Equipos Virtuales

Este elemento es una profundización de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs] Gracias al despliegue cada vez mayor de equipos virtuales, la oficina moderna se define cada vez más por zonas horarias, en lugar de paredes. Según una encuesta realizada por la Society for Human Resource Management (SHRM), el 66% de las multinacionales, sin mencionar a casi la mitad de todas las organizaciones, utiliza equipos virtuales, que pueden aumentar la productividad y la flexibilidad de los empleados al tiempo que reducen el tiempo y el costo (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) de los viajes..

Cuando se trata de una lluvia de ideas, la planificación (véase más en esta plataforma general) de proyectos y el establecimiento de objetivos, la investigación de SHRM sugiere que los equipos virtuales pueden ser más efectivos que los equipos en persona.

Puntualización

Sin embargo, los equipos virtuales aún son considerados inferiores en algunas áreas clave. Los equipos tradicionales, por ejemplo, reciben calificaciones más altas cuando se trata de desarrollar confianza, mantener la moral, monitorear (vigilar) (vigilar) el desempeño y manejar (gestionar) conflictos.

Otros Elementos

Además, como lo ilustra la encuesta SHRM, a los administradores virtuales les cuesta más monitorear (vigilar) (vigilar) el desempeño individual y de equipo y la ausencia de señales visuales puede hacer que el desarrollo de una comprensión compartida sea más difícil que en una reunión física. Diferentes zonas horarias y barreras culturales y tecnológicas también pueden dificultar la colaboración.

Estos desafíos, por supuesto, pueden abordarse mediante la promoción de fuertes conductas de liderazgo (véase también carisma) y la capacitación de equipos virtuales en habilidades para establecer relaciones y confianza al implementar procesos y sistemas que les permiten colaborar de manera más efectiva. Desafortunadamente, según nuestra propia investigación, estas cosas no están sucediendo, al menos no en la mayoría de las empresas.Entre las Líneas En pocas palabras, las mejores prácticas no se están implementando (o incluso claramente definidas) lo suficiente. De hecho, las investigaciones indican que menos del 20% de los equipos virtuales reciben capacitación sobre cómo trabajar efectivamente como un equipo virtual, lo que hace que la mayoría de los líderes virtuales y los miembros de sus equipos operen de manera improductiva. Como resultado, una cuarta parte de los equipos virtuales no cumplen con las expectativas.

Para ayudar a definir mejor las mejores prácticas que conducen al éxito en un entorno virtual, estudiamos 48 equipos virtuales en una variedad de industrias. Nuestra investigación incluyó una encuesta de 427 miembros y líderes de equipos virtuales, así como datos recopilados de 99 partes interesadas familiarizadas con los equipos de nuestro estudio, como clientes internos o gerentes de líderes de equipos. También realizamos una encuesta adicional a 304 personas que trabajaron en equipos virtuales separados. Encontramos varias estadísticas preocupantes:

• Cuando fueron evaluados por terceros interesados, el 27 por ciento de los 48 equipos estudiados tuvieron un desempeño general calificado como adecuado o inferior al adecuado
• Cuando se pidió a los miembros del equipo y a los líderes que evaluaran su propia efectividad, el 17 por ciento calificó su propio desempeño como adecuado o menos adecuado.
• El veinticinco por ciento de las 304 personas encuestadas dijo que sus equipos no eran completamente efectivos

Nuestra investigación de seguimiento incluyó entrevistas con 35 líderes virtuales de alto rendimiento. Y aunque las tácticas y la tecnología utilizadas por estos líderes de equipos virtuales exitosos variaron, descubrimos que todos compartían la capacidad de hacer cuatro cosas excepcionalmente bien: crear confianza y relaciones, responsabilizar a los miembros del equipo, motivar a sus equipos e implementar procesos que apoyen el trabajo virtual y colaboración.

Estos atributos y los hábitos que los acompañan encajan en un marco conocido como el Modelo RAMP: Relaciones, Responsabilidad, Motivación y Proceso. Este modelo se puede usar para describir el liderazgo (véase también carisma) en general, pero como se señala en este artículo, existen diferencias distintas al aplicar RAMP de manera efectiva en un entorno virtual.

Relaciones

Las relaciones se basan en la confianza mutua, objetivos compartidos e intereses comunes. Se desarrollan a lo largo del tiempo, a través de varias interacciones, y estas interacciones ocurren de manera más natural dentro de los equipos que se ubican conjuntamente. Cuando los compañeros de trabajo trabajan en la misma ubicación física, por ejemplo, pueden tomar nota de las fotos familiares y otros artículos personales en los escritorios de los demás. Pueden conversar sobre las aventuras del fin de semana durante el café de la mañana y obtener información sobre la vida personal durante el almuerzo.

Los compañeros de trabajo virtuales carecen de estas oportunidades espontáneas informales para conectarse. Como resultado, los líderes de equipos virtuales necesitan ayudar a construir relaciones entre los miembros del equipo, lo que se puede hacer de varias maneras. Aquí hay algunos hábitos que los líderes virtuales compartieron con nosotros, que puede implementar en su propia empresa:

Organice fiestas de cumpleaños virtuales y baby showers con WebEx, Live Meeting o GoToMeeting
Invite a los miembros de su equipo a que se envíen bocadillos o pequeños tokens que representan su cultura.
Programe un “descanso para tomar café virtual” una vez a la semana para permitir que los empleados tengan 10 a 15 minutos de debate gratuito
Use FaceTime, Google Hangouts u otras herramientas de chat de video para mantenerse en contacto de una manera menos formal
Haga “llamadas de atención” que no tengan una agenda relacionada con el trabajo para conectarse con los miembros del equipo a nivel personal
Asocie a miembros del equipo de diferentes ubicaciones para aumentar las oportunidades de conectarse y crear confianza.
Conoce a los miembros de tu equipo en las redes sociales.

RESPONSABILIDAD

Los empleados virtuales deben asumir una mayor responsabilidad individual para cumplir con los plazos, por lo que es fundamental que alguien los haga responsables a pesar del hecho de que los administradores virtuales tienen menos oportunidades de observar a sus empleados.

Para abordar este dilema, el software de gestión de proyectos es una herramienta eficaz. Los programas de software como Basecamp, WorkZone y Wrike pueden hacer que cada proyecto sea visible para todo el equipo, de modo que todos los interesados ​​comprendan dónde encaja su trabajo en el panorama general. La capacidad de compartir archivos, asignar tareas y verificar las fechas de vencimiento también permite a los miembros del equipo comunicar fácilmente los próximos pasos, ya sea proporcionar datos o pasar un documento para su revisión.

El software de seguimiento del tiempo (como TimeFox, Timesheet y Kronos) también es una herramienta eficaz para mejorar el rendimiento (véase una definición en el diccionario y más detalles, en la plataforma general, sobre rendimientos) del equipo virtual, permitiendo a los líderes del equipo realizar un seguimiento de las horas (especialmente útil si trabaja con varios clientes y está tratando de determinar cuánto tiempo necesita). estamos invirtiendo en cada uno).

Otros hábitos que ayudan a los líderes a administrar la responsabilidad y mejorar la toma de decisiones en un entorno virtual incluyen:

Desarrollar métricas que se centren en los resultados, no en el número de horas trabajadas
Involucrar a los empleados en las etapas iniciales de planificación (véase más en esta plataforma general) del proyecto para que se puedan desarrollar plazos realistas
Brindar a los empleados más autonomía al permitirles determinar la mejor manera de organizar su trabajo.
Programe los registros en los hitos clave con los miembros individuales del equipo para evaluar el progreso, proporcionar comentarios y orientación, y hacer las correcciones necesarias en los cursos.
Comparta calendarios y planes de acción con todo el equipo para que todos estén al tanto del estado de un proyecto.

MOTIVACIÓN

Los miembros del equipo virtual enfrentan distracciones frecuentes y muchos desafíos únicos que pueden afectar su motivación, especialmente si trabajan desde casa. Los trabajadores virtuales a menudo se sienten aislados y, como resultado, pueden perder de vista por qué sus contribuciones individuales son importantes.

Aquí hay algunas maneras prácticas de mantener a tu equipo virtual motivado:

Practica la escucha activa; Parafrasee lo que sus empleados dicen para confirmar la comprensión, ya que hay más oportunidades de malentendidos sin señales visuales
No asuma que sus instrucciones son claras; Haga que los miembros del equipo resuman la tarea asignada antes de tomarla.
Estar disponible fuera del horario normal de oficina
Minimizar el uso del correo electrónico; anime a los miembros del equipo a programar conversaciones entre ellos mientras colaboran en un proyecto

Las herramientas de mensajería instantánea como Google Hangouts, Google Talk, Microsoft Lync (ahora Skype for Business) y Cisco Jabber le permiten comunicarse con los miembros del equipo de una manera menos formal.
Facilite a todos los empleados el acceso a los documentos que necesitan de forma remota. El uso de software de intercambio de archivos basado en la nube, como Google Drive o Dropbox, puede ayudar a todos a compartir documentos fácilmente y organizarse
Proporcionar comentarios constructivos a través de sesiones virtuales de entrenamiento es otra forma importante de mantener a los miembros del equipo motivados. Les pedimos a los líderes virtuales que encuestamos que compartieran sus mejores prácticas para entrenar a los empleados virtuales. Esto es lo que recomendaron:

Use la videoconferencia para que pueda hablar cara a cara
Nombrar comportamientos en lugar de etiquetar. No le digas a alguien que su falta de compromiso hizo que el proyecto fracasara; No estás dejando claro lo que hizo mal.Entre las Líneas En su lugar, apunte a comportamientos específicos, como el incumplimiento de una fecha límite acordada
Hacer la sesión consultiva. Pregunte a los empleados sobre sus desafíos y qué puede hacer para enfrentarlos juntos.
Presta atención al tono e inflexión de tu voz.
Pida a los empleados que repitan lo que ha dicho para confirmar la comprensión.
No asuma que recordarán las acciones de seguimiento; Póngalos por escrito a través de correo electrónico

PROCESO

La forma en que compartas información y tomas decisiones en un equipo virtual será intrínsecamente diferente. Hay una mayor posibilidad de malentendidos debido a las diferencias de zona horaria, dificultades con la tecnología y otros factores. No asuma que los empleados nuevos saben cómo usar los programas que son comunes en su empresa o entienden los procesos que pueden ser exclusivos de su empresa. Todos deben recibir capacitación sobre los programas que utiliza para colaborar virtualmente, como GoToMeeting, WebEx o programas para compartir archivos como Google Drive.

Los líderes virtuales deben mantener los documentos de proceso en un archivo compartido para que todos los empleados comprendan el protocolo para organizar reuniones, usar el software de gestión de proyectos e interactuar con el equipo. Estos documentos deben actualizarse periódicamente y los cambios deben comunicarse al equipo.

Otros consejos para la gestión de procesos de equipos virtuales incluyen:

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Establecer expectativas; todos deben conocer el plazo (véase más detalles en esta plataforma general) previsto para responder a los correos electrónicos y correos de voz
Reduzca correos electrónicos innecesarios siempre que sea posible; Los chats rápidos o los mensajes instantáneos son más efectivos.
Antes de enviar un correo electrónico a todo el equipo, pregúntese si todos los miembros del equipo deben copiarse para evitar el exceso de correos electrónicos.
Asegúrese de que su equipo tenga los recursos que necesita para colaborar con éxito. El treinta y nueve por ciento de los líderes que encuestamos informaron que tenían desafíos derivados de la falta de recursos.

Las reuniones virtuales ineficaces son uno de los mayores escollos para los líderes. Las reuniones virtuales a menudo se desvían del tema y duran mucho tiempo. De hecho, a menudo se llevan a cabo cuando no se necesitan simplemente porque están en el calendario. Los líderes virtuales siempre deben considerar si se requiere una reunión y, de ser así, establecer objetivos claros para lo que se necesita lograr.

Aquí hay algunos otros consejos para organizar reuniones virtuales más efectivas:

Use software de reuniones colaborativas como WebEx, GoToMeeting o Adobe Connect, que le permite ver a otros en su equipo. Estos programas también le permiten usar un icono de mano para administrar la conversación
La tecnología de telepresencia lleva esto un paso más allá, con programas más sofisticados para que se sienta como si se reuniera en persona. Estos programas incluyen la serie TelePresence de Cisco y la conferencia de alta definición Polycom
Tenga en cuenta que los empleados que trabajan desde casa no siempre están listos para una videollamada (examine más sobre estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Recuerda preguntar primero antes de llamarlos en video.
Organice reuniones solo cuando sea necesario; evitar reuniones de actualización de estado
Asigne elementos de la agenda a varias personas de su equipo para mantenerlos comprometidos durante la reunión
Mantener la participación del equipo a lo largo de la sesión; usar encuestas o recoger votos
Limite los horarios de las reuniones para mantenerse en el camino.
Designe a alguien para que mantenga la conversación en curso cuando la conversación se convierta en tangentes
Dirija preguntas individuales o discusiones no relacionadas fuera de línea para que no pierda tiempo durante las reuniones
Comparte la agenda y las notas en tu pantalla para que todo el equipo pueda verlas.
Considera grabar reuniones y volver a publicar las grabaciones.

FECHAS FINALES

Los lugares de trabajo virtuales han transformado el panorama empresarial tradicional, y está claro que están aquí para quedarse. De hecho, lo que antes era una opción para muchas empresas ahora se requiere simplemente para seguir el ritmo de la competencia global.Si, Pero: Pero los equipos virtuales a menudo fallan. Y cuando eso sucede, la productividad disminuye y eso, en última instancia, afecta el resultado final.

La buena noticia, como se señaló anteriormente, es que evitar el fracaso no es difícil. Las organizaciones simplemente necesitan implementar la tecnología, las herramientas y la capacitación necesarias para garantizar que los equipos virtuales puedan ofrecer un retorno de la inversión en términos de mayor competitividad y rentabilidad.

Jay Moldenhauer-Salazar, ex vicepresidente de gestión de talento en Gap, quizás lo dijo mejor cuando señaló: “Las cosas que son buenas para los equipos virtuales son las mismas que para los equipos tradicionales, pero se vuelven aún más importantes en los equipos virtuales. ”

Autor: Williams, provisional

Recursos

Notas

Véase También

▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.