Planificación de las Reuniones Virtuales de las Juntas

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Planificación de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas Directivas

Las reuniones regulares son el momento en que las juntas cumplen sus responsabilidades fundamentales de gobierno. Cada miembro de la junta tiene la responsabilidad de asistir, porque el servicio de la junta es un esfuerzo colectivo. Tanto si una reunión es virtual como si es presencial, las cualidades que la hacen exitosa son esencialmente las mismas. Las mejores reuniones siguen un orden del día claro, comienzan y terminan a tiempo, y se centran en cuestiones estratégicas, no en informes rutinarios. Reflejan una cultura de junta de verdadera participación, con miembros de la junta trabajando colectivamente en cuestiones estratégicas que son importantes para la organización. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). El respeto mutuo y el debate constructivo contribuyen a la adopción de decisiones acertadas que promueven la misión y la visión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto).Si, Pero: Pero la regla cardinal de las reuniones de la junta -estar plenamente presente- es difícil de aplicar si la junta no se reúne en persona. La facilitación efectiva es aún más crucial, con un presidente de la junta hábil que guíe la reunión con mano firme. La junta debe invertir de buena gana su tiempo en el aprendizaje y la práctica de la tecnología, y el CEO o director ejecutivo y el presidente de la junta deben ser conscientes en su planificación de que algunos aspectos de las reuniones virtuales serán nuevos, diferentes y desafiantes.

Opciones virtuales

La tecnología de reuniones virtuales está en constante cambio, ya que la omnipresente conferencia telefónica se ha transformado en teleconferencias con características interactivas o videoconferencias que se sienten como salas de reuniones digitales. Las juntas sin fines de lucro generalmente utilizan dos técnicas básicas de reuniones:
– Una teleconferencia, en la que participan varios participantes en lugares separados que se reúnen por teléfono o en línea
– Una videoconferencia, que introduce comunicaciones interactivas y audiovisuales e instrumentos para la colaboración en las reuniones

Ambas técnicas implican el uso de terceros proveedores.Si, Pero: Pero en poco tiempo eso también puede cambiar. Con el desarrollo de la próxima generación de interacción virtual, la Comunicación Web en Tiempo Real (WebRTC), los usuarios podrán acceder a llamadas de voz directas, video
y compartir datos directamente a través de sus navegadores web sin necesidad de aplicaciones separadas.

La decisión final sobre qué técnica de reunión y qué plataforma utilizar dependerá de lo que su organización pueda permitirse y de las características que la junta utilice realmente. Algunas plataformas de reuniones virtuales tienen muchas campanas y silbidos intrigantes. Una junta puede no necesitarlas todas.

Consulte la entrada correspondiente para obtener más información sobre las plataformas de reuniones virtuales.

▷ En este Día de 26 Abril (1937): Bombardeo de Guernica

Durante la guerra civil española, la Legión Cóndor de la fuerza aérea alemana, que apoyaba a los “nacionalistas” sublevados, bombardeó la ciudad vasca de Guernica, un acontecimiento conmemorado en el cuadro “Guernica” de Pablo Picasso, en varias películas y en numerosos libros y estudios. Véase más acerca de los efectos y consecuencias de esa guerra.

Empezando

A veces es difícil que los miembros de la junta superen su resistencia a las reuniones virtuales, pero dos pasos facilitan el camino. Primero, ofrecer formación basada en simple y convenientes tutoriales en línea proporcionados por las plataformas de reuniones virtuales.Entre las Líneas En segundo lugar, crear algunas reglas de compromiso para reunirse virtualmente. Los miembros de la junta que entiendan las herramientas y los protocolos se sentirán capacitados para comprometerse y participar, incluso si el entorno se siente más desafiante que el de una sala de juntas real.

Entrenamiento de la Junta

Es probable que los miembros de la Junta que estén abiertos a aprender nuevos conceptos o que participen en otras reuniones virtuales adopten la idea de las reuniones virtuales, o al menos estén dispuestos a intentarlo. Podrían ser buenos aliados que animan a los colegas reacios o incluso ayudan a entrenarlos.
Las experiencias de otras organizaciones similares también serán instructivas. Los miembros de la junta que prestan servicios a una organización nacional, por ejemplo, podrían decir que reunirse virtualmente una vez al año es una comodidad bienvenida, y que aprender la tecnología no es difícil.

Todos los miembros de la junta -tanto los novatos como los expertos- deben aprender a utilizar la aplicación de reuniones virtuales que la organización seleccione. La capacitación y la práctica ayudarán a maximizar la participación y la satisfacción y a minimizar la frustración. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Construir un tiempo de anticipación antes de la primera reunión para que la junta se incorpore, idealmente bajo el liderazgo de un miembro de la junta. No sobreestime el dominio de la tecnología por parte de la junta, pero tampoco asuma que todos son novatos. Aquellos que pueden tener más experiencia con una plataforma en particular pueden ser útiles mentores de pares.

Cada miembro de la junta debe saber cómo utilizar el sistema con su teléfono, computadora o dispositivo móvil; establecer el mejor entorno para escuchar y participar; y utilizar herramientas que mejoren la experiencia y promuevan la participación y la comunicación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los proveedores de teleconferencias y videoconferencias tienen centros de aprendizaje o apoyo en línea fáciles de usar que cubren todos los niveles de habilidad. El aprendizaje individualizado viene en una gama de formatos, desde cortos tutoriales de video hasta seminarios web más largos. Puede aprender todo el proceso de la reunión paso a paso, o puede consultar rápidamente un tutorial de dos minutos sobre cómo utilizar una función específica.

Requiere un nivel mínimo de formación, por ejemplo, completar la serie de tutoriales en línea o los seminarios web que ofrece el proveedor. Decida cómo se asegurará de que los miembros de la junta directiva estén recibiendo la capacitación necesaria. Aunque lo ideal es que lo hagan en su tiempo libre, algunas personas podrían beneficiarse de la formación en grupo utilizando un tutorial en línea, que se puede pausar para preguntas o debates. Lo ideal sería que todos los miembros de la junta directiva aprendieran a utilizar las herramientas disponibles, pero el presidente de la junta directiva y el director general o ejecutivo también podrían elegir las herramientas en función de su nivel de comodidad. A medida que su competencia crece, se pueden introducir nuevas herramientas.

Reglas de compromiso

Todo el mundo tiene una historia sobre una teleconferencia o videoconferencia que salió mal. El miembro de la junta directiva que entra desde un aeropuerto ruidoso, el perro que ladra, las llegadas tardías y las desapariciones sin previo aviso, los sonidos reveladores de la respuesta al correo electrónico y las personas que persisten en hablar por encima de los demás, todo ello hace que las experiencias de reunión sean frustrantes e improductivas. Las reuniones virtuales sólo funcionarán bien si todos los participantes se ponen de acuerdo de antemano en algunos protocolos básicos:

• Llegar a tiempo. Tener disponible el número de teléfono y el código de acceso para no tener que buscarlo en el último minuto. Si se está conectando en línea, tenga su computadora o dispositivo móvil encendido y la aplicación en su pantalla. Marque o inicie sesión con mucha antelación a la hora de la reunión programada. Llegar tarde a cualquier reunión no es una buena idea, y una entrada tardía en una reunión virtual interrumpe el flujo de la discusión con el anuncio de su llegada. Cualquier reunión de la junta requiere un quórum antes de que la reunión pueda comenzar. Una reunión virtual no es un seminario web grabado donde los participantes pueden llegar o salir cuando quieran.
• Lea los materiales de la junta con antelación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Muchas personas creen que pueden hacer su lectura durante la reunión desde la privacidad de sus propios espacios donde nadie puede verlos.Si, Pero: Pero los miembros de la junta reciben la información con antelación para que puedan considerar los temas y estar preparados para hacer una contribución significativa a la discusión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Lo mismo ocurre con una reunión virtual.
• Limite el ruido de fondo. Algunos dirán que las reuniones virtuales permiten reunirse desde cualquier lugar y a cualquier hora, pero el ambiente ruidoso de un aeropuerto o una cafetería no favorece la escucha atenta y la participación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Use un espacio tranquilo donde pueda oír y los demás puedan oírle. Considere la posibilidad de utilizar unos auriculares y un micrófono para mantener las manos libres y bloquear los sonidos del sistema. El ruido de fondo y la estática que se producen al ajustar la posición de un receptor de mano pueden distraer a los participantes de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Evite arrastrar el papel o crear otro tipo de ruido en su escritorio. Utilice la opción de silencio siempre que no active la música de “espera” del teléfono para que todos los participantes de la reunión puedan oírla. El silenciamiento de la llamada no debe ser una excusa para ocultar el sonido del teclado al realizar varias tareas. La mayoría de las plataformas de reuniones en línea también tienen una opción de silencio que elimina el ruido de fondo para los participantes que no están hablando.
• No haga multitarea. Preste toda su atención a la reunión como lo haría en una reunión cara a cara. La multitarea puede parecer eficiente, pero es una gran distracción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). De hecho, las investigaciones muestran que el poder cerebral se pierde cuando nos dedicamos a alternar rápidamente entre las tareas.Entre las Líneas En lugar de lograr más, experimentamos una caída del 40 por ciento en la productividad (se puede analizar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Frena la tentación de realizar varias tareas a la vez cerrando el correo electrónico en tu portátil, apagando el teléfono móvil y limpiando tu escritorio de papeles que te distraigan. Uno de los tres deberes legales de los miembros de las juntas directivas de las organizaciones sin fines de lucro, el Deber de Cuidado, requiere que los miembros de la junta “estén razonablemente informados sobre las actividades de la organización, participen en las decisiones, y lo hagan de buena fe y con el cuidado de una persona normalmente prudente en circunstancias similares”. Es especialmente importante que los miembros de la junta cumplan con el deber de diligencia durante las reuniones virtuales para asegurarse de que contribuyen a los debates y se abstienen de realizar varias tareas a la vez.
• Sepan cómo levantar la mano. Las videoconferencias y algunas plataformas de teleconferencia suelen tener herramientas para hacer saber al presidente que le gustaría hablar, expresando su acuerdo o desacuerdo, o señalando que le gustaría que alguien hablara más alto o más bajo. Esta herramienta es especialmente importante para las plataformas de reuniones más silenciosas que no se sienten cómodas al entrar en la conversación virtual.Entre las Líneas En una teleconferencia sin vídeo, diga su nombre antes de hablar, porque las voces no siempre son fácilmente reconocibles.

ANTES DE CADA ENCUENTRO VIRTUAL

Facilitar la asistencia a reuniones virtuales

Elija un lugar permanente – como su portal de tableros o el servicio de intercambio de archivos en línea – donde los miembros del tablero puedan encontrar esta información básica sobre sus reuniones virtuales:
– Calendario de la reunión anual de la junta
– Instrucciones detalladas de acceso
– Resumen de las reglas de combate
– Visión general de las herramientas esenciales en su plataforma de reunión
– Enlace a la asistencia al usuario
– Contacto del personal para preguntas sobre la reunión virtual.

▷ Lo último (abril 2024)

Lo último publicado esta semana de abril de 2024 en esta plataforma digital:

Mártir

Mercados Contestables

Capitalismo Monopolista

▷ Noticias internacionales de hoy por nuestros amigos de la vanguardia (nota: en muchas noticias tienen muro de pago):

• El húngaro Orbán augura el fin de “un orden mundial infame” si gana Trump
• Portugal celebra 50 años de la revolución de los claveles
• Judíos y palestinos piden la paz en Barcelona
• La ayuda de Occidente a Ucrania, en cifras
• Un tribunal de apelaciones de Nueva York anula la condena por violación a Harvey Weinstein

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características y el futuro de esta cuestión):

Logística básica

Así como el CEO o director ejecutivo y el personal organizan reuniones de la junta en persona, también deben proporcionar la información, las herramientas y el entorno para reunir a la junta en una teleconferencia o videoconferencia. El CEO o director ejecutivo también es responsable de convocar la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Es una buena práctica establecer el calendario de reuniones de la junta por lo menos con un año de antelación para que los miembros de la junta tengan tiempo de planificar el resto de sus actividades en torno a esas fechas. Al establecer los horarios de las reuniones, recuerde que debe tener en cuenta las diferencias de las zonas horarias en la medida de lo posible. La frecuencia de las reuniones de la junta suele afectar a la duración de cada reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Cuanto más a menudo se reúna una junta, más cortas serán las reuniones.Entre las Líneas En una reunión virtual, la energía del facilitador y la atención de la junta tienden a disminuir después de dos horas (con una pausa a mitad de camino). A medida que se aproxima la fecha de la reunión, envíe información de conexión o de entrada, con un recordatorio un día o dos antes de la reunión.

Durante la reunión, el CEO o director ejecutivo y el presidente deben sentarse juntos en la misma sala si es posible. Esta disposición les permite comunicarse fácilmente entre ellos durante la reunión, como lo hacen en la sala de juntas. Inviten a otros miembros de la junta local a unirse a ustedes.

Agenda de la reunión e información de la junta

La agenda para una reunión virtual debe ser especialmente buena para que la reunión aproveche al máximo el tiempo de los miembros de la junta, mantenga el compromiso y mantenga a todos concentrados.Entre las Líneas En general, las reuniones virtuales funcionan mejor con una agenda simplificada. Es más fácil seguir una conversación telefónica o incluso una videoconferencia si se centra en un número limitado de temas.

Observación

Además de enumerar los temas que la junta tratará, plantee preguntas específicas a considerar. Adjunte un marco de tiempo a cada segmento para ayudar a mantener la reunión en el horario previsto.

Una agenda de consentimiento aumentará la eficiencia y centrará la atención de la junta en cuestiones estratégicas, como lo hace en las reuniones presenciales. Coloca los temas no controvertidos que requieren la acción de la junta pero no la discusión – aprobación de las actas, aceptación de los informes de los comités, y similares – juntos en la parte superior de la agenda. Votar sobre ellos como grupo, y luego seguir adelante.

Un recordatorio sobre la logística de la reunión es una útil adición a la agenda, especialmente para los nuevos miembros de la junta o cuando toda la junta está empezando a utilizar la plataforma de reunión virtual. Incluya información sobre la marcación o el inicio de sesión, un resumen de las normas de participación de los miembros de la junta y una breve lista de las herramientas virtuales -como la función de “levantar la mano”- que apoyan la participación activa. La función “Levantar la mano” es una forma de que los participantes indiquen que desean hablar sin interrumpir el debate. Normalmente, los participantes pueden hacer clic en un botón de su pantalla para levantar virtualmente la mano, que el presentador de la reunión (normalmente el presidente de la junta) podrá ver y dirigir en la siguiente pausa de la conversación.

El material informativo que los miembros de la junta reciben junto con el orden del día es el mismo que el de las reuniones tradicionales: informes financieros, informes de los comités e informe del director general; actas de la última reunión; información de fondo pertinente para los temas de debate; actualizaciones de las cuestiones que se van a votar; e información reciente pertinente sobre la organización.
Muchas juntas utilizan un formato de tablero para presentar los indicadores financieros y de programas clave.

Al igual que en las reuniones tradicionales, un portal de la junta -una herramienta de colaboración en línea que permite a los miembros de la junta y a otras personas compartir, editar y guardar documentos de forma confidencial- es una buena forma de transmitir los materiales de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los típicos portales de juntas tienen características y herramientas versátiles que son útiles antes, durante y después de una reunión virtual, incluidos los libros de la junta, el acceso a las políticas de gobierno, las actas de las reuniones y los archivos de la junta; la votación electrónica segura y la notificación y respuesta de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Algunos portales pueden integrarse con plataformas de reuniones virtuales. Las organizaciones utilizan a veces otros métodos de comunicación sin papel, como los sistemas de intercambio de archivos basados en la web y los instrumentos de gestión de proyectos.

Pruebas de tecnología

Probar la plataforma de encuentro virtual antes de su primer uso ayudará a asegurar que la tecnología apoyará la interacción de la junta, no interferirá con ella. Este paso ayudará a los miembros reacios del consejo a sentirse más seguros sobre el uso de la plataforma de reuniones. Al igual que los miembros de la junta deben aprender y practicar, el presidente de la junta y el CEO o director ejecutivo deben aprender las herramientas para los anfitriones y presentadores de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Tener una reunión simulada con el personal que sustituye a los miembros de la junta para que el presidente y el CEO o director ejecutivo estén preparados para hacer malabares con el compromiso de los temas tecnológicos y decidir de antemano cómo tratar estos últimos. Este también es un buen momento para probar características como las pizarras, el uso compartido de pantallas y las encuestas (es decir, las opciones de preguntas y respuestas proporcionadas prácticamente a todos los participantes de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los resultados se calculan y se muestran en tiempo real). Las pizarras blancas son un sustituto virtual del rotafolio. Las pizarras ofrecen un espacio para que los usuarios tomen notas y compartan información con un grupo utilizando texto, números e imágenes. Según la plataforma, los usuarios pueden colaborar y las notas pueden guardarse y distribuirse después de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Compartir la pantalla (también conocido como compartir el escritorio) es compartir el acceso a la pantalla de una computadora. Un usuario puede proyectar su pantalla de computadora a todos los participantes de la reunión.

Inicie cada reunión de la junta directiva con una rápida comprobación tecnológica para asegurarse de que todo funciona correctamente. Considere la posibilidad de iniciar la primera reunión virtual con 30 minutos de anticipación para dar tiempo a abordar la conexión y otros problemas. Por ejemplo, los cortafuegos de algunos organismos pueden bloquear el acceso de los miembros de la junta a la plataforma durante la jornada laboral. La variación de la velocidad de Internet puede afectar a la transmisión, por lo que algunos participantes no siempre podrán utilizar el vídeo. Para obtener el mejor audio, considere la posibilidad de adquirir auriculares para cada miembro de la junta. Algunas juntas piden a un miembro del personal que esté disponible para resolver los problemas que puedan surgir durante una reunión, a fin de que las cuestiones técnicas no desvíen el debate. Esto permite al presidente de la junta centrarse en la importantísima tarea de facilitar la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). La programación de citas privadas entre un miembro del consejo y un miembro del personal antes de las reuniones también puede ayudar a los miembros vacilantes del consejo a familiarizarse con la tecnología.

El código de participante (también conocido como código de acceso) es una serie de números exclusivos de la reunión que los asistentes deben teclear para poder entrar en ella. Los códigos de participante suelen utilizarse en las teleconferencias después de marcar el número de llamada.

Datos verificados por: Chris

Recursos

Notas y Referencias

Véase También

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