Adquisición de Servicios Jurídicos o Legales

Este elemento es una ampliación de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs] En inglés: Legal Procurement.

Dado que los honorarios legales se han convertido en partidas importantes en muchas empresas, la alta dirección de cada vez más empresas exige que las adquisiciones ayuden a obtener servicios legales. Pero, ¿por dónde empezar a consolidar los costos? ¿Mejorar la eficiencia? ¿Aumentar la previsibilidad?

Ventajas del Proceso de Adquisición de Servicios Jurídicos o Legales (Legal Procurement)

Utilizamos un ejemplo hipotético:

Las empresas que utilizan las compras para adquirir servicios jurídicos se ahorran, en promedio, un 17,1% en sus gastos jurídicos externos. Aquí hay algunas preguntas para hacerse.

¿Cuánto ahorró el año pasado?

En muchos países de todo el mundo, especialmente en Estados Unidos, Reino Unido y Suiza, así como en ciertas industrias, incluyendo las grandes farmacéuticas, los grandes bancos y las compañías de seguros, los gerentes de compras legales trabajan junto con sus colegas del departamento legal y de operaciones legales para obtener más valor de sus proveedores. Se incorporan cuando la organización necesita comprar servicios jurídicos, servicios jurídicos alternativos, servicios jurídicos auxiliares y tecnología jurídica.

Pormenores

Las ayudas y los apoyos para las adquisiciones. Los profesionales de adquisiciones analizan y negocian.

¿Incluye usted a sus colegas en las adquisiciones o trata de mantenerlos fuera de la compra de servicios legales?
Los argumentos en contra de la contratación son (casi) siempre los mismos: “Legal” es diferente; la compra de servicios legales no es como la compra de widgets; el departamento legal/operaciones legales pueden hacerlo perfectamente bien sin la participación de la contratación; solo los abogados conocen y entienden los matices y particularidades de la compra de servicios legales; solo los abogados saben cómo “comprar” abogados; las operaciones legales no necesitan el apoyo de la contratación.

La compra de cualquier tipo de servicio profesional complejo requiere conocimientos y normalmente sigue un proceso relativamente complejo. Hay que seguir las directrices, las decisiones de compra deben someterse al escrutinio interno y a las auditorías de cumplimiento.

Otros Elementos

Además, hay que mantenerse dentro de su presupuesto. Los clientes necesitan manejar (gestionar) cuidadosamente su lista de firmas de abogados y otros proveedores de servicios legales y mostrar una sólida gestión de costos.

Todo esto lleva tiempo. El tiempo que un abogado interno pasa mejor haciendo el trabajo legal para su empleador, manteniendo la organización fuera de problemas legales o reduciendo su riesgo. Tiempo que el profesional de operaciones legales podría dedicar a la gestión del departamento legal aún mejor.

En cambio, el abogado interno o la persona de operaciones legales tiene que trabajar en una solicitud de propuesta, negociar con abogados externos, compañías de abogados, compañías de subcontratación de procesos legales, compañías de tecnología legal, consultores, reporteros de la corte y así sucesivamente.

¿Les presionó mucho para obtener mejores condiciones o consideró que tendrá que trabajar con ellos después?
Piense en su última negociación con un bufete de abogados. ¿No fue bastante incómodo y quizás contraproducente tener que empezar la relación con duras negociaciones de precios?

No nos engañemos. Antes de la última recesión, había poco control de costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) en los departamentos legales. La tecnología legal apenas existía (aparte de eDiscovery quizás y eBilling). Pocos abogados de la empresa se han hecho cargo de un negocio sólido.

Pero el mercado ha cambiado significativamente en la última década. Ahora vemos que el análisis de datos complejos en nuestra industria, la toma de decisiones basada en datos, la gestión de proyectos y la mejora de procesos se han convertido en algo estándar. Aplicamos el pensamiento de diseño para encontrar soluciones, utilizamos el aprendizaje automático y la inteligencia artificial. Lo que antes era impensable, todos estos enfoques empresariales “modernos” también han tenido un impacto en los departamentos legales.

Por supuesto, sabemos que los abogados son particularmente inteligentes y capaces de hacer muchas cosas. No dudamos que los abogados internos podrían aprender a comprar servicios legales de manera efectiva y eficiente mientras administran cuidadosamente los costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) y garantizan la calidad.Si, Pero: Pero ¿por qué no trabajar con especialistas que estén capacitados para ello, que hagan este tipo de trabajo para ganarse la vida? (¿A quién consultaría si tuviera un problema de corazón? ¿Vería usted al cardiólogo o a su médico general? Muchos diríamos cardiólogo, apostamos).
En la mayoría de las grandes corporaciones y multinacionales, la contratación es bastante experimentada y hábil en la compra de servicios profesionales complejos y valiosos. Sus colegas de compras compran servicios de impuestos, servicios de recursos humanos y servicios financieros. Compran servicios de consultoría de gestión, servicios de auditoría y servicios de consultoría de TI. Saben cómo pueden obtener un mejor valor de sus proveedores de servicios profesionales para su empleador. Y son especialmente hábiles en lo que se refiere a la negociación de precios.

¿Es “Legal” realmente diferente?

No creemos en el argumento de que “lo legal es diferente”. ¿Qué significa eso? ¿Los servicios legales son más complejos? ¿Menos predecibles? Puede parecer así porque durante muchos años no medimos nada, no buscamos patrones. ¿No sería mucho mejor asumir el reto, adoptar un enfoque empresarial y hacer que lo “impredecible” sea predecible? ¿Hacer planificable lo “no planificable”? ¿Reducir la complejidad? ¿Evaluar y reducir el riesgo?

Todos sabemos que estamos hablando de mucho dinero. No solo millones de dólares, euros y libras de gasto legal, sino para muchos de ustedes, cientos de millones. Debido a estas grandes cifras, es muy importante conocer los precios del mercado, entender quién, en qué área y en qué industria puede crear más valor. Los puntos de referencia ayudan a evaluar mejor el mercado y la competencia y a tomar las decisiones correctas. ¿Mencionamos que todas estas tareas son la competencia principal de las compras?

No se preocupe: usted seguirá siendo el responsable de la toma de decisiones finales.

Detalles

Los asesores (véase qué es, su concepto jurídico; y también su definición como “assessors” en derecho anglo-sajón, en inglés) internos continuarán seleccionando los bufetes de abogados u otros proveedores que quieran contratar.Si, Pero: Pero las adquisiciones le ayudan a tomar las decisiones correctas de una manera que también hace que su decisión sea defendible para las auditorías internas.

Y las adquisiciones le liberan del pesado papeleo, de los largos procesos y de las desagradables negociaciones de precios. Trabajar en el área de compras no significa destruir las relaciones con firmas y abogados importantes. Por el contrario: trabajar con el departamento de compras de la manera correcta significa apuntar a asociaciones estratégicas con abogados externos y otros proveedores de servicios legales.

Los ahorros de costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) con abogados, gastos legales y los instrumentos que los profesionales de la adquisición utilizan normalmente

Seguimos con el ejemplo hipotético:

Nuestra investigación de inteligencia de mercado subraya el punto de que vale la pena involucrar a la contratación para la compra de servicios legales corporativos. Con la ayuda de la contratación legal, las empresas ahorran millones de dólares (libras o euros).

Detalles

Los ahorros en la contratación a través de la reducción de costes (o costos, como se emplea mayoritariamente en América) y la evitación de costes (o costos, como se emplea mayoritariamente en América) se traducen en importantes ahorros por acción para las empresas públicas.

La contratación se está ganando claramente su sitio en la mesa (al menos desde el punto de vista del Director Financiero), ya que los resultados de nuestra encuesta sugieren que los profesionales de la contratación legal fueron capaces de ahorrar a sus empleadores un 17,1% de media. (El año pasado se registró un promedio de 14,6% de ahorro debido a la participación de las compras, y en 2017, fue del 11,4%). Para ponerlo en perspectiva, para una empresa que gasta 200 millones de dólares en servicios legales externos, esto se traduce en 34,2 millones de dólares ahorrados. Los profesionales de adquisiciones legales más exitosos ahorraron a sus empleadores un promedio de 24% (en nuestro caso anterior, esto significaría un ahorro de $48 millones).

Un equipo competente de adquisiciones legales vale su peso en oro. Aportan a la parte una gama de habilidades, conocimientos y experiencias que reducen los costos. Saben qué preguntas hacer, qué datos recopilar y cómo obtener más por menos.

Nuestros hallazgos sugieren que todo se trata de la tenencia: Como regla general, cuanto más tiempo trabaje un profesional de adquisiciones en la categoría legal y conozca los detalles y particularidades de la industria, más éxito tendrá. Aquellos con 10 o más años en la contratación legal ahorraron a sus empleadores un promedio del 23% (en comparación con el promedio general del 17,1% mencionado anteriormente).

El éxito (definido aquí como los grandes ahorros conseguidos) también es más probable cuando el departamento de compras tiene una buena relación con sus colegas del departamento legal. Los profesionales de la contratación pública que describen la relación con sus colegas del departamento jurídico como “socios” o “colegiales”, ahorraron a sus empleadores alrededor de un 20% de media, mientras que los que tenían relaciones “reticentes” o inexistentes ahorraron solo un 10% de media. Juntos, el departamento legal y el de compras pueden lograr ahorros sostenibles con sus bufetes de abogados y proveedores de servicios legales.

No podemos recalcarlo lo suficiente: El éxito se construye a lo largo del tiempo en la categoría legal. La categoría legal no es una categoría en la que los profesionales de las adquisiciones puedan trabajar durante unos pocos años, solo para pasar a la siguiente categoría. Lleva tiempo adquirir conocimiento sobre la industria legal, lleva tiempo establecer confianza y desarrollar relaciones con el departamento legal, y saber qué es lo que funciona para su organización. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto).

¿Cuánto está gastando en servicios externos?

Muchos departamentos legales no saben cuánto gastan en servicios legales externos, globalmente en un año. A menudo, una de las primeras tareas de la contratación es proporcionar claridad en esta área. Es necesario que haya discusiones sobre qué gastos se contabilizarán: ¿Sólo los gastos legales externos del departamento legal? ¿O también los gastos legales que forman parte del presupuesto de la unidad de negocio?

Pero, ¿cuánto se debe esperar gastar en servicios legales externos? ¿Cuál es el estándar? Algunas industrias son conocidas por gastar mucho dinero en asesoramiento externo. Los grandes bancos, compañías de seguros, compañías farmacéuticas y otras industrias altamente reguladas suelen entrar en esta categoría. Son supervisados intensamente por los gobiernos a nivel local, estatal y nacional y están sujetos a litigios en muchas dimensiones.

Típicamente, el gasto legal anual aumenta con el tamaño de la organización: cuanto más grande es la organización, más gasta en servicios legales.

Puntualización

Sin embargo, el porcentaje de gastos en relación con los ingresos anuales de una empresa disminuye, y oscila entre el 0,6% para las empresas más grandes (25.000 millones de dólares de ingresos o más) y el 6% para las pequeñas empresas (501 millones de dólares a 1.700 millones de dólares de ingresos). Sesenta puntos básicos de un banco de ingresos de 100.000 millones de dólares son 600 millones de dólares, un gasto enorme que en gran medida no se controló hace diez años, antes de que los directores generales y los directores financieros exigieran que las adquisiciones apoyaran al departamento jurídico.

El tamaño de una empresa (en términos de ingresos anuales) determina el porcentaje de gastos legales: Una empresa con ingresos de entre 4.100 y 25.000 millones de dólares (piense en Fortune 500), gasta un promedio de 173 millones de dólares en servicios legales, es decir, gastará entre el 0,6% y el 4,2% de sus ingresos en servicios legales, mientras que una empresa con ingresos de entre 501 y 1.700 millones de dólares podría esperar gastar entre el 1,8% y el 6,2% de sus ingresos-o 31 millones de dólares-en servicios legales externos.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Tras años de reducciones de gastos, nuestros hallazgos sugieren que el gasto legal está en alza nuevamente. Esto se debe probablemente a un pico en la actividad comercial, que aumentó la cantidad y la complejidad de la actividad legal. El gasto en regulación y cumplimiento en servicios financieros y de salud genera una enorme actividad.
Es interesante que, mientras que los proveedores de servicios legales alternativos (también conocidos como compañías de abogados) han seguido ganando cuota de mercado, la mayor parte de este nuevo gasto se está dirigiendo (de nuevo) a los bufetes de abogados “tradicionales”.

Parece que cuando las empresas se dedican a transacciones complejas, ofertas públicas iniciales (IPO) u otros trabajos de gran envergadura, el departamento legal confía en sus bufetes de abogados de probada eficacia: Los clientes gastaron más de diez veces más con las firmas tradicionales que con otros tipos de proveedores de servicios legales, comparado con solo 5 veces el año pasado.

Sin embargo, los proveedores de servicios legales alternativos se han vuelto muy populares entre los mayores gastadores de dinero, las compañías de la lista “Fortuna 100” y sus equivalentes internacionales. El gasto promedio pasó de $9.34 millones el año pasado a $11.6 millones este año. Los proveedores de servicios legales alternativos reducen el gasto por materia al aprovechar las personas, los procesos y la tecnología. Son particularmente rentables para tareas repetitivas de alto volumen, no para eventos de “bet-the-company”.

Instrumentos de Adquisición Favoritos

El departamento de adquisiciones utiliza una amplia gama de tácticas de adquisición cuando compra servicios legales. Con la ayuda de la adquisición legal, el abastecimiento de servicios legales, alternativos y auxiliares continúa moviéndose desde una función no administrada o administrada “pasivamente” a una categoría de gastos más madura, administrada de manera activa y profesional.

Pormenores

Las adquisiciones legales están haciendo su trabajo y ganándose su lugar en la mesa.

Echemos un vistazo a las herramientas y tácticas que la adquisición favorece. Según nuestra investigación, casi todos los clientes negocian descuentos: El 88% de los encuestados ya negocian descuentos con los proveedores de servicios legales en nombre de sus empleadores y un 3% adicional planea utilizar esta táctica en el futuro.
Las pautas de asesoría externa se han convertido en una práctica común entre los grandes clientes corporativos: El 87% emite y hace cumplir las pautas de facturación de la asesoría externa (un aumento con respecto al 74% del año pasado), y un 11% adicional planea emitirlas y hacerlas cumplir.

Las RFP son ahora la manera estándar de elegir proveedores de servicios legales: el 85% de los encuestados emiten RFP (abreviatura de solicitudes de propuestas), en comparación con el 76% del año pasado. Otro 10% planea hacerlo.
Los arreglos de honorarios alternativos (AFAs) han aumentado drásticamente en popularidad entre los profesionales de las adquisiciones legales: El 83% negocia actualmente AFAs (el año pasado este número fue de 65%), y un 15% adicional planea hacerlo en el futuro.

Las tasas de congelación han aumentado drásticamente en popularidad entre los profesionales de las adquisiciones legales: El 80% espera que sus firmas congelen las tasas, con un 10% adicional que planea hacerlo en el futuro. (El año pasado, solo el 60% comenzó a congelar las tasas).

¿Ya está convencido? ¿Está casi convencido ahora de que podría ser una buena idea introducir el sistema de adquisiciones (procurement) de servicios jurídicos?.

Detalles

Los abogados internos rara vez disfrutan de las duras negociaciones de precios que son necesarias para conseguir las reducciones de costes (o costos, como se emplea mayoritariamente en América) que se exigen al CEO y al CFO. Es mucho mejor tener a alguien más -que no tenga que trabajar con un asesor externo después- que haga las negociaciones por usted. Entonces, ¿qué opina usted? ¿Ha establecido contacto con sus colegas de compras? ¿Por qué no tener una reunión rápida para conocerlos y escuchar lo que tienen que decir?

Revisor: Lawrence

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