Facilitación del Compromiso en las Reuniones Virtuales
Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs]
Facilitar el Compromiso en las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas Directivas
Nota: véase asimismo la información relativa a la Reunión Virtual de las Juntas, los Aspectos Jurídicos de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas, y la Planificación de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas.
En el lugar de trabajo digital, la tecnología de reuniones virtuales está transformando la forma en que funcionan los equipos. Tener colegas que trabajan a distancia no es inusual.
Puntualización
Sin embargo, es poco probable que las juntas sin fines de lucro eliminen por completo las reuniones cara a cara. Los miembros de las juntas necesitan construir relaciones y comprometerse de primera mano con las misiones y programas de sus organizaciones.Si, Pero: Pero reunirse virtualmente puede ser una alternativa rentable, conveniente y consciente del medio ambiente – ya sea sólo una o varias veces al año – para llevar a cabo el trabajo de la junta y el consejo de administración.
El presidente de la junta o consejo probablemente es quien más siente el impacto de las reuniones virtuales.Entre las Líneas En las reuniones cara a cara, un presidente experto estudia el lenguaje corporal y las expresiones faciales de los miembros del consejo y puede reaccionar inmediatamente al estado de ánimo de la sala. Sabe cuando un miembro del consejo parece reacio a hablar, tiene fuertes sentimientos positivos o negativos sobre la forma en que se desarrolla la discusión, o está distraído y desenfocado.Si, Pero: Pero la dinámica entre los miembros de la junta cambia cuando no están sentados en la misma habitación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Dirigir una discusión y un debate complejos puede ser difícil, porque la interacción en forma de comentarios de ida y vuelta es menos espontánea.
Es responsabilidad del presidente del consejo asegurarse de que todos los elementos de las reuniones del consejo virtual se manejen de forma correcta y eficiente. La ecología de las reuniones virtuales -un consejo que toma importantes decisiones estratégicas sin estar físicamente reunido- requiere que el presidente tenga una capacidad de facilitación de reuniones excepcionalmente sólida. Él o ella tendrá que ser más asertivo, organizado y altamente enfocado que de costumbre, sin dominar el tiempo de emisión de la reunión – y mientras hace malabares con las herramientas de la plataforma de la reunión virtual. Los miembros de la Junta deben participar en el debate de la misma manera y estar preparados para la toma de decisiones como cuando se reúnen en persona, y eso requerirá un mayor nivel de energía por parte del presidente de la junta.
Algunos presidentes de juntas o consejos son facilitadores de reuniones naturalmente dotados, mientras que otros sobresalen y prefieren otras partes de su trabajo. Los presidentes de la segunda categoría no deben tener la timidez de buscar apoyo antes de dirigir una reunión virtual. La primera responsabilidad del presidente es aprender las herramientas y técnicas de la plataforma de la reunión a través de la capacitación y la práctica en línea. El CEO o director ejecutivo que trabaja en asociación con el presidente puede ser particularmente útil en la planificación de una reunión virtual, asegurándose de que los miembros de la junta reciban la orientación adecuada para los procesos y la tecnología, y mantener la reunión funcionando sin problemas. Al mantenerse alerta a la dinámica de grupo, el CEO o director ejecutivo puede apoyar los esfuerzos del presidente de la junta para mantener a los miembros de la junta enfocados y comprometidos – una tarea especialmente exigente cuando se reúnen virtualmente.
Recomendaciones y estrategias de facilitación para reuniones virtuales
Algunas personas asumen que las reuniones virtuales son esencialmente lo mismo que una reunión tradicional, pero sin el contacto personal. La comodidad y la eficiencia a veces hacen que sea fácil olvidar que una reunión virtual tiene diferentes retos y requisitos, empezando por las consideraciones de planificación descritas en la entrada sobre la planificación de las reuniones virtuales. Para el presidente de la junta, los siguientes consejos y estrategias respaldan la facilitación de la reunión que dirige y compromete a la junta.
Preparar el escenario
Primero, haga una rápida comprobación tecnológica para asegurarse de que todo el mundo puede oír y/o ver correctamente (véase la entrada sobre la planificación de reuniones virtuales). No asuma que todos los miembros de la junta recuerdan o entienden lo que se espera y se sienten totalmente cómodos con el funcionamiento de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Revise el proceso y el formato. A continuación, dedique unos minutos a recordar a todos las reglas básicas de actuación que facilitarán su participación (véase la entrada sobre planificación de reuniones virtuales).
Abra la reunión pidiendo a todos que se presenten por su nombre. Esta práctica establecerá un quórum, que es tan necesario en una reunión virtual como en una reunión tradicional. También ayuda a la persona que toma las actas a atar un comentario o una moción a la persona adecuada. Tener el número de teléfono de todos a mano en caso de un problema tecnológico. Pida a los miembros de la junta que se identifiquen por su nombre cada vez que hablen, especialmente cuando no hay vídeo o imagen fija, ya que las voces no siempre son fácilmente reconocibles.Entre las Líneas En una reunión cara a cara con uno o dos participantes remotos, es especialmente importante seguir este mismo proceso con los que están en la sala.
Aprenda a “leer la sala”
El proceso de grupo es más difícil de manejar en una reunión virtual. El presidente de la junta debe compensar la falta de pistas visuales leyendo la “sala” virtual de una manera diferente, más intencional. Los presidentes deben tener una lista de los miembros de la junta delante de ellos, en cualquier orden que haga más fácil recordar a todos. Lleven la cuenta de quiénes no han hablado, e invítenlos a unirse. Tenga en cuenta que las personas más calladas pueden ser más reacias a participar en las discusiones virtuales y necesitan ser animadas a hacerlo. Diríjase a todos los miembros de la junta por su nombre cuando hable con ellos. Cuando se esté discutiendo un tema, vaya alrededor de la mesa virtual para desalentar a los miembros del consejo a que hablen entre ellos. Dé a cada persona tiempo para hablar sin interrupciones y pregunte si ha terminado antes de seguir adelante.
Solicite opiniones
Puede ser necesario un enfoque de facilitación más estructurado en una reunión virtual. Plantee preguntas específicas que inviten a la retroalimentación y generen más discusión – no “¿Está todo el mundo de acuerdo?” sino “¿Cree usted que la junta debería seguir esta opción, o puede sugerir otras que deberíamos explorar?” Para recoger el desacuerdo que no se puede ver en el lenguaje corporal, use chequeos frecuentes. Pasen lista o utilicen las funciones que ofrecen algunas plataformas de reuniones, como el levantamiento de manos, las encuestas (opciones de preguntas y respuestas que se ofrecen prácticamente a todos los participantes de la reunión; los resultados se calculan y se muestran en tiempo real) y las comprobaciones de consenso. (Las comprobaciones de consenso pueden ser más difíciles durante las reuniones virtuales, pero el establecimiento de un método coherente y verbal para completarlas puede aumentar la comodidad y la eficacia de los miembros de la junta. Tras largas discusiones, considere la posibilidad de “round robins”, en los que cada participante tiene la oportunidad de sopesar o indicar su acuerdo o desacuerdo). Cuando un tema es especialmente polémico, presentarlo en otra reunión en persona podría ser una buena opción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Cuando sólo uno o dos miembros de la junta participan virtualmente en lo que de otro modo sería una reunión presencial, tenga en cuenta su presencia y pida regularmente su opinión.
Prepárese para lidiar con la multitarea
Uno de los mayores desafíos en una reunión virtual es la tentación de realizar varias tareas a la vez. Antes de que empiece la reunión, recuerde a los miembros de la junta la regla de no hacer tareas múltiples, y pídales que se comprometan a no revisar el correo electrónico, el texto, las noticias o trabajar en otro proyecto durante la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Admite que la mayoría de nosotros sucumbimos a la tentación en un momento u otro, pero recuérdales que hacer el trabajo de la junta requiere la atención de todos. Es importante eliminar las distracciones de sus espacios personales, despejar sus escritorios, asegurarse de que sus alrededores son tranquilos, y tener disponible el material de la reunión.
Mantener un ritmo enérgico y utilizar las estrategias de participación descritas anteriormente -especialmente pistas auditivas como hacer preguntas y llamar a los miembros individuales del consejo- evitará la distracción, al igual que el uso de características visuales e interactivas en las plataformas de reuniones virtuales. Una participación activa cada 10 ó 20 minutos mantendrá la reunión productiva y la participación de los miembros del consejo.
¿Cómo vamos?
Para muchas juntas sin fines de lucro, las reuniones virtuales son un cambio significativo a los negocios como de costumbre. Reserva cinco minutos al final de cada reunión virtual para que los miembros de la junta opinen sobre temas básicos:
– ¿Cuáles fueron los aspectos más productivos de la reunión?
– ¿Cómo funciona la tecnología para usted?
– ¿Qué podríamos hacer de forma diferente?
En una evaluación anual, explore estas preguntas sobre la efectividad de las reuniones virtuales:
– ¿Funcionan bien la frecuencia, la duración y el tiempo de las reuniones virtuales para nuestra junta?
– ¿Logramos tanto en una reunión virtual como en una reunión cara a cara?
– ¿Las agendas de las reuniones y las técnicas de facilitación mantienen a los miembros del consejo comprometidos y centrados?
– ¿Se siente el presidente del consejo cómodo con la facilitación de la reunión virtual?
– ¿Siguen los miembros del consejo nuestras reglas de compromiso?
– ¿Cómo se sienten los miembros del consejo sobre la facilidad de participar en una discusión virtual?
– ¿Hay otras formas en las que podríamos utilizar las reuniones virtuales para nuestra junta?
– ¿Son los temas discutidos durante estas reuniones adecuados para la discusión virtual?
– ¿Qué desafíos técnicos han experimentado los miembros del consejo?
– ¿Cómo podemos mejorar la formación y la práctica técnica?
– ¿Estamos utilizando la mejor plataforma de reunión para nuestras necesidades?
Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):
El presidente de la junta, el CEO o director ejecutivo y el personal pueden utilizar estas mismas preguntas para mantener una conversación abierta y continua sobre la mejora de la planificación, el proceso y la tecnología de las reuniones virtuales.
Efectos del Derecho en la Votación Electrónica
Nota: más información disponible sobre los Aspectos Jurídicos de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas se haya aquí.
Algunas leyes estatales, en Estados Unidos, abordan la votación electrónica de las juntas sin fines de lucro.Entre las Líneas En otros estados, las organizaciones sin fines de lucro pueden establecer sus propios procedimientos en sus estatutos. La forma en que la ley define una reunión determina los procedimientos de votación permitidos. Para más información sobre cuestiones legales relacionadas con las reuniones virtuales, véase la entrada sobre planificación de reuniones virtuales y la ley.
DEJANDO LA “HABITACIÓN”
Cuando un participante necesita apartarse temporalmente -por ejemplo, debido a una sesión ejecutiva o a un conflicto de intereses- es bueno acordar un proceso para que regrese.
Salir de una reunión no es tan fácil como salir de la sala y esperar cerca. Si la junta necesita celebrar una sesión ejecutiva sin el director general o el director ejecutivo, es útil que él o ella lo sepa antes de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Alguien que no sea el director ejecutivo puede entonces convocar la llamada. Esto le permite colgar sin desconectar a toda la junta. Un miembro de la junta con un conflicto de intereses relacionado con un tema de la agenda puede hacer lo mismo. Dependiendo de la plataforma de la reunión virtual, el presidente de la junta o alguien que él designe puede enviar un correo electrónico o un texto, o utilizar la herramienta apropiada de la aplicación, para hacer saber al participante excusado que el segmento confidencial ha terminado y que puede volver a unirse a la reunión.
CONFLICTO DE INTERESES
Cada junta debe encontrar una manera de manejar los conflictos de intereses, que son una parte inevitable de un servicio de la junta. Por lo general, cuando un miembro de la junta tiene un conflicto de intereses en relación con un tema que se está discutiendo, se recusa, abandona la sala de juntas durante la deliberación y no participa en la votación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Durante una reunión virtual, los conflictos de intereses tienden a complicarse. Todo miembro de la junta que sea consciente de que el orden del día incluye temas que crean un conflicto de intereses o cuestiones que tienen el potencial de crear un conflicto de intereses debe declarar esa información antes de la reunión y luego se excusa en el momento oportuno.
[rtbs name=”gobernanza-corporativa”] [rtbs name=”juntas”]Datos verificados por: Chris
Recursos
[rtbs name=”informes-jurídicos-y-sectoriales”][rtbs name=”quieres-escribir-tu-libro”]Notas y Referencias
Véase También
▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.
Si no has visto el video de YouTube donde recrean cómo podría ser una reunión virtual en la vida real, te animo a que le eches un vistazo. Hay un perro ladrando, confusión sobre quién está hablando, y una falta de claridad sobre cuándo una persona está o no en la llamada. Es entretenido, y una herramienta útil que vale la pena compartir con su junta. Sin embargo, no llega al meollo del asunto, y proporciona la guía que necesitas para facilitar o participar en reuniones de la junta virtual significativas y orientadas a resultados.
Para otros miembros del consejo, puede ser el correo electrónico, un juego en línea, o incluso doblar la ropa que “llama a su nombre”. Pero nunca debemos perder de vista el hecho de que tenemos una responsabilidad tanto legal como ética de estar en el momento, de prestar mucha atención, y de tomar las mejores decisiones en nombre de las organizaciones a las que servimos, pase lo que pase.
Lo que más deseaba cuando el día laboral cerró era volver a mi hotel, cenar y ver el partido de futbol de mi equipo. Pero la junta en la que trabajo se reunía esa noche y mis planes tendrían que ser suspendidos… ¿o no? Podría pedir el servicio de habitaciones, encender y silenciar la televisión y escuchar la reunión a través de la sala de conferencias online que utiliza nuestra organización. Podría fácilmente mantener un oído en la reunión y dos ojos en el juego, ¿verdad?
¡Incorrecto! Los miembros del consejo deben tratar todas y cada una de las reuniones del consejo con el mismo respeto: Estar preparados, estar comprometidos y permanecer en el momento. Y sin embargo, sé por experiencia que muchos miembros del consejo no le dan a las reuniones virtuales la misma cantidad de tiempo de preparación y atención que a las reuniones presenciales. ¿Por qué es esto? Porque han llegado a esperar conversaciones poco sólidas en una reunión virtual, y esto se debe a una serie de factores, como la incomodidad de algunos miembros con la tecnología, la falta de las habilidades especiales necesarias para facilitar una reunión virtual, y la incapacidad de ver e interpretar los gestos de sus colegas. Van a la reunión con bajas expectativas tanto de ellos mismos como de sus compañeros y, como resultado, a menudo se dejan distraer. Ellos – nosotros – olvidan que las reuniones de la junta son de vital importancia para nuestras organizaciones. Como miembro de un organismo que está en deuda con la confianza del público, es nuestro deber legal dar a cada reunión de la junta nuestra plena atención y el mejor esfuerzo – sin importar dónde podamos estar sentados y cómo podamos participar.
Las juntas son fundamentales para el éxito de la organización. Con décadas de experiencia práctica trabajando con y apoyando a las juntas sin fines de lucro, algunas publicaciones sobre este tema son un recurso de consulta para los líderes de las juntas y ejecutivos de las organizaciones sin fines de lucro. Algunas publicaciones sobre este tema apoyan a una amplia y diversa sección transversal de organizaciones del sector social con
– iniciativas de liderazgo que abordan oportunidades y cuestiones clave dentro del sector no lucrativo
– investigación y evaluación comparativa de la composición, las prácticas y el desempeño de la junta
– programas de apoyo a la membresía y a la junta
– herramientas personalizadas de diagnóstico y evaluación del rendimiento
– una amplia biblioteca de documentos temáticos, publicaciones, e infografías, herramientas, plantillas y más descargables
– educación y capacitación en vivo y virtual
– consultores de gobierno que trabajan directamente con líderes de organizaciones sin fines de lucro para diseñar soluciones especializadas para satisfacer las necesidades de una organización.