Comunicación Empresarial

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre este tema.

Nota: debe distinguirse la comunicación empresarial de la comunicación comercial llevada a cabo por las empresas o por otros organismos públicos o privados.

La comunicación no puede tener lugar sin dos partes: el receptor y el emisor. La información que envía el emisor debe ser comprensible para el receptor.

La comunicación es tan antigua como la civilización humana. La necesidad común de protección condujo a la vida en grupo. Al desarrollarse la vida en grupo, también se desarrollaron las formas de comunicación. La comunicación se realizaba en forma de códigos, indicaciones, señales y expresiones. Poco a poco, con el aumento de la población, la división del trabajo, la economía de intercambio, etc., se hizo necesario el desarrollo del lenguaje.Entre las Líneas En el mundo actual, la comunicación es una necesidad vital de cada paso en cualquier actividad industrial o comercial.

El término comunicación deriva de la palabra latina “communis”, que significa común. Literalmente, comunicación significa contar, mostrar, difundir la información e informar. El término comunicación se utiliza para significar el proceso de transferencia de ideas o de recepción de las mismas por cualquier medio, como la palabra oral, el teléfono, el telegrama, la carta, el mensaje, etc.

Una Conclusión

Por lo tanto, la comunicación significa compartir información, impartir o transmitir ideas y conocimientos.

A continuación se presentan algunas de las definiciones importantes de la comunicación:

La comunicación puede definirse como “la transferencia de información y entendimiento de una persona a otra”.

Según Koontz y O’Donnel, la comunicación puede entenderse “como el intercambio de información al menos entre dos personas con el fin de crear una comprensión en la mente del otro, independientemente de que dé lugar o no a un conflicto.”

Newman y Summer- “La comunicación es un intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones por parte de dos o más personas”.

“La comunicación es la suma de todas las cosas que hace una persona cuando quiere crear un entendimiento en la mente de otra”. – Louis A. Allen

‘Es el proceso de pasar información y entendimiento de una persona a otra. Es esencialmente un puente de significado entre las personas. Utilizando este puente de significado, una persona puede cruzar con seguridad el río de malentendidos que separa a todas las personas’. – Keith Davis

Concepto

La información y la comunicación suelen utilizarse indistintamente, pero significan cosas muy diferentes. La información es darla; la comunicación es hacerla llegar. La comunicación es el intercambio y el flujo de información e ideas de una persona a otra; implica que un emisor transmita una idea, información o sentimiento a un receptor. La comunicación efectiva sólo se produce si el receptor entiende la información o idea exacta que el emisor pretendía transmitir.

Es enviar, dar o intercambiar información e ideas.

Comunicación empresarial:

La comunicación empresarial es la que promociona un producto, servicio, marketing u organización; transmite información dentro de una empresa; o funciona como una declaración oficial de una empresa. Es importante adquirir las habilidades para escribir y hablar con eficacia. También es habitual que las empresas de prestigio insistan en la necesidad de contar con excelentes habilidades de comunicación como requisito en el momento de la contratación.

Medio de comunicación:

Como bien dijo el novelista Salman Rushdie, “El lenguaje de un político oculta la verdad. El lenguaje de un artista la revela”.

Los medios son los canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) o herramientas de almacenamiento y transmisión que se utilizan para almacenar y entregar información o datos. A veces incluso preferimos utilizar signos y gestos. Es importante intercambiar pensamientos e ideas con los demás si queremos desempeñar un papel significativo en la sociedad.

Necesidad de mejorar el nivel de inglés:

Bien ha dicho Narayan Sehgal que “el inglés se ha convertido en el idioma global de los negocios y las finanzas”. Para llevar a cabo negocios, necesitamos interactuar con un gran número de personas.

“Las universidades enseñan la única cosa que quizá sea más valiosa para que los futuros empleados sepan, y es expresar ideas por escrito y oralmente”. – Peter Drucker.

La USP (Unique Selling Proposition) de la comunicación empresarial es su claridad y sencillez. El inglés comercial debe revelar un significado completo sin ambigüedades.

Objetivos

El objetivo principal de la comunicación en la gestión es transmitir información -instrucciones, políticas, procedimientos, decisiones, etc.- para que el oyente oiga, lea, entienda lo que se dice, esté de acuerdo y acepte el mensaje y reaccione como pretende el gestor o emisor de la comunicación.

Además, es probable que el directivo desee influir o persuadir al empleado de forma que le ayude a mantener relaciones favorables. Otras metas u objetivos motivadores de la comunicación directiva pueden ser el intercambio social, la promoción personal, la autoexpresión. A la inversa, el empleado también tiene objetivos similares de comunicación en una organización. El papel de la comunicación en la organización

La toma de decisiones es el núcleo del proceso de gestión. La relación entre la comunicación y la toma de decisiones es inseparable, ya que la toma de decisiones debe basarse en la información. La decisión es el mecanismo desencadenante de la comunicación. Los centros de decisión se convierten también en centros de comunicación. El directivo es un tomador de decisiones.Si, Pero: Pero todas las decisiones se basan ahora en la comunicación de la información a los directivos.

El sistema de información de gestión ha adquirido una importancia única en la gestión moderna. Por otra parte, necesitamos una comunicación eficaz para transmitir las decisiones a quienes participan en su ejecución. La comunicación permite a un grupo pensar juntos, ver juntos y actuar juntos.

De hecho, sin comunicación, no podría haber organización. Las personas estarían vinculadas por una cadena de mando, pero actuarían sin una cadena de entendimiento. Una mala comunicación conduce a una mala coordinación. Del mismo modo, la propia cooperación depende de la comunicación.

Gestionar es conseguir que las cosas se hagan a través de otros.

Una Conclusión

Por lo tanto, todos los actos de gestión deben pasar por el cuello de botella de la comunicación.

Más Información

Las ideas, los planes y las decisiones de los directivos se ponen en práctica a través de la comunicación. Un directivo puede tener los mejores planes de negocio, pero hasta que no puedan ser comunicados, no tienen ningún valor.

La comunicación de la dirección en la organización tiene dos objetivos:

i. Proporcionar la información y la comprensión necesarias para el esfuerzo del grupo.

ii. Proporcionar las actitudes necesarias para la motivación, la cooperación y la satisfacción en el trabajo.

El primer propósito asegura la habilidad para trabajar, mientras que el segundo asegura la voluntad de trabajar.

Informaciones

Los dos juntos nos darán el trabajo en equipo. Así, una mejor comunicación consigue un mejor rendimiento laboral y una mayor satisfacción en el trabajo. Cada puesto de dirección es un centro de comunicación.

El flujo de información y comprensión puede asegurarse mediante diversos dispositivos de comunicación, por ejemplo, palabras, letras, símbolos o mensajes. La información y la comprensión se transmiten al receptor, y el conocimiento de su efecto se devuelve al emisor en forma de retroalimentación.

Tanto la motivación como la dirección dependen de una comunicación eficaz. Todos los aspectos de la gestión requieren una buena comunicación. Al ser una transferencia de información, la comunicación debe ser comprensible para el receptor. Es la suma de todas las cosas que una persona hace cuando quiere crear entendimiento en la mente de otra. Es un puente entre el significado y la comprensión.

Implica un proceso sistemático y continuo de contar, escuchar y comprender. La comunicación es la cadena de entendimiento que une a una empresa de arriba a abajo y de lado a lado. Ninguna organización puede lograr nada sin una cadena de entendimiento que apoye su cadena de mando.

El organigrama puede establecer la cadena de mando, pero es extremadamente difícil establecer y mantener una cadena de entendimiento eficaz, es decir, el mejor sistema de comunicación. El éxito de la motivación y la delegación depende del flujo de entendimiento a través de las distintas técnicas de comunicación.

La dirección debería confiar más en la comunicación cara a cara. Es muy eficaz en términos de respuesta e interés de los empleados. El flujo de información hacia abajo suele estar garantizado por la cadena de mando de la organización escalar o de línea.

Pero es necesario hacer un esfuerzo consciente para garantizar el libre flujo de la comunicación ascendente desde la base hasta la cima y este sistema de información de retorno es absolutamente esencial para la buena gestión de una gran empresa. Desde la contratación hasta la jubilación de los empleados, necesitamos una red de comunicación eficaz.

Sus Características

Las características de la comunicación son las siguientes:

(i) Al menos dos personas – La comunicación implica al menos a dos personas: el emisor y el receptor. El emisor envía el mensaje y el receptor lo recibe. Hay un intercambio de información entre dos o más personas.

(ii) Proceso bidireccional – La comunicación es esencialmente un proceso bidireccional. No significa simplemente enviar y recibir mensajes. No está completa hasta que el receptor haya entendido el mensaje en el mismo sentido.

(iii) Forma de comunicación – La comunicación puede adoptar varias formas, por ejemplo, una orden, una instrucción, un informe, una consulta, etc. Puede ser verbal o escrita. Puede ser formal o informal.

(iv) Alcance – La comunicación está presente en todas las relaciones humanas. Es esencial en todo tipo de organizaciones y en todos los niveles de gestión. Tiene un alcance muy amplio.

(v) Proceso dinámico – La comunicación está influenciada por el estado de ánimo y el pensamiento del emisor y del receptor. Sigue cambiando en función del nivel de entendimiento del emisor y el receptor.

(vi) Orientado a los objetivos: la comunicación está orientada a los objetivos y sólo es eficaz cuando existe una congruencia entre los objetivos del emisor y del receptor.

(vii) Interdisciplinar – La comunicación se nutre de conocimientos de varias ciencias como la antropología (estudio del lenguaje corporal), la sociología (estudio del comportamiento humano), la psicología (estudio del ser humano), etc. La vinculación entre estas ciencias hace que la comunicación sea eficaz.

(viii) Relaciones interpersonales – El principal objetivo de la comunicación es influir en el comportamiento humano, lo que crea relaciones interpersonales.

(ix) Proceso circular – Hay un flujo circular de información en el proceso de comunicación. Tras la respuesta, el receptor del mensaje original debe transmitir otro mensaje. La respuesta indica el éxito de la comunicación.

Importancia y pautas para una comunicación eficaz

(i) Aumento del tamaño:

Con la gran escala de funcionamiento de las empresas, la necesidad de una comunicación eficaz se ha hecho sentir en gran medida.

(ii) Aumento de la especialización:

El aumento de los departamentos ha llevado a la necesidad de especialización dentro de la organización. Una buena comunicación es esencial para garantizar la cooperación y el entendimiento mutuo entre los diferentes departamentos para el buen funcionamiento de la organización.

(iii) Competencia despiadada:

Debido a la liberalización y a la globalización, ha surgido una fuerte competencia entre los sectores privado y público y los bancos extranjeros. La comunicación a través de los medios de comunicación, los periódicos, la publicidad, etc. se ha convertido en algo importante para sobrevivir en la carrera.

(iv) Movimiento sindical:

Los sindicatos son muy fuertes y poderosos. El intercambio regular de información, la consulta a los líderes sindicales, etc., ayuda a mantener unas relaciones sanas entre ellos.

(v) Relaciones humanas:

Para desarrollar la confianza mutua, es necesario que la dirección y los empleados se comuniquen entre sí. La participación de los empleados en el proceso de gestión ha generado un sentimiento de pertenencia y lealtad hacia la organización.

(vi) Relaciones públicas:

Toda organización necesita mantener informados a sus clientes, a las partes interesadas, al gobierno y a otros sectores de la sociedad sobre su producto y su contribución a la sociedad. Las relaciones públicas ayudan a crear buena voluntad para la organización.

(vii) Activo personal:

La capacidad de comunicación es esencial para el éxito de cualquier trabajo.

Informaciones

Los directivos tienen que hablar con el público en general en varias ocasiones. La capacidad de comunicación efectiva es igualmente esencial para la promoción en la carrera.

Las pautas para una comunicación eficaz son:

1. Elegir el medio y el modo adecuados:

El medio y el modo de comunicación adecuados se eligen tras considerar diversos factores como el coste, los recursos, el tamaño de la organización y la política, etc.

2. Hacer suyo el mensaje:

Es muy importante asumir la responsabilidad de lo que decimos. Se debe utilizar el pronombre personal para dar credibilidad al mensaje.

3. Ofrecer información completa y relevante:

El mensaje nunca debe quedar incompleto. Puede crear una gran barrera en la comunicación si los mensajes están incompletos. Para una comunicación eficaz, el mensaje debe ser relevante y completo. Debe estar respaldado por hechos y observaciones. Debe estar bien planificado y organizado. El receptor no debe hacer suposiciones.

4. Obtener retroalimentación:

Si el mensaje enviado por el emisor es entendido en los mismos términos por el receptor o no, se puede juzgar por la retroalimentación recibida. La retroalimentación debe ser oportuna y personal. Debe ser específica y no general.

5. Piensa en el receptor:

La empatía con los oyentes es esencial para una comunicación verbal eficaz. El orador debe ponerse en la piel del oyente y ser sensible a sus necesidades y emociones. De esta manera podrá entender las cosas desde su perspectiva y hacer más efectiva la comunicación.

6. Congruencia verbal y no verbal:

Los significados suelen comunicarse de más de una manera. Por ejemplo, al decir “sí”, nuestra cabeza debe asentir siempre de arriba abajo. Esto demuestra la congruencia verbal y no verbal.

7. Repetir si es necesario:

Generalmente se evita la repetición, pero en muchos casos hay que repetir el mensaje para confirmarlo y retroalimentarlo y para comprobar que no se ha perdido la parte importante del mensaje.

8. No juzgar:

Los juicios suelen basarse en la propia percepción. Hay que evitar los juicios y comentarios desfavorables.

9. Apóyese en los hechos:

Los hechos son la mejor manera de persuadir al oyente para que esté de acuerdo con el mensaje. Un mensaje incompleto con suposiciones no tiene ningún valor. Al enviar un mensaje, el emisor siempre debe tratar de exponer los hechos para apoyar su mensaje.

Los Componentes del proceso de comunicación

La comunicación es el proceso por el cual una persona transmite el significado de una persona a otra. Es un proceso bidireccional que tiene lugar en la relación entre un emisor y un receptor. Es un proceso continuo e interpersonal.

El proceso de comunicación tiene los siguientes componentes:

1. Emisor o comunicador – El emisor es un empleado con ideas, intenciones, información y un propósito para comunicarse. Es la fuente o el iniciador de la comunicación. Tiene algo con un significado que comunicar. La comunicación comienza cuando el emisor identifica la necesidad de enviar un mensaje basándose en determinadas razones.

2. Mensaje – El emisor codifica el significado en un mensaje que puede ser transmitido. El mensaje representa el significado que la fuente intenta transmitir.

3. Codificación – La función de la codificación es proporcionar una forma en la que las ideas y el propósito puedan expresarse como un mensaje. El resultado del proceso de codificación es el mensaje. La codificación consiste en traducir la intención o las ideas del emisor en un conjunto sistemático de símbolos o gestos.

4. Canal o medio – El canal es el portador del mensaje. Es el vínculo que conecta la fuente y el receptor.Entre las Líneas En las organizaciones, el canal o medio puede adoptar la forma de componentes como la comunicación cara a cara, las llamadas telefónicas, las reuniones o los informes escritos.

5. Receptor – El receptor es el individuo cuyos sentidos perciben el mensaje del emisor. Puede haber uno o muchos receptores. Si el mensaje no llega al receptor, la comunicación no se completa.

6. Descodificación – La descodificación es el proceso por el cual el receptor interpreta el mensaje y lo traduce en información significativa. La descodificación es un proceso de dos pasos: (a) el receptor debe percibir primero el mensaje; y (b) el receptor debe interpretarlo después. El proceso de descodificación está muy afectado por algunos factores como la necesidad del receptor, su estatus, su experiencia pasada, factores situacionales, etc.

7. Ruido en la comunicación – En la comunicación, el ruido puede considerarse como aquellos factores que perturban o distorsionan el mensaje deseado. El ruido puede darse en cada uno de los elementos de la comunicación. El “ruido” dificulta la comunicación.

Incluye los siguientes factores:

(a) Factores que impiden el desarrollo de un pensamiento claro.

(b) Codificación defectuosa debido a símbolos ambiguos.

(c) Defectos en el canal.

(d) Recepción desatenta.

(e) Descodificación defectuosa debida a prejuicios, comprensión errónea, perspectiva personal, significado erróneo de las palabras y los símbolos.

El ruido puede provocar una mala comunicación. De ahí que lo importante sea darse cuenta de todas estas posibilidades de ruido y minimizarlas.

8. Retroalimentación – La retroalimentación proporciona un enlace o canal para que el comunicador conozca la respuesta del receptor y determine si el mensaje ha sido recibido y ha producido el cambio previsto. La retroalimentación puede producirse de muchas maneras.Entre las Líneas En la comunicación cara a cara, la retroalimentación llega a través de las expresiones faciales del receptor. Algunos medios indirectos de retroalimentación son factores como la disminución de la productividad, la mala calidad de la producción, la falta de coordinación, el absentismo, etc. El feedback puede hacer que el emisor modifique su comunicación futura.

Funciones: Información, Control, Motivación y Expresión Emocional e Interdependencia

Función 1. Información

La primera y más importante función de la comunicación es proporcionar información. Esta función se realiza de muchas maneras. Antes de proporcionar o transmitir una información, hay que recibir, recoger o cribar información de diversas fuentes, tanto externas como internas, y a través de diversos medios, verbales o no verbales, lenguaje corporal o paralenguaje, lenguaje de signos o ayudas audiovisuales, libros, revistas, periódicos, anuncios, folletos, etc.

La información así recogida es de vital importancia para los individuos y los grupos. Les ayuda a tomar decisiones identificando, analizando y evaluando los datos, y considerando opciones alternativas.Entre las Líneas En otras palabras, las decisiones políticas sólo pueden tomarse cuando se dispone de información.

La educación, la investigación y el desarrollo dependen de la información. La educación es un proceso continuo. Ninguna organización puede crecer realmente a menos que las personas vitalmente implicadas en ella tengan algún tipo de “educación continua”. Hoy en día, todos los altos directivos se mantienen al corriente de los últimos avances en sus respectivas áreas.

También hay que observar que ninguna información es insular. De un modo u otro, directa o indirectamente, todas las áreas de interés, especialmente en el mundo empresarial, están interrelacionadas. Por ello, casi todas las personas que se dedican a los negocios, ya sean empresarios o directivos, organizan y participan en seminarios, conferencias y cursos de actualización.

La transmisión adecuada de información también tiene un gran valor educativo para los empleados. Si no reciben información útil de vez en cuando, es probable que sigan siendo ignorantes, incultos o mal equipados.

La información que se pone a disposición del mundo fuera de la organización también educa al público. La publicidad, los artículos especiales, las charlas informativas, etc., desempeñan un papel importante en este sentido.

Función nº 2. Control

La siguiente función muy importante de la comunicación es controlar el “comportamiento de los miembros” de varias maneras. Toda organización tiene un sistema jerárquico y unas directrices formales que los empleados deben seguir.

Cuando, por ejemplo, se exige a los empleados que sigan la descripción de su trabajo o las instrucciones, o que cumplan las políticas de la empresa, la comunicación está realizando una función de control. Esta misma función es la que da a los empleados su código de conducta. Por lo general, se espera que los empleados comuniquen primero sus quejas o reclamaciones a su jefe inmediato. De este modo, tienen que seguir el canal formal de comunicación.

Pero, al mismo tiempo, hay que señalar que la comunicación informal también controla el comportamiento. Al hablar informalmente en grupo, los trabajadores establecen las normas que deben seguirse. No siempre es necesario que los jefes den instrucciones formales, impongan lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer o establezcan normas de comportamiento. De hecho, cada vez es más explícito que la comunicación informal ejerce un mayor control que la comunicación formal.

Función nº 3. Motivación

En palabras de Robbins, “la comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que hay que hacer, lo bien que lo están haciendo y lo que se puede hacer para mejorar el rendimiento si es insuficiente… La formación de objetivos específicos, la retroalimentación sobre el progreso hacia los objetivos y el refuerzo del comportamiento deseado estimulan la motivación y requieren comunicación.”

Toda empresa está orientada a los objetivos. Hay que hacer todos los esfuerzos posibles para alcanzar un objetivo dentro de un marco temporal bien pensado. Para ello es necesario que el equipo de trabajadores se esfuerce al máximo.Entre las Líneas En otras palabras, tienen que estar motivados. Si uno está motivado para hacer algo, se siente decidido a conseguir algo y está dispuesto a trabajar duro para conseguirlo. Así que primero hay que motivar a los niños y luego enseñarles. La misma lógica se aplica a los trabajadores de una organización.

En primer lugar, hay que explicar a los empleados/trabajadores lo que se espera que hagan y cómo. Y, además, no basta con decírselo.

El concepto de recompensa y castigo se vuelve inmediatamente relevante aquí.

Puntualización

Sin embargo, hay que observar que las recompensas y los incentivos resultan más eficaces y productivos que los castigos. Si se mantiene a los trabajadores contentos, se les anima y se les recompensa adecuadamente, tanto en metálico como en especie, garantizan el éxito de la empresa.

Todo empresario/director moderno conoce la importancia de la actitud positiva, de la escucha empática, de las palabras de ánimo y de las recompensas en metálico, así como de las recompensas dadas en forma de viajes de vacaciones, dietas, ascensos rápidos, etc. Muchas empresas indias y multinacionales de la India llevan ahora a sus trabajadores a centros de vacaciones y envían a los directivos con sus familias a Europa, Extremo Oriente y otros lugares pintorescos.

Todo esto está orientado a motivarles para que se “ganen” sus beneficios, primas y vacaciones. Esto aumenta el valor y la imagen de la organización.

Función # 4. Expresión emocional e interdependencia

El grupo de trabajo es una fuente primaria de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es de vital importancia en el sentido de que les da la mejor oportunidad de compartir sus frustraciones así como sus sentimientos de satisfacción. La comunicación, de este modo, les proporciona una liberación de sus sentimientos, lo que supone la satisfacción de una importante necesidad social.

La comunicación es una actividad social y toda organización es ante todo una entidad social. Los miembros del grupo u organización son seres humanos que tienen mucho que compartir, reunir o transmitir. Newman y Summer señalan que el contenido de la comunicación no son sólo hechos y cifras, o ideas objetivas, sino también sentimientos, actitudes e interpretaciones. Una adecuada comprensión de este aspecto de la comunicación es de inmensa ayuda para la dirección.

A este respecto, merece la pena tomar nota del término “Inteligencia emocional”, que es también el título del libro de Daniel Goleman sobre gestión. La inteligencia emocional, según Goleman, “tiene que ver con lo bien que gestionamos nuestra propia vida interior y nos relacionamos con la gente”.

Tiene que ver profundamente con el conocimiento de uno mismo, la capacidad de gestionar las emociones propias y ajenas, la automotivación y la empatía. Estas características o cualidades permiten escalar más alto en los rangos corporativos que los colegas que tienen un coeficiente intelectual superior.

Todo el mundo está de acuerdo en que un buen planificador o gestor estratégico necesita habilidades analíticas, pero los mejores tienen la capacidad de comprender y empatizar, persuadir y crear alianzas, y son astutos en la lectura de las políticas organizativas. Mientras trabajaba en Harvard, Goleman examinó a estudiantes de cientos de empresas, en su mayoría multinacionales, y llegó a ciertas conclusiones importantes.

Descubrió que las personas realmente inteligentes son personas emocionalmente inteligentes porque pueden liderar, adaptarse al cambio, dar feedback sobre el rendimiento, empatizar, motivarse a sí mismas y a los demás, y tener integridad.

Stephen Covey, uno de los mayores gurús del management actual, dice lo mismo de una manera algo diferente. Utiliza el término “cuenta bancaria emocional” como metáfora para describir la cantidad de confianza que se ha acumulado en una relación. “Es la sensación de seguridad que tienes con otro ser humano”. Dag Hammarskjold, antiguo Secretario General de las Naciones Unidas, dijo en una ocasión: “Es más noble entregarse por completo a un individuo que trabajar diligentemente por la salvación de las masas”.

Siguiendo el ejemplo de Hammarskjold, Stephen Covey dice: “Crear la unidad necesaria para dirigir una empresa, una familia o un matrimonio eficaz requiere una gran fuerza personal y valor. Ninguna habilidad técnica administrativa para trabajar para las masas puede compensar la falta de nobleza de carácter personal en el desarrollo de las relaciones. Es a un nivel muy esencial, de uno a uno, que vivimos las leyes primarias del amor y de la vida”.

Conclusión:
La información, el control, la motivación y la expresión emocional y la interdependencia son las cuatro funciones principales de la comunicación. Todas ellas son igualmente importantes. Ninguna de ellas puede verse o entenderse aislada de las demás.Entre las Líneas En cualquier grupo u organización es necesario mantener un cierto control firme, estimular o motivar a los miembros para que actúen, proporcionar un medio para la expresión emocional y la interdependencia y tomar decisiones sobre la base de la información.

Cualquier interacción comunicativa que tenga lugar en un grupo u organización cumple al menos una o varias de estas funciones. Lo más frecuente es que sea más de una, simplemente porque estas funciones son interdependientes. Sólo una comprensión adecuada de estas funciones básicas de la comunicación puede hacer que una organización funcione eficazmente.

Las buenas puertas de la comunicación

Como directivo, su principal responsabilidad es conseguir que las cosas se hagan a través de la gente de buena gana. Por muy sólidas que sean tus ideas o bien razonadas tus decisiones, sólo se hacen efectivas cuando se transmiten a los demás y consiguen el resultado deseado: la acción o la reacción. La comunicación es, por tanto, su herramienta de gestión más importante.

No sólo te comunicas con palabras, sino con tus actitudes aparentes y tus acciones. Lo bien que gestiones depende de lo bien que te comuniques en este sentido amplio. Las diez directrices o mandamientos pueden ayudarle a mejorar sus habilidades como directivo mediante la mejora de su capacidad de comunicación con sus superiores, subordinados y asociados.

(1) Procure aclarar sus ideas antes de comunicar.

(2) Examine el verdadero propósito de cada comunicación.

(3) Tenga en cuenta el entorno físico total (cuando se comunique en -privado) y el entorno humano o clima social que impregna las relaciones laborales. Considere también la costumbre y la práctica anterior. Como todo ser vivo, la comunicación debe ser capaz de adaptarse a su entorno.

(4) Consultar con otros, cuando sea necesario, en la planificación de la comunicación. Esta participación y consulta ayuda a dar una visión adicional y objetividad a su mensaje.

Observación

Además de la participación en la planificación, la comunicación asegura el apoyo activo de los demás.

(5) Ten en cuenta, mientras te comunicas, tanto los matices como el contenido básico de tu mensaje. Tu tono de voz, tu expresión, tu sensibilidad hacia los demás… todo ello tiene un enorme impacto en aquellos a los que quieres llegar. La elección del lenguaje también es importante.

(6) Aproveche la oportunidad, cuando surja, para transmitir algo de ayuda o valor al receptor. La gente en el trabajo es más receptiva al directivo cuyos mensajes tienen en cuenta sus propios intereses y necesidades.

(7) Haga un seguimiento de su comunicación mediante preguntas, animando al receptor a expresar sus reacciones, mediante contactos de seguimiento, mediante una revisión posterior del rendimiento. Toda comunicación importante debe tener información de retroalimentación, para que se produzca una comprensión completa y una acción adecuada.

(8) Comunicar tanto para mañana como para hoy. Si bien las comunicaciones pueden estar dirigidas a satisfacer las demandas de hoy, deben ser coherentes con los objetivos e intereses a largo plazo. Por ejemplo, es difícil comunicar con franqueza el mal rendimiento o las deficiencias de un subordinado leal.Si, Pero: Pero posponer las comunicaciones desagradables las hace más difíciles a largo plazo y es realmente injusto para su empresa.

(9) Asegúrese de que sus acciones respaldan sus comunicaciones. A fin de cuentas, la comunicación más persuasiva no es lo que se dice, sino lo que se hace.

(10) Por último, pero no por ello menos importante, busque no sólo que le entiendan sino que sea un buen oyente. Escuchar es una de las habilidades más importantes, más difíciles y más descuidadas de la comunicación. Escuchar con el oído interno le ayudará a conocer al hombre interior.

Concéntrese en los significados implícitos, las palabras no dichas y los matices de la otra persona. Escuchar con comprensión es la otra cara de la moneda de la comunicación. Como directivo, intente desarrollar la comprensión empática. La empatía se refiere a la capacidad de asumir el papel de otra persona y, por tanto, ser consciente de sus sentimientos, así como de sus motivos, actitudes, valores y creencias.

Es la capacidad que requiere una conciencia sensible. Hay que intentar ver la idea y la actitud expresada desde el punto de vista de la otra persona, percibir cómo le sienta, alcanzar su marco de mentalidad, etc. La sensibilidad hacia los demás ayuda mucho a la comunicación eficaz.

Si puedes escuchar lo que te dice, si puedes entender cómo le parece, si puedes ver su significado personal para él, si puedes percibir el sabor emocional que tiene para él, entonces sólo tú estarás liberando potentes fuerzas de cambio en él.

Sólo este enfoque puede mejorar tus relaciones y tu comunicación con los demás.Entre las Líneas En esencia, la verdadera comunicación se produce cuando se escucha con comprensión y es un tráfico bidireccional. La comunicación eficaz depende básicamente de saber con claridad lo que se quiere transmitir, de entender a la otra parte y de hablar y escribir su lenguaje.

La comunicación organizativa

Las personas de la organización interactúan constantemente a través de comunicaciones descendentes, ascendentes y horizontales. El programa de comunicación ascendente puede responder a la creciente demanda de participación de los directivos (en el nivel inferior) y de los empleados (en el nivel operativo).

La gente necesita información, para poder entender lo que ocurre y por qué; y necesita que se actúe sobre las cosas que les preocupan. También quieren participar en la toma de decisiones sobre los problemas que les interesan.

Por tanto, la comunicación ascendente permite a los empleados satisfacer sus necesidades egoístas de alto nivel. El éxito de un programa de comunicación ascendente se rige por el firme compromiso y la sinceridad de la alta dirección, tanto en la letra como en el espíritu.

El enfoque global de un programa de comunicación ascendente puede incluir:

i. Concepto de “Speak up” o “feedback” (preguntas-respuestas);

ii. Consejos especiales de directivos y/o empleados para discutir sus problemas;

iii. Reunión anual de empleados;’

iv. Juntas directivas para jóvenes;

v. Un cuerpo de consejeros o defensores del pueblo que actúen como juntas de escucha y reparadores de quejas;

vi. Equipos de trabajo de empleados para estudiar un problema y hacer una recomendación a la dirección;

vii. Sistemas de sugerencias;

viii. Investigación periódica de las actitudes para determinar los problemas que más preocupan a los trabajadores; y

ix. Procedimientos de reclamación.

La comunicación ascendente permite al subordinado informar a su jefe sobre sí mismo, su rendimiento y sobre los demás (que trabajan bajo su mando) y sus problemas. Puede informar a su jefe sobre las prácticas y políticas de la organización. Puede pedir aclaraciones sobre los objetivos generales y las directrices específicas.

Comunicación horizontal

La organización formal suele hacer hincapié en la comunicación descendente y ascendente en la jerarquía de la organización. La comunicación horizontal se ha infravalorado en la estructura formal. Lo ideal es que los canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) de comunicación horizontales formales complementen y funcionen bien con los canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) verticales.

De hecho, cuando los canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) verticales formales no están abiertos, es casi seguro que los canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) horizontales informales prosperen como un buen sustituto. A menudo, estos canales (véase qué es, su definición, o concepto, y su significado como “canals” en el contexto anglosajón, en inglés) horizontales sustitutos adoptan la forma de vid. La comunicación horizontal entre compañeros sirve para coordinar y mantener el sistema. Construye un espíritu de cooperación.

Lo esencial de la comunicación

En todos los tipos de comunicación, el comunicador debe tener en cuenta los siguientes puntos esenciales:

1. Claridad de pensamiento:

Para una buena comunicación, la idea que se va a transmitir debe estar absolutamente clara en la mente del comunicador. Para que el proceso de comunicación sea completo debe surgir de una cabeza “clara”. También hay que tener en cuenta el nivel académico de los trabajadores, su capacidad de comprensión, etc., ya que, de lo contrario, la comunicación puede ser un fracaso.

Es especialmente esencial para un país como la India, donde la multiplicidad de idiomas dificulta el flujo de la comunicación. Siempre hay que tener en cuenta que la comunicación de los empleados nunca debe ser en términos abstractos.

2. Dar más importancia a las acciones que a las palabras:

En todas las comunicaciones, las acciones son más significativas que las palabras. Un jefe de departamento que profesa el sentimiento de “nosotros” en las palabras, pero que siempre utiliza el “yo” a la hora de atribuirse el mérito, no puede conseguir establecer un espíritu de comunicación adecuado y está abocado a la desconfianza y a la incomprensión. Estos ejemplos se pueden multiplicar por miles y, por lo tanto, es necesario recordar siempre en la práctica la regla de oro de que las acciones tienen prioridad en todas las comunicaciones.

3. Participación:

El comunicador y el receptor deben participar en la comunicación. Es una queja habitual de los trabajadores que “no se presta la debida y paciente atención a su voz”. La escucha desempeña un papel fundamental en la comunicación oral, ya que es la única que lleva a compartir, participar y comprender en la comunicación oral.Si, Pero: Pero esta escucha no es meramente pasiva. Es inteligente y debe perfeccionarse con la práctica, basándose en el conocimiento de los principios de la naturaleza humana.

4. Transmisión:

En este sentido, el comunicador debe planificar cuidadosamente qué comunicar y cómo hacerlo. ¿Cómo puede el ejecutivo comunicarse con los trabajadores si ellos mismos no saben o no pueden entender todos los datos sobre el nuevo plan de incentivos salariales o el sistema de primas o el contrato sindical? Una mayor delegación de autoridad sin responsabilidad rompe el espíritu de la comunicación.

5. Mantener el sistema siempre vivo

El sistema de comunicación debe mantenerse abierto y vivo durante todo el año. Sólo con intentos honestos se pueden desarrollar buenas relaciones de comunicación.

6. Relaciones cordiales hombre-jefe:

El parentesco de mano y guante entre el superior y los subordinados es también una condición previa esencial para el éxito de cualquier sistema de comunicación. Una comunicación eficaz requiere una calidad de relación entre las personas inmediatamente relacionadas. Requiere políticas y prácticas de relaciones laborales sólidas, un ambiente de cooperación amistosa y un sentimiento de confianza en toda la organización, desde la alta dirección hasta el trabajador más humilde.

En estas condiciones, sólo el significado de la comunicación se capta rápida y correctamente.Entre las Líneas En resumen, la comunicación no es un sustituto de la buena gestión, pero requiere una buena gestión para que funcione con eficacia y eficiencia.

Los fundamentos de la comunicación

El hombre es un ser social, tiene que cooperar con los demás y dedicarse a actividades socialmente útiles. La comunicación teje la totalidad de las experiencias individuales. A través de la comunicación, el hombre evita la frustrante soledad del aislamiento y encuentra una forma de satisfacer sus necesidades y deseos.

Suele ser un proceso bidireccional que implica la estimulación y la respuesta entre los organismos y es a la vez recíproco y alternativo. La respuesta evocada por un comunicado se convierte a su vez en un estímulo propio. De este modo, en una serie de comunicaciones cada una puede ser a la vez respuesta y estímulo.

Mead (1934) ha desarrollado una teoría de la comunicación que se denomina “Internacionalismo Simbólico”. La esencia de la teoría de Mead radica en su concepción de que el individuo se comunica consigo mismo desde el punto de vista de la sociedad. “El yo humano surge a través de su capacidad de tomar la actitud de los grupos a los que pertenece” – porque puede hablar consigo mismo en términos de la comunidad a la que pertenece. “Es esta capacidad de entrar en la actitud de los demás” la que hace posible la sociedad humana compleja.

(a) La comunicación es recíproca

En la comunicación se produce una constante inversión de papeles.Entre las Líneas En una conversación, el comunicador se convierte en comunicador y éste, a su vez, en comunicador, y ambos son igualmente importantes.

Esto plantea los criterios de éxito o eficacia de la comunicación. Se podría afirmar de forma muy sencilla que la comunicación tiene lugar con éxito cuando el efecto producido por el comunicado es el que pretende el comunicador. Si lo que pretende el comunicador es instigar a la acción o persuadir, tiene éxito si el resultado es suficiente para los propósitos del comunicador.

Si éste busca transmitir una experiencia o compartir una idea, la comunicación puede considerarse exitosa si hay evidencia de una comprensión al menos aproximada por parte del receptor. Es evidente que los criterios de éxito en la comunicación son bastante gruesos.

Puntualización

Sin embargo, esto no puede evitarse, ya que a menudo es imposible transmitir con total exactitud la experiencia interior del comunicador o implicar en el receptor precisamente el estado buscado por el iniciador.

(b) Comunicación y expresión

El iniciador de una comunicación tiene un propósito al iniciar el proceso. El propósito puede ser variado o múltiple, pero siempre está presente la intención de crear algún tipo de efecto en otra persona o personas.

Puntualización

Sin embargo, se puede presenciar el producto de estímulos que se asemejan a la comunicación, estímulos que carecen de la intención de comunicar.

En tales condiciones, el emisor de los estímulos puede estar expresando algo, pero no estará comunicando nada intencionadamente. El bebé llora por un estado interno de sentimiento y no por el deseo de producir un efecto. Sólo después de que este llanto haya sido seguido repetidamente por efectos gratificantes puede considerarse que se utiliza como un dispositivo de comunicación.

Los conferenciantes en las clases universitarias dan a veces la impresión de que hablan por la necesidad de hablar y no para comunicarse con sus oyentes.

Detalles

Las exclamaciones de dolor, las muecas, las actitudes posturales, los escritos, las pinturas, los dibujos, las esculturas, la composición musical, todo ello puede ser una mera expresión o un reflejo del estado interno. Sólo cuando tienen la intención de producir efectos o cuando consiguen producirlos, pueden considerarse formas de comunicación.

Desai (1969) ha expuesto los siguientes puntos relativos a la eficacia de la comunicación:

(i) Debe ser clara en su propósito e intención;

(ii) Debe ser lúcida y basarse en la necesidad sentida;

(iii) El comunicador debe establecer una relación adecuada con el comunicado aceptando sus sentimientos;

(iv) El comunicador debe ayudar al comunicado a escuchar, participar y cooperar; y

(v) El lenguaje debe ser comprensible.

(c) Teoría del aprendizaje

La psicología del aprendizaje ofrece una serie de versiones de los mecanismos y procesos del aprendizaje humano y, al hacerlo, proporciona una forma básica de teoría del comunicador. A pesar de las diferencias de enfoque, y especialmente del énfasis variable entre los elementos cognitivos y los conductuales, prácticamente toda la teoría de la psicología del aprendizaje concede un lugar importante a la asociación como principio subyacente de la comunicación eficaz.

En resumen, se considera que la relación entre el estímulo y la respuesta es la clave del aprendizaje y la comunicación (en el sentido de la enseñanza). Diferentes teóricos han hecho hincapié en diferentes elementos del proceso de aprendizaje; por ejemplo, Hull (1948) hace hincapié en los impulsos, Thorndike (1932) en la recompensa, Tolman (1932) en la clemencia cognitiva, Skinner (1957) en el refuerzo, pero todos parecen compartir un marco general de conceptos, que es también un marco para entender cómo funciona la comunicación.

Toda acción puede concebirse como una respuesta, que presupone un estímulo precedente. El comportamiento de respuesta “desencadenado” o provocado de otro modo por cualquier estímulo, tiene consecuencias que, en última instancia, son responsables en términos de una reducción de la tensión, una vuelta al equilibrio o a la estasis que es el estado “normal” del organismo y del sistema más amplio del que forma parte.

La comunicación humana, desde este punto de vista, es el proceso que vincula a los individuos entre sí y con su entorno. La comunicación, mientras que la transmisión o la recepción se origina en una experiencia de tensión y debe explicarse en términos de su función, real o anticipada, para reducir el estado de tensión.

Las personas entran en relaciones de comunicación, como resultado de una experiencia de tensión, dentro de un entorno compartido, algún estímulo previo ejerce presión sobre ellas para transmitir información o para responder a la información, que llega a su atención. La situación de comunicación se interpreta como una situación en la que las necesidades de los participantes se satisfacen de forma calculable.

La relación entre los participantes es funcional y mecánica, útil o inevitable. El emisor se relaciona con el receptor bien de forma instrumental para conseguir alguna respuesta y efecto planificados y predecibles, bien por necesidad. Del mismo modo, el receptor asiste porque es útil o porque está condicionado a hacerlo.

d) Teoría de la información

La teoría de la información es una teoría matemática formal basada en la probabilidad y sin ningún valor de predicción empírica, ni necesidad de validación empírica (Frick, 1959).Entre las Líneas En muchos sistemas creados por el hombre, el medio de transmisión consiste en impulsos eléctricos cuyos elementos básicos son pocos y simples.Entre las Líneas En la actualidad, la base de la mayoría de los sistemas de comunicación de largo alcance es la conversión del lenguaje en un código eléctrico o tipográfico acordado.

Durante la Segunda Guerra Mundial se propusieron diseños de muchos sistemas de comunicación. El problema de Shannon era decidir qué tipo de señal enviar para transmitir un mensaje de un tipo determinado de la mejor manera posible. ¿Cómo se pueden codificar estos mensajes para garantizar la transmisión más rápida y sin errores a través de un circuito determinado? Este es el problema central de la teoría de la información y, para responderlo con precisión, es necesario encontrar la expresión matemática de las características en función de las cuales se pueden comparar diferentes sistemas.

Por ejemplo, si se han propuesto dos sistemas para la transmisión de textos en inglés, uno se basaría en la idea de codificar cada palabra por letras, el segundo en la de asignar un símbolo a cada palabra y codificarla directamente. La teoría de la información permite comparar ambos sistemas.

El objetivo general de la teoría de la información es proporcionar una técnica matemática que ayude al diseñador de un sistema a lograr un equilibrio aceptable entre las exigencias de la fuente del mensaje, la capacidad del canal y la expectativa de ruido. Un sistema exitoso es aquel en el que las diferencias entre las señales enviadas y las recibidas son muy pequeñas.

La teoría de la información implica que la relación entre el emisor y el receptor es esencialmente instrumental y es coherente, aunque distinta, con la que está implícita en la perspectiva del aprendizaje conductual.

(e) Comunicación voluntaria e involuntaria

Siempre que un observador reacciona a la actividad expresiva de otro individuo de una manera que indica la conciencia del observador sobre el estado interno del emisor del estímulo, se ha producido una comunicación. Puede mostrarse comprensivo o hacer algo para ayudar al emisor o puede limitarse a registrarlo internamente -por ejemplo, “parece preocupado”-, pero mientras su reacción sea congruente con el estado del individuo que observa, puede considerarse un comunicador.

Sin embargo, cuando su reacción no tiene ninguna relación con el estado de este último, aunque haya percibido y respondido al estímulo emitido, no puede decirse que haya habido comunicación. El hecho de llevar a un bebé puede hacer que un niño cercano lo golpee o que un adulto salga de la habitación.

En estas situaciones, mientras el bebé ha expresado un estado de sentimiento y mientras el observador ha reaccionado a la forma de la expresión, no se ha producido ninguna comunicación voluntaria o involuntaria; ya que la reacción no tiene relevancia para el estado interno del comunicador.

Ahora debería ser obvio que el estudio del proceso de comunicación puede ser muy complicado.

Puntualización

Sin embargo, cuando se domina la mecánica de la comunicación y se es continuo en la superación de los obstáculos a la comunicación, el proceso de comunicación podría ser causado en esa medida.

La mecánica de la comunicación

Una perspectiva crítica sobre la extensión tecnológica del proceso comunicativo no puede derivarse de una base estrecha. Las teorías sociales y culturales, los científicos del comportamiento, los médicos, los filósofos y los artistas contribuyen a nuestra comprensión.

Puntualización

Sin embargo, más allá de la competencia técnica de la ciencia de la comunicación, está el impacto social del arte de la comunicación.

Para que el proceso de comunicación funcione son necesarios cuatro factores. Debe existir la comunicación. Debe existir el receptor. Debe existir el contenido de la comunicación y, por último, está la cuestión del efecto de la comunicación. “Quién dice qué a quién y con qué efecto” es una descripción clásica del proceso de comunicación.

Los investigadores en comunicación han identificado un número variable de factores o elementos en la comunicación.

El efecto total de la comunicación no produce los resultados deseados porque sus tres componentes – la comunicación cara a cara, la comunicación tradicional y los medios de comunicación de masas – tienden a funcionar de forma independiente sin ningún esfuerzo significativo de coordinación o integración.

La comunicación interpersonal explica el significado de los mensajes en el marco cultural y el lenguaje tradicional.Entre las Líneas En el proceso, los significados pueden cambiar, lo que da lugar a importantes transferencias de objetivos. La distorsión del significado puede evitarse si se mantienen vínculos estrechos con quienes ocupan posiciones clave.

Por lo tanto, la mejor combinación para el éxito de la comunicación parece ser una combinación de los medios de comunicación de masas, la organización de extensión local con especialización en el tema como líderes de opinión clave que pueden contribuir significativamente a moldear los modos de pensamiento y acción de la gente.

Pocas barreras para la comunicación

A veces, una persona quiere comunicar una cosa, pero en realidad comunica otra cosa que no pretendía. Este tipo de evento en el comportamiento de la comunicación se conoce como “El Arco de la Distorsión”.

La distorsión puede deberse a algún defecto en alguno de los mecanismos de la comunicación. Estos obstáculos a la comunicación también se conocen como “barreras”.

A continuación se enumeran algunas barreras a la comunicación:

1. La falta de un estilo adecuado, de retroalimentación.

2. Contenido irrelevante para las necesidades de la clientela.

3. No mantener un flujo de comunicación bidireccional.

4. Clima inadecuado.

5 (se puede repasar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Falta de previsión del flujo horizontal de ideas.

6. No disponibilidad de consultores técnicos.

7. Dificultades semánticas.

8 (se puede repasar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Falta de liderazgo.

9 (se puede repasar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Falta de motivación.

10 (se puede repasar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Falta de apoyo de los responsables de la institución.

Cualquier barrera a la comunicación podría superarse o reducirse la distorsión mediante un sistema de retroalimentación bien organizado. La retroalimentación es de vital importancia para comprobar el éxito de cualquier intento de comunicación, ya que sólo mediante un dispositivo de este tipo es posible observar su efecto. Si el comunicador se encuentra frente a frente con el comunicador, le es posible juzgar el éxito de la comunicación por la reacción de este último.

Cuando la comunicación orienta o persuade a una conducta es más fácil calibrar su éxito que cuando se trata de la transmisión de una experiencia o de compartir una idea.Entre las Líneas En el primer caso, A puede estimar si ha “transmitido” lo que pretendía por lo que hace B.Entre las Líneas En el segundo caso, sin embargo, A no tiene forma de saber que ha transmitido a B, a menos que éste responda con una comunicación propia.

No basta con que “A” pregunte “¿Me entiendes?”, ya que aunque B diga “Claro que sí”, esto no significa necesariamente que se haya conseguido el efecto deseado por la razón de que “A” no tiene forma de saber lo que B cree que “A” ha querido que entienda.

Esta ausencia de “feedback” inmediato es precisamente lo que preocupa a los iniciadores de la innovación. Consciente de esta dificultad, Havelock (1969) recomienda la participación de la clientela en el proceso de la innovación desde la fase de planificación. Rogers (1971) también da la debida importancia a un buen sistema de retroalimentación en su modelo de comunicación.

Otros obstáculos a la comunicación

• Falta de planificación: Una buena comunicación rara vez se produce por casualidad. Con demasiada frecuencia, la gente se pone a hablar y a escribir sin pensar, planificar y exponer primero el propósito del mensaje.
  

  Otros Elementos

  Además, la personalidad y los atributos de la persona que recibe el mensaje también son importantes, porque por muy bien que se haya transmitido el mensaje, el receptor debe ser tan inteligente como para leerlo correctamente.

• Ambigüedad: Está claro que el lenguaje y la capacidad lingüística pueden actuar como una barrera para la comunicación. Si el mensaje enviado no es claro y es ambiguo, entonces puede actuar como una barrera.
• Falsas suposiciones: A menudo se pasan por alto, aunque son muy importantes, las suposiciones no comunicadas que subyacen en los mensajes. Siempre que se envíe un mensaje debe comprobarse que no hay suposiciones; si se requiere algo del receptor, debe mencionarse en el mensaje, por ejemplo, un cliente puede enviar una nota indicando que visitará la planta de un proveedor. Entonces puede suponer que el vendedor se reunirá con ella en el aeropuerto. Estas suposiciones crean confusión.
• Distorsiones: Otro obstáculo para la comunicación eficaz es la distorsión, que puede ser accidental o deliberada. El emisor debe haber enviado el mensaje pero el receptor estaba demasiado ocupado para registrarlo.
  

  Una Conclusión

  Por lo tanto, el emisor ha enviado el mensaje pero el receptor no lo ha registrado.

• Significado implícito: A veces el mensaje puede no ser claro y directo, por lo que no da una idea real del mensaje.
• Juicios de valor: A veces el mensaje emite un juicio contra el receptor que actúa como una barrera para la comunicación.
• Falta de confianza: Si el emisor y el receptor no confían el uno en el otro, la comunicación puede perder su verdadero significado.

Pautas para una comunicación eficaz

Si comprendemos razonablemente bien el proceso de comunicación y sus problemas, barreras y fallos, no debería ser difícil hacer que nuestra comunicación sea eficaz.

Puntualización

Sin embargo, hay que dejar claro que la comunicación ideal rara vez se consigue. Tal vez no exista.

Pero podemos, y debemos, esforzarnos por adquirir todas esas habilidades y cuidar todos esos aspectos que hacen que la comunicación sea efectiva. Como alguien ha dicho muy bien: “Los ideales son como las estrellas. Puede que nunca los alcancemos, pero siguen guiando nuestro camino”. Lo mismo ocurre con la comunicación.

A continuación se exponen algunas pautas que deben ayudarnos a comunicar con eficacia:

1. Claridad de objetivos

En primer lugar debemos hacer un análisis cuidadoso de lo que queremos comunicar exactamente. Como ocurre a menudo en los negocios, es posible que no podamos aclarar el asunto por completo, a menos que sea muy sencillo por naturaleza.Si, Pero: Pero cualquier esfuerzo realizado en este sentido resulta fructífero. De ahí que sea absolutamente necesario comprender el propósito de nuestro mensaje.

Y esto requiere una cuidadosa planificación. La falta de planificación se convierte en el primer gran obstáculo de la comunicación. La comunicación no se produce sin más. Tenemos que hacer todos los esfuerzos posibles para entender el por qué y el cómo, el cuándo y el dónde, y sobre todo el “qué” de nuestro mensaje. Como dice George Bernard Shaw: “El mayor error en la comunicación es creer que se produce”.

2. Actividad compartida

No olvidemos que la comunicación eficaz es responsabilidad de todas las personas de la organización. Pueden estar en cualquier nivel -directivo o no-. Todos ellos trabajan por un objetivo común. Esto significa que todos ellos tienen una participación, directa o indirecta, de muchas maneras diferentes, en el proceso de comunicación.

La eficacia de la comunicación puede juzgarse en función de los resultados previstos. Y los resultados son responsabilidad de toda la organización.

Por lo tanto, debe ser una responsabilidad de grupo. Se aconseja a los directivos que consulten con otros siempre que sea necesario. A menudo es necesario buscar la autoridad para comunicar antes de enviar un mensaje, o hay que mantener a alguien al tanto de la acción prevista.

Una Conclusión

Por lo tanto, es útil recordar los títulos “Para la acción” y “Para la información” cuando se planifican las comunicaciones.

3. Conjunto de símbolos comunes

La codificación y descodificación del mensaje debe hacerse con símbolos que sean familiares para el emisor y el receptor. Es una condición inmutable de la comunicación que el código o conjunto de símbolos sea mutuamente comprensible/inteligible. Por eso se aconseja a los directivos, y especialmente al personal especializado, que eviten la jerga técnica innecesaria que sólo es inteligible para los expertos en sus respectivos campos.

A menudo, la comunicación se vuelve ineficaz si los especialistas/expertos técnicos, acostumbrados a utilizar un tipo especial de vocabulario y fraseología entre ellos, utilizan su variedad particular de lenguaje incluso con la sección administrativa o contable de la organización. Deben recordar que, más allá de su jerga, existe un núcleo común de lenguaje.

4. Centrarse en las necesidades del receptor

Siempre que nos comuniquemos debemos tener en cuenta las necesidades de los receptores del mensaje/información. Debemos procurar que lo que comuniquemos tenga valor para el receptor, tanto a corto plazo como en un futuro lejano. Nuestra conciencia de las necesidades del receptor le hará más receptivo.

5. ‘Utilizar la retroalimentación’

“Utilice la retroalimentación”, exhorta Stephen Robbins, una reconocida autoridad en comportamiento organizacional. La comunicación sólo es completa cuando el receptor entiende el mensaje. Y nunca podremos saber si la comunicación/mensaje se ha entendido a menos que el emisor reciba retroalimentación.

Muchos problemas de comunicación surgen a causa de los malentendidos y las imprecisiones. Es menos probable que se produzcan si nos aseguramos de que el “bucle de retroalimentación se utiliza en el proceso de comunicación”. Podemos lograr este objetivo haciendo preguntas, solicitando una respuesta a una carta y animando al receptor a dar sus reacciones al mensaje/información.

6. Escucha activa

La escucha activa o “participativa” es tan importante como cualquier otro elemento del proceso de comunicación. Muestra, de nuevo, que la comunicación es una responsabilidad conjunta del emisor y del receptor.

7. Controlar las emociones

Las emociones desempeñan un papel importante en las relaciones interpersonales entre superiores, subordinados y colegas en una organización.

Una Conclusión

Por lo tanto, un objetivo importante de la comunicación debe ser crear un entorno en el que las personas estén motivadas para trabajar en pos de los objetivos deseados de la empresa, al tiempo que alcanzan sus objetivos personales.

Debe generarse un clima saludable de implicación y crecimiento sinérgico. También hay que recordar que una función importante de la comunicación es el control, no sólo el control descendente sino también el autocontrol. Esto significa que un comunicador de éxito debe aprender/entrenarse a sí mismo para ejercer la contención de sus emociones, especialmente la ira.

La verdad es que no siempre nos comunicamos de forma totalmente racional. Nuestro razonamiento suele estar empañado por sentimientos/emociones negativas. Y eso lleva a todo tipo de malentendidos debido a la codificación del mensaje cargada de emociones o a la mala interpretación del mensaje entrante. Por eso la filosofía MBO (Management by Objectives) hace hincapié en el autocontrol.

8. La cortesía

Esto nos lleva al aspecto tonal de la comunicación. Hay un dicho que dice: “El tono hace la música”. Del mismo modo, en la comunicación, el tono de voz, la elección del lenguaje y la congruencia o conexión lógica entre lo que se dice y cómo se dice influyen en las reacciones del receptor.

Por eso se aconseja a los directivos que huyan del autoritarismo, es decir, que ejerzan la autoridad con gracia. Todo el mundo sabe que la cortesía se paga, y se refleja muy “fuerte” tanto en las palabras como en las acciones.

Otros Elementos

Además, en una organización, la cortesía fomenta la comunicación participativa que involucra a personas de todos los niveles, lo que lleva a una comunicación lateral y diagonal desde la comunicación convencional, jerárquicamente estructurada hacia abajo.

9. Eliminar el ruido

Hay que hacer todos los esfuerzos posibles para eliminar el elemento de ruido que distorsiona la comunicación en la fase de transmisión. Esto es especialmente importante a raíz de los modernos avances tecnológicos. Cualquier fallo en el equipo o cualquier perturbación en la línea de transmisión está destinada a frustrar el propósito mismo de la comunicación.

10. Aclarar las suposiciones

Ninguna comunicación eficaz puede basarse en suposiciones. El emisor del mensaje debe aclarar primero sus suposiciones y luego seguir adelante con la codificación adecuada del mensaje.

11. Evitar connotaciones y ambigüedades

Los problemas semánticos pueden resolverse utilizando un lenguaje sencillo y evitando las connotaciones. Hay que procurar que el receptor del mensaje no tenga que ir más allá del texto del mensaje.

Una Conclusión

Por lo tanto, el emisor debe utilizar palabras y expresiones denotativas con preferencia a las connotativas. También hay que evitar toda ambigüedad que suponga utilizar palabras con doble sentido.

12. Aspecto socio-psicológico

Dado que la comunicación es un proceso bidireccional en el que participan tanto el emisor como el receptor, ambos deben esforzarse conscientemente por comprender el entorno cultural y socio-psicológico del otro. Como regla de oro para una comunicación eficaz hay que recordar: “Primero entender, luego ser entendido”. Un comunicador eficaz es un comunicador informado.

13. Completitud

También hay que esforzarse por enviar un mensaje completo, aportando todos los datos y cifras necesarios. Una comunicación incompleta molesta al receptor, por lo que no recibirá una respuesta adecuada. El mensaje debe estar organizado de tal manera que el receptor no tenga dudas sobre ningún aspecto del mensaje.

14. Concisión

La exhaustividad no significa la inclusión de detalles o desviaciones innecesarias. Una comunicación eficaz es concisa y nítida. El emisor debe tener la cabeza clara y enfocar adecuadamente su visión.

15. Uso adecuado del lenguaje corporal

El uso adecuado del lenguaje corporal es de suma importancia, especialmente en la comunicación oral. Ninguna comunicación oral puede tener éxito o ser eficaz si no cuidamos nuestro lenguaje corporal.Entre las Líneas En primer lugar, debe haber un buen contacto visual con la persona a la que nos dirigimos.

El movimiento de nuestras manos y pies debe ser elegante. Todo oyente observa atentamente cómo caminamos y cómo hablamos. Nuestra forma de andar dice mucho de nosotros. Un cálido apretón de manos puede hacer maravillas. Mantener la cabeza erguida sobre los hombros demuestra confianza. De hecho, nuestro aspecto general puede marcar o estropear nuestra comunicación.

Datos verificados por: Conrad

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Recursos

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Notas y Referencias

Véase También

Comunicación Empresarial, Publicidad Comercial, Internet, Marketing, Mercados minoristas, Publicidad Comercial, Redes Sociales