Software para Editoriales

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Cómo evaluar nuevos sistemas de software para la organización editorial

Nota: No se hace referencia aquí al software como servicio o en la nube, que es objeto de otro texto en la presente plataforma digital.

Tecnología para las Empresas Editoriales

Las empresas editoriales de todos los tamaños suelen gastar mucho tiempo y dinero en contratos de servicios de software y en formación de TI, dando por sentado que sus sistemas actuales -sean los que sean- seguirán soportando no sólo las funciones de back-office, sino también las editoriales, de marketing, de ventas, de producción, de almacenamiento y de comercio electrónico. En el mejor de los casos, así será. ¿Pero a qué precio?

Muchas empresas complementan sus sistemas y bases de datos formales con bases de datos caseras, especialmente listas de diversos tipos guardadas en múltiples hojas de cálculo de Excel pertenecientes a varios miembros del personal. En la mayoría de los casos, estas bases de datos subterráneas son desconocidas para el resto del personal, aunque las bases de datos puedan estar publicadas en una intranet de la empresa. En casi todos los casos, estas bases de datos personales no están vinculadas al software formal. (El término “base de datos” se utiliza aquí de forma imprecisa para definir cualquier colección de datos que proporcione información a un usuario, por simple o compleja que sea). Normalmente, las bases de datos personales suelen estar duplicadas funcionalmente en toda la empresa. Hemos tenido clientes, por ejemplo, en los que el número de personal ha sido superado por el número de bases de datos separadas. El resultado suele ser un sistema muy ineficiente y a menudo peligrosamente inseguro.

¿Cómo debe evaluar su empresa su situación actual de software y determinar si necesita actualizarlo o sustituirlo por completo? La primera parte de esta serie especial de dos partes ofrece un método paso a paso para abordar esta tarea crítica.

La fase de decisión: Reconocer la necesidad de hacer algo

¿Cómo llega una empresa a la decisión de que su software actual puede ser obsoleto o ineficaz?

Hay los siguientes pasos:

Busque los desencadenantes

Un desencadenante es un evento empresarial que indica que la organización no está obteniendo la información clave que necesita para tomar decisiones tanto diarias como a largo plazo. Por ejemplo, es posible que tenga problemas para hacer un seguimiento de su flujo editorial o de producción, o que esté recibiendo un mayor volumen de devoluciones de correo de direcciones de clientes con fecha.

En resumen, cuando su empresa no le proporciona informes de gestión y herramientas estratégicas de calidad y eficientes, es posible que tenga que buscar nuevas soluciones que respalden sus necesidades actuales y futuras.

Por lo tanto, busque los factores desencadenantes que se producen continuamente y, a continuación, determine por qué se producen. ¿Se deben a una mala planificación, a procesos manuales redundantes, a la falta de comunicación o a un software inadecuado? Si la respuesta está en un software deficiente, hay que empezar a tomar medidas para solucionar el problema.

Determine dónde se origina la necesidad

La clave para que un proyecto se inicie correctamente y, en última instancia, se complete, es emplear un mecanismo que proporcione métricas sobre el rendimiento del software, no sólo sobre su funcionamiento en el servidor, sino sobre la forma en que proporciona información a sus usuarios. Tanto si existe un proceso formal de solicitud en la empresa como si no, es habitual que la alta dirección deniegue las solicitudes de “abajo” por diversas razones: limitaciones presupuestarias, mala planificación o largos periodos de revisión. Sin embargo, solicitudes similares de la alta dirección suelen pasar rápidamente por el proceso de aprobación.

Por lo tanto, determinar de dónde viene la necesidad es importante y debería ser una parte integral de cualquier análisis de software. Así:

• La dirección: Su aceptación es esencial. A la alta dirección se le paga para que reconozca y resuelva los problemas, así como para que piense estratégicamente en el desarrollo de la empresa. Sin embargo, a menudo la dirección se ve abrumada por los retos del día a día que la alejan de estas tareas a gran escala y, como resultado, la empresa se resiente. Por lo tanto, si la dirección puede ver la necesidad del cambio, será más fácil conseguir su aceptación. El compromiso de la dirección es clave para cualquier esfuerzo de evaluación del software.
• Usuarios finales: Saben lo que funciona y lo que no. El personal que realmente utiliza la tecnología puede proporcionar una gran cantidad de información sobre la eficacia -o ineficacia- de la misma, y sobre la necesidad o no de actualizaciones o nuevos sistemas. Muchos directivos no tienen los conocimientos técnicos de TI, ni la interacción práctica diaria con el software operativo principal, para determinar si funciona bien o no. Hable en profundidad con los miembros de su personal en primera línea. Puede que le digan lo que no quiere oír, pero la verdad será esencial para introducir mejoras. En la mayoría de los casos, las necesidades articuladas por los usuarios finales serán una excelente representación de las necesidades y deficiencias reales de la empresa y su tecnología.
• – TI: Pueden ser el catalizador para maximizar su sistema actual, así como para proporcionar información clave sobre los sistemas nuevos o propuestos. En el clima económico actual, los departamentos de TI se ven obligados a reaccionar. Casi siempre se espera que resuelvan los problemas tecnológicos diarios del personal. Y aunque esto está bien en su mayor parte, permite a los informáticos disponer de poco tiempo para el análisis de sistemas o la planificación de futuro.

Un puesto de TI que a menudo se descuida, pero que casi siempre es necesario, es el de gestor de aplicaciones. Un gestor de aplicaciones debe tener un profundo conocimiento de lo que hace la empresa y de cómo lo hace. Un gestor de aplicaciones suele ser responsable de la supervisión de todas las aplicaciones que se ejecutan en la empresa, de la selección y aprobación de las solicitudes de compra de nuevas aplicaciones y del análisis de las aplicaciones actuales para su actualización o sustitución. Un gestor de aplicaciones es clave porque puede ver todo el panorama informático de la organización. Por ejemplo, marketing puede solicitar un nuevo paquete de software de encuestas, pero el gestor de aplicaciones sabría que ese paquete ya existe en otro departamento, lo que eliminaría la duplicación de software y el coste.

El resultado final

La conclusión de cualquier revisión y plan de sistemas de software es que la dirección debe basar su decisión en métricas que tengan sentido para la empresa. Es obligación de la dirección, y en su mejor interés, responder a una necesidad presentada, particularmente si esa necesidad se relaciona directa o indirectamente con la rentabilidad neta o el superávit.

El impacto en la cuenta de resultados suele ser claro: es fácil aplicar métricas a las ventas o al número de libros enviados y devueltos. El software puede medirse ciertamente en el número de usuarios, el coste de la inversión, las modificaciones o la conversión de datos.

Pero las relaciones indirectas a menudo se pasan por alto. La eficacia o la calidad de la información disponible para la organización, o el tiempo necesario para llegar a la información principal, no pueden medirse directamente.

Los sistemas heredados, ya sean propios o comprados, tienden a volverse ingobernables por diversas razones: la formación puede dejar de estar formalmente estructurada; la documentación original puede perderse o dejar de ser aplicable debido a modificaciones internas del software; es habitual que haya cuentas duplicadas o conflictivas (como 38 iteraciones de una misma cuenta de cadena); los registros de inventario pueden ser incorrectos debido a copias de computación que no se han deducido; y la lista continúa.

Para comparar las métricas de su organización, defina un sistema perfecto con procesos perfectos y mida lo que realmente tiene con respecto a él. Entonces sabrá si su sistema está funcionando a su satisfacción o necesita una revisión importante. Cuanto antes comience el proceso de evaluación, mejor.

La fase de análisis: Evaluar las necesidades de su empresa con respecto al entorno existente

Una vez que haya llegado a la conclusión de que existe una deficiencia en su marco de información, el siguiente paso es la fase de análisis. Un estudio de software debe lanzarse como una iniciativa importante con tres resultados probables:

• Se puede tomar la decisión de seguir adelante con todas o parte de las recomendaciones del equipo de estudio.
• El estudio proporciona información útil para la reingeniería de los procesos internos que la empresa considera que solucionará las deficiencias de información.
• El estudio se completa y no se toma ninguna medida.

Hay dos pasos en esta fase:

Conseguir la participación de la alta dirección

El primer paso en la fase de análisis es asegurarse de que la alta dirección está de acuerdo y de que se ha seleccionado un “patrocinador” ejecutivo. A continuación, debe formar un equipo de estudio compuesto por representantes de los principales departamentos. Cada miembro del equipo puede recabar información de los usuarios finales de su departamento sobre qué aplicaciones les funcionan bien y cuáles no. Los equipos de estudio multidepartamentales que se reúnen regularmente durante la fase de análisis suelen llegar a una nueva comprensión de sus funcionalidades individuales al ver las repercusiones de sus funciones a través de las líneas departamentales. También adquieren una comprensión más amplia de las necesidades de otros departamentos y del impacto de esas necesidades en las suyas.

Esta fase tiene tres objetivos principales:

• Determinar qué tipo de información puede y no puede extraerse fácilmente del sistema o sistemas. Por ejemplo, ¿cuáles fueron nuestras ventas totales a Amazon en 2022 por mes y por canal de productos?
• Determinar por qué es difícil obtener la información. ¿Se trata de un problema técnico o quizás de una formación inadecuada del personal informático? Es posible que, por ejemplo, muchos problemas sean producto de servidores o archivos que no se comunican o no pueden comunicarse entre sí.
• Determinar qué procesos (automatizados y manuales) funcionan y funcionarán en el futuro. Es posible que, incluso con explicaciones, los procesos actuales sean difíciles de seguir y deban ser rediseñados. También es posible que, en su simplicidad, proporcionen fácilmente una hoja de ruta manual hacia la automatización.

Esta fase del proyecto de evaluación del software es la más crucial porque:

• Las decisiones basadas en el análisis se utilizan para definir el alcance global del proyecto.
• El análisis puede proporcionar a la dirección opciones de planificación a futuro para introducir gradualmente cualquier sistema previsto para proyectos más grandes a lo largo de varios años financieros, lo que alivia en cierta medida la carga de tesorería.
• Definirá con claridad la antigüedad de la tecnología actual y si se producirá una sinergia con las nuevas tecnologías.
• Establece el escenario para las pruebas de “prueba de concepto”, que pueden estar compuestas por varios escenarios empresariales que surgen durante esta fase.

Un análisis concienzudo puede, a largo plazo, ahorrar importantes cantidades de dinero de inversión y predecir una línea de tiempo realista para el proyecto.

Tomar Decisiones

Tras Conseguir la participación de la alta dirección, hay que tomar algunas decisiones, como a continuación se verá.

La fase de selección

Dentro de la fase de selección, existen varias opciones.

Identifique las soluciones de software más adecuadas para abordar los problemas

Se trata de los problemas que se ha identificado en las fases 1 y 2 más arriba.

Esto puede hacerse de varias maneras, pero la mejor es:

• Hablar con sus colegas
• Consultar sitios web como Capterra.com y KensailTD.com.
• La asistencia a eventos como la Publishing Business Conference & Expo, que se celebra en marzo de cada año, la Book Expo America y otras conferencias clave del sector editorial le pondrán en contacto con quienes pueden ayudarle, tanto si necesita un sistema de solución completa como un software específico para un área funcional, como un módulo de almacén o de gestión de activos digitales.

En esencia, tiene tres opciones a la hora de seleccionar el software:

• Actualizar las aplicaciones existentes.
• Puede sustituirlas todas por un nuevo software que proporcione una mejor integración de lo que tiene y necesita, y que añada funcionalidad.
• Puede sustituir parte de su software y actualizar otras partes, creando un híbrido.

Puede hacerlo de dos maneras:

• Desarrollar el software internamente o subcontratarlo a una empresa con experiencia en su tipo de negocio.
• Comprar el software a un proveedor.

Antes, la compra de software era bastante sencilla: se compraba una aplicación, se instalaba en un servidor interno y la gestionaba el personal informático. Hubo un tiempo, no muy lejano, en el que el software no se instalaba localmente, sino que se utilizaba en un gran servidor central como “tiempo compartido” que aceptaba ciertas cadenas de código para recuperar la información. Hoy en día, el tiempo compartido se ha transformado en el acrónimo SaaS-Software as a Service. En esencia, significa que su nuevo software ya no reside in situ, sino en un entorno alojado por un proveedor. Esto no implica, por definición, que el servidor anfitrión esté en la oficina del proveedor (lo que puede ocurrir y no es bueno), sino en un centro de datos altamente seguro conectado a su sitio a través de Internet.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

La opción de migrar sus aplicaciones empresariales a SaaS tiene los siguientes pros y contras:

Pros:
– Un menor coste de entrada y de propiedad inicial.

– Menos gastos generales, ya que no es necesario comprar nuevo hardware ni actualizar el antiguo.

– Los sistemas SaaS están siempre en la última versión, lo que evita los dolores de cabeza de las actualizaciones.

– Las nuevas funcionalidades están disponibles cuando las introduce el proveedor.

– Las copias de seguridad y la recuperación del negocio son responsabilidad del proveedor.

– El soporte de TI se mitiga al no tener que instalar y gestionar la infraestructura.

Contras:
– La seguridad y el servicio del proveedor de SaaS pueden no proporcionar una recuperación sólida en caso de fallo.

– El ancho de banda de la red interna de su organización y el ancho de banda de Internet pueden no soportar las actividades empresariales actuales, como el envío de archivos de gran tamaño a los proveedores.

– La integración con otras aplicaciones locales puede ser difícil.

– Las modificaciones altamente personalizadas pueden no ser fáciles o no estar disponibles.

Si se compra a un proveedor externo, hay que plantearse preguntas como las siguientes:

• ¿Satisface el software sus necesidades y proporciona la funcionalidad que desea? ¿Es compatible con sus sistemas actuales o tendrá que sustituirlos?
• ¿Es el posible proveedor receptivo y le pregunta por su negocio en lugar de hablarle del suyo? ¿Cómo es el seguimiento del proveedor?
• ¿Qué tipo de asistencia se ofrece? ¿Cuánto tiempo tardan en atender su solicitud?
• ¿Qué necesidades de hardware tiene el software? ¿Su hardware actual será compatible con el nuevo software o tendrá que actualizar/cambiar sus servidores y/u otros equipos para adaptarse?
• ¿Es necesario volver a formar a su personal de TI? ¿Cuál es el plazo para la capacitación?
• ¿Cuál es el coste del nuevo software, el hardware, el soporte, y qué costes secundarios hay, como las modificaciones definidas en un análisis de las diferencias entre los sistemas antiguos y los nuevos, los gastos de conversión de datos y las estimaciones de consultoría de los proveedores?
• ¿Tiene personal interno capaz de gestionar el proyecto por su parte?

Evaluar los factores críticos de éxito

Al emprender un análisis de software, debe preguntarse: ¿Qué es lo que constituye en última instancia el éxito del proyecto? Hay varias respuestas posibles:

• El software se adquiere e instala, y es satisfactorio.
• El proyecto se ajusta al presupuesto y a un plazo aceptable.
• Se satisfacen las necesidades de la dirección y de los usuarios finales.
• La cultura autóctona de la empresa no se ve comprometida, sino que se potencia.
• Se resuelven los problemas que impulsaron la búsqueda de software.
• La organización genera información de manera oportuna y eficaz que le permite posicionarse mejor frente a la competencia.

Mantener la mente abierta

Dadas las decisiones clave que implica determinar si su empresa necesita un nuevo sistema de software, es prudente asegurarse de que todos los involucrados en el proceso entiendan que la transición a un nuevo sistema será un proyecto a largo plazo que exige importantes recursos monetarios y humanos.

También exige que los usuarios comprendan que el nuevo sistema será diferente del antiguo, que la forma en que se hacen las cosas hoy puede diferir de la forma en que se harán en el futuro. Esta comprensión no es fácil de conseguir, pero es esencial. La dirección debe pensar con amplitud y estar abierta al cambio, al tiempo que anima a su comunidad de usuarios a hacer lo mismo.

Lo que funciona hoy puede no ser la mejor manera de abordar los problemas ni la base para seleccionar nuevas aplicaciones empresariales. El futuro exige innovación, no réplica. Y la innovación exige una mente abierta, y quizás un nuevo sistema de software.

Datos verificados por: Patrick

Recursos

Véase También

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