Personal Virtual

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Personal Virtual en las PYMEs

El personal virtual son empleados o contratistas independientes que trabajan a distancia utilizando tecnologías de telecomunicaciones e Internet que facilitan la colaboración. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Este arreglo es más común en el caso de las personas que prestan apoyo administrativo a los empresarios y propietarios de pequeñas empresas. Entre los ejemplos figuran los asistentes de oficina virtual, los contables y los diseñadores de sitios web.

Detalles

Las empresas pueden contratar (o contratar) trabajadores virtuales directamente o mantener sus servicios a través de agencias de empleo.Entre las Líneas En cualquiera de los dos casos, el personal remoto suele tener gastos generales más bajos que el personal in situ. La flexibilidad es otra ventaja. El personal virtual suele ser remunerado por horas y está disponible de forma temporal, según se necesite, y dependiendo de la normativa laboral de cada jurisdicción. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Se puede incorporar a la plantilla proyecto por proyecto. Hay problemas relacionados con la gestión de los trabajadores remotos, porque las interacciones con ellos no se hacen en persona. La comunicación, el intercambio de información y otras actividades de colaboración se logran a través de herramientas, como aplicaciones y programas en línea, que permiten la videoconferencia y mejoran el flujo de trabajo entre los miembros del equipo virtual.

HISTORIA
Incluso antes de la era de Internet la gente trabajaba a distancia. Dependían en gran medida de las llamadas telefónicas, los faxes y los servicios de entrega al día siguiente.Entre las Líneas En el decenio de 1990 había suficientes recursos en línea para que el trabajo a distancia fuera mucho más práctico y conveniente.Entre las Líneas En esa época surgieron los primeros asistentes de oficina virtual para prestar servicios al sector empresarial.Entre las Líneas En 1999 Christine Durst y Michael Haaren fundaron la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales, sin fines de lucro, para promover esta ocupación relativamente nueva. Operaron una de las primeras agencias de personal virtual llamada Staffcentrix. Mientras tanto, Anastacia Brice dirigía una agencia similar en línea en AssistU.com .Entre las Líneas En 2003 Tawnya Sutherland lanzó el sitio web VAnetworking.com para proporcionar a las crecientes filas de asistentes virtuales una plataforma de redes.

La mayoría de los pioneros de la industria de las asistentes virtuales fueron mujeres, porque el trabajo se podía hacer desde casa. Las madres que trabajan en casa, las personas con discapacidades físicas y los cónyuges de militares que se mudan con frecuencia conformaron gran parte de la primera fuerza de trabajo virtual. A medida que creció la demanda de trabajadores remotos, numerosas agencias de personal virtual comenzaron a operar en los Estados Unidos y en todo el mundo. El modelo comercial resultó especialmente exitoso en los países en desarrollo con grandes poblaciones de habla inglesa, como la India y Filipinas.

Pormenores

Las agencias prosperaron porque podían proporcionar trabajadores virtuales a los clientes de los Estados Unidos a tarifas por hora mucho más bajas que las agencias con sede en los Estados Unidos.

Los empresarios ocupados y los propietarios de pequeñas empresas han sido los principales impulsores de la industria del personal virtual. Muchos de ellos no necesitan o no pueden permitirse la ayuda administrativa interna de manera continua. La dotación de personal virtual les ofrece una opción más asequible y flexible.

APOYO GENERAL DE OFICINA
Los asistentes de la oficina virtual trabajan desde lugares remotos para prestar apoyo general a la oficina. Realizan tareas como programar citas y reuniones con clientes, responder a llamadas telefónicas y correos electrónicos entrantes, y reservar vuelos y hoteles para los próximos viajes. Aunque sus aptitudes varían, muchos también hacen investigaciones en línea, introducen datos, procesan textos y preparan documentos, como hojas de cálculo y materiales para presentaciones. Otro servicio común es la transcripción, como la transcripción de largas notas de voz en forma escrita. Algunos asistentes de oficina virtual también se ocupan de ciertas tareas no relacionadas con la empresa para sus clientes, como reservar viajes de vacaciones o hacer compras en línea.

Muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas tienen sus propios sitios web. También pueden hacer blogs y/o participar en la comercialización (vender lo que se produce; véase la comercialización, por ejemplo, de productos) o/y, en muchos casos, marketing, o mercadotecnia (como actividades empresariales que tratan de anticiparse a los requerimientos de su cliente; producir lo que se vende) de medios sociales y en la creación de redes en Facebook, Insta-gram y/o Twitter. Puede llevar mucho tiempo vigilar las diversas plataformas en línea, subir regularmente nuevos contenidos (por ejemplo, fotos y mensajes de texto) a ellas y vigilar los comentarios y preguntas de los visitantes.

Detalles

Los asistentes de la oficina virtual pueden ser muy útiles a este respecto y permiten a los directivos ocupados dedicar más tiempo a otras prioridades.

Decenas de miles de personas de todo el mundo trabajan como auxiliares de oficina virtual. Por ejemplo, en 2016 VAnetworking.com tenía más de 28.000 miembros. Las tarifas de pago para los asistentes de oficina virtual varían, pero normalmente están en el rango de 15 a 50 dólares por hora para los trabajadores basados en los Estados Unidos o en otros países desarrollados. Las tarifas para el personal ubicado en países en desarrollo pueden ser mucho más bajas.

APOYO ESPECIALIZADO
Además de los asistentes de la oficina virtual, hay trabajadores en campos especializados que prestan sus servicios a distancia. Esto es especialmente cierto para los individuos en ciertas ocupaciones creativas, como el diseño gráfico, el diseño de sitios web y la redacción de contenidos. Los contables, contadores y otros profesionales en los llamados roles de apoyo de oficina también pueden trabajar como personal virtual. Los planificadores de eventos localizados remotamente pueden hacer arreglos para una próxima fiesta o una función social o de negocios. Algunos especialistas en tecnología de la información, como los programadores informáticos y los desarrolladores de aplicaciones, pueden estar disponibles para trabajar como parte de equipos virtuales.

Las industrias de la atención de la salud y del derecho se asocian cada vez más con el personal virtual. Por ejemplo, los médicos, las enfermeras y otros profesionales de la medicina pueden proporcionar a distancia asesoramiento, diagnósticos u otros servicios. Esto se denomina telemedicina. Los pequeños consultorios que deseen complementar su equipo de proveedores de atención de la salud in situ pueden optar por añadir opciones de telemedicina. Se dispone de personal virtual en muchos otros campos, por ejemplo, los bufetes de abogados que necesitan ayuda con su carga de trabajo pueden contratar paralegales a distancia.

Las tasas de remuneración de los trabajadores virtuales en ocupaciones especializadas dependen de sus calificaciones y experiencia. Pueden cobrar entre 50 y 100 dólares por hora o más por su tiempo.

CONSIDERACIONES SOBRE EL PERSONAL VIRTUAL
Los miembros del personal virtual tienen su propia oficina o espacio de trabajo, servicio de Internet, y equipo de computación y otros equipos de oficina. Las personas que los contratan no tienen que proporcionar estos recursos. Esto es un beneficio significativo de ahorro de costos (o costes, como se emplea mayoritariamente en España) para los propietarios de pequeñas empresas y empresarios. También puede ser una cuestión de practicidad para quienes trabajan desde su casa, una cafetería o una pequeña oficina compartida. Carecen de un espacio adecuado en el que pueda trabajar el personal de apoyo in situ. Otra gran ventaja asociada con el personal virtual es la flexibilidad. Los trabajadores pueden normalmente prestar sus servicios de forma temporal cuando lo necesiten.

Arreglos de trabajo. Las personas que necesitan personal virtual deben decidir si los contratan directamente o a través de una agencia de personal. Los individuos contratados directamente pueden convertirse en empleados de la empresa o trabajar como contratistas independientes. Esta última opción es mucho más común porque evita las muchas obligaciones reglamentarias, como los impuestos sobre la nómina, que se asocian a tener empleados. Existen bolsas de trabajo en línea, como Freelancer.com, PeoplePerHour.com, Toptal.com y Upwork.com, en las que se pueden encontrar contratistas independientes, autónomos y trabajadores por cuenta propia que trabajan a distancia.

Las agencias de personal virtual presentan un enfoque alternativo. Ya tienen a bordo un cuadro de trabajadores remotos que han sido examinados (screened). Un gerente que opte por utilizar una agencia de personal puede descubrir que es una ruta mucho más rápida que buscar y entrevistar a los posibles candidatos desde cero.

Pormenores

Las agencias acreditadas toman precauciones para asegurarse de que los trabajadores a los que representan tengan las aptitudes laborales adecuadas, buenas referencias y una sólida ética de trabajo. Como resultado, las tarifas horarias de las agencias suelen ser más altas que las de las contrataciones directas, porque las agencias añaden un recargo para cubrir sus gastos generales.

Consideraciones sobre la ubicación. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Es concebible que el personal virtual pueda trabajar desde cualquier lugar del mundo.Entre las Líneas En general, los trabajadores remotos ubicados en países en desarrollo como la India y Filipinas pueden ser contratados a tarifas por hora mucho más bajas que las de los trabajadores remotos de los Estados Unidos. Esto es así tanto si se contrata al trabajador directamente como a través de una agencia de empleo. Por ejemplo, un asistente de oficina virtual en Filipinas puede tener una tarifa por hora de unos 5 a 10 dólares por hora, en comparación con un trabajador similar en los Estados Unidos con una tarifa de 25 a 50 dólares por hora. El costo (o coste, como se emplea mayoritariamente en España) no es la única consideración. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). La compatibilidad con el idioma y el huso horario también pueden ser factores.

Más Información

Las habilidades de comunicación son especialmente importantes cuando se trabaja como parte de un equipo virtual. Las personas que contratan a trabajadores remotos pueden insistir en que hablen con fluidez el mismo idioma que ellos. Asimismo, las operaciones pueden fluir con mayor fluidez si todos los miembros del equipo se encuentran en las mismas o similares zonas horarias, de modo que las horas de trabajo coincidan más estrechamente.

Responsabilidad y seguridad. Por su naturaleza, el trabajo a distancia suscita preocupaciones en cuanto a la responsabilidad de los trabajadores. Dado que el personal virtual no se encuentra en el lugar de trabajo, es difícil para los empleadores o clientes estar seguros de que los trabajadores están haciendo lo que se les paga por hacer. Una opción es el software que toma capturas de pantalla de las pantallas de ordenador de los trabajadores remotos en varios intervalos durante su período de trabajo programado. Estas capturas de pantalla son como un “vistazo por encima del hombro” y muestran lo que una persona está viendo en un momento dado (por ejemplo, una hoja de cálculo como se espera o un videojuego). Algunas personas consideran que las capturas de pantalla son demasiado intrusivas. Muchas agencias de personal capacitan a sus trabajadores remotos para que proporcionen a sus clientes actualizaciones periódicas de su estado en las que se detallen las tareas que están realizando y las que han realizado. Este proceso puede disipar algunos recelos de los clientes sobre el uso de personal virtual, en particular el personal nuevo que aún no ha demostrado su ética de trabajo.

Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):

Las preocupaciones de seguridad son otro tema. Es probable que las personas que contratan a los miembros del personal virtual compartan información sensible con ellos, como los datos financieros de la empresa o las contraseñas de los sitios web y las cuentas. Esta es una esfera en la que los organismos de contratación de personal pueden resultar útiles porque a menudo llevan a cabo investigaciones de control a los trabajadores remotos que representan. Hay aplicaciones online, como LastPass, que permiten a los usuarios limitar la exposición de sus contraseñas a los miembros del personal virtual.

Detalles

Por último, se aconseja a los empleadores y a los clientes de las agencias de empleo que pidan a los nuevos trabajadores remotos que firmen acuerdos de privacidad/no divulgación y de no competencia. Esta salvaguarda es especialmente importante para los empresarios que pueden temer que sus ideas innovadoras puedan ser robadas.

Herramientas tecnológicas. Existen numerosas herramientas y aplicaciones en línea que facilitan la contratación de personal virtual. La posibilidad de conversar en tiempo real a través del video chat es muy útil porque se parece mucho más a una reunión cara a cara que a una llamada telefónica normal. Muchos teléfonos inteligentes tienen cámaras frontales y aplicaciones de video chat. También hay servicios de videoconferencia en línea como GoToMeeting, Skype y Zoom. A menudo tienen características que permiten a los miembros del equipo virtual compartir las pantallas entre sí y grabar los chats de vídeo para su posterior revisión. (Tal vez sea de interés más investigación sobre el concepto). Estas herramientas pueden ser especialmente útiles cuando un nuevo empleado está siendo entrenado por un gerente.

Google Calendar, Keep&Share y TeamUp son sitios web en los que la gente puede crear calendarios online compartibles. Otras aplicaciones online están diseñadas para mejorar los mensajes de texto o las reuniones en las que participan equipos virtuales o proporcionar un foro para crear listas de control de tareas pendientes. Algunos ejemplos son Do, Slack, Sweet Process y Wunderlist. Los miembros de los equipos virtuales que necesitan un recurso en línea para compartir documentos y otros archivos entre sí pueden utilizar servicios como Box, Dropbox o Google Drive.

Otros Elementos

Además, existen sofisticadas aplicaciones para la colaboración en equipos virtuales que incluyen múltiples herramientas para la mensajería, la programación y el intercambio de archivos. Algunos de los principales proveedores de esta categoría son ActiveCollab, Asana y Basecamp.

Datos verificados por: Marck

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