Actas

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Actas en el Derecho Español

Actas a finales del Siglo XX

En el Diccionario Jurídico Espasa, Actas se define como:

La Ley Básica no hace referencia a las actas El TR/86 en precepto básico (art 50) dispone que:

«De cada sesión se extenderá acta por el Secretario de la Corporación o, en su caso, del órgano correspondiente, haciendo constar como mínimo, la fecha y hora del comienzo y fin; los nombres del Presidente y demás asistentes; los asuntos tratados; el resultado de los votos emitidos y los acuerdos adoptados En las sesiones plenarias deberán recogerse sucintamente las opiniones emitidas».

El acta, es definida por ABELLA y CHOROT como el «documento público, solemne y auténtico redactado por el Secretario de la Corporación, donde se recogen los acuerdos adoptados por ésta en el curso de la sesión, el resultado de las votaciones y las incidencias que hayan tenido lugar durante aquélla».

Según el art 522 TR/86 -también básico-, «No serán válidos los acuerdos no reflejados en el correspondiente Libro de actas que reúna los requisitos expresados en el apartado anterior» (estos requisitos son: a las hojas deberán estar debidamente foliadas; b Rúbrica del Presidente; c Sello de la Corporación).

La redacción de este precepto parece aludir a que la no inscripción de un acuerdo en un acta tiene unas consecuencias que, en realidad, no se producen tan tajantemente En efecto, la validez de los acuerdos, su existencia, es cierta desde el momento mismo de su adopción Una interpretación literal del art 522 TR/86 abriría un paréntesis para la validez de los acuerdos que se abrirá en la sesión en que se adoptaran y se cerraría en la sesión en la que se aprobase el Acta de la sesión anterior Contra esta interpretación se puede aducir el art 206 ROF, según el cual:

«Podrán expedirse certificaciones de las resoluciones y acuerdos de los órganos de gobierno y administración de las Entidades locales, antes de ser aprobadas las actas que los contengan, siempre que se haga la advertencia o salvedad en este sentido y a reserva de los términos que resulten de la aprobación del acta correspondiente».

Luego si se pueden expedir certificaciones de acuerdos que todavía no constan en ningún acta aprobada, es que dichos acuerdos, a pesar de tal falta de constancia, existen y son válidos

Más sobre Actas

Es decir podemos afirmar que los términos de la cuestión debieran plantearse así: el acuerdo existe, el acta prueba su existencia El acuerdo existe desde que se adopta, el acta solo existe desde la adopción del acuerdo de aprobar dicho acta, es decir, una sesión posterior a aquélla en que el acuerdo fue adoptado.

El Tribunal Supremo (Ss de 7 de julio de 1922, 5 de julio de 1935, 9 de julio de 1948, 14 de febrero de 1952, 25 de mayo de 1955, 25 de junio de 1965, 11 de julio de 1979, Ar 3063/79) ha sentado Jurisprudencia en el sentido de que la falta de constancia en el libro de actas de los acuerdos puede subsanarse acreditando la existencia de dichos acuerdos, si se demuestra suficientemente que fueron adoptados.

Las actas redactadas por el Secretario deberán contener los requisitos ya citados y que se contienen en el art 50 TR/86 así como los que, más concretamente, señala el art 109 ROF, según el cual, el Secretario hará constar: a) Lugar de la reunión, con expresión del nombre del Municipio y local en que se celebra.

b) Día, mes y año.

c) Hora en que comienza.

d) Nombre y apellidos del Presidente, de los miembros de la Corporación presentes, de los ausentes que se hubiesen excusado y de los que falten sin excusa.

e) Carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si se celebra en primera o en segunda convocatoria.

f) Asistencia del Secretario, o de quien legalmente le sustituya, y presencia del funcionario responsable de la Intervención, cuando concurra.

g) Asuntos que examinen, opiniones sintetizadas de los grupos o miembros de la Corporación que hubiesen intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas.

h) Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que cada miembro emita su voto En las votaciones ordinarias se hará constar el número de votos afirmativos, de los negativos y de las abstenciones Se hará constar nominalmente el sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.

i) Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.

j) Hora en que el Presidente levante la sesión

Otros Aspectos

Resaltamos por ser cuestión que ha motivado algún problema, la del derecho que tienen los Concejales a ver reflejadas in extenso en el acta sus intervenciones El TR/86 en el art 50 se refiere a que deben recogerse «sucintamente» las opiniones emitidas Y el ROF, en el art 1091g se refiere a las opiniones «sintetizadas» de los grupos o miembros que hubieren intervenido Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que el art 272 LRJAP y PAC prevé que: «[] Así mismo, cualquier miembro tiene derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención o propuesta, siempre que aporte en el acta, o en el plazo (véase más en esta plataforma general) que señala el Presidente, el Texto que se corresponda fielmente con su intervención, haciéndose así constar en el acta o uniéndose copia a la misma» Lo cual es predicable de los órganos locales a los que les es de aplicación lo previsto en los arts 22 a 27, ambos inclusive, de la citada LRJAP y PAC Es decir, a todos menos al Pleno y -en su caso- a la Comisión de Gobierno, según dispone la Disposición Final Primera de la reiterada Ley.

Si alguno de ellos considerase que determinado punto ofrece en su expresión dudas respecto a lo tratado o resuelto, se deberá estar a lo previsto en el art 911 ROF.

Según previene el art 1092 ROF, no se redactará lógicamente, acta si no pudiera celebrarse la sesión convocada .

Así:

«De no celebrarse sesión por falta de asistentes, u otro motivo, el Secretario suplirá el acta con una diligencia autorizada con su firma, en la que consigne la causa y nombres de los concurrentes y de los que hubieren excusado su asistencia».

El acta, una vez aprobada por el Pleno se transcribe al Libro de Actas autorizándola con las firmas del Alcalde o Presidente y del Secretario (art 1102).

El problema de la utilización de las lenguas cooficiales en las actas, se trata de resolver por el art 110 ROF, que ordena aplicar a su redacción «lo dispuesto en el art 861».

Según el ROF, en su art 201:

«Las actas y resoluciones redactadas en versión bilingüe se transcribirán a los Libros correspondientes mediante el sistema de doble columna, una para cada lengua, a fin de facilitar su cotejo y uso».

Es obligatorio que el Libro esté «previamente foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde o Presidente y el sello de la Corporación y expresará en su primera página, mediante diligencia de apertura firmada por el Secretario, el número de folios y la fecha en que se indica la transcripción de los acuerdos» según previene el art 190 ROF

También en el Diccionario Jurídico

Sin embargo, el propio ROF (art 199) prevé la posibilidad de incorporar la mecanización a la transcripción de las actas y así en dicho precepto se prevé:

«1 No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, cuando se utilicen medios mecánicos para la transcripción de las actas, los Libros, compuestos de hojas móviles, tendrán que confeccionarse de acuerdo con las siguientes reglas:

1ª Habrá de utilizarse, en todo caso, el papel timbrado del Estado o el papel numerado de la Comunidad Autónoma.

2ª El papel adquirido para cada Libro, que lo será con numeración correlativa, se hará constar en la diligencia de la apertura firmada por el responsable de la Secretaría, que expresará en la primera página las series, números y la fecha de apertura en que se inicia la transcripción de los acuerdos Al mismo tiempo cada hoja será rubricada por el Alcalde o Presidente, sellada con el de la Corporación y numerada correlativamente a partir del núm 1, independientemente del número del timbre estatal o comunitario.

3ª Aprobada el acta, el Secretario lo hará transcribir mecanográficamente por impresora de ordenador o el medio mecánico que se emplee, sin enmiendas ni tachaduras o salvando al final las que involuntariamente se produjeren, a las hojas correlativas siguiendo rigurosamente su orden y haciendo constar, al final de cada acta por diligencia, el número, clase y numeración de todos y cada uno de los folios del papel numerado en que ha quedado extendida.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

4ª Como garantía y seguridad de todas y cada una de las hojas sueltas, hasta la encuadernación se prohíbe alterar el orden numérico de los folios descritos en la diligencia de apertura, debiendo anularse por diligencia en los casos de error en el orden de transcripción o en su contenido.

5ª Cuando todos los folios reservados a un Libro se encuentren ya escritos o anulados los últimos por diligencia al no caber íntegramente el acta de la sesión que corresponda pasar al Libro, se procederá a su encuadernación En cada tomo de extenderá diligencia por el Secretario, con el visto bueno del Presidente, expresiva del número de actas que comprende, con indicación del acta que lo inicie y de la que lo finalice.

2 La adopción del sistema de hojas móviles exigirá el acuerdo expreso del Pleno, a propuesta del Alcalde o Presidente».

El ya tradicional deber de custodia del libro de actas se reitera en el art 203 ROF, según el cual:

«art 203, El Secretario custodiará los Libros de Actas, bajo su responsabilidad, en la Casa Consistorial y no consentirá que salgan de la misma bajo ningún pretexto, ni aun a requerimiento de autoridades de cualquier orden Estará obligado a expedir certificaciones o testimonios de los acuerdos que dicho Libro contenga cuando así lo reclamen de oficio las autoridades competentes» [JCR].

Actas en el Derecho Español

Actas a finales del Siglo XX

En el Diccionario Jurídico Espasa, Actas se define como:

De las sesiones que celebren los órganos administrativos colegiados debe levantarse un acta, que contendrá la indicación de las personas que hayan intervenido, las circunstancias de lugar y tiempo en que se hayan celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

Estas actas deben estar firmadas por el secretario del órgano y contener el visto bueno del presidente Se deben aprobar en la misma o en posterior sesión.

Las actas pueden contener también el voto contrario de alguno de los componentes del órgano colegiado a los acuerdos adoptados y los motivos que lo justifiquen Si así consta en el acta, dicho miembro quedará exento de la responsabilidad que, en su caso, pueda derivarse de los acuerdos del órgano colegiado (V el art 27 de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común) [FDM]

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