Metodología de Productividad para Abogados

Este elemento es una ampliación de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema. [aioseo_breadcrumbs]

Productividad personal para Abogados

La productividad personal y la gestión del tiempo son retos diarios para todo abogado ocupado.

Productividad personal y gestión del tiempo vs. Gestión de casos/materias/proyectos

La productividad personal es distinta de la gestión de casos o proyectos. El software de gestión de la práctica jurídica y el software de gestión de proyectos son excelentes para hacer un seguimiento de las citas y las fechas límite, pero no son tan buenos para planificar en lo que deberías estar trabajando hoy, o esta semana, o para establecer metas y mantenerlas a la vista. Lo que necesitas es un sistema de productividad personal -sólo para ti- que te ayude a tomar decisiones sobre lo que deberías estar trabajando ahora mismo y a planificar en qué deberías estar trabajando esta semana, la próxima y las siguientes.

Nos hemos sentido frustrados por esta desconexión entre la productividad a nivel de bufete de abogados, que se gestiona fácilmente con los sistemas de gestión del bufete o de gestión de proyectos, y la productividad personal. Antes de empezar, puede que tengas ideas preconcebidas sobre lo que se necesita para organizarse, o puede que hayas escaneado esta página y te hayas sentido intimidado por todas las cosas que creemos que necesitas saber. Así que primero, un poco de tranquilidad:

Mejorar su productividad personal es un ejercicio de gran importancia. Se necesita trabajo para ponerse en marcha y construir los hábitos necesarios.Si, Pero: Pero una vez que haya invertido ese trabajo en el aprendizaje del sistema, se convertirá en algo natural para usted y le reportará grandes dividendos.

Metas: la razón de todo lo que hace

Por sí mismas, las citas y los plazos carecen de significado. La reunión del martes con tu cliente tiene una conexión obvia con los objetivos de tu cliente, pero ¿conecta con tus propios objetivos para tu empresa, tu carrera o tu vida?

Sean cuales sean tus objetivos, escríbelos. Creemos que tiene sentido pensar en términos de lo que quieres lograr este trimestre, el próximo trimestre, este año, el próximo año, y a largo plazo, en unos 10 años. Sus metas deben ser ambiciosas, pero realistas y alcanzables en ese marco de tiempo.

Para cada una de sus metas, habrá una próxima acción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto).Entre las Líneas En otras palabras, si quiere ver 100.000 dólares en beneficios de la empresa el año que viene, lo siguiente que probablemente tendrá que hacer es averiguar cuál es su rentabilidad actual y, entre otras cosas, cuántos nuevos clientes necesitará para cubrir la brecha. Lo cual requerirá un plan para generar clientes potenciales y para entregar el trabajo legal que necesitarán.

O si quiere llevar a su familia a un viaje de un mes a Grecia el año que viene, como hace Sam, probablemente debería elaborar un presupuesto para el viaje y poner una fecha en el calendario. Y una vez que tenga una fecha y un presupuesto, podrá calcular cuánto necesita ahorrar para el viaje. Luego puedes pensar en un plan de ahorro. Y así sucesivamente. Cada acción siguiente sigue a la anterior.

Pero también va en sentido contrario. Cuando usted está tratando de forzarse a sí mismo a enfocarse en los detalles de un contrato, puede mirar sus metas para recordarse a sí mismo por qué lo está haciendo. Para llegar a Grecia el próximo mes de mayo. Cuando estás parado tímidamente en una esquina en un evento de la barra, puedes recordarte a ti mismo que la razón por la que quieres conocer a tres nuevos abogados es que necesitas 10 nuevos clientes para cumplir con tu objetivo de ingresos para el trimestre.

Ya sea que seas el dueño del bufete o simplemente tu carrera profesional, todo lo que hagas debe acercarte a tus objetivos.

Lo básico: Captura y procesamiento

Antes de que puedas averiguar lo que necesitas hacer hoy, necesitas saber lo que necesitas hacer en general. Capturar y procesar a menudo parece oneroso para las personas que están comenzando porque tienen un enorme atraso de ideas y tareas en sus cabezas.

Puntualización

Sin embargo, una vez que superes esa joroba inicial, solo trabajarás capturando y procesando en tus rutinas diarias y semanales.

Captura todo

Las ideas y las tareas que están atascadas en tu cabeza son como un equipaje de estrés que llevas contigo a todas partes. También es más probable que se pierdan. Así que sácatelo de la cabeza y mételo en unos cuantos buzones que revisas al menos una vez a la semana. Nos gusta llevar un portátil y también utilizamos Evernote para capturar ideas y tareas de nuestros teléfonos inteligentes o relojes inteligentes. A algunas personas les gusta enviarse ideas y tareas por correo electrónico, lo que funciona muy bien siempre que proceses tu bandeja de entrada con regularidad.

Tu objetivo es simplemente sacarte todo de la cabeza y llevarlo a una bandeja de entrada donde puedas encontrarlo y procesarlo. Mantenga su bandeja de entrada al mínimo. Todo el mundo tiene al menos un buzón de correo electrónico. Sugerimos tener una bandeja de entrada para el papel, también, que podría estar en su escritorio o podría ser un cuaderno. La mayoría de la gente también tendrá un buzón de entrada digital extra o tres, como una carpeta donde se recogen los documentos escaneados, el software de gestión de su práctica jurídica o Evernote.

Puede ser útil tener una lista de verificación con todas sus bandejas de entrada para cuando se siente a procesarlas.

Procesa tus bandejas de entrada

El procesamiento es un ejercicio diario o semanal en el que ordenas todo lo que has capturado en lugares más apropiados. Tenga en cuenta que estamos procesando cosas, no haciendo cosas. Tenemos la tendencia de dejar las cosas en nuestras bandejas de entrada hasta que estemos listos para trabajar en ellas.

Indicaciones

En cambio, su objetivo debería ser limpiar sus bandejas de entrada con regularidad, clasificando esas tareas en sus listas, donde pueda llevar un mejor seguimiento de las mismas.

Dedique tiempo a procesar sus bandejas de entrada y a planificar el trabajo al menos una vez a la semana. El lunes por la mañana o el domingo por la noche son buenos momentos, pero elija un día y una hora que le convenga y bloquéelo en su calendario.

Cuando procese sus bandejas de entrada, para cada cosa que haya capturado decida si la hace, la delega o la posterga. Hágalo si le tomará dos minutos o menos. Delegue si alguien más puede hacerlo. Diferirlo si le tomará más de dos minutos o si es algo para hacer en una fecha posterior.

Si ha hecho algo y está completamente hecho, archive o tire a la basura el correo electrónico o la nota. No dejes las cosas tiradas por ahí una vez que están hechas. Para todo lo demás, mantén un registro de ello en tus listas.

Listas de materias/proyectos y tareas: Llevar la cuenta de todo

Sí, listas. Su objetivo debe ser llevar un registro de todo lo que tiene que hacer en un conjunto de listas. A continuación le explicamos cómo crearlas.

Primero, haga una lista de todos sus asuntos y otros proyectos. Para cada asunto o proyecto, haga un seguimiento de las fechas próximas, las tareas que necesita hacer ahora y las tareas que debe hacer más tarde o que está esperando que alguien más haga.

En segundo lugar, guarde una lista de todas las demás tareas que no estén asociadas a un proyecto. Si no tiene muchas tareas, es posible que solo tenga una lista, pero sus listas serán más útiles si las ordena por “contexto”. Por ejemplo, es probable que tenga que hacer muchas llamadas telefónicas.

Una Conclusión

Por lo tanto, es posible que desee conservar una lista de llamadas telefónicas que pueda consultar cuando esté listo para realizar llamadas. O bien, es posible que tenga tareas que solo puede realizar cuando esté en la oficina, lo que sugiere una lista de Office. Tal vez desee tener una lista separada de seguimiento o de espera para las tareas delegadas. O incluso una lista con el nombre de un mes y un año para tareas que puede aplazar hasta entonces. Y así sucesivamente.

El punto es que sus listas serán más útiles si agrupan tareas similares. El contexto real de la lista que utilice depende de usted y puede cambiar con el tiempo.

Si lo desea, puede mantener el correo electrónico separado, ya que el correo electrónico es un contexto incorporado. A Sam le gusta marcar o marcar con una estrella los correos electrónicos que representan tareas en curso, o que ha delegado o diferido. Revisa su lista de correos electrónicos marcados semanalmente como parte de su planificación (véase más en esta plataforma general) de trabajo y lleva las tareas a su planificador cuando es apropiado. Aaron prefiere usar una aplicación de correo electrónico como Inbox o Spark que le permite “dormir” los correos electrónicos hasta que necesiten su atención nuevamente.

Planeación del trabajo: Calculando su horario de día a día

Notará que en realidad no hemos hecho nada todavía. Esa es una queja común acerca de los sistemas de productividad como algunos populares sistemas de productividad personal: parece que se centran más en organizar listas de tareas que en completarlas. No es una queja totalmente justa, pero es bueno recordar que tu sistema de productividad no es bueno si pasas todo el tiempo manteniéndolo y no tienes tiempo para hacer las cosas.

Puntualización

Sin embargo, una vez que incluya lo anterior en su programa, el mantenimiento de sus listas se convertirá en algo casi natural para usted. Entonces, una vez al día, tómese de 10 a 20 minutos con sus listas y su calendario y piense en lo siguiente:

Las tareas más importantes. ¿Cuáles son las 3-5 tareas que, si las realiza hoy, podrá llamar un día productivo y acercarse a sus metas? Escríbelas.

• Programe. Entre las citas que ya están en su calendario, bloquee el tiempo para hacer sus tareas más importantes.
• Planifique también los descansos. Asegúrate de que estén marcados como ocupados para que aparezcas como no disponible para nadie que tenga acceso a tu calendario, como un asistente o una herramienta de programación.
• Haga las cosas bien. Ya tienes tu plan del día, ¡así que ponte a trabajar!

Revisor: Lawrence

Metodología de Productividad para Abogados

Este es un sistema de productividad pero no prescribe un conjunto de herramientas. Es mucho más simple. Es realmente la manera correcta de hacer y gestionar listas para que puedas concentrarte en hacer las cosas en lugar de pensar en lo que tienes que hacer.

La idea es simple: sacar tus cosas de tu cabeza y ponerlas en un sistema confiable que contenga todo lo que necesitas hacer en el trabajo, en casa y en cualquier otro lugar. Una vez que despeje su mente sacando sus listas de cosas por hacer de su cabeza y llevándolas a su sistema, puede dejar de apagar incendios y empezar a concentrarse en hacer cosas, en lugar de solo pensar en hacer cosas todo el tiempo.

Puede que pienses que los sistemas de productividad son para los artilleros, pero el sistema de productividad personal es para cualquiera que quiera hacer más cosas con menos estrés. Lee: perezosos y postergadores. El sistema de productividad personal funciona bien para los tiradores, pero también es un sistema de productividad muy eficaz para los perezosos y los que dejan las cosas para más adelante.

Tienes que pensar en tus cosas más de lo que te imaginas, pero no tanto como temes.

Cómo iniciar la Metodología de Productividad: lo esencial

Si te sientes intimidado por el sistema de productividad personal, estos son los tres conceptos más esenciales que puedes empezar a aplicar sin intentar implementar el sistema de productividad personal completo, y aun así serás más productivo si lo haces.

Captura: la bandeja de entrada

Las bandejas de entrada (puntos de recogida) son fundamentales para este sistema de productividad personal, y para usarlas correctamente, tienes que cambiar un poco tu forma de pensar. Las bandejas de entrada no son lugares para almacenar las cosas que tienes que hacer. Son lugares para capturar las cosas que tienes que hacer.

Un principio clave del sistema de productividad personal es la separación entre capturar, procesar y hacer. Capturar es simplemente reunir todo lo que necesitas para trabajar, en el menor número de lugares posible. De ahí las bandejas de entrada.

Deberías tener tan pocas bandejas de entrada como puedas, pero tantas como necesites. La mayoría de la gente necesitará al menos dos: una bandeja de entrada de correo electrónico y una bandeja de entrada física en su escritorio. Usted puede estar tentado de sacar cosas de sus bandejas de entrada una por una para mirarlas o tratar con ellas. Resiste este impulso.Entre las Líneas En lugar de ello, dedique tiempo a procesar su bandeja de entrada para vaciarla, tan a menudo como sea necesario para mantenerla manejable. Es posible que necesite procesar su bandeja de entrada de correo electrónico unas cuantas veces al día, pero es posible que su bandeja de entrada física solo requiera ser procesada una vez a la semana.

La clave está en separar la recopilación de información del procesamiento de las cosas que ha reunido, y de hacer las tareas que ha reunido. Sus bandejas de entrada son solo puntos de recolección.

De un día para otro, anote todo lo que le venga a la cabeza que necesite hacer. Puedes llevar un cuaderno o tarjetas de notas, o usar algo como Evernote. No lo hagas. No lo hagas todavía. Sólo escríbelo. Es útil usar una página o tarjeta o nota separada para cada cosa y dejar estas notas en tu bandeja de entrada cada vez que puedas.

Otras cosas que pueden ir en tu bandeja de entrada:

• Envíar un correo electrónico a una persona
• Baterías agotadas
• Recibos
• Tarjetas de crédito caducadas
• Fotos
• Revistas
• Una caja de pruebas que necesita devolver a su cliente

Y así sucesivamente.Entre las Líneas En resumen, cualquier cosa con la que tengas que hacer algo. No te preocupes por lo que tienes que hacer, todavía. La clave de los buzones es usarlos solo para recoger cosas. Una vez que sacas algo de la bandeja de entrada, nunca regresa. Entonces, ¿qué haces con él? Eso es lo siguiente.

Hazlo, delega, aplaza, suelta: el corazón del sistema de productividad

Debe sentarse a procesar sus bandejas de entrada al menos una vez a la semana. Cuando se siente a procesar su bandeja de entrada, la mayoría de las veces solo estará ordenando las cosas en su sistema, pero cualquier cosa que pueda hacer en dos minutos o menos debe hacerlo de inmediato.

En otras palabras, saque una cosa de su bandeja de entrada a la vez. Decida lo que necesita que le suceda. Si puede hacerlo ahora mismo, en dos minutos o menos, hágalo. Clasifique todo lo que no puede hacer en dos minutos en tres montones y el bote de basura. Las tres pilas corresponden a tres listas:

• Hazlo ahora. Todo lo que puedes hacer ahora mismo.
• Esperar. Cualquier cosa que hayas delegado. Esta lista funciona como un “tickler” para que pueda hacer un seguimiento de las personas que está esperando.
• Más tarde. Cualquier cosa que haya aplazado. Puede ser útil agregar fechas de vencimiento a los elementos de esta lista, o puede utilizar el método de las 43 carpetas (ver más abajo).

Lo que usted ponga en esas listas (o en esas carpetas) debe ser la “próxima acción” hacia un objetivo.

Durante el procesamiento, puede encontrar material de referencia. Si no tiene que hacer nada con un elemento, pero quiere mantenerlo a su alrededor, es material de referencia.

Próximas acciones

La mayoría de la gente pone metas en sus listas de cosas por hacer. Por ejemplo, una lista típica de cosas por hacer podría incluir “Responder a la moción del demandado para un juicio sumario” o “¡Planear un viaje a Hawai!” o simplemente “Fusión de SmithCo”.Si, Pero: Pero esos no describen lo que usted necesita hacer, sino que describen lo que usted quiere lograr en última instancia. Una meta.

Las cosas que necesitas hacer son las siguientes acciones. Tienen un verbo, un estado de terminación, y son una tarea discreta. Ayuda el uso de oraciones completas y descriptivas. Si necesita depositar el pago anticipado de su cliente, esa es la siguiente acción: “Depositar el cheque de retención de Smith en Wells Fargo”.

Puntualización

Sin embargo, muchas tareas son en realidad tareas compuestas.Entre las Líneas En sistema de productividad personal, estos son proyectos.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Proyectos

Es natural pensar en cada cliente o asunto como un proyecto.Si, Pero: Pero en términos de GTD, un proyecto no es más que cualquier cosa que se necesite llevar a cabo y que consiste en múltiples pasos. Tomemos como ejemplo esa respuesta de juicio sumario. Las siguientes acciones podrían incluir:

• Agregar una fecha límite de presentación al software de gestión de su práctica jurídica.
• Crear una lista de control de presentación.
• Imprimir los casos clave citados en el escrito del demandado.
• Esboce la respuesta.
• Redactar la declaración de los hechos.

Dado que los proyectos consistirán en las siguientes acciones de sus listas, piense en el proyecto como una etiqueta que acompaña a la siguiente acción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto).Entre las Líneas En el papel, puede mantener una lista separada para el proyecto, de modo que pueda ver todas las próximas acciones relacionadas al mismo tiempo. Independientemente de cómo lo haga, asegúrese de que todos los proyectos activos tengan una acción siguiente en todo momento. Cuando completes una, añade la siguiente.

Las Carpetas

Puede hacer un seguimiento de las cosas que se harán más adelante en una lista, con fechas de vencimiento. Esto es especialmente eficaz si utiliza software de gestión de prácticas jurídicas, software de gestión de tareas o Outlook, de modo que reciba un recordatorio de las fechas de vencimiento.Si, Pero: Pero también puede utilizar un método de baja tecnología pero muy eficaz, las 43 carpetas.

Las 43 carpetas son solo eso, 43 carpetas de manila. Etiqueta 12 con los meses, y las otras 31 con los números del 1 al 31. Póngalas todas en un archivador junto a su escritorio. La carpeta del mes en curso va delante, luego las carpetas numeradas, luego los otros meses.

Cuando pospongas algo, ponlo en el mes en el que va a vencer. El último día de cada mes, saque la carpeta del mes siguiente y clasifique cualquier cosa que haya en ella en las carpetas numeradas. (Sin embargo, si tiene una fecha límite el día 15, es posible que desee “hacer cosquillas” el mes anterior. Para ello, simplemente deje caer un recordatorio en el mes anterior, o incluso un par de recordatorios, si desea seguir recordándose a sí mismo a medida que se acerca la fecha límite).

Cada mañana, saque la carpeta para ese día del mes, saque cualquier cosa que haya en ella y añada la siguiente acción a su lista de tareas pendientes.

Las 43 carpetas son un sistema de recordatorio sencillo y eficaz basado en papel.

Material de referencia

También recibirá material de referencia. Puede que se trate de material al que solo quieras aferrarte, o puede que sirva de apoyo a un proyecto en el que estés trabajando. Un conjunto de carpetas alfabéticas funciona muy bien para esto, y pueden estar en un archivador físico, o en su ordenador. Una base de datos personal como Evernote también funciona bien como material de referencia.

Usando el sistema de productividad personal en una Práctica de Derecho

El sistema de productividad personal es perfecto para los abogados.

Detalles

Los abogados son “trabajadores del conocimiento”, lo que significa que son justo el tipo de personas que parecen idóneos para este sistema de productividad personal.

Sin embargo, los clientes y los asuntos no encajan perfectamente en el sistema de productividad personal porque los proyectos de metodología de productividad son más pequeños que los asuntos legales. La mayoría de los asuntos en los que trabajas son en realidad una colección de proyectos en términos del sistema de productividad personal, como abrir el archivo, ponerse al día en el fondo, crear documentos, etc.

Así que tendrás muchos proyectos, pero cuando se trata de tu práctica también necesitas organizar los proyectos y las próximas acciones bajo los clientes o asuntos a los que pertenecen.

El cumplimiento de los plazos de entrega es, obviamente, una de las tareas más importantes de un abogado. Por eso es tan importante una revisión semanal de su sistema, para que no se pierda nada. Tómese el tiempo para sentarse y revisar su plan de trabajo o sus listas al menos una vez a la semana. Luego, asegúrese de identificar lo que se avecina, para que pueda trabajar antes de lo previsto, en lugar de terminar todo a tiempo.

No deje que la Metodología de Productividad se interponga en el camino de la Metodología de Productividad

Sólo recuerde que jugar con estas herramientas no es lo mismo que ser productivo. Mucha gente que se inicia en sistema de productividad personal pasa mucho tiempo ideando su propia implementación personal de la metodología. Juegan con bolígrafos y cuadernos y aplicaciones y plantillas, etc. Puede llevar un poco de tiempo averiguar cómo hacer que el sistema de productividad personal funcione en tu vida.

Otros Elementos

Además, es algo divertido. Recuerda que jugar con estas herramientas no es lo mismo que ser productivo. Cuando encuentres algo que funcione, deja de jugar y úsalo. La gente ha implementado el sistema de productividad personal usando todo, desde Outlook hasta las tarjetas de índice. Una vez que trabajes con sistema de productividad personal en tu flujo de trabajo, podrás salir de tu oficina cada día (o durante las vacaciones) sin preocuparte de lo que tienes que hacer a continuación, ya que tus tareas se almacenarán en tu sistema de confianza.

Revisor: Lawrence

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