Cuenta de Caja

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Cuenta de Caja en el Ámbito Económico-Empresarial

En el Contexto de: Cuentas

Véase una definición de cuenta de caja en el diccionario y también más información relativa a cuenta de caja. [rtbs name=”cuentas”]

Contabilidad de los controles de caja sobre cobros y pagos (GAAP)

Nota: Véase la información relativa a contabilidad de los Fondos de caja para fines especiales.
Se entiende por caja (o efectivo), entre otros, las monedas, la divisa (papel moneda), los cheques y los giros postales. El dinero en depósito en un banco u otra institución financiera que está disponible para su retirada también se considera efectivo. Normalmente, puede pensar en el efectivo como cualquier cosa que un banco aceptaría para depositar en su cuenta (véase más detalles). Por ejemplo, un cheque a su nombre podría depositarse normalmente en un banco y, por lo tanto, se considera efectivo.

Las empresas suelen tener varias cuentas bancarias. Por ejemplo, una empresa puede tener una cuenta bancaria para los pagos generales en efectivo y otra para las nóminas. Normalmente se utiliza una cuenta contable separada para cada cuenta bancaria. Por ejemplo, una cuenta bancaria en el City Bank podría identificarse en el libro mayor como Efectivo en banco-City Bank. Para simplificar, este capítulo asume que una empresa sólo tiene una cuenta bancaria, que se identifica en el libro mayor como Caja.

El efectivo es el activo con más probabilidades de ser robado o utilizado indebidamente en una empresa. Por esta razón, las empresas deben controlar cuidadosamente el efectivo y las transacciones en efectivo.

Control de las entradas de caja

Para proteger el efectivo de robos y usos indebidos, una empresa debe controlar el efectivo desde el momento en que se recibe hasta que se deposita en un banco. Las empresas suelen recibir efectivo de dos fuentes principales.-Los clientes que compran productos o servicios-Los clientes que realizan pagos a cuenta

Efectivo recibido de ventas al contado

Un control importante utilizado para proteger el efectivo recibido en las ventas en ventanilla es una caja registradora.

Una caja registradora controla el efectivo de la siguiente manera:

• Al principio de cada turno de trabajo, cada empleado de la caja registradora recibe un cajón portamonedas que contiene una cantidad predeterminada de efectivo. Esta cantidad se utiliza para dar cambio a los clientes y a veces se denomina fondo de cambio.
• Cuando un vendedor introduce el importe de una venta, la caja registradora muestra el importe al cliente. Esto permite al cliente verificar que el dependiente ha cobrado el importe correcto. El cliente también recibe un recibo de caja.
• Al final del turno, el dependiente y el supervisor cuentan el efectivo que hay en la caja del dependiente. La cantidad de efectivo en cada cajón debe ser igual a la cantidad de efectivo inicial más las ventas en efectivo del día.
• El supervisor lleva el efectivo al Departamento de Caja, donde se deposita en una caja fuerte.
• El supervisor remite los recibos de caja del cajero al Departamento de Contabilidad.
• El cajero prepara un resguardo de ingreso bancario.
• El cajero deposita el efectivo en el banco, o el efectivo es recogido por un servicio de furgón blindado, como Wells Fargo.
• El Departamento de Contabilidad resume los recibos de caja y registra las ventas en efectivo del día.
• Cuando el efectivo se deposita en el banco, éste normalmente sella un duplicado del resguardo de ingreso con el importe recibido.

Este resguardo bancario se devuelve al Departamento de Contabilidad, donde se compara con el importe total que debería haberse depositado. Este control ayuda a garantizar que se deposita todo el efectivo y que no se pierde ni se roba efectivo de camino al banco. De este modo, cualquier faltante se detecta rápidamente.

Los vendedores pueden cometer errores al dar el cambio a los clientes o al anotar las ventas en efectivo. Como resultado, el importe del efectivo en caja puede diferir del importe de las ventas en efectivo. Tales diferencias se registran en una cuenta de insuficiencia y exceso de efectivo.

Si hubiera habido excedente de caja, se habría abonado el excedente en la cuenta “Corto de caja y excedente”. Al final del periodo contable, un saldo deudor en Corto y Exceso de Caja se incluye en Gastos Diversos en la cuenta de resultados. Un saldo acreedor se incluye en la sección Otros ingresos. Si un dependiente tiene sistemáticamente grandes déficits y excesos de caja, el supervisor puede exigirle que reciba formación adicional.

Efectivo recibido por correo

El efectivo se recibe por correo cuando los clientes pagan sus facturas. Este efectivo suele ser en forma de cheques y giros postales. La mayoría de las empresas diseñan sus facturas para que los clientes devuelvan una parte de la factura, llamada aviso de remesa, con su pago.

Los avisos de remesa pueden utilizarse para controlar el efectivo recibido por correo del siguiente modo:

• Un empleado abre el correo entrante y compara la cantidad de efectivo recibida con la que figura en el aviso de remesa. Si un cliente no devuelve un aviso de remesa, el empleado prepara uno. El aviso de remesa sirve como registro del efectivo recibido inicialmente. También ayuda a garantizar que la contabilización en la cuenta del cliente sea por el importe del efectivo recibido.
• El empleado que abre el correo estampa los cheques y giros postales “Sólo para depósito” en la cuenta bancaria de la empresa.
• Los avisos de remesa y sus totales resumidos se entregan al Departamento de Contabilidad.
• Todo el efectivo y los giros postales se entregan al Departamento de Caja.
• El cajero prepara un resguardo de ingreso bancario.
• El cajero deposita el efectivo en el banco, o el efectivo es recogido por un servicio de furgón blindado, como Wells Fargo.
• Un empleado de contabilidad registra el efectivo recibido y contabiliza los importes en las cuentas de los clientes.8.Cuando el efectivo se deposita en el banco, éste normalmente sella un duplicado del resguardo de ingreso con el importe recibido.

Este resguardo bancario se devuelve al departamento de contabilidad, donde se compara con el importe total que debería haberse depositado. Este control ayuda a garantizar que se deposita todo el efectivo y que no se pierde ni se roba efectivo de camino al banco. De este modo, cualquier faltante se detecta rápidamente.

Separar las funciones del Departamento de Caja, que maneja el efectivo, y del Departamento de Contabilidad, que registra el efectivo, es un control. Si los empleados del Departamento de Contabilidad manejan y registran a la vez el efectivo, un empleado podría robar efectivo y cambiar los registros contables para ocultar el robo.

Efectivo recibido por transferencia electrónica de fondos

El efectivo también puede recibirse de los clientes mediante transferencia electrónica de fondos (TEF, o EFT por sus siglas en inglés). Por ejemplo, los clientes pueden autorizar transferencias electrónicas automáticas desde sus cuentas corrientes para pagar facturas mensuales de servicios como telefonía móvil, Internet y electricidad. En estos casos, la empresa envía al banco del cliente un formulario firmado por éste autorizando las transferencias electrónicas mensuales. Cada mes, la empresa notifica al banco del cliente el importe de la transferencia y la fecha en que ésta debe efectuarse. En la fecha de vencimiento, la empresa registra la transferencia electrónica como un ingreso de efectivo en su cuenta bancaria y contabiliza el importe pagado en la cuenta del cliente.

Las empresas animan a sus clientes a utilizar las transferencia electrónica de fondos por las siguientes razones:-Las transferencia electrónica de fondos cuestan menos que recibir los pagos en efectivo por correo.-Las transferencia electrónica de fondos mejoran los controles internos sobre el efectivo, ya que éste es recibido directamente por el banco sin que ningún empleado manipule el efectivo.-Las transferencia electrónica de fondos reducen la morosidad de los clientes y agilizan la tramitación de los cobros en efectivo.

Control de los pagos en efectivo

El control de los pagos en efectivo debe proporcionar una garantía razonable de que:-Los pagos se realizan sólo por transacciones autorizadas.-El efectivo se utiliza de forma eficaz y eficiente. Por ejemplo, los controles deben garantizar que se aplican todos los descuentos de compra disponibles.

En una pequeña empresa, un propietario/gerente puede autorizar los pagos basándose en su conocimiento personal. En una gran empresa, sin embargo, la compra de mercancías, la inspección de las mercancías recibidas y la verificación de las facturas suelen ser realizadas por diferentes empleados. Estas tareas deben coordinarse para garantizar que se realizan los pagos adecuados a los acreedores. Un sistema utilizado para este fin es el sistema de comprobantes.

Sistema de vales

Un sistema de vales es un conjunto de procedimientos para autorizar y registrar las obligaciones y los pagos en efectivo. Un vale es cualquier documento que sirve como prueba de la autoridad para pagar en efectivo o emitir una transferencia electrónica de fondos. Una factura que ha sido aprobada para su pago podría considerarse un vale. En muchas empresas, sin embargo, un vale es un formulario especial utilizado para registrar datos sobre un pasivo y los detalles de su pago.

En un sistema manual, un vale se prepara normalmente después de haber recibido todos los documentos justificativos necesarios. Para la compra de mercancías, un vale se apoya en la factura del proveedor, una orden de compra y un informe de recepción. Una vez preparado el vale, se presenta para su aprobación. Una vez aprobado, el vale se registra en la contabilidad y se archiva por fecha de vencimiento. En el momento del pago, el vale se registra del mismo modo que el pago de una cuenta por pagar.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

En un sistema informatizado, los datos de los documentos justificativos (como las órdenes de compra, los informes de recepción y las facturas de los proveedores) se introducen directamente en los archivos informáticos. En la fecha de vencimiento, los cheques se generan automáticamente y se envían por correo a los acreedores. En ese momento, el comprobante se transfiere electrónicamente a un archivo de comprobantes pagados.

Pago en efectivo por transferencia electrónica de fondos

El efectivo también puede pagarse mediante sistemas de transferencia electrónica de fondos (TEF). Por ejemplo, puede retirar efectivo de su cuenta bancaria utilizando un cajero automático. Su retirada es un tipo de transferencia transferencia electrónica de fondos.

Las empresas también utilizan las transferencias de fondos. Por ejemplo, muchas empresas pagan a sus empleados mediante transferencia electrónica de fondos. Con este sistema, los empleados autorizan el ingreso de sus cheques de nómina directamente en sus cuentas corrientes. Cada periodo de pago, la empresa transfiere la paga neta de los empleados a sus cuentas corrientes mediante el uso de transferencia electrónica de fondos. Muchas empresas también utilizan sistemas transferencia electrónica de fondos para pagar a sus proveedores y otros vendedores.

Pagos Móviles

Un método de pago que está emergiendo rápidamente mediante el uso de las transferencia electrónica de fondos son los pagos móviles, como los que se realizan con Apple PayTM.

Con los pagos móviles, nuestros teléfonos se convierten en nuestras carteras y nuestro efectivo se transfiere digitalmente desde nuestras cuentas bancarias o tarjetas de crédito.

La seguridad se refuerza con el inicio de sesión mediante huella dactilar en el teléfono inteligente. De este modo, sólo el propietario del teléfono puede abrir la “cartera”. Muchas de las funciones de control interno (véase más detalles sobre ello) necesarias para gestionar los pagos en efectivo se eliminan con esta tecnología, al igual que las transacciones de fondos. Es más, incluso los resguardos de las tarjetas de crédito se sustituyen por autorizaciones y transacciones electrónicas. Los controles internos siguen siendo necesarios para verificar que los precios son exactos y que las mercancías se entregan correctamente en las compras autentificadas.

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Revisor de hechos: Rachel

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Recursos

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Véase También

• Conciliacion bancaria
• Extracto bancario
• Caja
• Efectivo
• Equivalentes de efectivo
• Cuenta de insuficiencia
• Exceso de efectivo
• Saldo compensatorio
• Entorno de control
• Transferencia electronica de fondos (TEF)
• Elementos de control interno
• Fraude de empleados
• Control interno
• Fondo para gastos menores
• Relacion entre el efectivo y los gastos mensuales en efectivo
• Ley Sarbanes-Oxley
• Fondos para fines especiales
• Comprobante
• Sistema de comprobantes

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