Gestión de Contratos

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Administración y Gestión de Contratos

La administración de contratos implica garantizar el cumplimiento de los términos de un contrato, mientras que la gestión de contratos implica la gestión global del ciclo de vida del contrato. Los términos “administración de contratos” y “gestión de contratos” suelen utilizarse indistintamente, pero no son lo mismo.

Los términos gestión de contratos y administración de contratos se confunden a menudo o se utilizan indistintamente, pero en realidad representan fases diferentes del proceso global de contratación. Para expresarlo de la forma más sencilla posible, la administración de contratos es el trabajo que se realiza antes de que un contrato entre en vigor y la gestión de contratos abarca todo lo que se hace después de la firma para garantizar que los entregables y los plazos se cumplen según lo estipulado en el acuerdo.

A continuación encontrará una descripción más detallada de las diferencias entre la administración de contratos y la gestión de contratos, así como consejos útiles para destacar en ambas fases del proceso de contratación.
¿Qué es la administración de contratos?
Los profesionales responsables de la administración de contratos de una empresa centran su trabajo en la planificación y ejecución de los contratos. El proceso de planificación suele incluir la búsqueda de posibles socios contractuales, por ejemplo mediante el envío de solicitudes de propuestas. Además, los administradores de contratos ayudan a limar los detalles del acuerdo contractual, trabajando con los posibles socios para negociar cuestiones contractuales como el precio, los plazos de entrega y las expectativas de rendimiento.

Aunque la palabra administración hace que parezca que esta faceta del ciclo de contratación es esencialmente de naturaleza administrativa, requiere una gran dosis de estrategia y astucia empresarial. Celebrar contratos jurídicamente sólidos y mutuamente ventajosos es fundamental para el éxito financiero de muchas empresas, por lo que es imperativo encontrar a los socios adecuados y establecer acuerdos justos.

Mejores prácticas para preparar un plan de administración de contratos
Crear y seguir un sólido plan de administración de contratos coloca a su equipo en una buena posición para gestionar con éxito cada nuevo contrato a lo largo del ciclo de vida del acuerdo. Este documento formal debe describir con detalle explícito lo que se espera de ambas partes durante la vigencia del acuerdo, con el fin de limitar posibles incumplimientos del contrato u otras cuestiones que lleven a cualquiera de las partes a no cumplir sus obligaciones contractuales.

Tenga en cuenta las cinco mejores prácticas siguientes a la hora de preparar un plan de administración de contratos.

1. Definir el alcance y los entregables

El primer paso para garantizar el éxito del proceso de contratación es establecer claramente las expectativas, incluidos el alcance y los entregables. El desvío del alcance es un problema común que puede hacer descarrilar cualquier contrato, por lo que incluir por escrito exactamente lo que el contrato cubre y lo que no cubrirá ayudará a mantener el contrato en el buen camino.

2. Incluya un calendario detallado

Puede parecer una obviedad, pero los planes de administración de contratos deben incluir un calendario detallado que dé cuenta de cada hito importante a lo largo de la vida del contrato, incluidas las fechas de inicio y finalización del proyecto, los plazos para los entregables y las actualizaciones de progreso.

3. Arreglar las finanzas

Para evitar disputas contractuales y mantener relaciones positivas entre ambas partes, todos los implicados en el proceso de administración del contrato deben conocer los términos financieros del acuerdo, incluido el valor del contrato, los intervalos de pago y el proceso para abordar la necesidad de cualquier gasto adicional (dependiendo del tipo de contrato).

4. Planificar el trabajo

Para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas, el plan debe incluir detalles sobre cómo se ejecutarán los entregables del contrato, incluidas las personas que trabajarán en cada parte del acuerdo (incluyendo personal interno y de terceros, si procede). Disponer de un plan para medir el éxito a lo largo de la vida del contrato mantendrá a ambas partes alineadas y permitirá corregir el rumbo en caso necesario.

5. Anticipe los riesgos

Todo contrato conlleva un riesgo, pero poner en marcha planes para tener en cuenta esos riesgos puede evitar que el contrato fracase. Describa los riesgos más probables de cada acuerdo y las medidas que deben tomarse en caso de que se produzcan. Prever cierta flexibilidad en los plazos y los presupuestos permitirá tomar con calma los retrasos o problemas menores e inesperados y evitará que el contrato (y potencialmente la relación) sufra significativamente.

¿Qué es la gestión de contratos?
La gestión de contratos se produce después de que un contrato se haya ejecutado y haya entrado en vigor. Por tanto, implica trabajar para garantizar que se respetan los términos y condiciones contenidos en el contrato y que se cumplen satisfactoriamente todas las obligaciones contractuales de una de las partes.

Durante la fase de gestión del contrato, siempre es posible que las circunstancias cambien, haciendo necesarias modificaciones en el acuerdo contractual. Por supuesto, el equipo de gestión del contrato suele trabajar en estrecha colaboración con la otra parte del acuerdo, por lo que se encuentra en una buena posición para saber si la relación funciona o si es necesario buscar oportunidades en otra parte. En consecuencia, tiene sentido que los administradores y gestores de contratos se mantengan en estrecha comunicación, en el caso de que sean de hecho equipos separados dentro de una empresa.

Etapas de la gestión de contratos
Saber qué esperar en cada una de las siete etapas esenciales del proceso de gestión de contratos aumentará su capacidad para cumplir los requisitos del contrato y ofrecer resultados óptimos.

1. Etapa de planificación

Durante la etapa de planificación, debe esbozar los puntos específicos de los puntos débiles, las necesidades y los objetivos más acuciantes de su equipo en materia de gestión de contratos y, a continuación, determinar qué tipo de enfoque o sistema le permitiría abordar mejor esas áreas. También deberá considerar los recursos de que dispone para asignarlos al proceso de gestión de contratos.

2. Etapa de aplicación

Una vez que sepa cómo debe ser su proceso de gestión de contratos, puede empezar a implantar las herramientas y los sistemas necesarios para respaldar esos esfuerzos. Si sólo tiene que gestionar un puñado de contratos, es probable que pueda hacer un seguimiento de los plazos, los entregables y otras obligaciones con soluciones manuales como unidades de disco compartidas, calendarios y hojas de cálculo. Si tiene necesidades de gestión de contratos más complejas, considere la posibilidad de implantar un software específico de gestión de contratos que le ayude a realizar un seguimiento de sus acuerdos y de los plazos importantes.

Este es también el momento en que todas las personas involucradas en su proceso de gestión de contratos deben ser incorporadas y formadas en su solución de gestión de contratos para que se sientan completamente cómodas utilizando el software.

3. Etapa precontractual

Durante la etapa precontractual, debe colaborar estrechamente con la administración del contrato para empezar a comprender los detalles importantes del nuevo acuerdo. Esto le ayudará a prepararse para el proceso de gestión de contratos y a incorporar cualquier directriz específica que le ayude a gestionar el contrato y los entregables de forma eficaz.

4. Etapa de traspaso

Si las personas que negociaron un acuerdo no son las mismas que ejecutarán y cumplirán los términos del contrato, es imperativo contar con un proceso de traspaso exhaustivo, que a menudo implica reuniones específicas para garantizar la alineación y la comprensión común de las funciones, las responsabilidades y los entregables clave.

5. Etapa del contrato

La etapa del contrato es cuando se ejecuta el trabajo definido en el acuerdo y se completan los entregables, esperemos que de acuerdo con el calendario y el presupuesto acordados. Ésta es también una de las áreas en las que el software de gestión de contratos puede ayudarle a mantener el rumbo y darle la base necesaria para medir el rendimiento a lo largo del proceso. Funciones como las alertas y notificaciones automáticas y los informes personalizados le permitirán conocer los próximos plazos relacionados con los entregables, las ventanas de finalización y cualquier otra fecha que determine que merece la pena seguir.

6. Etapa previa a la renovación

Normalmente, cuando un contrato llega a su fin, debe determinar si desea renovarlo, renegociarlo o rescindirlo por completo. La mayoría de las veces, existen plazos estrictos que determinan cuándo pueden producirse estas acciones sin penalización, por lo que le conviene empezar a pensar en estos escenarios mucho antes de la fecha de finalización del contrato.

7. Etapa posterior al contrato

Una vez que el contrato ha finalizado y el polvo se ha asentado, hay un par de tareas post-contrato que completar. Antes de archivar el contrato, revise detalladamente los términos del mismo para confirmar que se han cumplido todas las condiciones y se han liquidado las facturas.

Por último, realizar una autopsia le dará la oportunidad de descubrir información valiosa sobre el contrato y su proceso de gestión de contratos -incluidos tanto los éxitos como los defectos- que puede ayudarle a mejorar sus futuros acuerdos.

Mejores prácticas de gestión de contratos
Hay muchas maneras diferentes de enfocar la gestión de contratos, y una plétora de soluciones y métodos para lograr sus objetivos de contratación. He aquí siete mejores prácticas de gestión de contratos que se aplican a casi todas las situaciones, independientemente del tamaño y la complejidad de su cartera de contratos.

1. Mantenga todos sus contratos en un solo lugar

Para gestionar sus contratos con eficacia, tiene que saber dónde están. Al mantener todos los contratos de su organización en un solo lugar, sabrá exactamente dónde ir para encontrar un acuerdo o rastrear fechas, términos y otros detalles específicos del contrato.

2. Establezca y mida los KPI de gestión de contratos

Establecer y medir los KPI de gestión de contratos es la mejor manera de determinar cómo están funcionando sus contratos y le ofrece una forma de compartir esa información con las partes interesadas internas. Estos KPI también le permiten identificar cualquier parte ineficaz de su proceso de gestión de contratos y desarrollar estrategias para mejorar reduciendo riesgos, eliminando costes innecesarios o encontrando oportunidades perdidas en sus acuerdos.

3. Equilibrar la seguridad del almacenamiento y el acceso

Los departamentos jurídicos y los gestores de contratos deben encontrar el equilibrio adecuado entre la seguridad y el acceso a los contratos. Los que utilizan software de gestión de contratos disponen de un repositorio en línea seguro para albergar todos sus contratos sensibles, y pueden asignar fácilmente distintos niveles de acceso para que sólo usuarios y grupos específicos puedan ver determinados archivos y carpetas. Esto permite a los equipos jurídicos compartir algunas de las responsabilidades de la gestión de contratos sin perder el control de su repositorio.

4. Controle el tiempo de aprobación de los contratos

Cuanto más rápido pueda mover un contrato a través del proceso de aprobación, menos tiempo tardará en empezar a ver el valor de ese acuerdo. Pero, para optimizar ese proceso en aras de una mayor eficacia, primero debe disponer de un sistema para supervisarlo. El seguimiento del tiempo de aprobación de los contratos le ayudará a comprender su ciclo contractual y a determinar si es necesario introducir mejoras.

5. Automatice las comunicaciones contractuales

La tecnología actual de gestión de contratos permite a los equipos jurídicos automatizar muchos aspectos del proceso de contratación, especialmente en torno a las comunicaciones. Por ejemplo, los repositorios basados en la nube permiten a los usuarios programar y enviar a personas concretas alertas y notificaciones contractuales automatizadas, eliminando la necesidad de recordatorios manuales y correos electrónicos innecesarios. Y con las modernas soluciones disponibles, muchas empresas han eliminado el proceso de enviar físicamente documentos de un lado a otro para obtener firmas húmedas, recurriendo en su lugar a las opciones de firma electrónica para una acción inmediata.

6. Realice revisiones periódicas del cumplimiento

Una de las ventajas de contar con un proceso estructurado de gestión de contratos es la capacidad de mejorar el cumplimiento de la normativa del sector por parte de su organización. Si supervisa con regularidad las normativas federales, estatales y otras normativas legales y se asegura de que sus contratos cumplen dichas leyes, podrá proteger su empresa de sanciones y multas evitables. Asegúrese de comprobar periódicamente las actualizaciones de las normativas que afectan a su empresa y revise los contratos activos para determinar si es necesario tomar medidas para seguir cumpliendo la normativa.

7. Anticiparse a la evolución de las necesidades empresariales

La mayoría de las empresas y sus necesidades evolucionan con el tiempo, por lo que es importante anticiparse a esos cambios y ajustar sus contratos en consecuencia. Si su empresa está creciendo rápidamente y sabe que sus necesidades cambiarán en poco tiempo, en lugar de limitarse a renovar los contratos de los servicios existentes, considere la posibilidad de revisarlos detenidamente para determinar si tiene más sentido ajustarlos o renegociarlos en función de la evolución de sus necesidades.

Los 3 pasos que debe dar ahora para mejorar la gestión de contratos
Si su proceso de gestión de contratos necesita mejorar, o si no dispone en absoluto de un proceso formal, estos tres pasos pueden ponerle en la vía rápida hacia el éxito en la gestión de contratos.

1. Realice una auditoría de todo lo relacionado con los contratos

Antes de empezar a tomar medidas para resolver sus mayores problemas de gestión de contratos, tiene que entender cuáles son esos problemas. Lleve a cabo una auditoría de la gestión de contratos que incluya a todas las partes interesadas, los recursos y los procesos de su organización que influyen en cómo se gestionan sus contratos, desde la negociación y la creación hasta la ejecución y la gestión.

2. Desarrolle un marco formal de gestión de contratos

Utilizando las conclusiones de su auditoría, ahora puede poner en marcha un enfoque estructurado para gestionar su cartera de contratos. Este marco debe abordar cada elemento del proceso de gestión de contratos y definir claramente lo que debe ocurrir en cada etapa. El plan también debe incluir aspectos como las funciones y los departamentos responsables de las distintas tareas y procesos relacionados con los contratos, cómo se mide el rendimiento de la gestión de contratos y cualquier herramienta y sistema que deba utilizarse durante el proceso de gestión de contratos.

3. Utilice la tecnología para hacerlo más fácil

La implantación de un software dedicado a la gestión de contratos puede mejorar enormemente su capacidad para gestionar su cartera de contratos y todos los plazos y entregables de su organización relacionados con los contratos. Una vez que su cartera alcanza cierto tamaño o nivel de complejidad, resulta prácticamente imposible realizar un seguimiento eficaz y actuar en cada aspecto de su proceso de gestión de contratos utilizando únicamente herramientas y sistemas manuales. Con el software de gestión de contratos adecuado, su organización puede recuperar el control de su cartera de contratos.

Ventajas del software de gestión de contratos
Cada empresa tiene un conjunto único de problemas y prioridades de gestión de contratos. Determinar qué tipo de software debe implantar su empresa se reduce en última instancia a encontrar la solución que se ajuste a su presupuesto, resuelva sus mayores puntos débiles en la gestión de contratos y proporcione un sistema que usted y su equipo vayan a utilizar realmente.

Independientemente del tipo de solución que elija, he aquí algunas de las ventajas más significativas del software de gestión de contratos:

1. Fuente única de la verdad

El software de gestión de contratos proporciona una ubicación central para almacenar todos los contratos de su organización, lo que significa que cada usuario sabe exactamente dónde ir para encontrar la información contractual que necesita. El uso de un software de gestión de contratos evita el problema de tener varias copias o versiones de un contrato flotando por ahí, lo que puede causar confusión y llevar a que las personas trabajen con una versión obsoleta de un acuerdo.

2. Mayor visibilidad y conocimiento de los contratos

Las empresas que no cuentan con un software de gestión de contratos a menudo tienen que lidiar con contratos extraviados que se encuentran dispersos por varios escritorios, unidades de disco compartidas y archivadores. El software de gestión de contratos ofrece a los usuarios la posibilidad de buscar cualquier contrato, cláusula o palabra clave en toda su cartera de contratos y encontrar exactamente lo que buscan en cuestión de segundos.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

3. Reducción del riesgo

El software de gestión de contratos le ayuda a reducir el riesgo de los contratos de varias maneras, entre ellas:

Facilitando el seguimiento de las fechas y los plazos de los contratos – Al programar alertas para las fechas y los plazos clave de los contratos, puede estar seguro de que nunca le pillarán desprevenido cuando se acerque una fecha límite de renovación automática o cuando deba entregar un contrato importante.

Proporcionar a las partes interesadas una visión crítica del contrato – El software de gestión de contratos le permite ejecutar informes basados en cualquier metadato de interés, proporcionando una mayor visibilidad y visión del contrato a los jefes de departamento, equipos de liderazgo y otros. Ahora, el equipo jurídico no es el único grupo que vigila el cumplimiento y el rendimiento de los contratos.

Aprender de -y no repetir- errores anteriores – Los informes sobre contratos también ofrecen a su equipo una forma sencilla de analizar su cartera para identificar tendencias en acuerdos anteriores. Al aislar los contratos de bajo rendimiento, puede trabajar para comprender qué tienen en común esos acuerdos y buscar formas de modificar cómo se estructuran los contratos futuros.

4. Ahorro de tiempo

Una de las ventajas más importantes del software de gestión de contratos es que le ahorra tiempo, lo que le permite centrarse en actividades de mayor valor. La gestión manual de contratos es tediosa y requiere mucho tiempo, pero la mayoría de las funciones del software de gestión de contratos están diseñadas pensando específicamente en su tiempo.

Un repositorio en línea con función de búsqueda significa que no tiene que perder tiempo rebuscando en los armarios para encontrar un contrato o releyendo un acuerdo de 75 páginas para encontrar una cláusula o un término específico.

Las alertas automatizadas eliminan la necesidad de realizar un seguimiento manual de las fechas importantes de cientos o miles de contratos

Las funciones de inteligencia artificial identifican y etiquetan automáticamente los datos clave de sus contratos, lo que puede ahorrarle a usted y a su equipo cientos de horas de introducción manual de estos detalles.

Las funciones de firma electrónica le permiten firmar los contratos en cuestión de minutos. Con la firma electrónica de contratos no tiene que buscar y esperar a un firmante necesario, lo que ayuda a reducir el tiempo necesario para ejecutar nuevos acuerdos

Los roles de usuario basados en permisos dan a los administradores la opción de asignar distintos niveles de acceso a diferentes grupos y usuarios, lo que permite a sus colegas encontrar respuestas a sus preguntas relacionadas con los contratos sin requerir su tiempo y atención

La implantación de un software dedicado a la gestión de contratos agiliza la contratación y ayuda a establecer un proceso colaborativo de gestión de contratos, lo que permite a los miembros clave del departamento jurídico dedicar menos tiempo a las tediosas tareas de gestión de contratos y más a las iniciativas estratégicas de alto valor.

La administración de contratos y la gestión de contratos representan dos etapas diferentes del proceso de contratación, que abarcan los periodos anterior y posterior a la firma y puesta en vigor de un contrato. Para garantizar que todos los acuerdos de su organización se crean, ejecutan, organizan, supervisan y optimizan de acuerdo con las normas de la empresa, es importante contar con procesos y sistemas sólidos de administración y gestión de contratos.

Revisor de hechos: Mix

Objeto y Gestión de Contratos

Nota: Puede verse un análisis sobre el objeto del contrato. A efectos históricos, puede ser de interés el estudio del objeto del contrato en el derecho romano.

Objeto del Contrato

¿Qué es un contrato y para qué sirve? En pocas palabras, un contrato es un acuerdo por escrito que describe los términos y condiciones relativos a un trato o transacción entre dos partes.

Cuatro tipos de acuerdos que violan los estatutos son:

• los acuerdos realizados en domingos o días festivos legales,
• los acuerdos sobre juegos de azar y apuestas,
• los acuerdos usurarios y
• las transacciones sin licencia.

Cinco tipos de acuerdos que violan el orden público son los que:

• obstruyen o pervierten la justicia,
• restringen el matrimonio,
• interfieren con el servicio público,
• defraudan a los acreedores y a otras personas, y
• contienen cláusulas exculpatorias.

La Ley Sherman Antimonopolio prohíbe los acuerdos que tiendan a disminuir injustificadamente la competencia, fijar precios, asignar territorios o limitar la producción. La Ley Robinson-Patman declara ilegal la discriminación, directa o indirecta, en asuntos relacionados con el precio, la publicidad y la promoción de los productos.

Las restricciones al comercio son legalmente exigibles en los siguientes casos:

• franquicias otorgadas por el gobierno, monopolios legales en los que un estado o el gobierno federal concede a una persona o empresa una licencia para llevar a cabo un negocio específico, normalmente esencial;
• franquicias privadas, tipos especiales de organizaciones empresariales que implican relaciones contractuales entre franquiciadores y franquiciados;
• normativas de zonificación, restricciones legales del comercio que restringen dónde y cómo pueden operar las empresas; y
• normativas medioambientales y de seguridad, estatutos para proteger la salud y el bienestar de la población en general.

Contratos, Derecho de Obligaciones, Validez del Contrato

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