Plataformas de Reuniones Virtuales

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs]

Opciones de Plataformas de Reuniones Virtuales para Juntas Directivas y Consejos de Administración

Nota: véase asimismo la información relativa a la Reunión Virtual de las Juntas y la Planificación de las Reuniones Virtuales de los Consejos de Administración y las Juntas.

Teleconferencias

Las conferencias telefónicas y las audioconferencias por Internet son una práctica habitual en muchas organizaciones y en juntas sin fines de lucro con miembros en lugares muy extendidos. Los ejemplos incluyen FreeConferenceCall.com, Skype, Google Hangouts y Zoom.

Fortalezas

Algunos aspectos a tener en cuenta:

– Familiar para los miembros de la junta y fácil de aprender y usar
– Opciones gratuitas con características adicionales por una cuota
– Opciones de pago con características avanzadas.

Limitaciones

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– Es difícil incorporar la interacción social y el tiempo de descanso
– Ausencia de contacto cara a cara
– Contar los votos por lista lleva tiempo

Características

Algunos aspectos a tener en cuenta:
Con los planes pagados, muchos proveedores ofrecen funciones interactivas que amplían el potencial de la conferencia telefónica tradicional.
– Notificación de la reunión con invitaciones, confirmaciones e integración de calendario automatizados
– Los controles de la web permiten a los participantes ver los detalles de la llamada en sus pantallas, incluyendo quién habla, quién está en silencio y quién ha dejado la llamada.
– Comandos de tono táctil que activan características especiales, incluyendo pedir permiso para hablar o levantar las manos
– Subconferencias que dividen la llamada en discusiones de grupos pequeños
– Pantalla compartida que permite al presidente de la junta o a los presentadores mostrar y revisar los documentos. Compartir la pantalla (también conocido como compartir el escritorio) es compartir el acceso a la pantalla de una computadora. Un usuario puede proyectar su pantalla de computadora a todos los participantes de la reunión.

Teleconferencias: Preguntas para hacer a un proveedor

Costo

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– ¿Cuál es la estructura de precios?
– ¿Se puede escalar el precio en función del número de participantes?
– ¿Hay una penalización por cancelación?
– ¿Hay un período de prueba gratuito?

Características y facilidad de uso

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– ¿Cuál es la capacidad del puente de conferencia? (El puente de conferencia permite que varias personas participen en una llamada telefónica. A diferencia de la llamada a tres bandas que es estándar en la mayoría de los teléfonos, un puente de conferencia crea una sala de reuniones virtual, que conecta muchas líneas telefónicas diferentes a la misma sala de conferencias virtual).
– ¿Cuál es el número máximo de participantes?
– ¿Qué características están disponibles con un plan gratuito? ¿Con un plan de pago?

Soporte técnico

Por ejemplo: ¿Se ofrece apoyo por teléfono, correo electrónico y chat? ¿Cuál es el tiempo medio de respuesta?

Videoconferencia

En una videoconferencia, los participantes pueden verse y escucharse mutuamente. Las plataformas de videoconferencia de hoy en día ofrecen una variedad de herramientas que simulan reuniones en persona y promueven la interacción y la toma de decisiones. Se dispone de aplicaciones gratuitas y baratas, pero las opciones con funciones completas requieren un costo adicional.

La videoconferencia se ha convertido en la solución ideal no sólo para las reuniones de negocios, sino también para la socialización de los empleados.

Algunos ejemplos son, entre otros, Adobe Connect, Cisco WebEx Meeting Center, Citrix GoToMeeting, Microsoft Skype for Business y Zoom. La videoconferencia simple -que incorpora una imagen de la cámara web del participante con audio, pero menos herramientas periféricas- está disponible en proveedores como Google Hangouts y Skype. Véase información adicional más abajo.

Fortalezas

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– Mejor capacidad de ver el lenguaje corporal
– Múltiples características disponibles que ayudan a crear una sala de reuniones virtual con acceso visual a herramientas de votación y comentarios, documentos, pizarras y espacios para grupos pequeños
– Portales de integración
– Amplia formación y apoyo en línea

Nota: Una pizarra es un sustituto virtual de un rotafolio. Las pizarras ofrecen un espacio para que los usuarios tomen notas y compartan información con un grupo usando texto, números e imágenes. Dependiendo de la plataforma, los usuarios pueden colaborar y las notas pueden ser guardadas y distribuidas después de la reunión.

Limitaciones

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– Una curva de aprendizaje más pronunciada
– Cuestiones de tecnología para novatos
– El costo de las plataformas con características y herramientas adicionales

Características

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– Permisos de reunión que fomentan la máxima interacción y colaboración al permitir que el anfitrión elija lo que los participantes pueden hacer durante la reunión, por ejemplo, entrar en la reunión a su llegada en lugar de esperar en el “vestíbulo”, enviar mensajes de chat o transferir archivos
– Pizarras blancas que proporcionan el equivalente electrónico de los rotafolios en persona
– Anexos y transferencias de archivos que sustituyen a los folletos en una reunión tradicional
– Subir archivos y compartir la pantalla para presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo o sitios web
– Encuestas, sondeos y otras herramientas de interacción para la votación formal o informal. La votación es una opción de preguntas y respuestas que se ofrece prácticamente a todos los participantes de la reunión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los resultados se calculan y se muestran en tiempo real.
– Funciones de chat y de preguntas y respuestas para la comunicación informal durante la reunión
– Salas de descanso (disponibles en plataformas de reuniones más avanzadas) para procesos de grupos pequeños.

Videoconferencia: Preguntas para hacer a un proveedor

Costo

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– ¿Cuál es la estructura de precios (costo por usuario, costo por mes, descuentos en las suscripciones anuales)?
– ¿Ofrece el servicio una opción gratuita?
– ¿Se dispone de un período de prueba gratuito?
– ¿Se puede escalar el precio en función del número de participantes?
– ¿Existe una penalización por cancelación?

Características y facilidad de uso

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– ¿Qué características están disponibles con un plan gratuito? ¿Con un plan de pago?
– ¿Cuáles son los requisitos del navegador y del sistema (PC y Mac)?
– ¿Cuál es el número máximo de participantes?
– ¿Cuántas transmisiones de vídeo simultáneas se pueden compartir con los participantes?

Soporte técnico

Algunos aspectos a tener en cuenta:
– ¿Se ofrece apoyo por teléfono, correo electrónico y chat? ¿Cuál es el tiempo medio de respuesta? ¿Puede un experto del personal solucionar la mayoría de los problemas, o es necesario un apoyo de nivel superior?
– ¿Incluye el servicio tutoriales en línea? ¿Un manual de usuario? ¿Comunidades de usuarios?
– ¿Cuáles son las opciones de expansión y actualización?

Revisor: Marck

¿Qué es la videoconferencia?

Para muchos trabajadores orientados a la información, especialmente los de las áreas metropolitanas más grandes de los Estados Unidos, trabajar en casa probablemente se convertirá en una tendencia a largo plazo que durará hasta el 2021 y más allá. Un importante contribuyente al éxito de esta estrategia ha sido la videoconferencia. Mucho más que una simple herramienta ocasional de reunión y comercialización, la videoconferencia se ha convertido en algo tan ubicuo como el teléfono para la gente que trabaja desde casa. Para que funcione, se utilizarán componentes de hardware diferentes de los que se han desplegado en las salas de conferencias para que funcione el teletrabajo a gran escala con videoconferencia, pero los proveedores de servicios de fondo seguirán siendo similares.

Además, los servicios de videoconferencia suelen ofrecer algo más que interacciones cara a cara. Los mejores servicios de videoconferencia permiten a los usuarios compartir sus pantallas, acceder de forma remota a los escritorios de otros, charlar mediante texto, intercambiar archivos, comunicarse mediante pizarras digitales e incluso transmitir conferencias a grandes grupos de espectadores pasivos. Algunos forman parte de paquetes de voz sobre IP (VoIP) de uso comercial, que permiten cambiar dinámicamente las llamadas de voz por videoconferencias y reuniones compartidas con sólo pulsar un botón, sin establecer nuevas conexiones.

Todas ellas son fantásticas ayudas de comunicación para escenarios de trabajo en casa, especialmente cuando se ven a través de una lente a largo plazo.Si, Pero: Pero la videoconferencia también tiene otras funciones además de mantener conectados a los empleados distribuidos. Por un lado, es una forma eficiente de asumir tareas como abordar las preguntas de asistencia de los clientes en directo, interactuar con los clientes en seminarios web en tiempo real u otros eventos de marketing, e incluso llegar a los socios. Estas capacidades han quedado un poco relegadas a un segundo plano desde el comienzo de la pandemia de coronavirus, que ha hecho que el crecimiento de las videoconferencias se dispare en gran medida en sus marcas orientadas al consumidor, como se muestra en la reciente encuesta que se muestra a continuación, realizada por la empresa de estudios de mercado Statista.

Aún así, para los trabajadores de la informática, en particular, el teletrabajo está en auge. Incluso antes de la pandemia, según un informe de FlexJobs, 3,9 millones de empleados de los Estados Unidos trabajan desde casa al menos la mitad del tiempo. Esto supone un aumento del 115 por ciento con respecto a 2005. Esto significa que en algunos casos, la videoconferencia representa la única interacción visible que los empleados tendrán con sus empleadores. Especialmente para aquellos en posiciones influyentes, el poder ser vistos puede significar a menudo la diferencia entre ser entendido o no.

Reducir los costos con la videoconferencia

Dejando de lado la pandemia, los negocios se están alejando cada vez más y lo han estado haciendo desde hace algún tiempo. Es decir, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se están dispersando a través de muchos lugares geográficos, lo que trae consigo complejos desafíos para la comunicación, incluso para los empleados que trabajan en la empresa. Si se añaden clientes y socios a la mezcla, es difícil pensar en hablar con toda esta gente sin tener que viajar mucho, lo que conlleva costes restrictivos. Aquí es donde la videoconferencia puede dar un serio impulso a los resultados de su empresa.

En lugar de pasar la mitad de su vida en las líneas de los aeropuertos, dé vida a sus reuniones usando un servicio de videoconferencia. De esta manera, el presentador no es sólo una voz en el teléfono sino una presencia en pantalla que puede ver e interactuar con otros asistentes, compartir presentaciones y más.Entre las Líneas En las reuniones de colaboración, el anfitrión puede esbozar ideas en una pizarra en línea e invitar a los participantes a unirse a ellas. Algunos servicios de videoconferencia permiten a los presentadores pasar el control a otro participante que puede continuar la reunión sin interrupción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Otros permiten que los anfitriones denieguen el acceso a los que llegan tarde para evitar más interrupciones.

Comprensión de las etiquetas de precio de la videoconferencia

Como en todos los servicios de software, los precios y los paquetes son una consideración importante cuando se trata de la videoconferencia. Los precios indicados y las descripciones de los productos en este resumen del examen suelen corresponder al nivel más bajo de servicio por usuario y mes. Todos los servicios de videoconferencia probados, excepto uno, ofrecen pruebas gratuitas (la mayoría de ellas durante 30 días) y muchos no requieren una tarjeta de crédito en el archivo. Esto significa que no tienes que preocuparte de que te cobren automáticamente cuando termine la prueba.

Por ejemplo, join.me ofrece un plan gratuito con características limitadas, que es bueno para las empresas pequeñas o incluso para las de un solo empleado. Muchos servicios son escalables dependiendo del número de anfitriones y asistentes que necesites. Recomiendo probar algunos de nuestros servicios de videoconferencia mejor valorados antes de comprometerse con uno en particular; pruebe algunas de las funciones para averiguar lo que realmente necesita y lo que es exagerado.

Otra consideración importante es si el precio del servicio se ajusta a la escala en función del anfitrión o del asistente. Los que tienen un precio por anfitrión tienden a ser mejores para los entornos de tipo seminario en línea, mientras que los que tienen un precio por asistente tienden a ser más atractivos para los compromisos de estilo de colaboración en los que cualquiera podría ser anfitrión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Microsoft Teams, por ejemplo, es un costo hundido si ya estás usando Microsoft Office 365, por lo que es una opción muy atractiva.

Puntualización

Sin embargo, si realizas seminarios web rutinariamente, entonces ClickMeeting, que tiene un precio por anfitrión, es una excelente ruta a seguir.

Facilidad de uso y colaboración

Una vez que haya encontrado los paquetes en su rango de precio, la consideración más importante es la facilidad de uso. Obviamente, si la interfaz de usuario (UI) es difícil de navegar y utilizar para usted y sus colegas, entonces va a causar retrasos en el cumplimiento de las horas de inicio, lo que frustrará a todo el mundo. Para cada revisión, discutimos la facilidad para inscribirse, crear una reunión, invitar a los participantes y configurar los controles de audio y video. También miramos la experiencia de usuario (UX) desde el punto de vista de los invitados a la reunión, que puede hacer o deshacer una reunión.

Probamos las características destacadas de cada servicio, pero depende de usted decidir si necesita o no números de marcación, compatibilidad con VoIP o ambas opciones para el audio, y si necesita o no videollamadas además de compartir la pantalla. Algunos servicios ofrecen tanto teleconferencias con números de marcación (locales o gratuitos) como llamadas VoIP, mientras que otros ofrecen sólo uno u otro. Algunos ofrecen números de marcación internacional. Todos los productos analizados ofrecen videollamadas a través de una cámara web.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

En todas estas reseñas, organizamos y participamos en reuniones para probar la experiencia de los usuarios registrados y no registrados. Nos aseguramos de describir lo fácil que es unirse a una reunión, incluyendo si un participante necesita o no descargar el software antes de unirse a una reunión en línea (lo cual podría causar una demora).Entre las Líneas En este caso, es importante comunicarse con los empleados sobre la compatibilidad del hardware y el navegador preferido. Otros servicios simplemente requieren que los asistentes introduzcan un código para acceder a la reunión.

Nuestras reseñas también cubren las funciones de administración del anfitrión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los mejores servicios le permiten configurar diferentes tipos de reuniones, como una reunión de tipo conferencia en la que todos los participantes están silenciados, o un modo de debate o de preguntas y respuestas en el que los presentadores pueden silenciar y anular el silencio de los participantes según sea necesario o dejar hablar a todos los participantes. Si alguna vez se ha distraído con el sonido de alguien escribiendo a máquina o un perro ladrando en el fondo, entonces apreciará estos controles. Otras opciones incluyen la activación y desactivación de las cámaras web, el bloqueo de los que llegan tarde a una reunión, la creación de una sala de espera mientras se preparan para la reunión y la autorización de sesiones de descanso.

En el caso de las presentaciones, es importante compartir la pantalla, así como las opciones granulares, como la posibilidad de compartir una sola aplicación (Microsoft PowerPoint, por ejemplo), un documento o una imagen o compartir todo el escritorio. La mayoría de los servicios de videoconferencia de este resumen también ofrecen una herramienta de pizarra, que puede utilizarse para esbozar ideas o tomar notas durante la reunión para que todos la vean. También hay que tener en cuenta lo que pueden hacer los participantes, como compartir su pantalla, habilitar su cámara web, hacer un boceto en una pizarra compartida e incluso hacerse cargo de la presentación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Piensa en cuánta colaboración real te gustaría tener en tus reuniones.

Otras características que hemos considerado incluyen el número de participantes permitidos en una llamada y el número de video que se permite simultáneamente. Unos pocos generosos ofrecen participaciones ilimitadas mientras que otros ofrecen sólo cuatro participantes a la vez. Considere lo importante que es esto para su empresa. La mayoría de los servicios le permiten grabar las reuniones, y unos pocos le permiten editar la grabación directamente dentro del software. Estas reuniones grabadas pueden ser usadas para sus registros o como seminarios web para cualquiera que se haya perdido la reunión o para nuevos empleados.

Solución de problemas y asistencia

Desafortunadamente, trabajar con cualquier aplicación que dependa del streaming, especialmente las videoconferencias, se vuelve más complicado cuanto más grande sea la red y más aplicaciones compitan por el ancho de banda de la red. Esto significa que si está ejecutando toda o parte de su solución en una red más grande, como la mayoría de las empresas, entonces prepárese para manejar algunos ajustes. Si bien la configuración básica es suficiente para que se ejecute una sesión, asegúrese de trabajar con su personal de TI para probar lo que sucede cuando se abren varias transmisiones. Busca artefactos o un exceso de búfer que interrumpa la transmisión, lo cual puede suceder si el vídeo hace hincapié en los límites del ancho de banda de su red o de su conexión a Internet.

Otros Elementos

Además, si tiene usuarios remotos que se conectan a Internet mediante una red privada virtual (VPN), tenga en cuenta que estos servicios a menudo también causan problemas de ancho de banda que pueden afectar al rendimiento de la transmisión de vídeo.

Para ayudar, deberá investigar las diferentes ofertas de VPN para esas conexiones remotas y, potencialmente, trabajar con su profesional de TI para implementar la Calidad de Servicio (QoS) en su red que protegerá el ancho de banda utilizado por las videoconferencias mientras se realizan. Si ya estás usando un sistema VoIP basado en la nube para tus llamadas telefónicas, tu personal de TI ya tendrá una buena idea de cómo proteger el tráfico de esta manera ya que los requisitos son muy similares.

Datos verificados por: Chris

Recursos

Notas y Referencias

Véase También

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