, era suficiente para hacer flotar un negocio. Como resultado de esto, muchas compañías pusieron sus esfuerzos en crear la apariencia de innovación, mientras que algunas preocupaciones comerciales tradicionales fueron dejadas de lado. Esta lógica fue alimentada por los abundantes comentarios en las revistas de negocios que las puntocoms anunciaron la muerte del modelo de negocios tradicional. Sólo cuando estalló la burbuja del comercio electrónico a principios de la década de 2000, las opiniones empezaron a cambiar en serio, y los empresarios del comercio electrónico descubrieron que no bastaba con una idea empresarial novedosa, sino que había que respaldarla con prácticas sólidas, y la contabilidad importaba tanto a las empresas como a los clientes e inversores.

Después de la recesión de 2008-2009, las empresas de comercio electrónico se hicieron más conscientes de la necesidad de tener no sólo una idea de negocio única, sino también múltiples flujos de ingresos, de modo que si una fuente se agotaba, otras entraran en la brecha. Como resultado, para 2011, muchos negocios de comercio electrónico eran mucho más complejos que sus predecesores. Esto era probablemente más evidente en las empresas de medios sociales, que proporcionaban información compartida entre los usuarios, vendían productos tanto reales como virtuales y generaban ingresos por publicidad, todo ello a través de la misma plataforma.

Mientras tanto, algunos de los problemas de la era anterior se atribuyeron a las malas prácticas contables o a los auditores que no comprendían cómo valorar un negocio basado en la web. La Comisión de Valores y Bolsa y otros organismos reguladores examinaron más a fondo las prácticas contables de este tipo de empresas y se establecieron nuevas normas. La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 es una pieza clave de la legislación que afecta a los auditores y contadores, y trata de reducir al mínimo los conflictos de intereses que podrían afectar negativamente a los inversores.

Esto significa que tanto las prácticas contables de la vieja escuela como la comprensión de las necesidades únicas de las empresas de comercio electrónico son de vital importancia para cualquier empresa que opere en la Web. Aun así, las mejores prácticas contables para su empresa dependerán de sus necesidades comerciales específicas y deberían surgir orgánicamente de las operaciones de su empresa.

VALORANDO LOS INTANGIBLES
Con la riqueza de datos en la punta de los dedos virtuales de su empresa, es crucial tener en cuenta que cualquier información que pueda ser transferida a un conocimiento útil tiene el poder potencial de aumentar su situación financiera. Es importante aprovechar esos conocimientos no sólo en beneficio de su empresa, sino también para tenerlos en cuenta. Esto no significa necesariamente que las reglas del juego contable hayan cambiado; más bien, las teorías y métodos de contabilidad establecidos se han intensificado simplemente con la adición de nuevas capas de detalle. Las prácticas contables tienen que reflejar la mayor complejidad y el detalle sutil de los negocios en la era de la información.

Determinar cuándo y cómo contabilizar determinadas transacciones puede tener un gran impacto en el flujo de caja, los activos y los beneficios de la empresa. Su empresa debe idear modelos estables para asignar los costos. Elegir si gastar un costo, clasificándolo como un simple gasto incurrido inmediatamente, o capitalizar un costo, clasificándolo como una inversión que puede amortizarse con el tiempo, es un factor que las empresas de comercio electrónico deben considerar. Por ejemplo, debe determinar la mejor manera de contabilizar el software de uso interno que su empresa desarrolla o utiliza exclusivamente dentro de la empresa, sin planes de obtener beneficios del propio software.Entre las Líneas En general, las organizaciones de contabilidad favorecen el gasto de ciertas etapas del desarrollo de software a medida que se incurre en ellas, así como todos los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) relacionados con el uso del software, como la capacitación, el mantenimiento de datos y el pago de intereses.

Puntualización

Sin embargo, ciertos costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) directos de desarrollo, normalmente los relacionados directamente con la escritura (su redacción) y el ensayo del software, suelen capitalizarse como inversiones internas. El equipo financiero de su empresa deberá estar familiarizado con las normas publicadas, como las del Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA) y la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), para poder navegar por estas complejas decisiones.

De manera similar, los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) de publicidad pueden ser gastados según se incurra en cada paso a medida que se desarrolla el programa de publicidad o cuando la publicidad llega realmente al mercado. Con menos frecuencia, los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) de publicidad pueden amortizarse en los libros, siempre que la publicidad cumpla con ciertas características de las inversiones a largo plazo. El momento de la contabilización de los gastos puede parecer trivial, pero no lo es. Esto es especialmente cierto para las empresas que buscan inversores o préstamos en una economía difícil para muchas empresas; cuanto más transparentes y acordes con sus prácticas contables, más atractiva será su empresa cuando busque financiación.

El capital intelectual se refiere a los conocimientos, la experiencia y los activos intangibles acumulados en su empresa. Puede provenir de los empleados; de las relaciones con los proveedores y clientes; del equipo como el hardware, las bases de datos y las redes informáticas; y de muchas otras fuentes, como las patentes, las marcas comerciales y la escalabilidad del hardware y el software existentes; todo aquello que pueda considerarse que añade valor de alguna manera vital a su empresa. Dado que el valor futuro del capital intelectual es difícil de juzgar, también es difícil cuantificar el capital intelectual a efectos contables.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Aviso

No obstante, el papel cada vez más importante del capital intelectual en la evaluación del valor de las empresas, en particular en los mercados de comercio electrónico, exige que su empresa no deje este activo sin contabilizar.

Los paquetes de software vienen en todas las variedades y hay consultores de software disponibles para ayudarle a integrar esas aplicaciones de software con las formas específicas de hacer negocios de su empresa. Mientras que las primeras aplicaciones de contabilidad electrónica consistían en hojas de cálculo básicas, procesadores de texto y bases de datos, las aplicaciones disponibles en el mundo del comercio electrónico aprovechan todo el poder de la moderna tecnología de la información y las telecomunicaciones para ofrecer opciones casi ilimitadas y una enorme potencia y eficiencia.

Las aplicaciones de contabilidad suelen ser capaces de rastrear toda la información contable pertinente, desde las cuentas básicas a pagar y a cobrar hasta los activos intangibles, y pueden aumentar su utilidad mediante la gestión de inventarios, el corte de cheques, la elaboración de informes periódicos y resúmenes contables, el seguimiento de las cuentas de clientes y proveedores, y la integración con otros sistemas vitales, como las aplicaciones de gestión de la cadena de suministro, los almacenes de datos y las redes internas y extranets.

COMPUTACIÓN EN NUBE Y SUBCONTRATACIÓN
El desarrollo de la computación en nube también ha influido en los programas de contabilidad para el comercio electrónico y otras empresas. Las nuevas series de programas informáticos permiten a los propietarios de empresas acceder a los servicios de contabilidad a través de la Web sin tener realmente el programa residente en sus propias computadoras. Compartir los recursos de esta manera puede reducir los costos, limitar la necesidad de personal informático en la empresa y mejorar la seguridad debido a la centralización de los datos.

Sin embargo, incluso con los nuevos avances en los programas informáticos de contabilidad, muchas empresas de comercio electrónico recurren a una solución de subcontratación para la contabilidad.Entre las Líneas En lugar de ocuparse de las tareas de contabilidad internamente, las empresas pueden contratar a una empresa especializada para que realice esta función y se beneficie de las economías de escala que puede aportar la subcontratación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Algunas empresas ofrecen soluciones de contabilidad para una amplia variedad de industrias, mientras que otras se centran exclusivamente en las empresas del espacio de comercio electrónico. La elección de la empresa adecuada implica equilibrar las necesidades de la empresa con cuestiones como los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) y los servicios prestados.

Detalles

Las empresas pueden subcontratar la totalidad o parte de sus necesidades contables, desde la simple preparación de impuestos hasta un conjunto completo de soluciones de back-office.

Datos verificados por: Chris

Recursos

Notas

Véase También

▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.