Modelo de Negocio de Inteligencia Empresarial para Abogados

Modelo de Negocio de Inteligencia Empresarial para Abogados

Este texto se ocupa del Modelo de Negocio de Inteligencia Empresarial para Abogados.

Las empresas de Inteligencia Empresarial (BI) venden a sus clientes licencias de software para sus productos. Otras fuentes de ingresos son los servicios de soporte y consultoría.

Por lo general, el pan de cada día de un negocio de este tipo va a ser su ingreso recurrente por membresía. Los ingresos recurrentes suelen establecerse en forma de ingresos recurrentes anuales y/o mensuales (conocidos como ARR o MRR). Esta cuota de afiliación es la que permite a la base de clientes acceder a los productos y a las funciones del software.

Aunque las licencias de software de BI cuestan mucho dinero (hasta 500.000, dependiendo de los requisitos), sólo representan una parte de los costes totales de una iniciativa de BI. Los proveedores de BI trabajan estrechamente con el cliente durante la fase de implantación para garantizar la satisfacción general y reducir esos costes totales. También se requiere una estrecha relación con los clientes para ajustar y mejorar los productos existentes. Lo ideal es que un cliente satisfecho siga añadiendo otros productos de la cartera del proveedor de BI.

La inteligencia empresarial permite hacer bien tres cosas: priorizar, predecir y perseguir. Esto significa que las empresas que más se beneficiarán son las que tienen procesos complejos e ineficiencias conocidas y desconocidas de toda la empresa.

Por ejemplo, algunas de las empresas que suelen obtener los mayores beneficios con mayor rapidez suelen ser startups que han crecido a un ritmo rápido y han hackeado su camino hacia el éxito y que de repente se encuentran con un crecimiento acelerado. Cuando esto ocurre, las ineficiencias tienden a aparecer a montones porque hay mucho que hacer y todo es nuevo. El BI puede ayudar a proporcionar un poco de estructura y actuar casi como una columna vertebral artificial para esas empresas, de modo que puedan seguir creciendo a escala mientras mejoran los beneficios y reducen los costes.

Mercado

En una encuesta realizada a abogados en 2018 en la que se preguntaba -entre otras cosas- qué soluciones tecnológicas tenían impacto en el negocio, el 70% citaba el Business Intelligence -frente al 49% de 2017-. Del mismo modo, casi el 47% cita el Business Intelligence y la analítica de datos como las herramientas que más contribuirán a fortalecer el negocio en el futuro. En comparación, el 16% cita la inteligencia artificial y el aprendizaje automático como las herramientas más importantes.

A nivel de empresas, existe una creciente desconexión entre los líderes empresariales que esperan una organización basada en datos y los empleados que no se sienten cómodos cuestionando las métricas o aprovechando el análisis de datos para impulsar acciones. Por eso es útil utilizar la IA para ayudar a responder a preguntas relevantes y tomar decisiones significativas. La idea en la que trabajan algunas empresas de BI es permitir a las personas utilizar el lenguaje natural para interactuar con los datos a través de una interfaz rápida y potente. Tableau permite escribir una pregunta con sugerencias de búsqueda guiadas para obtener respuestas instantáneas. Los resultados se presentan en forma de visualizaciones de datos enriquecidas que permiten a los usuarios empresariales obtener la información que desean de sus datos. Además, otra herramienta proporciona automáticamente explicaciones basadas en la IA sobre el valor de un punto de datos con un solo clic. Basadas en modelos estadísticos avanzados, las explicaciones se integran en los flujos de trabajo existentes, ahorrando tiempo, dicen, a los usuarios y descubriendo nuevos conocimientos sobre sus datos que de otro modo no habrían encontrado. Esta función interactiva ofrece a los analistas y a los usuarios empresariales un punto de partida para impulsar una exploración más profunda de los datos.

Inconvenientes

Si al mercado le gusta el producto (hay un hipercrecimiento), es probable que experimente un inmenso crecimiento muy rápidamente a medida que las empresas adoptan el software. Aunque esto suena muy bien, normalmente va a costar más dinero, porque se necesita ampliar rápidamente los datos, el almacén, el ancho de banda y todo tipo de aspectos técnicos para dar soporte a los nuevos clientes adquiridos.

Existe software que añade explicaciones automatizadas en lenguaje sencillo a los cuadros de mando en cuestión de segundos. Esta función desglosa los datos por dimensiones relevantes y presenta la información en forma de viñetas que son fáciles de leer y comprender. Esto ahorra tiempo en el análisis.

Ejemplo de Módulo: Registro de tiempos
Registre su tiempo trabajado directamente en Outlook como parte de su flujo de trabajo. A continuación, puede crear facturas directamente a partir de los registros de tiempo. El registro del tiempo sólo es inteligente cuando los registros van directamente al sistema financiero. Esta es una de las ventajas de estar basado en un sistema ERP.

Un simple registro de tiempo no es inteligente si hace que haya un trabajo extra cuando se tienen que crear las facturas.

Ejemplo de Módulo: control de facturas
El control de facturas es una función que puede suponer un gran ahorro de tiempo para los abogados. En vez de usar papel, manejar el control de facturas directamente en el navegador. De este modo, puede aprobarse las facturas sin la tradicional pila de papel. Aplicable en Europa, pero tener en cuenta que en algunos países hay que usar un sistema de factura fiscal.

Ejemplo de Módulo: Investigación de fraudes
Los fraudes aparentemente sofisticados pueden ser derrotados mediante el análisis forense de múltiples fuentes de datos que identifican anomalías, establecen conexiones ocultas y construyen un caso contra los autores.

Ejemplo de Módulo: Diligencia debida en la investigación
Tomar una decisión informada antes de una reclamación o inversión es la única manera de salvaguardar el dinero y la reputación, y con el riesgo añadido relacionado con la regulación y el soborno que se observa especialmente en los mercados fronterizos, la necesidad de dicha investigación nunca ha sido mayor.

Ejemplo de Módulo: tablero Kanban
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de proyectos lean (ágil) que ayuda a las empresas a visualizar sus flujos de trabajo, maximizar la eficiencia y ayudar a identificar cualquier cuello de botella en su proceso. Los tableros kanban utilizan tarjetas y columnas para categorizar y mostrar visualmente el estado de cada elemento de trabajo en un momento dado.

Los tableros kanban ayudan a visualizar el flujo de trabajo de sus casos, para que el abogado pueda entender mejor sus procesos. Los tableros kanban pueden mostrar al abogado exactamente cuántos días han estado sus casos en cada estado, de modo que el abogado puede identificar rápidamente las etapas de trabajo problemáticas y realizar mejoras.

¿Qué funcionalidad necesitamos?

¿Qué tipo de datos queremos desglosar y de dónde proceden? ¿Quién va a utilizar la herramienta y cómo va el abogado a acceder a ella y compartirla con sus colegas? ¿Cuáles son los requisitos de la interfaz de usuario y de las funciones?

Estas son sólo un par de preguntas que debemos hacernos a la hora de elegir una herramienta de Business Intelligence.

Tras la elección de la herramienta de BI viene el ejercicio de recopilar y estructurar los datos y establecer los informes y métricas (KPI) que son importantes para el cliente.

En un bufete de abogados con socios, abogados, procuradores, controladores financieros, secretarios, etc., hay muchas necesidades diferentes que debe satisfacer una solución de BI.

Los socios y los abogados suelen necesitar una visión global de la empresa en su conjunto, que abarque las áreas de casos, los clientes y el personal, y requerirán informes y métricas sobre los índices de facturación, el tiempo trabajado, la producción y el excedente/déficit de casos.

Por su parte, los abogados quieren estar al tanto de la evolución de sus propios casos y recibir información actualizada sobre los objetivos de facturación y de volumen de negocio acordados.

Por último, el director financiero y el contable estarán más interesados en las cifras financieras relacionadas con los ingresos y los gastos, el seguimiento del presupuesto, la preparación de las cuentas mensuales y anuales y los informes periódicos diversos.

Lo anterior es sólo una selección de las cosas más comunes que podrían requerirse de la solución de BI en un bufete de abogados; dependiendo de la complejidad del bufete y de los roles en él, son concebibles muchos más.

Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

Algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) son la tasa de rendimiento, el valor medio de los casos, etc. A veces ni los abogados los entienden. Algunas de las más populares son las siguientes métricas:

Valor medio de la unidad de caja (ACUV): el valor monetario medio de todas las unidades de caja.

Tasa de rendimiento (TR) – El número de unidades de caja que puede terminar en un año determinado. Si usted termina 100 casos en un año, entonces su tasa de rendimiento es 100. La reducción del tiempo de ciclo aumenta la tasa de rendimiento.

Duración del ciclo- La cantidad de tiempo que se tarda en completar un asunto desde el principio hasta el final. «Inicio» significa que se firma una carta de compromiso y que se está trabajando para el cliente. «Terminar» significa que se ha cobrado el dinero y se ha cerrado el caso.

Gestión de Casos

La base de cada caso es el módulo de gestión de casos, que varias empresas ofrecen. Para nosotros, es el punto de partida. A diferencia de la competencia, podría estar rellenada por defecto (basado en datos estadísticos, salvo que el bufete establezca unos datos por defecto para su firma).

Cada caso tiene su tablero. Arriba aparecerá las fechas, que tipo de caso es (un litigio en España, por ejemplo), la persona responsable, las horas dedicadas, cuanto se ha facturado por el caso, etc. Ha de haber un calendario y una parte de fechas críticas para que no se pase un juicio, etc.

Aprovechar los paneles de asuntos personalizables
El abogado accede fácilmente a los eventos del calendario de un asunto, a las tareas, a los contactos relacionados, a la información sobre el tiempo y la facturación, y a los saldos de las cuentas desde su Tablero de Asuntos. El abogado también puede reorganizar los widgets para destacar la información más importante para el.

Acceder a los casos del bufete desde cualquier lugar
El abogado accede a su cuenta desde cualquier ordenador con conexión a Internet, lo que ayuda a los equipos remotos y distribuidos a estar al tanto de sus casos.

Ver los eventos del caso en tiempo real en el flujo de asuntos
El abogado ve todas las nuevas tareas, eventos, notas, documentos del asunto y entradas facturables dentro de su flujo de asuntos. El abogado también puede publicar mensajes en el flujo de asuntos para comunicarse con cualquier persona que esté colaborando con el abogado en el asunto.

Automatización de las tareas tediosas con las plantillas de asuntos
El abogado crea sus propios parámetros para tareas y eventos y los aplica automáticamente a los asuntos que el abogado seleccione. Clasifica sus tareas por tipo de asunto o crea y automatiz por cliente u otra clasificación. Su flujo de trabajo predefinido facilita el seguimiento de su lista de «tareas pendientes» en todo momento.

Gestión de los casos abiertos
Las plantillas de asuntos funcionan como su propia lista de control virtual. Con su función de hitos, el abogado puede activar automáticamente nuevas tareas a medida que completa otras, asegurándose de que el abogado y su personal mantienen sus asuntos en movimiento.

Personalización completa de sus plantillas de asuntos
El abogado puede specificar elementos cruciales en sus asuntos como métodos de facturación, estatutos de limitaciones, campos personalizados, tareas y eventos. El abogado puede personalizar aún más sus Plantillas de Asuntos cambiando las fechas de vencimiento y las tareas aplicables según sea necesario.
Definir fácilmente las relaciones
Con la personalización avanzada, el abogado puede asegurarse de capturar las relaciones críticas relacionadas con el caso sin tener que poner repetidamente la información. Por ejemplo, esto puede incluir a los oficiales de arresto, agencias, ajustadores, miembros de la familia o tutores.

Establecer presupuestos de asuntos
El bufete puede encontrarse con momentos en los que un cliente no está dispuesto a seguir adelante con un caso por cuestiones de presupuesto. Puede controlar esto estableciendo un límite en la cantidad de dinero que se puede facturar por cada asunto.

Organización con etiquetas
Las etiquetas permiten al abogado categorizar toda su información y agruparla ordenadamente en un conjunto relacionado. Se pueden buscar las etiquetas fácilmente en un campo de búsqueda global para acceder rápidamente a su información.

Crear campos personalizados
El abogado puede crear campos personalizados que ayuden al abogado a recopilar valiosos detalles del caso. El abogado puede utilizar estos campos para filtrar informes o facturas y también se pueden utilizar como campos de fusión en la automatización de documentos y facturas. Esta información nos puede servir para mejorar los módulos.

Ver informes completos de los casos
Se ofrece informes completos desde el primer momento. Vea fácilmente la productividad por asunto del abogado, los presupuestos de los asuntos y mucho más.

Ejemplos de Software

Nota: Hay una lista con descripción de 52 empresas en predictiveanalyticstoday.com/top-business-intelligence-companies/.

  • Gestión de casos («case management»): Software para ahorrar tiempo y aumentar la eficacia automatizando las tareas rutinarias y mejorando la precisión y la coherencia en toda la empresa.
  • Gestión del bufete («Practice management»): Software para mejorar el rendimiento del bufete y generar valor con una solución de software jurídico.
  • Cumplimiento legal: Plataforma de riesgo y cumplimiento basada en la nube para su negocio jurídico que permite, a los abogados, seguir y gestionar sus obligaciones normativas y de calidad.

Otros:

Automated Matter Management
Powerful pre-built workflows
Claims Workflow management
Task Management
Case processing and financial management system (como Navokat, Capto, Unik, Advopro etc.)

Empresas de BI jurídico para despachos:

– www.theaccessgroup.com, muy grande, inglesa, tiene una división legal, sus clientes son los top de UK.
– aderant.com, tiene más de 2500 clientes, y tiene como cliente al 90% de los 200 top de USA
– Coyote Analytics es una empresa de software especializada en la inteligencia empresarial de los bufetes de abogados. Está diseñado para ayudar a los bufetes de abogados a tomar mejores decisiones sobre su negocio. El software incluye varias funciones que permiten a los usuarios rastrear y analizar datos, como una base de datos de clientes, un sistema de gestión de asuntos y una herramienta de informes financieros.
– LIT Dashboard: https://www.litigationservices.com/corporate-solutions/business-intelligence-tools/. Ayuda a automatizar el proceso de investigación jurídica y producción de documentos. Esto puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a los abogados y mejorar la precisión de la investigación y los documentos. Puede ayudar a realizar un seguimiento de los plazos, los procedimientos judiciales y otros detalles vitales.
– EZlytix es una herramienta de análisis empresarial que le ayuda a tomar mejores decisiones para el bufete de abogados. Proporciona información significativa sobre el rendimiento del bufete de abogados y le permite rastrear y supervisar las métricas críticas.

Herramientas analíticas digitales de pago para abogados:

  • Tableau.com: Es una herramienta de visualización de datos líder, que se utiliza para la resolución de problemas. Ayuda a los abogados a crear diferentes tablas, gráficos, mapas, tableros e historias para llegar a conclusiones más inteligentes y el equipo pueda tomar decisiones comerciales más apropiadas en beneficio de la firma. Todo, gracias a la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence.
  • Qlink.com: Esta herramienta de análisis utiliza inteligencia artificial para ayudar al equipo a tener mayor comprensión de los datos. Ofrece varias posibilidades, por ejemplo, análisis generado por IA, datos preparados de forma automática, análisis predictivo, entre otros.
  • Jurimetria: Es un software desarrollado por la organización reconocida en todo el mundo por entregar soluciones a los abogados: Wolters Kluwer. Gracias a esta herramienta, ahora los abogados pueden tomar decisiones considerando los resultados que están basados en el Big Data. De esta forma es posible predecir el resultado, acertar con una estrategia, analizar los procesos judiciales, argumentar con éxito en un litigio, entre otros beneficios.
  • Tirant analytics: La propuesta de esta herramienta es entregar un innovador acceso a la documentación jurídica, porque entrega resultados visuales dinámicos que son más fáciles de digerir, entender y relacionar para que el abogado llegue a conclusiones sólidas.

El caso de Agatha

Con Agatha, de Optimalex, los usuarios pueden actualizar los parámetros para crear múltiples estimaciones para el mismo caso. A continuación, Agatha muestra un panel de control de cada estimación. También:

  • Le permite comparar sus estimaciones si decide llegar a un acuerdo en lugar de litigar. Le permite ver las matemáticas para que tome la decisión basándose en los valores más probables.
  • Le permite automatizar los resultados de los casos y ver los importes más probables de los acuerdos frente a los resultados de los litigios para informar su estrategia de gestión de riesgos legales.
  • Le permite actualizar los parámetros para crear múltiples estimaciones para el mismo caso; Agatha muestra entonces un panel de control de cada estimación.

En su web, afirman que sus predicciones proceden de una combinación de datos de litigios públicos y privados. También que nunca comunican los datos de los clientes: éticamente estan plenamente comprometidos con la privacidad de los datos y técnicamente sus bases de datos están alojadas de forma segura en Estados Unidos por los proveedores de servicios más potentes.

Módulo de Plazos

Como ejemplo:

Calcular plazos judiciales
El módulo de plazos permite a los despachos más pequeños generar plazos utilizando la misma tecnología en la que confían más del 70% de los 100 mejores despachos del país: de forma sencilla, precisa y asequible. el módulo de deadlines incluso facilita la facturación de los cargos a sus clientes como tarifa de investigación.

Minimizar el riesgo y ayude a evitar la principal causa de reclamaciones por mala praxis
Según la ABA, los errores relacionados con el calendario son la principal causa de reclamaciones por mala praxis y más del 70% de las reclamaciones se produjeron en bufetes con 5 o menos abogados. Con el módulo de plazos, que calcula con precisión sus plazos, los añade automáticamente a su calendario y le envía recordatorios por correo electrónico, puede reducir enormemente su riesgo. Muchas compañías de seguros de responsabilidad civil profesional ofrecen incluso descuentos a los usuarios de el módulo de deadlines en forma de créditos de gestión de riesgos.

Aplicar los cambios en las normas judiciales
El servicio patentado de notificación de cambios (CNS) de El módulo de deadlines notifica inmediatamente a los usuarios por correo electrónico si creemos que sus plazos se han visto afectados por un cambio en las normas judiciales. También proporcionamos un enlace para regenerar rápida y fácilmente sus plazos utilizando las normas actualizadas. El CNS se proporciona a todos los usuarios sin coste adicional porque estamos orgullosos de la exactitud de nuestros plazos.

Ejecutar informes de las próximas fechas
Nuestra página de Ver Plazos le permite generar, enviar por correo electrónico e imprimir una variedad de informes. Filtre sus plazos por caso, por evento, así como varios rangos de fechas, proporcionando la información a su alcance para asegurarse de que no se pierda un plazo.

Ver calendarios en pantalla: Vistas mensuales, semanales y diarias
Los calendarios en pantalla de el módulo de plazos proporcionan vistas gráficas de sus plazos, acceso móvil a su calendario y una copia externa de sus plazos críticos para los procedimientos de recuperación de desastres, una gran ventaja para las compañías de responsabilidad civil profesional que quieren saber si su calendario será accesible en caso de emergencia.

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