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Registro de Documentos

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre el registro de documentos. [aioseo_breadcrumbs]

Este elemento se divide en las siguientes secciones y subsecciones:

Visualización Jerárquica de Registro de Documentos

Educación y Comunicación > Documentación > Documentación
Educación y Comunicación > Informática y tratamiento de datos > Tratamiento de datos > Registro de datos

A continuación se examinará el significado.

¿Cómo se define? Concepto de Registro de Documentos

Véase la definición de Registro de documentos en el diccionario.

Documentos Administrativos en Europa

Nota: Puede interesar también el contenido sobre Transparencia Administrativa y acerca del instrumento administrativo.

A diferencia de las “cartas” o estatutos (véase más abajo), que son actos escritos jurídicamente vinculantes que establecen el resultado de una acción y deben ser comprensibles en sí mismos, los documentos administrativos son documentos que dan cuenta de las etapas preparatorias y los pasos de ejecución emprendidos en un marco de Derecho público o privado. En alemán se denominan Akten, del latín acta, término que hasta el siglo XVI se refería a acciones, hechos y transacciones de carácter político, jurídico o económico, y a partir del siglo XV al registro de tales elementos por escrito.

Con el desarrollo de la escritura en todos los ámbitos de la administración, el número de documentos aumentó a partir de los siglos XII-XIII. Se inició un lento proceso de diferenciación y, a trompicones, aparecieron nuevos tipos (por ejemplo, escritos descriptivos o seriados) y nuevas formas de presentar los elementos (cuadros comparativos). Las instituciones eclesiásticas -sedes episcopales, abadías, capítulos y hospitales- fueron los lugares por excelencia donde se redactaron y conservaron documentos como cartularios, reconocimientos, obituarios, libros de cofradías, registros de feudos y donaciones. Más tarde se añadieron cada vez más documentos seriados, como libros de censos, diezmos, cuentas e inventarios.

Las “cartas”

Las “cartas” (“chartes”), en el sentido más amplio del término (véase más), son todos los documentos escritos redactados en la Edad Media. Su estructura y lenguaje están sujetos a reglas que varían según la persona, el lugar, la época y el negocio de que se trate. La parte central de la escritura es su autentificación, en forma de firma o sello, por ejemplo, que es lo único que le da fuerza de prueba legal. Esto es lo que distingue a la carta de otras fuentes como documentos administrativos, cartas o notas personales.

En la actualidad, el término “carta” sólo se utiliza para los textos que contienen los principios fundamentales de organizaciones como la Cruz Roja o las Naciones Unidas. En cambio, durante la Edad Media, “carta”, derivado del latín carta, a su vez tomado de una palabra griega que significaba hoja de papiro lista para escribir, designaba una escritura de propiedad, venta o privilegio concedido, y es en este sentido en el que aún se utiliza en la École nationale des chartes de París.

El término “Urkunde”, que se traduce como escritura, carta y diploma, no se utilizó en su sentido actual hasta el nuevo alto alemán. Antes, el alto alemán medio utilizaba brief (del latín brevis, corto) para traducir términos latinos medievales como carta, diploma, documentum, mandatum, instrumentum, praeceptum y privilegium. El término urkund (alto alemán antiguo y alto alemán medio), que significa “prueba”, comenzó a utilizarse a finales de la Edad Media. Brief se siguió utilizando hasta el siglo XX en formas mixtas (Urkundbrief), en compuestos como koufbrief, ehebrief, gültbrief (contratos de compraventa, matrimonio, cartas de anualidad) o en expresiones como mit brief und siegel (con carta y sello). Como en francés, Urkunde se refiere a los documentos solemnes, pero se sigue aplicando a las escrituras de derecho civil (testamentos, escrituras de compraventa, contratos matrimoniales, reconocimientos de deuda o contratos de división de herencias), en las que se menciona el autor, el lugar, la fecha y la autentificación del documento. Sin embargo, hay una diferencia: mientras que antes, para ser auténtica, una escritura debía ir acompañada de otros medios de prueba ante los tribunales (juramento, testigos), el artículo 9 del Código Civil (escrituras públicas) estipula que “los registros públicos y las escrituras auténticas (traducción de öffentliche Urkunden) son prueba de los hechos que consignan y cuya inexactitud no se prueba”. La forma cambia, pero las raíces históricas se encuentran en los documentos escritos modernos, por ejemplo en su instrumentación oficial por las autoridades (estado civil) o su autentificación ante notario (notarios).

Documentos Administrativos en Suiza

Algunos documentos redactados en la actual Suiza revisten especial importancia: el políptico de Rhetia (siglo IX), el cartulario de Rheinau (1126), el Acta Murensia redactada hacia 1160, el cartulario de Lausana (1228), el libro de fundaciones del monasterio de Allerheiligen en Schaffhausen (siglo XIII) y el Liber decimationis de la diócesis de Constanza (registro de parroquias y sus rentas, 1275). A partir del siglo XV, los informes de visita redactados por los nuncios papales y los obispos proporcionan una buena idea de la situación de las iglesias. Los registros parroquiales, muy valiosos para la historia familiar y demográfica, empezaron a aparecer entre los protestantes durante la Reforma y entre los católicos tras el Concilio de Trento. Algunos señores seculares también hicieron redactar documentos administrativos ya en la Edad Media: descripciones de tierras, rentas como las de los Kyburgo o los Habsburgo (Habsburgisches Urbar), registros de revocación, registros de feudos, padrones fiscales, formularios y libros de cancillería. A finales de la Edad Media, los conocimientos de contabilidad mercantil se reflejaban en las cuentas de las ciudades, como puede verse, por ejemplo, en los registros de impuestos con su disposición seriada, las cuentas de las distintas oficinas (tesorería, construcción, bolsa de pobres, etc.) y los bailliages. Aunque el notariado contribuyó en gran medida a la creación y ampliación de los documentos administrativos, son sobre todo los Archivos los responsables de su conservación y transmisión a lo largo de los tiempos.

En los siglos XIV y XV, los documentos administrativos proliferan en los cantones confederados, paralelamente al desarrollo institucional y territorial. En esta época, los cantones urbanos empezaron a publicar actas y manuscritos de los consejos, a los que corresponden las actas de las landsgemeinde de los cantones rurales y las actas de las dietas del Valais (a partir de 1500) y de los Grisones (a partir de 1567). Los consejos publicaron ciertas sentencias y reglamentos en forma de mandatos entre los siglos XIII y XVI. De los siglos XV al XVI, los directorios oficiales proporcionaban datos sobre los miembros de los consejos y los titulares de cargos públicos. También existían registros en los que se inscribían los juramentos. Ya en los siglos XIV y XV, las burguesías disponían de censos en los que figuraban los nombres de las personas admitidas en sus filas o listas de “burgueses forains” (personas que vivían fuera de la ciudad). A partir de 1500, algunas ciudades disponen incluso de censos de habitantes (no burgueses que viven en su territorio). Por último, los formularios proporcionaban las plantillas necesarias para redactar cartas y documentos oficiales. En el ámbito de la política exterior, los duplicados de los despachos se conservaban en registros de copias y, a partir de los siglos XV-XVI, en registros de misivas especialmente diseñados. Las actas de la Dieta proporcionan información sobre las relaciones entre los confederados, mientras que las instrucciones de los cantones a sus delegados figuran en actas de consejos o en registros especiales.

A partir del siglo XVI, los escritos y cuentas relativos a los bailíos (rendición anual de cuentas en el caso de los bailíos comunes) dan una idea de cómo se gestionaban. La administración de justicia comienza a tomar forma escrita con la aparición de las actas judiciales en el siglo XIV, completadas a partir del siglo XVI por las actas de las investigaciones y procesos penales. Los papeles de soldados, reclutas y mercenarios, conservados desde finales del siglo XIV, son fuentes importantes para la historia militar y social. En los siglos XVII y XVIII, los gobiernos de los cantones, conscientes de la importancia de los planos y mapas en su labor administrativa, aprovecharon los avances de la cartografía a la hora de renovar los feudos.

Los documentos de la empresa Diesbach-Watt en el siglo XV y los de la industria pañera de San Gall entre los siglos XIV y XVIII son ejemplos tempranos de documentos administrativos elaborados por empresas privadas. Los registros comerciales y los libros de cuentas de Gaspard Stockalper de la Tour documentan la historia económica del Valais y de la región alpina en el siglo XVII. Los archivos y museos suizos, así como la Biblioteca Nacional Suiza, conservan numerosos documentos procedentes de colecciones privadas o familiares (informes, cartas comerciales, etc.) o de las numerosas empresas fundadas desde finales del siglo XVIII. Los Archivos Económicos Suizos de Basilea recogen documentos de empresas industriales y comerciales de los siglos XVIII al XX.

En cuanto a los documentos oficiales, la caída del Antiguo Régimen marcó el comienzo de una nueva era. En 1798, la República Helvética creó los Archivos Centrales (hoy parte de los Archivos Federales; véase más abajo) para conservar todos los documentos producidos por las autoridades legislativas, ejecutivas y judiciales de la República o por sus ministerios. Las autoridades inferiores (cantones, distritos, comunas) pasaron a ser meros órganos administrativos, cuyos archivos sólo contenían información relativa a la ejecución de las directivas dictadas por el gobierno central. El Acta de Mediación (1803) devolvió a los cantones la mayor parte de su soberanía; la actividad estatal se transfirió, por tanto, a los cantones y comunas, mientras que las autoridades federales (Dieta, Landamman, Cancillería, etc.) se concentraban en la política exterior, los asuntos militares, las aduanas, correos y la moneda. El principio de la separación de poderes y la introducción de departamentos en los gobiernos cantonales provocaron un aumento de la producción de documentos administrativos: actas y documentos emanados de los gobiernos y parlamentos cantonales, departamentos, distritos y tribunales. Para la historia del Estado federal en los siglos XIX y XX, en particular de las Cámaras Federales, el Consejo Federal y sus departamentos, los documentos conservados en los Archivos Federales son fuentes indispensables, originales o copias procedentes de toda Europa, Estados Unidos y Japón (en particular informes de embajadores, despachos, actas e instrucciones). Basado en el principio de libertad individual, el derecho de consulta de los archivos permite a cualquier ciudadano que sea objeto de un procedimiento estatal acceder a los documentos administrativos o judiciales que le conciernen.

Debido a la estructura federalista de Suiza y a la multiplicidad de elementos que constituyeron progresivamente el Estado federal (cantones-ciudad y cantones-campo, países aliados y países súbditos de la antigua Confederación), los documentos administrativos se caracterizan por una gran diversidad, como demuestran las numerosas editoriales que se han sucedido desde los años 1830, con el objetivo de reunir los documentos para ponerlos a disposición de los investigadores.

Depósito y Archivos Federales

Antes de la creación del primer Estado suizo centralizado en 1798, no existía un depósito central para los archivos de los cantones suizos. Zúrich, el cantón gobernante (Vorort), conservaba los tratados concluidos por los cantones con potencias extranjeras y la correspondencia que manejaba, pero Berna y Lucerna también poseían importantes colecciones. Los archivos de las dietas permanecieron en las cancillerías de las ciudades donde se reunían las dietas.

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El 18 de diciembre de 1798, un decreto creó el Archivo Central de la República Helvética para conservar y clasificar los títulos del nuevo gobierno, a los que pronto se unieron los papeles administrativos y los registros de los ministerios. Ubicado inicialmente en Aarau, sede del gobierno, el nuevo departamento se trasladó a Lucerna y después a Berna, donde intentó organizar de manera uniforme los antiguos archivos de las comunas, bailías y cantones, pero se encontró con una fuerte resistencia. Los Archivos Centrales, que sumaban entre treinta y cuarenta carros al final del periodo helvético en 1803, es decir, 4.200 volúmenes y legajos, fueron depositados en Berna.

En virtud de la Mediación, los archivos de las dietas de la antigua Confederación y los de la Vorort se pusieron bajo la responsabilidad de los cantones donde se conservaban. Los archivos de la Helvética y los archivos en proceso de formación, que comprendían principalmente los duplicados del Recès des diètes, los papeles del Landamman y los documentos relativos a los asuntos exteriores, militares y financieros, se pusieron bajo la supervisión de un archivero en Berna. A partir de entonces, los archivos fueron accesibles a las autoridades cantonales y federales, pero no a los investigadores. La Restauración apenas modificó esta organización, hasta que en 1835 un decreto de la Dieta aclaró los derechos de la Confederación sobre los documentos emanados de las distintas autoridades federales.

La fachada del edificio central, diseño de Theodor Gohl (Oficina Federal de Edificios y Logística, Berna).
La fachada del edificio central, diseño de Theodor Gohl (Oficina Federal de Edificios y Logística, Berna). […] Los Archivos Federales, actual depósito y servicio de archivos de la Confederación, fueron creados por la ley de mayo de 1849 sobre la organización de la administración federal y por un reglamento de 1852 (este último autorizaba la apertura de los archivos a los investigadores). En virtud del reglamento de 1966, los Archivos Federales conservan los archivos centrales de la República Helvética, la Mediación y los de 1814 a 1848, los archivos del Estado federal desde 1848; los originales de los actos diplomáticos y las ratificaciones de los tratados internacionales; los archivos privados que puedan ser útiles para la historia de Suiza desde 1798; las colecciones de copias, fotocopias y microfilmes conservadas en instituciones extranjeras.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

En el siglo XIX, las actividades de los Archivos Federales eran principalmente históricas, con la publicación de las actas de los parlamentos federales (1856-1886) y los directorios y documentos de Helvetia (1886-1966), actividad que se reanudó en 1979 con los Documentos diplomáticos suizos. Tras un comienzo difícil en los años 1857-1867, la labor de prearchivo, es decir, la gestión de los archivos dentro de la administración, funciona actualmente de manera ejemplar, en aplicación de las sucesivas normativas de 1933, 1944, 1957 y 1970. Por último, para resolver los problemas creados por la proliferación de documentos en nuevos soportes, los Archivos Federales han adoptado diversas medidas. El edificio de los Archivos Federales, construido entre 1896 y 1899 bajo la dirección del arquitecto Theodor Gohl, fue completamente renovado y ampliado entre 1980 y 1985 con un vasto anexo subterráneo; de los 57 km de estanterías lineales disponibles en aquel momento, en 2001 se habían ocupado unos 41. En el marco de la renovación, se abrió en Wimmis (2000) un taller especializado en la restauración y desacidificación del papel moderno.

La nueva ley federal sobre archivos, adoptada el 26 de junio de 1998, entró en vigor el 1 de octubre de 1999. Prevé el libre acceso a los archivos de la Confederación tras un periodo de 30 años (antes 35 años). Para los archivos clasificados por nombre y que contengan “datos personales sensibles o perfiles de personalidad”, este periodo se amplía a 50 años. Todos los organismos federales están ahora obligados a ofrecer sus archivos a los Archivos Federales (en la medida en que no tengan que archivarlos ellos mismos) y a depositar en ellos documentos con valor archivístico. Los Archivos Federales determinan este valor de acuerdo con los organismos productores.

Revisor de hechos: Helv