Aspectos Jurídicos de las Reuniones Virtuales o Telemáticas

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Aspectos Jurídicos de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas Directivas

Nota: véase asimismo la información relativa a la Reunión Virtual de las Juntas, un estudio de los Aspectos Jurídicos del Voto Electrónico en las Juntas Directivas y Asambleas Telemáticas de ONGs en Estados Unidos, un análisis de su legislación y la Planificación de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas. También la información y recomendaciones acerca de facilitar el Compromiso en las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas.

Esta visión general de las cuestiones jurídicas no es en modo alguno una parte secundaria de la planificación para reunirse virtualmente y nunca debería ser una idea tardía. De hecho, conocer lo que permite la ley estatal -con la ayuda de un abogado, si es necesario- es un primer paso importante, seguido de la modificación de los estatutos de la organización con políticas apropiadas.

Aunque la ley federal americana no se refiere generalmente a los asuntos estructurales internos de una organización sin fines de lucro, las leyes estatales definen las limitaciones de las reuniones de la junta directiva de las organizaciones sin fines de lucro. Las juntas que consideren la posibilidad de celebrar reuniones virtuales deben prestar atención a las siguientes cuestiones:

– Conocer la situación legal de su organización (corporación, fideicomiso o asociación no incorporada) para poder comprobar si la ley estatal de sociedades no lucrativas se aplica (véase “Votación”, más abajo).
– Recuerde que es el lugar donde su organización está incorporada, no el lugar donde se encuentra su oficina, el que determina qué leyes estatales se aplican.
– Compruebe si la ley aborda el tema de la asistencia virtual. Determine si da luz verde a las reuniones de la junta virtual o sólo a alguna forma de teleconferencia.
– La mayoría de los estados exigen que los miembros de la junta puedan “escucharse” unos a otros simultáneamente y seguir la acción que se está llevando a cabo.
– Unos pocos estados (por ejemplo, California e Illinois) permiten que las juntas se reúnan de cualquier forma en que los miembros de la junta puedan “comunicarse” entre sí.Entre las Líneas En esos estados, las reuniones en línea con o sin medios de audio cumplen con los requisitos. Presta atención a si la cláusula dice “comunicar” o “escuchar”. El propósito final es proporcionar una oportunidad razonable para que todos participen en la reunión.
– Recuerden modificar sus estatutos si deciden permitir las reuniones virtuales. No los use simplemente sin permiso explícito en su documento rector (vea “Ejemplos de cláusulas de los estatutos”, en la página 22). Considere también la posibilidad de crear una política que aborde específicamente cuándo y por qué es apropiado que los miembros de la junta participen en las reuniones de la junta de forma virtual. Esta política ayuda a garantizar que los miembros de la junta no se limiten a participar en las reuniones virtualmente por conveniencia, aunque puedan asistir en persona.
– Consulte con su asesor legal para asegurarse de que en la práctica no se contradice con sus estatutos u otros documentos de gobierno. Verifique que se hayan comprobado todos los detalles, incluidas las restricciones y responsabilidades.
– Si su organización debe cumplir con las leyes de su estado sobre reuniones abiertas o solemnes, ahora hay disponibles plataformas de teleconferencia que dan cabida a grupos grandes. El número de teléfono debe ser publicado para que cualquier constituyente pueda llamar y escuchar los procedimientos. Si su reunión se transmite directamente en un canal de televisión local, puede que cumpla con el requisito de la ley del sol; asegúrese de comprobar la ley cuidadosamente.

– Antes de participar en reuniones virtuales, exija a los miembros de la junta que firmen un acuerdo en el que se establezcan las reglas básicas, como abandonar la reunión durante los conflictos de intereses
y abstenerse de hacer varias cosas a la vez. Hacerlo así protegerá a la organización informando a los miembros de la junta directiva de antemano sobre las expectativas de la organización en torno a la participación en reuniones virtuales.

Derecho y Votación Electrónica

La votación es la principal cuestión jurídica relacionada con las reuniones virtuales. Las organizaciones sin fines de lucro deben estar familiarizadas con las leyes estatales relativas a la votación electrónica antes de celebrar una reunión virtual. Un informe de investigación de una organización de gestión de juntas – un resumen de las leyes estatales de EE.UU. sobre el voto electrónico – encontró que:

– 64 por ciento de los estados requieren que los miembros puedan “escucharse” unos a otros para poder emitir un voto
– El 14 por ciento especifica que los participantes deben ser capaces de “Comunicarse simultáneamente”
– El 10 por ciento sólo especifica que los miembros deben poder “Participar” (lo que incluye aquellos estados que sólo especifican que los miembros deben poder “Escuchar o Leer” comentarios)
– El 12% no tiene un lenguaje jurídico específico que regule el voto electrónico, pero permite que las organizaciones sin fines de lucro se remitan a sus propios estatutos para su orientación

Las juntas sin fines de lucro pueden utilizar llamadas en conferencia o portales de juntas para la votación electrónica en el 47 por ciento de los estados, mientras que el 47 por ciento no permite la votación por correo electrónico.Entre las Líneas En el seis por ciento de los estados, ninguna ley rige la elección del mecanismo de votación.1

Al determinar lo que constituye un voto en una reunión virtual, tenga en cuenta estos principios:

– Conozca la ley de su estado. Consulte a un asesor jurídico si tiene preguntas sobre cuestiones relacionadas con la votación electrónica.
– Si es aplicable en su estado, asegúrese de que los estatutos aborden el tema de la votación electrónica.
– Sepa si se requieren confirmaciones por escrito para validar la votación electrónica.
– Utilice el voto nominal durante las teleconferencias.Entre las Líneas En una videoconferencia, una votación nominal o a mano alzada es apropiada.

Ejemplos de Cláusulas en los Estatutos Sociales de las Sociedades o Entidades

Antes de que tenga lugar la primera reunión virtual, debe asegurarse de que los estatutos de su organización prevén un permiso explícito para celebrar reuniones virtuales. Considere estos ejemplos de cláusulas de los estatutos, que abordan algunas cuestiones básicas relacionadas con las reuniones virtuales.

Una cuestión fundamental que deben destacar los estatutos es la necesidad de que los participantes en la reunión virtual puedan oírse y hablar entre sí; por ejemplo:

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

“La junta directiva o un comité de la junta podrá participar en una reunión de la junta o de dicho comité por medio de una conferencia telefónica o cualquier otro medio de comunicación por el que todas las personas que participen en la reunión puedan oírse y hablarse entre sí”.

Esta política ordena a la junta determinar por adelantado las cuestiones técnicas y administrativas de la reunión virtual; por ejemplo:

“Los directores de la Sociedad podrán reunirse por otros medios electrónicos que permitan a cada director comunicarse adecuadamente entre sí, siempre que: a) el consejo de administración (o junta directiva) de la Sociedad haya aprobado una resolución en la que se aborde la mecánica de la celebración de esa reunión y se trate específicamente la forma en que deben tratarse las cuestiones de seguridad, el procedimiento para establecer un quórum y el registro de los votos; b) cada director tenga igual acceso a los medios de comunicación específicos que se vayan a utilizar; y c) cada director haya dado su consentimiento previo para reunirse por medios electrónicos utilizando los medios de comunicación específicos propuestos para la reunión”.

En este ejemplo se indica cuándo se permite la presencia virtual; por ejemplo

“Un miembro de la junta puede asistir a una reunión por teléfono interactivo, Internet, audio por satélite o videoconferencia o cualquier otra tecnología que permita a todos los participantes ser claramente audibles entre sí. Se permite la participación a distancia por las siguientes razones

1. Enfermedad personal
2. Discapacidad personal
3. Emergencia
4. Servicio militar
5. Distancia geográfica

El miembro de la junta que asiste a distancia participa en todo el tema de debate antes de votar sobre un asunto. El miembro que participa a distancia puede participar en una sesión ejecutiva, pero debe declarar para que conste en acta que está solo y no se le puede escuchar.

Alternativamente, otra persona puede estar presente con el miembro que participa a distancia si la junta vota para autorizarlo”.

Datos verificados por: Chris

Recursos

Notas y Referencias

Véase También

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