Delegación de Tareas

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Delegación de Tareas en las PYMEs

La delegación es la práctica de entregar las tareas y la autoridad relacionadas con el trabajo a los empleados o subordinados. Los propietarios de pequeñas empresas suelen tener dificultades con la delegación por diversas razones. Se puede argumentar que hay varias razones principales:

• La naturaleza humana – La resistencia a delegar puede venir del subconsciente, y gran parte de ella se deriva de la inseguridad. El jefe podría preocuparse de que, al delegar demasiado, su autoridad se vea socavada o que otros demuestren ser superiores en la tarea.
• Miedo al fracaso – Un jefe podría preocuparse por la experiencia pasada o la falta de incertidumbre de las habilidades de los demás.
• Necesidad de realizar varias tareas: Algunas personas creen que dan lo mejor de sí cuando realizan más de una tarea a la vez.
• La necesidad de hacerlo todo – Hay mucho en juego para los dueños de negocios, y muchos sienten que deben involucrarse en todos los aspectos de su empresa.

Aunque algunas de estas razones pueden parecer razonables para un empresario trabajador, el hecho de no reinar en estas tendencias podría perjudicar a una empresa. Para tener éxito, una empresa necesita empleados que se sientan confiados y apreciados por sus habilidades.Entre las Líneas En cuanto a la multitarea, un estudio del Centro de Imagen Cerebral Cognitiva de la Universidad de Carnegie Mellon demostró que la división del enfoque entre las tareas crea resultados más pobres. Como Scott resumió, cuando las personas se dividen entre, digamos, dos actividades, pueden darle a cada una sólo el 50 por ciento de su enfoque.

LA NECESIDAD DE PRÁCTICAS EFECTIVAS DE DELEGACIÓN
Muchos directivos piensan que la delegación es una actividad que debe realizarse y olvidarse.Entre las Líneas En realidad, la delegación es un proceso que constituye un componente crítico de una gestión exitosa. Como señaló Amy Gallo en Harvard Business Review en 2012, “La delegación no debería ser una tarea más. Hágala parte de su proceso de creación de planes de desarrollo del personal”. Para asegurar el éxito, incluya las responsabilidades delegadas en las metas de desempeño de los empleados. A continuación, coloque los objetivos de rendimiento (véase una definición en el diccionario y más detalles, en la plataforma general, sobre rendimientos) de cada empleado donde todos puedan verlos.

Observación

Además de recordarse a sí mismo no hacer todo, esto ayudará a los empleados a entender por qué sus tareas son importantes.

La propensión a la microgestión -o nano-gestión, como se denomina a veces cuando se aplica a una pequeña empresa- puede tener un impacto perjudicial en una empresa. Esto puede ser especialmente cierto para las pequeñas empresas, donde todos los empleados y el jefe tienden a trabajar en estrecha colaboración. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto).

Una Conclusión

Por lo tanto, los consultores empresariales aconsejan a los clientes que practiquen la delegación sensata de tareas a sus empleados, incluso en los casos en que no puedan hacer un trabajo tan bueno al principio. Como un profesor de negocios de Stanford compartió con Gallo, “No se trata de tomar las decisiones por ellos. Desarrollar sus habilidades de pensamiento crítico para que sean mejores en la intervención en sus propias situaciones.”

Por supuesto, no todas las tareas o responsabilidades deben ser delegadas a los empleados. Es posible dejar ir demasiado. Los propietarios de las pequeñas empresas deben ocuparse ellos mismos de las cuestiones básicas de estrategia y planificación, mientras que otras tareas de gestión, como la resolución de conflictos y las evaluaciones del rendimiento, deben delegarse con criterio.

Otros Elementos

Además, delegar una tarea no debe significar lavarse las manos. “Manténgase involucrado pero deje que su empleado marque el camino”, sugirió Gallo.

Los expertos en negocios citan una serie de problemas específicos que a menudo se asocian con las empresas que no delegan de manera efectiva. Estos incluyen:

• Pobre moral de los empleados: La incapacidad o la negativa a delegar puede tener un impacto corrosivo en la moral de los buenos empleados que quieren contribuir con sus talentos a la empresa de manera significativa. Cuando se delegan tareas a los empleados, éstos pueden mejorar su rendimiento (véase una definición en el diccionario y más detalles, en la plataforma general, sobre rendimientos) laboral, aumentar su potencial de promoción profesional y potenciar sus habilidades de gestión.
• Burnout-Incluso los empresarios más talentosos, ambiciosos y enérgicos son propensos a quedarse sin gasolina si insisten en abordar todos los aspectos importantes del funcionamiento de una empresa. Algunos propietarios de pequeñas empresas pueden gestionar todas o la mayoría de las tareas importantes para los primeros años de una empresa. De hecho, algunas pequeñas empresas (especialmente las empresas unipersonales, como los servicios de diseño gráfico o editorial independientes) pueden manejar todos los aspectos importantes del funcionamiento de una empresa durante años.
  

  Puntualización

  Sin embargo, para la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas que disfrutan de un cierto crecimiento, los propietarios, tarde o temprano, deben enfrentarse a la realidad de que no pueden asumir todos los deberes y responsabilidades.

• Mala asignación de los recursos personales: los propietarios de pequeñas empresas y los empresarios que no delegan a menudo corren el riesgo de emplear demasiado tiempo en tareas rutinarias y no el suficiente en aspectos vitales para el futuro de la empresa, como la planificación (véase más en esta plataforma general) estratégica, la elaboración de presupuestos a largo plazo (véase más detalles en esta plataforma general) y las campañas de marketing.
• Daño a la imagen de la empresa – Los propietarios de empresas que no dan poder a sus empleados, insistiendo en cambio en atender ellos mismos todos los aspectos relevantes de la empresa, corren el riesgo de sugerir inadvertidamente a los clientes y proveedores que la fuerza de trabajo de la empresa no es competente ni digna de confianza.
• Daño a la salud de la empresa – Esta debería ser la consideración fundamental de todos los empresarios que dirigen su propio negocio. Si la microgestión está ralentizando la tramitación de las órdenes de trabajo, obstaculizando el desarrollo de nuevos esfuerzos de comercialización (vender lo que se produce; véase la comercialización, por ejemplo, de productos) o/y, en muchos casos, marketing, o mercadotecnia (como actividades empresariales que tratan de anticiparse a los requerimientos de su cliente; producir lo que se vende) o causando de otro modo cuellos de botella en cualquier área de la operación de una empresa, entonces puede estar carcomiendo el bienestar financiero fundamental de la empresa.

Se alienta a los propietarios de pequeñas empresas a que evalúen si tal vez están cayendo en la trampa de la microgestión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Los consultores y empresarios citan los siguientes como principales signos de advertencia:

• Llevarse el trabajo a casa por la noche o trabajar largas horas extras
• No dar a las tareas importantes la atención que merecen
• Los documentos básicos de la empresa (como los planes de negocios) no se actualizan durante largos períodos
• Excesiva cantidad de tiempo dedicado a repasar el trabajo ya realizado por los empleados
• Completar tareas importantes con poco tiempo libre (o un día o dos de retraso)
• Pasar cantidades desmesuradas de tiempo en trabajos relativamente poco importantes o rutinarios
• Las vacaciones que asumen un estatus mítico
• Empleados descontentos
• Miembros de la familia infelices

CLAVES PARA UNA DELEGACIÓN EFECTIVA
La delegación efectiva se basa, en última instancia, en asegurar que la fuerza de trabajo de la empresa tenga el talento y la motivación suficientes para asumir las responsabilidades que se le delegan.Entre las Líneas En muchos casos, delegar con éxito simplemente implica contratar sabiamente. Si la contratación se hace correctamente, la delegación es relativamente fácil porque el personal estará compuesto por personas de alto rendimiento (véase una definición en el diccionario y más detalles, en la plataforma general, sobre rendimientos) en todos los puestos. Así pues, las prácticas de contratación adecuadas y la capacitación apropiada se consideran universalmente como factores importantes para establecer un sistema saludable de delegación.

Una vez que una empresa contrata a buenos empleados, es vital proporcionar un entorno de trabajo positivo en el que los empleados no se vean paralizados por el miedo al fracaso o por el desprecio de las tareas que creen que están por debajo de ellos. Los propietarios y gerentes deben hacer hincapié en las herramientas de motivación y comunicación para alimentar el entusiasmo de los empleados.Entre las Líneas En diciembre de 2009 Christopher Palmeri de Bloomberg Businessweek escribió sobre la cultura de trabajo en Zappos.com .Entre las Líneas En contraste con los centros de llamadas de muchas empresas, a los empleados de Zappos se les dio rienda suelta para hacer lo que fuera necesario para resolver el problema del cliente. La compañía no imponía límites de tiempo en las llamadas o pedía a los empleados que leyeran los guiones. La prueba puede estar en los números: en 2009, mientras experimentaba un crecimiento de dos dígitos en las ventas -un año especialmente duro para los minoristas debido a la recesión-, Amazonia pagó 1.200 millones de dólares por la compañía. Incluso bajo una nueva propiedad, Zappos mantuvo sus políticas de empleo. Como señaló Dan Pontefract en Forbes en 2015, “Zappos es famosa por establecer el listón cuando se trata de poner a sus clientes en primer lugar, con la ayuda y la complicidad de una fuerza de trabajo comprometida y feliz”.

Una vez que se hayan abordado estos aspectos básicos, hay otras consideraciones que pueden impulsar el éxito de la delegación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Estas incluyen:

• Plan de delegación: una empresa que tiene una visión fuerte y clara de su futuro, y el papel que sus empleados desempeñarán en ese futuro, tiene muchas más probabilidades de tener éxito que una empresa que no planifica con antelación.
• Revisar las responsabilidades: Como Martin Zwilling aconsejó en Forbes en 2013, “Debes usar tu tiempo en las tareas más críticas para la empresa, y las tareas que sólo tú puedes hacer”. Delegar lo que no puedes hacer, y lo que no te interesa.”
• Selección de empleados apropiados para nuevas responsabilidades – Como todo gerente de personal sabe, algunos miembros de la fuerza de trabajo están mejor preparados para asumir nuevas responsabilidades que otros. Al examinar los posibles candidatos para asumir responsabilidades adicionales, los propietarios de empresas deben considerar el nivel de motivación y ambición de los empleados, las aptitudes, el nivel de lealtad a la empresa y la madurez emocional.
• Políticas establecidas: los manuales detallados de políticas y procedimientos pueden contribuir en gran medida a eliminar las incertidumbres que obstaculizan algunos esfuerzos de delegación.
• Prepárese para los baches del camino: incluso los esfuerzos de delegación mejor planificados pueden fracasar, lo que conduce a pérdidas de productividad y rentabilidad a corto plazo. De hecho, el riesgo es un elemento inherente al proceso de delegación, y pueden producirse algunos errores o juicios erróneos a medida que los trabajadores se adaptan a sus nuevas responsabilidades. Sean cuales sean los errores cometidos, los empleados deben sentirse apoyados por los directivos. Cuando los empleados están aprendiendo algo nuevo, los errores deben anticiparse, no ser motivo de reprimenda.
• Capacitación-Delegación de tareas y responsabilidades es mucho más probable que tenga éxito si los empleados tienen el conocimiento necesario para cumplir con sus nuevas tareas. El desarrollo de las habilidades de los empleados es una inversión que vale la pena todo el tiempo que pueda proporcionar. Cuanto más ayude a los empleados a desarrollar sus habilidades, más se amortizará la inversión.
• Comunicación: Trate de recordar cuándo fue la primera vez que aprendió el trabajo. Háblale a tus empleados de la manera en que te hubiera sido útil en ese entonces. El consejo de Zwilling sobre comunicación es acertado: “La clave es encontrar el equilibrio adecuado entre explicar con tanto detalle que el oyente se sienta insultado, y no explicar lo suficiente para que alguien entienda lo que se espera”.
• Desempeñar una función de asesoramiento: los propietarios de pequeñas empresas deben asegurarse de mantener abiertas las líneas de comunicación en todo momento después de delegar responsabilidades. Las preguntas e incertidumbres de los empleados sobre sus nuevas responsabilidades son perfectamente naturales, por lo que los propietarios deben estar disponibles para responder a las preguntas y mantener una postura no crítica y servicial.
• Dar crédito en público y por escrito. Ofrecer crédito cuando es debido creará empleados leales y satisfechos. Esta es una de las mejores cosas que puedes tener en tu negocio.

Sobre todo, no temas delegar. Es la clave para ayudar a un pequeño negocio a crecer y prosperar. Los buenos empleados, cuando se usan inteligentemente, pueden ser una ventaja significativa en el mercado.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Datos verificados por: Marck

Delegación de Tareas en el Artículo 248 de la Constitución de Portugal

Este artículo trata sobre Delegación de tareas, y está ubicado en la Parte III, sobre la Organización del Poder Político, Título VIII, acerca del Poder Local, Capítulo II [Parroquia], de la Constitución portuguesa vigente. Dicho artículo dispone lo siguiente: la asamblea de la parroquia podrá delegar en las organizaciones ciudadanas aquellas tareas administrativas que no impliquen el ejercicio de las competencias de autoridad.

Recursos

Véase También

Alcance del control

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