Marco de Comunicación Interna

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Marco de Comunicación Interna Corporativa

Las relaciones públicas son un campo en crecimiento en Estados Unidos. Este crecimiento puede explicarse en parte por el hecho de que las relaciones públicas son un ejercicio de poder .Entre las Líneas En todo el mundo, los mensajes están por todas partes, tanto explícitos como implícitos. Entre otros atributos, los mensajes tienen la capacidad de informar o persuadir a las audiencias sobre un determinado tema o conjunto de temas. Estos atributos se han acentuado en la era digital de los medios sociales, ya que los mensajes pueden crearse, difundirse y analizarse más rápidamente que nunca. Dada la naturaleza altamente interactiva de los medios sociales entre una organización y una audiencia estratégica, la comunicación bidireccional es prácticamente un hecho en el mundo empresarial.

Estas características de los mensajes son especialmente ciertas en las comunicaciones organizativas entre empresas. Los mensajes son necesarios para simplificar una estructura institucional compleja con un historial de experiencia e información, a la que el público ya ha estado expuesto. Cuando una empresa puede identificar y clarificar los mensajes clave para muchos segmentos de público, puede fomentar las relaciones a largo plazo con su público. No se puede exagerar la importancia de las relaciones en una empresa, ya que una empresa puede definirse por las relaciones.

Desde los años 90 se conceptúa una empresa como un conjunto conectado de relaciones entre las partes interesadas donde el énfasis está en la conectividad. Cuando las relaciones están en primera línea de un negocio, estas relaciones hacen que los productos y servicios ofrecidos por una organización sean más relevantes que nunca en un mercado global cambiante. A pesar de la velocidad a la que cambia el mercado global, cuando una empresa puede desarrollar la confianza entre sus públicos clave, la confianza institucional de un público puede superar a los productos o servicios superiores ofrecidos por una empresa de la competencia.

Es posible describir un vínculo entre las comunicaciones organizativas y las relaciones públicas, ya que muestra la diversidad por la que se comunican. Las relaciones públicas son un proceso en el que las organizaciones deben comunicarse con los públicos de diferentes maneras en diferentes situaciones. A partir del debate sobre la comunicación organizativa descrito anteriormente, las relaciones públicas son claramente el mecanismo por el que una empresa se comunica con los públicos clave en medio de un mercado global cambiante.

Sin embargo, cuando nos viene a la mente el término “relaciones públicas”, no es raro pensar que se trata de mensajes que realmente podemos ver y oír. Se trata de una suposición razonable, ya que los medios de comunicación se han vuelto más sofisticados con el paso del tiempo, lo que permite a la sociedad estar expuesta a muchos mensajes en diferentes medios muy visibles.

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Sin embargo, se puede argumentar que los mensajes que no se ven ni se oyen son a menudo tan importantes -si no más- que los mensajes altamente visibles que podemos discernir.

Estos mensajes que no son vistos ni escuchados por el público externo suelen estar ocultos bajo el paraguas de la comunicación interna. Naturalmente, desde que las relaciones públicas se han globalizado a causa de los medios digitales, se ha vuelto más importante equilibrar lo local con lo global. Como forma de mantener a los empleados alineados con los objetivos estratégicos de la organización, las comunicaciones internas no deben pasarse por alto.

En comparación con las generaciones anteriores, el aumento de la globalización de los negocios ha supuesto para las empresas una mayor carga de trabajo, más horas de trabajo y un acuerdo de personal más estricto que hace hincapié en la autonomía de los empleados. Naturalmente, tiene que haber una forma de que la empresa mantenga a los empleados informados sobre los objetivos estratégicos, así como diversos medios comunicativos para mantenerlos motivados.

Una forma de que las empresas logren esto es dividir su estrategia de comunicación entre la comunicación interna y la externa. La comunicación interna está basada en el reconocimiento de que el potencial humano y el deseo de dejar la propia huella son esenciales para el éxito de la organización. Es comprensible que la atención prestada a la comunicación interna sea mínima en comparación con la comunicación externa. xxx

Al fin y al cabo, los fines y los medios con los que una empresa utiliza la comunicación interna son a menudo exclusivos y sólo los conocen el consejo de administración (o junta directiva) y los empleados. La literatura, desde los años 80, alude a una cultura única que surge de las comunicaciones internas cuando esbozó que las señales culturales se transmiten cuando las personas se aculturan como empleados de la organización o como individuos en la sociedad. Este proceso comienza durante la entrevista inicial de un posible candidato a un puesto de trabajo, a partir de la oferta de empleo, y luego en la vida laboral diaria.Entre las Líneas En cada paso del camino, las empresas más eficientes comunicarán sus expectativas y objetivos empresariales para garantizar que todos los empleados sean conscientes de su contribución significativa al trabajo.

Por supuesto, dado que la cultura social es única para cada empresa, las comunicaciones internas a menudo pueden ocultarse al público externo para preservar la confidencialidad de las mejores prácticas de la empresa. La comunicación interna es a menudo un aspecto de la gestión de los recursos humanos, que (al igual que la comunicación interna) se centra a menudo en la organización de la mano de obra para lograr los objetivos de la organización. Esto es evidente cuando se consider la gestión de recursos humanos como un enfoque estratégico y coherente de la gestión de los activos más valiosos de una organización: las personas (o el talento humano) que trabajan en ella y que contribuyen individual y colectivamente a la consecución de sus objetivos.

En base a esta conceptuación de la comunicación interna, presente en este texto, la gestión de recursos humanos es bastante similar entre varios autores, dado que todos ellos se centran en gran medida en el potencial humano y el éxito de la organización.

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Sin embargo, la gestión de los recursos humanos a menudo se ignora durante las etapas de planificación de la comunicación.Entre las Líneas En su lugar, se considera una función facilitadora, responsable no sólo de desplegar el plan estratégico promovido por la alta dirección, sino también de animar a los empleados a vivir la marca de la empresa.

La opinión de que la gestión de los recursos humanos debe ser un facilitador del plan empresarial no es del todo infundada. El departamento de recursos humanos de una empresa se ocupa de los asuntos de los empleados a diario y, por lo tanto, sería idóneo para animar a los empleados a estar “a bordo” del plan estratégico de la empresa. Entre otras razones, si se examina la definición de “marketing social”, es posible ver que el departamento de recursos humanos de una empresa sienta las bases para la promoción de la marca.

El marketing social es una estrategia que emplea mecanismos de control social -por ejemplo, la aprobación de leyes, la inculcación y la modificación de normas sociales- para lograr objetivos de cambio social cuando se dice que estos objetivos redundan en beneficio de los individuos que se pretende cambiar. Como tal, los esfuerzos de marketing social comprometen necesariamente ciertos valores e intereses, a menudo las libertades individuales, para promover valores e intereses que la organización que patrocina el esfuerzo de cambio considera más convincentes desde el punto de vista social, económico o moral.

El departamento de recursos humanos de una empresa exhibe el control social mediante la creación de normas y estatutos que promueven los objetivos empresariales normales y cotidianos. Mientras que un empleador exigiría un sacrificio del tiempo personal de un empleado para garantizar un funcionamiento satisfactorio de la empresa, los “mejores intereses” de los empleados están asegurados cuando recursos humanos fomenta un entorno de trabajo seguro y una compensación justa.

Aunque los esfuerzos de comunicación interna de una empresa son propios y a menudo se comercializan para un público limitado, la comunicación interna en su conjunto debe entenderse para ver cómo las empresas crean una cultura que sostiene su negocio. Las comunicaciones internas deben entenderse para ver cómo las organizaciones comercializan a diferentes audiencias, en particular, si los mensajes de la empresa se alinean o divergen entre las comunicaciones externas e internas.

Si los clientes externos satisfechos son el único testimonio de la valía de una organización, se están perdiendo porque los empleados satisfechos también funcionan, ya que siguen ofreciendo productos extraordinarios y recomiendan la organización como un excelente lugar para trabajar.Entre las Líneas En lugar de considerar la gestión de los recursos humanos como una función “facilitadora” para alcanzar los objetivos de la organización, ésta debería hacer justo lo contrario. Es decir, una organización debería utilizar la gestión de recursos humanos para planificar un objetivo organizativo y utilizar las comunicaciones internas para crear comunicaciones oportunas, específicas y motivadoras para los empleados que promuevan un lugar de trabajo democratizado.

Perspectivas de la comunicación interna

Desde una perspectiva teórica, la comunicación interna es el medio propio por el que una empresa se comunica con sus empleados para garantizar la identificación y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. La comunicación interna es bastante similar a la comunicación externa. Desde un punto de vista amplio, ambas hacen hincapié en la subjetividad que permite a las empresas encontrar las estrategias que mejor se adaptan a sus necesidades, como el diálogo participativo o los flujos de información más descendentes.

Si la comunicación externa se centra en la imagen pública de una empresa, la comunicación interna trata de proporcionar el cumplimiento de la imagen funcional, o la garantía entre los clientes de que se realizarán entregas de alta calidad a tiempo y dentro del presupuesto. Si se adopta un diálogo bidireccional entre los empleados y la alta dirección, a menudo se puede promover un lugar de trabajo más democratizado. Cuando los empleados tienen voz en la forma en que se llevan a cabo las operaciones de la empresa, pueden identificar áreas para aumentar la eficiencia, reducir los costes y disminuir el personal.

Desde una perspectiva aplicada, la comunicación interna es necesaria antes de que pueda producirse cualquier tipo de marca externa de una empresa, ya que permite a los empleados comprender sus funciones laborales antes de promocionar las ofertas de la empresa. Las comunicaciones internas también garantizan que tanto los empleados como los clientes comprendan el estado actual de los objetivos de la organización, lo que es especialmente importante para las organizaciones más grandes con muchos empleados.

Una vez establecida la comunicación interna, la empresa se beneficia de varias maneras, entre otras: relaciones establecidas, participación, retroalimentación y nuevos desarrollos.

La comunicación interna como planificadora y los recursos humanos como facilitadores
A primera vista, el departamento de recursos humanos de una empresa parece ser una buena herramienta para poner en marcha un plan de comunicación interna, ya que está omnipresente en la vida profesional de un empleado dentro de la empresa. El departamento de recursos humanos de una empresa es el “latido” de la organización, ya que es responsable de atraer y mantener el talento, así como de supervisar las operaciones a diario para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Los recursos humanos también entienden que la plantilla de una empresa impulsa los índices de satisfacción de la misma. Estos índices de satisfacción, por supuesto, dependen de la calidad de un producto o servicio, la velocidad de entrega y el servicio de apoyo al cliente. Los recursos humanos también son muy buenos para comunicar las funciones administrativas de una organización, especialmente las políticas muy específicas, como las prestaciones sanitarias.

Sin embargo, si se considera a los recursos humanos como el facilitador y la comunicación interna queda relegada a la planificación, el tono de la campaña de comunicación puede describirse mejor como “business as usual”. Cuando las comunicaciones se consideran simplemente una función administrativa, los empleados de la empresa difícilmente pueden expresar alguna frivolidad hacia su trabajo diario. Los responsables de recursos humanos simplemente no están capacitados para comunicar una cultura organizativa de forma divertida y pegadiza. Es probable que ni siquiera utilicen las redes sociales (incluso en una intranet interna) para comunicar a los empleados marcas divertidas de la empresa. Más bien, los responsables de recursos humanos se centran en mantener la cultura de la empresa entre bastidores, incluidos los datos y registros confidenciales de los empleados.

Los recursos humanos como planificadores y las comunicaciones internas como facilitadoras
Los recursos humanos deben ser conceptualizados como el principal órgano de planificación de las estrategias de comunicación interna. La estrategia es una forma de determinar la estructura, o los vínculos entre las operaciones de una organización. La estructura, al igual que la estrategia, debe ser flexible y adaptable para cumplir la misión y los objetivos globales.

Al fin y al cabo, los recursos humanos están íntimamente ligados al consejo de administración (o junta directiva) de una empresa, que comunicará el “resultado final” de las necesidades de la empresa, así como lo que hay que hacer para cumplir esos objetivos. Como órgano administrativo, los recursos humanos deberían fijar los objetivos porque saben qué departamento o departamentos deben reunirse para lograr un objetivo.

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Sin embargo, dado que el departamento de comunicación interna es el que tiene la experiencia en materia de mensajería, debería establecer sus propias metas para cumplir los objetivos establecidos por recursos humanos.

La comunicación interna suele estar formada por antiguos periodistas que saben cómo elaborar mensajes pegadizos y llamativos que promuevan una agenda ideológica concreta.

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Sin embargo, a diferencia de un periodista, un profesional de la comunicación interna hará avanzar la agenda de la empresa para crear una organización empresarial única. Esto contrasta con el trabajo de un periodista, que promueve la agenda política liberal, moderada o conservadora de su propio medio de comunicación. Muchas empresas no defienden una agenda política concreta, sino que el profesional debe hacer avanzar lo que la propia empresa defiende.

Al igual que quienes trabajan en la comunicación externa, crean estrategias globales para preservar la reputación de la entidad, para mantener la coherencia de los mensajes y la identidad, y para participar y manejar los problemas que puedan cruzar las fronteras. Estas estrategias globalizadas pueden atraer a un público objetivo que a menudo estará de acuerdo con los objetivos, los valores y la declaración de la misión de la empresa. Al igual que un periodista, también entienden el papel de las fuentes de noticias externas que pueden escribir palabras alentadoras o despectivas sobre la empresa basándose en informes de investigación.

La comunicación interna entiende que, si bien el proceso de planificación con los recursos humanos lleva tiempo, la implementación gradual de la campaña podría llevar varios meses, incluso años. Basándose en las normas actuales de usabilidad digital, los anuncios dirigidos deben hacerse a lo largo del año, ya sea a través de un sitio de medios sociales externos de la empresa o de un sitio de intranet propio.

Son muchas las cuestiones que se plantean en una empresa a lo largo del año, y lo mejor es que la empresa se dirija a cada una de ellas por separado para aclararlas y asegurarse de que se presta una gran atención a la cuestión.Entre las Líneas En apoyo de esto, sería ideal que las comunicaciones internas fomentaran una asociación con el departamento de comunicaciones corporativas externas. La comunicación interna no sólo podría aprender las estrategias de mensajería, sino que también podría garantizar que los mensajes internos y externos se alineen con la misión general de la empresa.

Dado que la interactividad de los medios digitales suele promover la comunicación bidireccional entre la empresa y sus trabajadores, esto puede fomentar el orgullo laboral, un entorno de trabajo democratizado y garantizar que el lugar de trabajo experimente una mejora cíclica. Tanto los recursos humanos como las comunicaciones internas tienen la herramienta para evaluar la eficacia de los mensajes, especialmente con las numerosas herramientas de análisis de medios sociales basadas en la web que existen hoy en día.Entre las Líneas En muchos sentidos, cuando los empleados se sienten “enterados” de las operaciones comerciales de una empresa, esto aumentará su lealtad partidista a la misma.

En consecuencia, cuando una empresa tiene empleados leales, éstos protegerán la imagen de marca de la empresa. La cultura organizativa es un buen indicador de si una organización tendrá éxito o fracasará. Mientras que los recursos humanos son necesarios para crear esta cultura, la comunicación interna es necesaria para “embarcar” a los empleados en la consecución de los objetivos de la organización. Esta misión se vuelve aún más crítica para las organizaciones con un gran número de empleados o con empleados con talento altamente especializado.

Por supuesto, la cultura organizativa no se limita a los límites geográficos de la empresa. Gracias a los medios digitales, los sitios de medios sociales pueden permitir al público externo hacerse una idea de la cultura organizativa de una empresa. A la luz de este hecho, muchas organizaciones han formado a los empleados sobre cómo utilizar la presencia oficial de la empresa en las redes sociales. Aunque los empleados no tienen necesariamente prohibido utilizar el sitio de medios sociales de su empresa, a menudo deben identificarse como empleados de esa organización, así como declarar que su comentario es sólo su opinión. Los comentarios de los empleados, ya sean anónimos o con nombre, pueden dar al público externo una idea del funcionamiento diario de una empresa.

Boulding, ya a mediados de los años 50, sostenía que el comportamiento dependía en gran medida de la imagen. El mundo empresarial es un entorno competitivo. Cuando una empresa puede atraer talentos únicos con una lealtad excepcional, tendrá una ventaja competitiva.

Cuando los empleados se sientan capacitados con estos mensajes dentro de su empresa, se sentirán valorados y podrán hacer todo lo que esté en su mano razonablemente para asegurarse de que no le ocurra nada malo a su empleador. Especialmente en el ámbito digital, las comunicaciones internas deben ser un esfuerzo comunicativo bidireccional entre el empleador y el empleado. La perspectiva co-creativa puede conducir a un significado compartido de la cultura corporativa. Desde una perspectiva externa, la lealtad de los empleados brillará como publicidad positiva gratuita.

Datos verificados por: Dewey

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Véase También

Comunicación Empresarial, Guía de Investigaciones Internas Corporativas