Videoconferencia para Abogados y otros Profesionales

Este elemento es una ampliación de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs]

Vendedores/Plataformas para Teleconferencias, Reuniones Electrónicas y Videoconferencias

Algunas de ellas son las siguientes:

• Zoom
• GotoMeeting
• Uber Conference
• BlueJeans
• Skype
• Google Conferencing
• Meeting Bridge

Videoconferencia durante la Pandemia

Si su oficina sigue funcionando durante la pandemia, la videoconferencia puede ayudar a mantener el espíritu de equipo y ayudar a la eficiencia. Incluso si su oficina no está realizando teleconferencias como parte de sus operaciones de cuarentena, es una buena idea familiarizarse con estas plataformas populares porque podría ser invitado a participar en una reunión en una de ellas.

Zoom

Zoom es fácil de aprender y de usar, aunque con su uso masivo durante la pandemia ha tenido problemas de privacidad. Por ejemplo, el CNI español desaconseja compartir información sensible en la aplicación de videollamadas Zoom al encontrarse “en el objetivo” de ciberdelincuentes.

Permite que cualquiera con un enlace se una a una reunión, así que es una buena opción cuando necesitas comunicarte con alguien de fuera de tu empresa. La cuenta básica, que permite reuniones con más de tres participantes durante un máximo de 40 minutos, es gratuita. Numerosos tribunales (como los que dependen de la Corte Suprema de Michigan) tienen una licencia de Zoom Enterprise.

Más Información

Las instrucciones para que los tribunales de primera instancia comiencen con las reuniones de Zoom se pueden encontrar en su página web.

Otros

Incluyen:

• GoToMeeting es otra sencilla herramienta de videoconferencia. Ofrecen una prueba gratuita de 14 días.
• Join.Me es también una herramienta relativamente fácil para facilitar las videoconferencias en las que participan personas de diferentes organizaciones.
• Google Hangouts Meet se integra con la cuenta existente de G Suite de tu empresa, si es que tienes una, y ofrece capacidades de reunión ampliadas y gratuitas durante la pandemia.
• Slack es una popular herramienta de comunicación en el lugar de trabajo que se utiliza principalmente para la mensajería.
  

  Puntualización

  Sin embargo, también puedes chatear por vídeo o compartir la pantalla con tus colegas en Slack. Hay una opción gratuita para equipos pequeños.

• Equipos de Microsoft es otra gran herramienta de comunicación interna. Se incluye si tienes Office 365, lo que significa que se conecta a todas las demás herramientas de Microsoft Office, incluyendo Word. Esta es una sólida opción para el video chat con personas dentro de tu organización, y la extensión en vivo de Equipos te permite producir eventos en línea en vivo para grandes audiencias.

Puedes usar la cámara de tu teléfono móvil o portátil para participar. Aunque puedes unirte a una reunión en estas plataformas solo con audio, probablemente no quieras ser el único participante “en la oscuridad”, si puedes evitarlo. La videoconferencia no es lo mismo que una reunión en persona, pero proporciona mucha más información a través de señales faciales que la comunicación solo con audio.

Las reglas de etiqueta de la videoconferencia

Aquí hay algunos consejos prácticos sobre llevar a cabo videoconferencias con éxito:

• Conéctese unos minutos antes para que pueda descubrir y arreglar cualquier problema técnico de antemano.
• Sea consciente de sus antecedentes. ¿Es apropiado para la reunión? Algunas plataformas le permiten desdibujar el fondo o reemplazarlo por completo.
• Hable un poco más despacio y claramente que en persona. Haga una pausa más a menudo.
• Silencio cuando no esté hablando. Incluso los pequeños ruidos, como cuando deja su taza de café, pueden ser recogidos y causar distracciones.
• Trate de no moverse. La gente puede verle de cerca y sus movimientos inconscientes pueden distraerle más en este formato que en persona (aunque desaconsejamos el estar inquieto en general).
• Repase su habitación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los lados o las interjecciones que pueden ser encantadoras en persona pueden ser molestas en este formato.
• No cambie de un lado a otro entre la participación de video y la de audio. Si participa por video, mantenga la función de video encendida mientras esté en la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Si tiene que irse y volver, no cuelgue pero apague el video para que los otros participantes sepan que ha salido de la “habitación”.
• Manténgase concentrado. Si no responde a un correo electrónico o red social durante una reunión en persona, probablemente tampoco debería hacerlo durante una videoconferencia.

Algunos “Secretos”

• Siéntate cerca de la pantalla. Tu cara debería llenar la mayor parte.
• Utilizar un micrófono externo o unos auriculares.
• Cuando no estés hablando, pulsa el botón de silencio.
• No comas durante la reunión.
• Cuando estés en silencio durante una llamada de audio, puedes hacer lo que quieras.Si, Pero: Pero cuando estés en silencio durante una videollamada, debes actuar como si estuvieras realmente comprometido. Asiente con la cabeza. Concéntrate en la pantalla. No te levantes y alimentes a tu perro.
• No te sientes con la ventana detrás de ti. Un poco de esfuerzo en la iluminación llega muy lejos.
• Cuando estés hablando, pasa un tiempo mirando a la cámara, no a la pantalla. Así parecerás más serio y honesto.
• Cuando estés hablando, ve despacio.
• No camines si estás usando un teléfono. Y si estás usando un portátil, no lo pongas en tu regazo.

Esto es obvio. Son generosos. Son eficaces.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Si usted es el Anfitrión

Si es el anfitrión de la reunión, aquí tiene una mini-guía extra:

• Si necesita programar una reunión con personas ajenas a su organización, herramientas como Doodle pueden ayudar a encontr un horario que funcione para todos, incluso para las personas cuyos calendarios no puede ver.
• Practicar con anticipación, idealmente con otra persona, para que sepas cómo usar la plataforma y puedas resolver cualquier dificultad técnica sin una audiencia.
• Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión sepan cómo utilizar la herramienta (haz una rápida introducción con una explicación de los diferentes puntos de vista, cómo deben hacer las personas una pregunta, cómo pueden enmudecer y enmudecerse, etc.).
• Explique de antemano a los participantes cómo piensa llevar a cabo la reunión y cómo deben participar. Si desea llamar a la gente en lugar de que la reunión fluya de manera orgánica, explique lo que las personas deben hacer cuando quieran hablar. ¿Levantar las manos? ¿Utilizar una función de chat para decirles?
• Tenga paciencia con las personas que son nuevas en la videoconferencia.
  Mantenga la reunión en el buen camino. Asegúrese de que usted -y los participantes- transmiten el mensaje correcto a la audiencia adecuada. Si surge algo que es mejor para un grupo más pequeño, explique que lo abordará más tarde con solo las personas que necesitan estar involucradas.
• Tenga en cuenta las videoconferencias para todo tipo de interacciones en el lugar de trabajo, no solo para las reuniones.Entre las Líneas En este tiempo de aislamiento, podría ser bueno organizar un almuerzo virtual con sus colegas.

▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.