Reunión Virtual de las Juntas

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Reunión Virtual de las Juntas Directivas y Consejos de Administración de las Organizaciónes

Nota: véase asimismo la información relativa a los Aspectos Jurídicos de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas, y la Planificación de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas. También la información y recomendaciones acerca de facilitar el Compromiso en las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas.

Hay buenas razones por las que muchas juntas ya han incorporado reuniones virtuales en sus calendarios de reuniones y por las que algunas publicaciones sobre este tema esperan que esta tendencia continúe indefinidamente. Afrontémoslo: Vivimos en un mundo en el que las reuniones virtuales se convertirán en algo cotidiano, si es que no lo son ya. Así que es hora de que dejemos de aceptar el statu quo, y empecemos a tratar de averiguar cómo sacar el máximo provecho de nuestro tiempo virtual juntos, recordando que tener una gran reunión significa sacar lo mejor de todos los participantes de la reunión.

Mientras la junta se reúne para su reunión trimestral, los miembros de la junta entran en la sala, charlando entre ellos mientras esperan que lleguen sus colegas. Algunos echan un vistazo de última hora a la agenda y materiales reunidos que recibieron a través de su portal de la junta en línea.

Cuando todos han llegado, el presidente les pide a todos que vayan alrededor de la mesa y se presenten por su nombre.Si, Pero: Pero para esta reunión, la sala de juntas es un concepto, no un lugar. Los miembros de la junta viven y trabajan en las costas este y oeste, tan al sur como la franja de Florida y tan al norte como Minnesota. Se unen a una reunión virtual de la junta desde sus oficinas en casa, habitaciones tranquilas en sus lugares de trabajo, o habitaciones de hotel mientras viajan.

Una vez al año, esta junta se reúne por teleconferencia. Los miembros de la junta no tienen que volar dentro y fuera de la ciudad en la que se encuentra la oficina de la organización, así que ellos y la organización ahorran tiempo y dinero. Con el liderazgo de la presidencia, ajustado como siempre al estado de ánimo general y a la dinámica de la junta, todos están presentes y participan en una discusión estructurada y vigorosa de los temas de la agenda. La junta realiza un buen trabajo en un período de tiempo concentrado. Antes de abandonar la reunión, los miembros de la junta están de acuerdo en que esta reunión virtual ha sido tan productiva como las reuniones que tienen cara a cara – aunque esperan verse en persona tres

Un número cada vez mayor de organizaciones sin fines de lucro está descubriendo que el uso estratégico de las reuniones virtuales puede tener ventajas para la junta directiva en pleno, para los miembros de la junta y para la organización. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Reuniones por teleconferencia o la videoconferencia pueden acomodar las necesidades de los miembros de la junta y puede tener sentido desde el punto de vista económico. Las juntas suelen equilibrar las reuniones virtuales y las presenciales, pero algunas, especialmente las que tienen miembros internacionales, se reúnen casi exclusivamente.

Las reuniones virtuales pueden ser una alternativa eficaz para los comités y grupos de trabajo. También pueden reunir a una junta rápidamente en una emergencia. Algunas juntas ofrecen a los miembros la opción de participar ocasionalmente de forma virtual en una reunión ordinaria de la junta cuando no pueden asistir en persona. La reunión virtual no debería reemplazar la inmediatez de la reunión en persona, pero las reuniones virtuales están aquí para quedarse. Ya no son un lujo que sólo pueden permitirse las organizaciones más grandes, sino que son instrumentos de eficiencia versátiles y accesibles para una gobernanza eficaz de organizaciones de todos los tamaños.

VIRTUAL O CARA A CARA – LOS INGREDIENTES SON LOS MISMOS

Las reuniones virtuales exitosas son simplemente reuniones exitosas en un formato diferente. Las características de una reunión exitosa no cambian, pero un nuevo método de entrega necesita nuevas directrices de funcionamiento. Los miembros de la Junta deben sentirse cómodos con la tecnología para poder aprovechar al máximo la variedad de herramientas que ofrece para mejorar la participación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). También deben observar los protocolos que la junta ha establecido para promover una experiencia centrada y productiva para todos los participantes (véase la planificación de las reuniones virtuales). El presidente de la junta tiene una tarea más compleja que la que tendría durante una reunión convencional. La facilitación virtual exige estrategias ligeramente diferentes, por lo que el presidente debe dedicar el tiempo necesario para aprender y practicar esos enfoques hasta que éstos surjan de forma natural (véase la planificación de las reuniones virtuales).

Características positivas de las reuniones virtuales

Las juntas encuentran que las reuniones virtuales bien planificadas y bien facilitadas tienen cualidades positivas:

• Costo – Los miembros de las juntas regionales, nacionales e internacionales pueden evitar los costosos y largos viajes. Las organizaciones se dan cuenta de que ahorran en los gastos de las reuniones convencionales, como las comidas y el transporte local.
• Impacto ambiental – La reducción de los viajes en avión y en automóvil y el hecho de compartir documentos electrónicamente disminuyen la huella de carbono de una organización y demuestran un compromiso con las prácticas comerciales ecológicas.
• Comodidad – Las reuniones virtuales pueden realizarse en entornos cómodos – en casa, en la oficina o en una habitación de hotel en la carretera. Los miembros de la Junta tienen menos probabilidades de sufrir agotamiento si no han gastado su energía viajando durante muchas horas para asistir a la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Algunos posibles nuevos candidatos a la junta pueden incluso considerar la conveniencia como un incentivo. Es más probable que se comprometan con el servicio de la junta si no hay que viajar constantemente.
• Asistencia – Los miembros ocupados de la junta pueden asistir cuando de otra manera no podrían hacerlo, dándoles la oportunidad de interactuar y hacer valiosas contribuciones. La flexibilidad de las reuniones también puede ayudar a algunas juntas a alcanzar el quórum más fácilmente porque los miembros de la junta tienen menos excusas para no asistir a una reunión.
• Eficiencia – Las reuniones virtuales pueden generar una toma de decisiones más rápida cuando es necesario y no se requiere una deliberación compleja. No se toleran bien las interrupciones y los discursos largos. Como beneficio adicional, algunas aplicaciones de reuniones virtuales graban y archivan las reuniones para su posterior revisión.

Desafíos a considerar

Una reunión virtual obliga a los miembros de la junta a cambiar las expectativas, alterar los hábitos y modificar los procesos. Eso es mucho que exigirles. Si se usa regularmente, los obstáculos pueden ser eliminados con la práctica.

• Compromiso y facilitación – Liderar una discusión y un debate complejo puede ser difícil para el presidente de la junta.Entre las Líneas En las reuniones cara a cara, un presidente experto estudia el lenguaje corporal y las expresiones faciales de los miembros de la junta y es capaz de reaccionar inmediatamente al estado de ánimo de la sala.Entre las Líneas En las reuniones virtuales, la falta de indicaciones visuales -que también puede ser un problema en algunas videoconferencias- significa que el presidente debe aprender diferentes estrategias de participación (véase la entrada sobre la participación en las juntas virtuales). A los miembros de la junta les puede resultar difícil seguir una presentación complicada sin incentivos visuales. Y durante las discusiones prolongadas, puede ser tentador silenciar el teléfono, desconectar y ocuparse de tareas privadas, como leer, enviar mensajes de texto o correos electrónicos.
• Niveles de comodidad personal – Para los miembros de la junta, la ausencia de comunicación no verbal puede hacer que la participación sea incómoda. Al hablar, es necesario elegir las palabras cuidadosamente porque son el único método de expresar el significado. Interponer un comentario o hacer una pregunta durante una discusión rápida no siempre es fácil. Y algunas personas simplemente prefieren la energía y el impulso que tiene un grupo cuando se reúnen en persona.
• Tamaño de la reunión – Muchas organizaciones han descubierto que las reuniones virtuales son más adecuadas para juntas más pequeñas. Un grupo más grande puede ser difícil de involucrar y manejar, incluso cuando se utilizan aplicaciones y herramientas más avanzadas.
• Formación – Incluso para un presidente de junta dinámico y organizado, la participación efectiva depende en parte de la orientación de cada miembro de la junta hacia la plataforma y el proceso de la reunión virtual. Quienes no están familiarizados con la tecnología y no han tenido práctica pueden distraerse del trabajo real de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Algunos miembros de la junta pueden resistirse a la idea incluso con la disponibilidad de tutoriales y apoyo en línea.
• Tecnología – Durante una reunión, un entorno ruidoso, conexiones de Internet poco fiables, problemas con los navegadores web o una mala calidad de sonido o de vídeo pueden ser perjudiciales. Los participantes deben escuchar y ser escuchados claramente durante toda la reunión para evitar la frustración que podría hacer que se perdieran valiosas aportaciones. Para la persona que está tomando los minutos, las voces pueden sonar similares, y los problemas de calidad de sonido pueden ser especialmente difíciles.
• Debatir cuestiones complejas – La asistencia virtual funciona mejor para una reunión estándar, programada con antelación y sin mociones polémicas, para centrarse en una sola cuestión (como la revisión de una propuesta de presupuesto), o para tratar un asunto urgente que necesite la aprobación de la junta (como una oportunidad inmobiliaria). Cuando en el orden del día figuran cuestiones complicadas y polifacéticas, una reunión cara a cara es una opción preferible.
• Confidencialidad – Las reuniones virtuales de la junta exigen mucha confianza entre los miembros de la junta, en particular durante las sesiones ejecutivas y cuando se discuten cuestiones muy delicadas. Dado que no es posible verificar si hay personas ajenas a la empresa en las salas de los participantes de la reunión, todos deben poder suponer que sólo los que se anuncian como presentes pueden seguir los procedimientos.
• Cuestiones jurídicas – Las leyes que rigen las reuniones electrónicas y la votación de las juntas sin fines de lucro varían de un estado a otro (véase la entrada sobre las reuniones virtuales y la ley). Las reuniones virtuales pueden no ser posibles en organizaciones afectadas por las leyes sobre reuniones abiertas (también llamadas leyes de la luz del sol), aunque algunos estados las permiten si son accesibles al público y cumplen con los requisitos de notificación previa.

¿DEBERÍA NUESTRA JUNTA DIRECTIVA TENER REUNIONES VIRTUALES?

Antes de introducir las reuniones virtuales en el calendario anual de una junta, la junta y el CEO o director ejecutivo deben identificar lo que esperan lograr y cuáles pueden ser los desafíos. ¿Han consultado con otras organizaciones similares sobre cómo funcionan las reuniones virtuales para ellos? ¿Desea la junta acomodar a los miembros individuales de la junta que desean asistir a una reunión pero que ocasionalmente no pueden estar allí en persona? ¿Desea la junta hacer que las reuniones sean más convenientes para los miembros ocupados de la junta que están dispersos por todo el país?

Las reuniones virtuales deben complementar, no reemplazar, las reuniones presenciales. Sin la interacción humana y la cohesión que se construye a partir de la reunión en persona, puede ser difícil para los miembros de la junta operar como un equipo y construir y solidificar sus relaciones. Abordar temas difíciles es más fácil cuando se conoce la cultura de la junta y la forma en que los colegas trabajan colectivamente. Los nuevos miembros de la junta lo encuentran particularmente cierto. Si la junta va a actuar como un grupo – un órgano de gobierno – sus miembros necesitan conocerse entre sí y formar vínculos para la causa común.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Los consejos pueden considerar reunirse virtualmente en algunas de estas situaciones:

• Una junta nacional tiene una reunión anual en persona, que se extiende durante un fin de semana y que incluye eventos sociales. Todas las demás reuniones son virtuales.
• Invirtiendo ese escenario, una junta nacional celebra tres reuniones en persona y una reunión por videoconferencia, con reuniones de comités virtuales.
• Las juntas nacionales y locales permiten una asistencia virtual limitada a un miembro de la junta que no puede asistir a una reunión en persona.
• Cuando surge una emergencia, los miembros de la junta se reúnen virtualmente para abordar el tema rápidamente.

El hecho de tener reuniones virtuales o de permitir la asistencia virtual de miembros individuales del consejo merece ser pensado y discutido por el consejo en pleno. Una breve lista de tareas puede ayudar a la junta a decidir si es el momento de introducir las reuniones virtuales:

• Evaluar la efectividad de las reuniones en persona. Si la junta nunca ha evaluado la efectividad de sus reuniones en persona, ahora es un buen momento para hacerlo. Los resultados pueden revelar deficiencias en la preparación, facilitación, participación y seguimiento de las reuniones que también aparecerán en las reuniones virtuales. La junta y el CEO o director ejecutivo deben abordar estas cuestiones en primer lugar. Las reuniones virtuales no pueden resolver problemas sistémicos como la asistencia y la participación.
• Haga su investigación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Pida al comité de gobierno o a un grupo de trabajo que haga una investigación inicial y vuelva a la junta para discutir las implicaciones técnicas, prácticas y legales. Si los miembros de la junta adquieren una comprensión realista del potencial de las reuniones virtuales, estarán mejor posicionados para aprovechar los aspectos positivos y mejorar los negativos.
• Poner el tema en el orden del día de una reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Permita la discusión abierta de los pros y los contras de las reuniones de la junta virtual.

Datos verificados por: Chris

Otros Aspectos

En el texto correspondiente se abordan los aspectos jurídicos de la reunión virtual. Una vez que una organización ha tomado la decisión de añadir las reuniones virtuales al calendario de la junta, puede empezar a evaluar las opciones que mejor se adapten a las necesidades de los miembros actuales de la junta.Entre las Líneas En esta entrada y en otras sobre este tema en esta plataforma se presentan algunos datos básicos sobre las reuniones virtuales y los métodos de reunión virtual – fortalezas, limitaciones y características – y se sugieren preguntas para hacer cuando se habla con proveedores externos.

La necesidad de un liderazgo y una gobernanza eficaces de las juntas no conoce fronteras geográficas, y en algunas publicaciones sobre este tema se aboga por un liderazgo y una gobernanza sólidos de las juntas del sector social en todo el mundo. Aunque algunas publicaciones sobre este tema utilizan las leyes de los Estados Unidos
y sus políticas como marco jurídico de las recomendaciones en este ámbito, con excepciones, la mayoría de estos recursos no se centran en cuestiones jurídicas sino en las prácticas de buena gobernanza, lo que las hace pertinentes para las organizaciones que trabajan fuera de los Estados Unidos.

Puntualización

Sin embargo, sugerimos que se remita a las leyes aplicables en su país en lo que respecta a la presentación de informes financieros y otras cuestiones jurídicas y de transparencia.

Recursos

Notas y Referencias

Véase También

▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.