Control Interno
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Control Interno en Contabilidad (GAAP)
Los controles forman parte de su vida cotidiana. En un extremo, las leyes se utilizan para limitar su comportamiento. Por ejemplo, los límites de velocidad están diseñados para controlar su conducción por razones de seguridad vial. Además, puede utilizar muchos controles no legales. Por ejemplo, puede guardar los recibos de la tarjeta de crédito para comparar sus transacciones con el extracto mensual de la tarjeta de crédito. Comparar los recibos con el extracto mensual es un control diseñado para detectar los errores cometidos por la compañía de la tarjeta de crédito. Además, los bancos le dan un número de identificación personal (PIN) como control contra el acceso no autorizado a su dinero en efectivo si pierde su tarjeta del cajero automático (ATM). Las lecherías (productores de leche) utilizan la fecha de frescura en sus envases de leche como control para evitar la compra o venta de leche agria. Como puede ver, usted utiliza y se encuentra con controles todos los días.
Al igual que hay muchos ejemplos de controles en toda la sociedad, las empresas también deben aplicar controles para ayudar a guiar el comportamiento de sus directivos, empleados y clientes. Por ejemplo, eBay Inc. mantiene un mercado basado en Internet para la venta de bienes y servicios. A través de la plataforma en línea de eBay, compradores y vendedores pueden examinar, comprar y vender una amplia variedad de artículos, como antigüedades y coches usados. Sin embargo, para mantener la integridad y la confianza de sus compradores y vendedores, eBay debe disponer de controles que garanticen que los compradores pagan sus artículos y los vendedores no tergiversan sus artículos ni incumplen las ventas. Uno de estos controles que utiliza eBay es un foro de opiniones que establece la reputación de compradores y vendedores. Un posible comprador o vendedor puede ver la reputación y los comentarios del usuario antes de completar una transacción. Las transacciones deshonestas o desleales pueden dar lugar a una reputación negativa e incluso a la suspensión o cancelación de la capacidad del usuario para comerciar en eBay.
En este texto se analizan los controles que pueden incluirse en los sistemas contables para ofrecer una garantía razonable de que los estados financieros son fiables. También se discuten los controles para descubrir y prevenir errores en una cuenta bancaria. Este texto comienza hablando de la Ley Sarbanes-Oxley y su impacto en los controles y la información financiera.
Ley Sarbanes-Oxley
La Ley Sarbanes-Oxley es una de las leyes más importantes que han afectado a las empresas estadounidenses en la historia reciente. El propósito de Sarbanes-Oxley es fomentar la confianza del público en los informes financieros de las empresas. Además, Sarbanes-Oxley está diseñada para prevenir el fraude, el robo y los escándalos financieros.
La ley Sarbanes-Oxley sólo se aplica a las empresas cuyas acciones cotizan en bolsas públicas, denominadas empresas de capital abierto. Sin embargo, la ley Sarbanes-Oxley puso de relieve la importancia de evaluar los controles y los informes financieros de todas las empresas. Como resultado, empresas de todos los tamaños se han visto influidas por la ley Sarbanes-Oxley.
La ley Sarbanes-Oxley hace hincapié en la importancia de un control interno eficaz. Sarbanes-Oxley también tiene importantes implicaciones para el gobierno corporativo y la regulación de la profesión de contable público. Este capítulo, sin embargo, se centra en las implicaciones de Sarbanes-Oxley para el control interno.
El control interno se define como los procedimientos y procesos utilizados por una empresa para:
- Guardar sus activos.
- Procesar la información con precisión.
- Asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos.
La ley Sarbanes-Oxley exige a las empresas que mantengan controles internos eficaces sobre el registro de las transacciones y la elaboración de los estados financieros. Dichos controles son importantes porque impiden el fraude y evitan los estados financieros engañosos.
La ley Sarbanes-Oxley también exige a las empresas y a sus contables independientes que informen sobre la eficacia de los controles internos de la empresa. Estos requisitos de información se exigen en la Sección 404 de la ley. Por ello, estos requisitos e informes suelen denominarse requisitos 404 e informes 404.
Estos informes deben presentarse junto con el informe anual 10-K de la empresa ante la Comisión de Bolsa y Valores. También se anima a las empresas a incluir estos informes en sus informes anuales a los accionistas.
La evaluación de los controles internos se basa en el Marco Integrado de Control Interno, publicado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras (COSO) de la Comisión Treadway. Este marco es la norma por la que las empresas diseñan, analizan y evalúan los controles internos. Por este motivo, este marco se utiliza como base para hablar de los controles internos. Puede encontrar información sobre el Marco Integrado de Control Interno en la página web de COSO, coso.org.
Control interno
El Control Interno-Marco Integrado es la norma mediante la cual las empresas diseñan, analizan y evalúan el control interno. En esta sección, se describen los objetivos del control interno, seguidos de una discusión sobre cómo pueden alcanzarse estos objetivos a través de los cinco elementos de control interno del Marco Integrado.
Objetivos del control interno
Los objetivos del control interno son proporcionar una garantía razonable de que:
- Los activos se salvaguardan y se utilizan para los fines empresariales.
- La información empresarial es exacta.
- Los empleados y directivos cumplen las leyes y reglamentos.
El control interno puede salvaguardar los activos evitando robos, fraudes, usos indebidos o extravíos. Una preocupación seria del control interno es prevenir el fraude de los empleados. El fraude de los empleados es el acto intencionado de engañar a un empleador para obtener un beneficio personal. Dicho fraude puede ir desde una pequeña exageración en un informe de gastos de viaje hasta el robo de millones de dólares. Los empleados que roban a una empresa suelen ajustar los registros contables para ocultar su fraude. Así pues, el fraude de los empleados suele afectar a la exactitud de la información empresarial.
Una información precisa es necesaria para que una empresa funcione con éxito. Las empresas también deben cumplir las leyes, los reglamentos y las normas de información financiera. Algunos ejemplos de dichas normas son las regulaciones medioambientales, las regulaciones de seguridad y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Fraude Laboral
La Asociación de Examinadores de Fraude estimó en 2014 que el 5% de los ingresos anuales en todo el mundo, o más de 3,5 billones de dólares, se pierde por el fraude de los empleados. Un fraude común de los empleados en los cobros en efectivo puede ocurrir cuando los empleados aceptan pagos en efectivo de los clientes, no registran la venta y luego se embolsan el dinero en efectivo. Un fraude común de los empleados en los pagos en efectivo puede ocurrir cuando los empleados facturan a su empleador servicios falsos o artículos personales.
Elementos de control interno
Los tres objetivos de control interno pueden alcanzarse aplicando los cinco elementos de control interno establecidos por el Marco Integrado. Estos elementos son los siguientes
- Entorno de control
- Evaluación de riesgos
- Procedimientos de control
- Seguimiento-Información y comunicación
Los elementos del control interno forman un paraguas sobre la empresa para protegerla de las amenazas al control.
El entorno de control es el tamaño del paraguas. La evaluación de riesgos, los procedimientos de control y la supervisión son el tejido del paraguas, que impiden que se filtre. La información y la comunicación conectan el paraguas con la dirección.
Entorno de control
El entorno de control es la actitud general de la dirección y los empleados sobre la importancia de los controles. Los tres factores que influyen en el entorno de control de una empresa son los siguientes:
- La filosofía y el estilo operativo de la dirección
- La estructura organizativa de la empresa
- Las políticas de personal de la empresa.
La filosofía y el estilo operativo de la dirección tienen que ver con si la dirección hace hincapié en la importancia de los controles internos. Un énfasis en los controles y el cumplimiento de las políticas de control crea un entorno de control eficaz. Por el contrario, hacer demasiado hincapié en los objetivos operativos y tolerar las desviaciones de las políticas de control crea un entorno de control ineficaz.
La estructura organizativa de la empresa es el marco para planificar y controlar las operaciones. Por ejemplo, una cadena de tiendas minoristas puede organizar cada una de sus tiendas como unidades de negocio independientes. Cada gerente de tienda tiene plena autoridad sobre la fijación de precios y otras actividades operativas. En una estructura de este tipo, cada director de tienda tiene la responsabilidad de establecer un entorno de control eficaz.
Las políticas de personal de la empresa implican la contratación, formación, evaluación, compensación y promoción de los empleados. Además, las descripciones de los puestos de trabajo, los códigos éticos de los empleados y las políticas sobre conflictos de intereses forman parte de las políticas de personal. Dichas políticas pueden mejorar el entorno de control interno si proporcionan una garantía razonable de que sólo se contrata y retiene a empleados competentes y honestos.
Evaluación de riesgos
Todas las empresas se enfrentan a riesgos como los cambios en las exigencias de los clientes, las amenazas de la competencia, los cambios normativos y los cambios en los factores económicos. La dirección debe identificar dichos riesgos, analizar su importancia, evaluar su probabilidad de ocurrencia y tomar las medidas necesarias para minimizarlos.
Procedimientos de control
Los procedimientos de control proporcionan una garantía razonable de que se alcanzarán los objetivos empresariales, incluida la prevención del fraude. Los procedimientos de control, que constituyen uno de los elementos más importantes del control interno, incluyen lo siguiente:
- Personal competente, rotación de funciones y vacaciones obligatorias
- Separación de responsabilidades para operaciones relacionadas
- Separación de operaciones, custodia de activos y contabilidad-Pruebas y medidas de seguridad
Personal competente, rotación de funciones y vacaciones obligatorias
Una empresa de éxito necesita empleados competentes capaces de realizar las tareas que se les asignan. Deben establecerse procedimientos para formar y supervisar adecuadamente a los empleados. También es aconsejable rotar las funciones del personal contable y obligar a todos los empleados a tomar vacaciones. De este modo, se anima a los empleados a cumplir los procedimientos. Los casos de fraude de empleados suelen descubrirse cuando un empleado con muchos años de antigüedad, que nunca tomaba vacaciones, falta al trabajo por enfermedad u otro motivo inevitable.
Separar las responsabilidades de las operaciones relacionadas
La responsabilidad de las operaciones relacionadas debe dividirse entre dos o más personas. Esto disminuye la posibilidad de errores y fraudes. Por ejemplo, si la misma persona encarga los suministros, verifica su recepción y paga al proveedor, pueden producirse los siguientes abusos:
- Los pedidos pueden realizarse en función de la amistad con un proveedor en lugar de en función del precio, la calidad y otros factores objetivos.
- Puede que no se verifique la cantidad y la calidad de los suministros recibidos; por lo tanto, la empresa puede pagar por suministros que no se reciben o que son de mala calidad.
- Los suministros pueden ser robados por el empleado.
- Puede que no se verifique la validez y la exactitud de las facturas; por lo tanto, la empresa puede pagar facturas falsas o inexactas.
Por las razones anteriores, las responsabilidades de compra, recepción y pago de los suministros deben dividirse entre tres personas o departamentos.
Separar las operaciones, la custodia de activos y la contabilidad
Las responsabilidades de operaciones, custodia de activos y contabilidad deben estar separadas. De este modo, los registros contables sirven como control independiente de los responsables de operaciones y de los empleados que custodian los activos.
A modo de ejemplo, los empleados que manejan los ingresos en efectivo no deben registrar los ingresos en efectivo en los registros contables. Hacerlo permitiría a los empleados tomar prestado o robar dinero en efectivo y ocultar el robo en los registros contables. Del mismo modo, los gestores operativos no deben registrar los resultados de las operaciones. Hacerlo permitiría a los gerentes distorsionar los informes contables para mostrar resultados favorables, lo que podría permitirles recibir mayores bonificaciones.
Pruebas y medidas de seguridad
Las pruebas y las medidas de seguridad se utilizan para salvaguardar los activos y garantizar la fiabilidad de los datos contables. Los comprobantes implican procedimientos como la autorización, la aprobación y la conciliación. Por ejemplo, un empleado que planee viajar por negocios de la empresa puede tener que rellenar un formulario de “solicitud de viaje” para obtener la autorización y aprobación de un directivo.
Los documentos utilizados para la autorización y aprobación deben estar prenumerados, contabilizados y custodiados. La prenumeración de los documentos ayuda a evitar que las transacciones se registren más de una vez o no se registren en absoluto. Además, contabilizar y salvaguardar los documentos prenumerados ayuda a evitar que se registren transacciones fraudulentas. Por ejemplo, los cheques en blanco están prenumerados y salvaguardados. Una vez que un pago ha sido debidamente autorizado y aprobado, los cheques se rellenan y se emiten.
Las conciliaciones también son un control importante. Más adelante en este capítulo, se describe e ilustra el uso de las conciliaciones bancarias como ayuda para controlar el efectivo.
Las medidas de seguridad implican medidas para salvaguardar los activos. Por ejemplo, el efectivo en caja debe guardarse en una caja registradora o en una caja fuerte. El inventario (véase sobre la estimación de sus costes) que no esté a la vista debe guardarse en un trastero o almacén cerrado con llave. Los registros contables, como el libro auxiliar de cuentas por cobrar, también deben salvaguardarse para evitar su pérdida. Por ejemplo, los registros contables mantenidos electrónicamente deben salvaguardarse con códigos de acceso y copias de seguridad para poder recuperar cualquier archivo perdido o dañado en caso necesario.
Ejemplo: Prevenir el Fraude de los Empleados en las PYMEs
Algunos consejos:
- No haga que el mismo empleado emita cheques de la empresa y lleve la contabilidad. Busque pagos a proveedores que no conozca o pagos a proveedores cuyos nombres parezcan estar mal escritos.
- Si su empresa dispone de un sistema informático, restrinja el acceso a los archivos contables en la medida de lo posible. Asimismo, conserve una copia de seguridad de sus archivos contables y guárdela en un lugar externo.
- Tenga cuidado con cualquier persona que trabaje en finanzas y que se niegue a coger vacaciones. Puede que teman que un sustituto descubra el fraude.
- Exija y controle la documentación acreditativa (como las facturas de los proveedores) antes de firmar los cheques.
- Revise el número de facturas de tarjetas de crédito que firma mensualmente.
- Limite y controle el acceso a documentos y suministros importantes, como cheques en blanco y sellos de firma.
- Compruebe anualmente los formularios W-2 con su nómina para asegurarse de que no lleva ningún empleado ficticio.
- Confíe en usted mismo, no en su contable, para detectar el fraude.
Supervisión
La supervisión del sistema de control interno sirve para localizar puntos débiles y mejorar los controles. La supervisión suele incluir la observación del comportamiento de los empleados y del sistema contable en busca de indicadores de problemas de control.
Señales de alarma con respecto a las personas:
- Cambio brusco de estilo de vida (sin ganar la lotería).
- Relaciones sociales estrechas con los proveedores.
- Negarse a tomar vacaciones.
- Pedir prestado con frecuencia a otros empleados.
- Consumo excesivo de alcohol o drogas.
Señales de alerta del sistema contable:
- Falta de documentos o lagunas en los números de las transacciones (podría significar que los documentos se están utilizando para transacciones fraudulentas).
- Un aumento inusual de los reembolsos a clientes (los reembolsos pueden ser falsos).
- Diferencias entre los recibos de caja diarios (véase más sobre controles de caja sobre cobros y pagos) y los depósitos bancarios (podría significar que los recibos se están embolsando antes de ser depositados).
- Aumento repentino de la lentitud en los pagos (el empleado podría estar embolsándose los pagos).
- Atraso en el registro de las transacciones (posiblemente un intento de retrasar la detección del fraude).
Las evaluaciones de los controles suelen realizarse cuando se producen cambios importantes en la estrategia, la alta dirección, la estructura empresarial o las operaciones. Los auditores internos, que son independientes de las operaciones, suelen realizar dichas evaluaciones. Los auditores internos también son responsables de la supervisión diaria de los controles. Los auditores externos también evalúan e informan sobre el control interno como parte de su auditoría anual de los estados financieros.
Información y comunicación
La información y la comunicación son elementos esenciales del control interno. La información sobre el entorno de control, la evaluación de riesgos, los procedimientos de control y la supervisión es utilizada por la dirección para orientar las operaciones y garantizar el cumplimiento de los requisitos de información, legales y reglamentarios. La dirección también utiliza la información externa para evaluar los acontecimientos y las condiciones que repercuten en la toma de decisiones y en la elaboración de informes externos. Por ejemplo, la dirección utiliza los pronunciamientos del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) para evaluar el impacto de los cambios en las normas de información sobre los estados financieros.
Limitaciones del control interno
Los sistemas de control interno sólo pueden ofrecer una garantía razonable para salvaguardar los activos, procesar información precisa y cumplir las leyes y reglamentos. En otras palabras, los controles internos no son una garantía. Esto se debe a los siguientes factores:
- El elemento humano de los controles
- Consideraciones de coste-beneficio.
El elemento humano reconoce que los controles son aplicados y utilizados por humanos. En consecuencia, pueden producirse errores humanos por cansancio, descuido, confusión o equivocación. Por ejemplo, un empleado puede, sin querer, descuadrar a un cliente o contar mal la cantidad de existencias recibidas de un proveedor. Además, dos o más empleados pueden confabularse para burlar o eludir los controles internos. Este último caso suele implicar fraude y robo de activos. Por ejemplo, el cajero y el empleado de cuentas por cobrar podrían confabularse para robar los pagos a cuenta de los clientes.
Las consideraciones de coste-beneficio reconocen que el coste de los controles internos no debe superar sus beneficios. Por ejemplo, las tiendas minoristas podrían eliminar los hurtos registrando a todos los clientes antes de que salgan de la tienda. Sin embargo, un procedimiento de control de este tipo disgustaría a los clientes y provocaría una pérdida de ventas. En su lugar, los minoristas utilizan cámaras o carteles que dicen: “Perseguimos a todos los rateros”.
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Revisor de hechos: Bucharan
Introducción: Control Interno
Concepto de Control Interno en el ámbito de la contabilidad, el derecho financiero y otros afines: Conjunto de métodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de operación y el cumplimiento de las políticas establecidas.
Control Interno
Control Interno en el Derecho Español
Según el Diccionario Jurídico Espasa, Control Interno se describe así:
Dentro del Derecho del Gasto Público el estudio del control de la actividad financiera constituye un capítulo importante. Pues bien, dicha actividad de examen o verificación se configura en nuestro Ordenamiento Jurídico en dos planos diferentes. Por un lado, la perspectiva externa a la Administración Pública gestora de los créditos correspondientes, que es desarrollada en nuestro país, a nivel general, por el Tribunal de Cuentas del Reino, como supremo órgano fiscalizador de las cuentas y de la gestión económica del Estado, así como del sector público, o por los Tribunales o Cámaras que asumen igual competencia en el ámbito de las respectivas Comunidades Autónomas.
Por otro lado, y es el que nos interesa en la presente voz, el control interno hace referencia al examen de la gestión económica que se desarrolla desde dentro de la Administración Pública actuante por unos órganos técnicos creados al efecto.Entre las Líneas En el seno de la Administración General del Estado esta competencia está encomendada a la Intervención General de la Administración del Estado que depende orgánicamente del Ministerio de Hacienda (Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos) y funcionalmente del Consejo de Ministros.Entre las Líneas En el ámbito de las Comunidades Autónomas y de las Entidades Locales, esta función se ejercerá por el correspondiente Cuerpo de Interventores.Entre las Líneas En el caso de la Intervención General de la Administración del Estado, para el ejercicio del control interno, dispone de diferentes Interventores Delegados en Ministerios, Centros u Organismos Autónomos, y de las Intervenciones Generales de la Defensa y de la Seguridad Social que actúan como delegadas en sus respectivos ámbitos de actuación.
Desarrollo
El control interno, trata no solo de asegurar la legalidad de la generación de los contratos y de los expedientes de gasto, sino, esto es lo más importante, de comprobar que la gestión del gasto público responde a criterios de eficacia y eficiencia. Se ejerce, a tenor del Real Decreto 2.188/95, de 28 de diciembre, bajo las modalidades de función interventora y de control financiero, sobre cuyo análisis volveremos más adelante.
Para que, a pesar de tratarse de un control interno, su ejercicio no se vea menoscabado, los interventores ejercen su actividad bajo el principio de autonomía funcional, es decir, con absoluta independencia respecto de las autoridades cuya gestión fiscalizan. Este principio tiene como techo el Consejo de Ministros, órgano al que le compete resolver las discrepancias producidas entre los gestores con sus respectivas intervenciones delegadas, constituyéndose además en destinatario último de los informes de control financiero.
Más acerca de Control Interno
Retornando a las modalidades del ejercicio del control interno, la función interventora tiene como finalidad controlar todos los actos que den lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones de contenido económico, así como los ingresos y pagos que de ellos se deriven, y la recaudación, inversión o aplicación en general de los fondos públicos. De acuerdo con lo señalado, su misión es preventiva y persigue el respeto de la legalidad de los actos fiscalizables, para lo cual al acto fiscalizador se le dota de efectos jurídicos especiales, el principal, que supone la suspensión del procedimiento si no se fiscalizara de conformidad. A partir de aquí el gestor variará su proceder o lo mantendrá promoviendo discrepancia que será resuelta en cada caso por los órganos superiores que correspondan.
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Otras cuestiones señaladas por el Diccionario
Por lo que se refiere al ejercicio del control interno en su modalidad de control financiero, las diferentes intervenciones realizan un examen a posteriori para verificar que la gestión económico-financiera se adecúa a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia. A diferencia del acto de fiscalización ejercido al amparo de la función interventora, el ejercicio del control financiero tiene como misión examinar la gestión económica, advertir las posibles debilidades, y proponer unas recomendaciones con el fin de mejorar la gestión de los centros u organismos intervenidos. Al final toda la información obtenida de los informes de control financiero se refunde por Ministerios o Consejerías (informe de actuaciones), se remite al Ministro de Hacienda, en su caso, al Tribunal de Cuentas, en los casos previstos en el artículo 129 de la Ley General Presupuestaria, y al Consejo de Ministros. [A.C.G.].
Legislación General de Control Interno en Derecho Electoral
[rtbs name=”derecho-electoral”] [rtbs name=”controles”]Recursos
[rtbs name=”informes-jurídicos-y-sectoriales”][rtbs name=”quieres-escribir-tu-libro”]Véase También
- Conciliacion bancaria
- Extracto bancario
- Caja
- Efectivo
- Equivalentes de efectivo
- Cuenta de insuficiencia
- Exceso de efectivo
- Saldo compensatorio
- Entorno de control
- Transferencia electronica de fondos (TEF)
- Elementos de control interno
- Fraude de empleados
- Control interno
- Fondo para gastos menores
- Relacion entre el efectivo y los gastos mensuales en efectivo
- Ley Sarbanes-Oxley
- Fondos para fines especiales
- Comprobante
- Sistema de comprobantes
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Nombre y describa los cinco elementos del control interno.
¿Hay algún elemento del control interno más importante que otro?
Nombre y describa los cinco elementos del control interno. ¿Hay algún elemento del control interno más importante que otro?