Normativa Aplicable al Sector Contable

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs] Nota: Consulte información general relativa a los Despachos Contables y acerca de la industria o sector de Servicios de Contabilidad. Una cuestión esencial es la dotación de personal en los despachos o firmas profesionales.

Normativa Aplicable al Sector Contable en el Reino Unido

Esta sección ofrece una lista general de la normativa y legislación que deben cumplir los despachos contables en el Reino Unido. Antes de tomar cualquier decisión empresarial, siempre se debe contar con el asesoramiento profesional sobre el impacto de la normativa en la práctica profesional.

Regulación profesional

La normativa clave es la siguiente:

• La Ley de Sociedades de 2006 regula el derecho de sociedades (también llamado derecho societario, o derecho corporativo) y restringe la auditoría legal a los auditores registrados.
• La Ley de Servicios y Mercados Financieros de 2000 (modificada por la Ley de Servicios Financieros de 2012) regula el sector de los servicios financieros y exige que los despachos de contabilidad que prestan asesoramiento sobre inversiones en general estén autorizados por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA).
• La Ley de Insolvencia de 1986 regula el procedimiento de insolvencia, o bancarrota, en derecho (véase qué es, su concepto jurídico; y también su definición como “insolvency” o su significado como “bankruptcy”, en inglés) y exige que los profesionales de la insolvencia, o bancarrota, en derecho (véase qué es, su concepto jurídico; y también su definición como “insolvency” o su significado como “bankruptcy”, en inglés) estén autorizados.Entre las Líneas En Irlanda del Norte, un contable no puede actuar como profesional de la insolvencia, o bancarrota, en derecho (véase qué es, su concepto jurídico; y también su definición como “insolvency” o su significado como “bankruptcy”, en inglés) a menos que esté autorizado en virtud de la Orden de Insolvencia (Irlanda del Norte) de 1989.
• La Ley de Servicios Jurídicos de 2007 amplió las formas en que los servicios jurídicos pueden ser prestados en Inglaterra y Gales tanto por abogados como por otros profesionales, como los contables.Entre las Líneas En Escocia se han introducido reformas similares en virtud de la Legal Profession and Legal Services (Scotland) Act 2007.

Los despachos contables de Inglaterra que pretendan realizar auditorías de organismos públicos locales en virtud de la Ley de Auditoría y Rendición de Cuentas Local de 2014 (que suprimió la Comisión de Auditoría y permite a los organismos públicos locales nombrar a sus propios auditores independientes) deben registrarse primero como auditores locales en un organismo de supervisión reconocido, como el ICAEW.

El Reglamento de Blanqueo de Capitales, Financiación del Terrorismo y Transferencia de Fondos (Información sobre el Pagador) de 2017 (conocido como Reglamento de Blanqueo de Capitales de 2017, o MLR de 2017), exige a los contables que lleven a cabo evaluaciones de riesgo en relación con el posible blanqueo de capitales y una diligencia debida ampliada sobre los clientes. Sin embargo, algunos contables pueden estar exentos de las MLR 2017 si llevan a cabo actividades financieras solo de forma muy limitada.

La Ley de Productos del Delito de 2002 (POCA) exige que las prácticas contables informen sobre el conocimiento o la sospecha de blanqueo de capitales.

El Reglamento de Prestación de Servicios de 2009 impone obligaciones a los despachos contables en relación con la información que suministran a sus clientes y, por ejemplo, les exige que faciliten detalles sobre su número de registro de IVA, si procede, y el nivel de seguro de responsabilidad profesional que deben tener.

Protección de los consumidores y las empresas

La normativa clave es la siguiente:

• El Reglamento de 2015 sobre resolución alternativa de litigios en materia de consumo (autoridades competentes e información) exige que los despachos contables que no puedan resolver un litigio con un consumidor a través de su propio procedimiento de tramitación de reclamaciones informen a ese consumidor sobre un sistema certificado de resolución alternativa de litigios pertinente para su sector.
• La normativa de 2008 sobre la protección de las empresas frente a la comercialización engañosa tipifica como delito que los contables promocionen sus servicios de forma engañosa o desleal para otros comerciantes. Esto incluye el suministro de información engañosa sobre sus cualificaciones y experiencia y la realización de comparaciones injustas entre sus propios servicios y los de otras prácticas contables o tenedores de libros.
• El Reglamento de Contratos de Consumo (Información, Cancelación y Cargos Adicionales) de 2013 (RCC) regula todos los tipos de contratos entre los despachos contables y los consumidores (personas que actúan con fines ajenos a su negocio o profesión). Las RCC exigen que los despachos faciliten a los consumidores determinada información precontractual, como sus precios y condiciones de pago y cancelación.
• El Reglamento de Protección del Consumidor frente al Comercio Desleal de 2008 y el Reglamento de Protección del Consumidor (Enmienda) de 2014 tipifican como delito el hecho de que los despachos contables engañen o actúen de forma desleal con un consumidor, por ejemplo, afirmando que su personal tiene una experiencia y unas cualificaciones determinadas que no tiene.
• La Ley de Derechos del Consumidor de 2015 estipula que es una cláusula implícita de cualquier contrato de servicios prestados a los consumidores que estos deben llevarse a cabo con una habilidad y un cuidado razonables, en un plazo de tiempo razonable y a un precio razonable, si no se ha acordado previamente de manera formal por escrito.

Para cumplir con la Ley de Protección de Datos de 2018 (DPA 2018) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), cualquier información o datos de identificación personal que el consultorio tenga sobre sus clientes o empleados debe almacenarse de forma segura y solo se utiliza para el propósito legal para el que se recopiló.

Además, en virtud de la Ley de Suministro de Bienes y Servicios de 1982, es una condición implícita de los contratos entre empresas (como un contrato para preparar las cuentas de fin de año) que el trabajo se llevará a cabo con un cuidado y una habilidad razonables, en un plazo de tiempo razonable y por un precio razonable (por ejemplo, si sólo ha sido posible proporcionar una estimación de los cargos por la prestación de servicios de contabilidad antes de comenzar el trabajo).

Seguridad y salud en el trabajo

La normativa clave es la siguiente:

• En virtud de la normativa sobre electricidad en el trabajo de 1989, como mejor práctica, los contables deben evaluar y gestionar los riesgos potenciales cuando utilicen equipos eléctricos como ordenadores portátiles e impresoras, y evaluar periódicamente la seguridad de los aparatos eléctricos portátiles que utilicen en el curso de su trabajo, por ejemplo, mediante la realización de pruebas formales de aparatos portátiles (PAT).Entre las Líneas En Irlanda del Norte, existen disposiciones similares en la normativa sobre electricidad en el trabajo (Irlanda del Norte) de 1991.
• La Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo, etc. Act 1974 y la Health and Safety at Work (Northern Ireland) Order 1978 imponen a las empresas de contabilidad la obligación general de proteger la salud y la seguridad de sus empleados, proveedores, clientes y cualquier otra persona que pueda verse afectada por sus actividades comerciales.
• En virtud de la Health and Safety at Work etc. Act 1974 (General Duties of Self-Employed Persons) (Prescribed Undertakings) Regulations 2015, los autónomos, como los contables, cuyas actividades laborales no suponen un riesgo para otros trabajadores o miembros del público están exentos del cumplimiento de la Health and Safety at Work etc. Act 1974.
• El Reglamento de Salud y Seguridad (Equipos de Pantalla) de 1992 establece los requisitos para proteger la salud de cualquier persona que trabaje regularmente con equipos de pantalla.
• En virtud de la normativa sobre gestión de la salud y la seguridad en el trabajo de 1999 y de la legislación equivalente en Irlanda del Norte, todos los empresarios deben evaluar los riesgos a los que se enfrentan ellos y sus empleados a través de sus actividades laborales y en cada lugar en el que trabajan.
• La Orden de Reforma Reglamentaria (Seguridad contra Incendios) de 2005 y la legislación equivalente en Escocia e Irlanda del Norte establecen como requisito legal la instalación de equipos adecuados de detección y prevención de incendios en los locales no domésticos.
• La normativa sobre el lugar de trabajo (salud, seguridad y bienestar) de 1992 y la legislación equivalente en Irlanda del Norte estipulan que los lugares de trabajo deben satisfacer las necesidades de salud, seguridad y bienestar de todos los empleados, incluidos aquellos con discapacidades o necesidades adicionales.

Otros Aspectos

Contratos y condiciones de contratación

De acuerdo con los Reglamentos y Normas del ICAEW, los miembros deben proporcionar a los clientes un contrato de compromiso que detalle cierta información por escrito en el momento del compromiso, ya sea en una carta de compromiso firmada por el cliente para confirmar el acuerdo o en alguna otra forma escrita. Esto es necesario para minimizar el riesgo de una disputa en el futuro y cualquier posible malentendido sobre los servicios de la práctica contable y el alcance del trabajo que se ha acordado entre la práctica y el cliente.

La información que se requiere en la carta de compromiso es similar a la que se exige en el Reglamento de Contratos de Consumo (Información, Cancelación y Cargos Adicionales) de 2013 (RCC).Entre las Líneas En virtud de los RCC, los despachos de contabilidad deben proporcionar a los “consumidores” (como los particulares que actúan con fines ajenos a su negocio o profesión y que, por ejemplo, necesitan asesoramiento en materia de planificación del impuesto de sucesiones) determinada información previa al contrato antes de aceptar una instrucción para llevar a cabo un trabajo de contabilidad. Esto incluye sus precios, condiciones de pago y cancelación.

Las cartas de contratación deben establecer la información precontractual requerida por escrito e incluir:

• El nombre comercial, la dirección y el número de teléfono del despacho y, si procede, su número de registro de empresa y su número de registro de IVA.
• El nombre de la empresa que aparecerá en los extractos de las tarjetas de crédito o débito, que a menudo es diferente del nombre comercial.
• El alcance y la finalidad de los servicios que prestará el contable (por ejemplo, planificación de herencias o asesoramiento fiscal).
• El nivel y el método utilizado para cobrar los honorarios por el trabajo realizado por los distintos grados de personal.
  Cualquier limitación de la responsabilidad del despacho contable (por ejemplo, en caso de asesoramiento basado en información engañosa facilitada por el cliente).
• Una cláusula que cubra los plazos y las escalas de tiempo para el trabajo, que se acordará entre el despacho contable y el cliente antes de que comience el trabajo.
• El aviso y la política de protección de datos de la práctica y las disposiciones para el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Las cartas de compromiso también deben cumplir con el Reglamento de prestación de servicios de 2009, que impone obligaciones a los contables en relación con la información que suministran a sus clientes. Según el Reglamento, los contables deben informar a sus clientes de:

• Su número de registro de IVA.
• El nivel de seguro de responsabilidad profesional obligatorio que poseen.
• Cómo pueden acceder los clientes a las normas de los organismos profesionales que deben cumplir los contables.
  Su procedimiento de resolución de reclamaciones.

Los contables también deben asegurarse de que proporcionan a todos los clientes información sobre sus condiciones generales de contratación, que deben incluir:

• Disposiciones para la confirmación y aceptación del contrato de servicios.
• Un calendario de pagos, detalles de las condiciones de pago y métodos de pago aceptados.
• Disposiciones para la rescisión del contrato.
• Un procedimiento de revisión y arbitraje para resolver cualquier disputa, que suele ser tratada por el DPB de la práctica profesional de la contabilidad.
• Garantías relativas a la no divulgación y confidencialidad de la información personal de los clientes o de la información comercial sensible.

Se aplican requisitos similares a los miembros de ICAS y Chartered Accountants Ireland. Merece la pena que un abogado redacte o revise las condiciones de contratación y las condiciones comerciales para asegurarse de que cumplen la normativa vigente.

Se aplicarán requisitos adicionales a los contratos de servicios regulados por la ley, como los servicios de auditoría prestados en virtud de la Ley de Sociedades de 2006. Por ejemplo, las prácticas contables pueden limitar su responsabilidad ante los clientes sólo si se ha obtenido la aprobación de los accionistas del cliente y la limitación de la responsabilidad es “justa y razonable”.

La responsabilidad profesional de los contables

El ICAEW ha publicado una guía sobre la gestión de la responsabilidad profesional de los contables, que incluye consejos sobre las cuestiones que deben incluirse en las cartas de compromiso de los clientes. Las orientaciones pueden consultarse en icaew.com/en/membership/regulations-standards-and-guidance/practice-management/managing-professional-liability.

Otras normas de protección del consumidor

En virtud de la Ley de Derechos del Consumidor de 2015, los servicios que un contable presta a los consumidores deben realizarse con un cuidado y una habilidad razonables, en un plazo de tiempo razonable y por un precio razonable, si no se ha acordado previamente por escrito.

En virtud del Reglamento de Protección del Consumidor frente al Comercio Desleal de 2008 y del Reglamento de Protección del Consumidor (Enmienda) de 2014, es un delito que un contable engañe o actúe de forma desleal con un consumidor, por ejemplo, afirmando que su personal tiene cierta experiencia o cualificación cuando no es así.

En virtud del Reglamento de 2015 sobre resolución alternativa de litigios en materia de consumo (autoridades competentes e información), los despachos contables que no resuelvan un litigio a través de su propio procedimiento de tramitación de reclamaciones deben informar a los consumidores sobre cualquier sistema certificado de resolución alternativa de litigios pertinente para su sector, que ofrezca una forma de resolver las reclamaciones sin acudir a los tribunales. Por ejemplo, el Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) ofrece un servicio de resolución de conflictos para sus miembros. Visite cimaglobal.com/Professionalism/Conduct/What-CIMA-can-investigate/Information-on-alternative-dispute-resolution para obtener más información.

Legislación sobre la protección de las empresas

En virtud de la Ley de Suministro de Bienes y Servicios de 1982, es una condición implícita de los contratos entre empresas (como un contrato para preparar las cuentas de fin de año) que el trabajo se llevará a cabo con un cuidado y una habilidad razonables, en un plazo de tiempo razonable y por un precio razonable (por ejemplo, si sólo ha sido posible proporcionar una estimación de los cargos por la prestación de servicios de contabilidad antes de comenzar el trabajo).

La normativa de 2008 sobre la protección de las empresas frente a la comercialización engañosa tipifica como delito el hecho de que los despachos contables actúen de forma desleal o engañen a sus clientes (por ejemplo, alegando cualificaciones y experiencia o la pertenencia a un colegio profesional que no tienen). También tipifican como delito el hecho de que los despachos contables hagan comparaciones desleales entre sus propios servicios y los de otros despachos contables o contables.

Salud y seguridad en el trabajo

La Ley de Salud y Seguridad en el Trabajo, etc. Act 1974 y la Orden de Salud y Seguridad en el Trabajo (Irlanda del Norte) de 1978 imponen a las empresas de contabilidad la obligación general de proteger la salud y la seguridad de cualquier persona que pueda verse afectada por sus actividades empresariales, como sus empleados, proveedores y clientes.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Sin embargo, en virtud de la Health and Safety at Work etc. Act 1974 (General Duties of Self-Employed Persons) (Prescribed Undertakings) Regulations 2015, los autónomos, como los contables, cuyas actividades laborales no suponen un riesgo para otros trabajadores o miembros del público están exentos del cumplimiento de la Health and Safety at Work etc. Act 1974.

En virtud de la normativa sobre gestión de la salud y la seguridad en el trabajo de 1999 y de la legislación equivalente en Irlanda del Norte, todos los empresarios y los trabajadores autónomos también deben evaluar los riesgos a los que se enfrentan ellos y sus empleados en sus actividades laborales y en cada lugar en el que trabajan. El Health and Safety Executive (HSE) publica una guía para realizar una evaluación de riesgos en hse.gov.uk/risk/controlling-risks.htm.

Los contables y sus empleados suelen pasar sus horas de trabajo utilizando ordenadores portátiles y PC. El uso de equipos con pantalla de visualización, como los ordenadores portátiles y los PC, puede provocar problemas oculares y lesiones por esfuerzo repetitivo o trastornos de las extremidades superiores. La normativa sobre salud y seguridad (equipos con pantalla de visualización) de 1992 establece requisitos y medidas para proteger la salud de cualquier persona que trabaje habitualmente con equipos con pantalla de visualización. Visite http://www.hse.gov.uk/msd/dse para obtener más información y orientación sobre el trabajo con equipos de pantalla.

Según el HSE, los trabajadores de oficina, como los contables, también se enfrentan a riesgos particulares de resbalones y tropiezos, además de trastornos musculoesqueléticos y problemas oculares derivados del uso de equipos de pantalla.Entre las Líneas En hse.gov.uk/office se puede encontrar orientación sobre la seguridad y la salud en la oficina.

La normativa sobre electricidad en el trabajo de 1989 y la normativa sobre provisión y uso de equipos de trabajo de 1992 (PUWER), así como la legislación equivalente en Irlanda del Norte, imponen a los empresarios, empleados y autónomos la obligación de garantizar que todos los equipos y sistemas eléctricos utilizados en el lugar de trabajo, como ordenadores portátiles e impresoras, sean adecuados para el uso previsto y se mantengan y operen correctamente. De acuerdo con la normativa, los equipos también deben someterse a pruebas periódicas de seguridad, por ejemplo, mediante una comprobación visual o a través de las pruebas de aparatos portátiles (PAT). Visite hse.gov.uk/electricity/faq-portable-appliance-testing.htm para obtener información.

La Orden de Reforma Reglamentaria (Seguridad contra Incendios) de 2005 y la legislación equivalente en Escocia e Irlanda del Norte exigen la instalación de equipos adecuados de detección y prevención de incendios en locales no domésticos, como las oficinas de un despacho contable.

La normativa sobre el lugar de trabajo (salud, seguridad y bienestar) de 1992 y la legislación equivalente en Irlanda del Norte también estipulan que los lugares de trabajo deben satisfacer las necesidades de salud, seguridad y bienestar de todos los empleados, incluidos aquellos con discapacidades o necesidades adicionales. La normativa establece requisitos para el mantenimiento del lugar de trabajo y el equipamiento, la ventilación, la temperatura, la iluminación, la limpieza, el espacio, los asientos, los aseos y las instalaciones de lavado, y el suministro de agua potable.

Seguros

Un despacho contable necesita varios tipos de cobertura de seguro, entre ellos:

• Seguro de responsabilidad civil, que cubre la práctica contra las reclamaciones de indemnización de los clientes, proveedores y miembros del público heridos o afectados negativamente como resultado de sus actividades.
• Seguro de indemnización profesional, que cubre a una práctica contable contra reclamaciones por negligencia o incumplimiento del deber de atención (por ejemplo, no proporcionar el asesoramiento fiscal correcto a un cliente), confidencialidad o derechos de autor e incumplimiento de la Ley de Protección de Datos de 2018 y el GDPR.
  

  Informaciones

  Los distintos DPB hacen de esto un requisito obligatorio para los miembros, y a menudo exigen que el seguro se adquiera a través de un proveedor aprobado.

• Seguro de responsabilidad civil de los empleadores, que es obligatorio desde que la práctica emplea al personal.
• El seguro de defensa jurídica, que cubre la defensa o el seguimiento de las reclamaciones derivadas de los conflictos contractuales con los proveedores, clientes o propietarios, o la defensa de los casos de los tribunales de trabajo.
• Seguro del edificio y del contenido, que cubre los locales de la consulta, la oficina y los sistemas informáticos contra robos, daños accidentales o incendios, inundaciones o robos.
• Seguro de ciberseguridad para cubrir el coste de la restauración del sistema informático y la recuperación de los datos comprometidos como resultado de ciberataques y para compensar a los clientes o proveedores afectados por la violación de datos como resultado de un ciberataque.
• Cobertura por el uso de cualquier vehículo para fines comerciales, que debe incluir un mínimo de cobertura a terceros.

Datos verificados por: Cob
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Recursos

Véase También

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