Planificación de la Empresa

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre la “Planificación de la Empresa”.

Nota: Véase la información relativa a Planificación Empresarial. Y véase sus características principales, así como sus limitaciones y su proceso.

A menudo se dice que la planificación es un mero ritual en un entorno que cambia rápidamente. Esta afirmación implica que en un entorno altamente turbulento y competitivo la planificación se convierte en un ejercicio académico vacío. Los rápidos cambios en el entorno económico y no económico de las empresas reducen la eficacia de los planes.

La planificación permite a la dirección dominar el futuro en lugar de dejarse arrastrar por él.Entre las Líneas En un entorno que cambia rápidamente, la necesidad de planificar es aún más importante porque el riesgo y la incertidumbre aumentan.Entre las Líneas En un entorno así se pueden preparar planes contingentes.

Algunos autores han sugerido las siguientes medidas para que la planificación sea más eficaz en un entorno que cambia rápidamente:

• La planificación no debe dejarse al azar. Más bien hay que crear un clima propicio para la planificación.
• La planificación debe comenzar en la cima, la iniciativa y el apoyo de la alta dirección son esenciales para una planificación eficaz.
• La planificación debe organizarse para lograr una mayor participación en la formulación y ejecución del plan.
• Los objetivos, las premisas y las políticas deben comunicarse adecuadamente.
• La planificación a largo plazo debe integrarse con la planificación a corto plazo.
• La planificación debe incluir la conciencia y la aceptación del cambio.
• Debe adoptarse un enfoque de sistema abierto que implique un seguimiento continuo del entorno.

Naturaleza

Hay varias maneras de realizar un determinado trabajo. La planificación elige una de las mejores alternativas de entre las disponibles. Al seleccionar la mejor alternativa se tienen en cuenta la economía y la seguridad.

Por lo tanto, la naturaleza de la planificación se discute brevemente a continuación:

• Primordial de la planificación: Las funciones de la gestión incluyen la planificación, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control. Los escritores eminentes pueden añadir otras nuevas a estas funciones o las que no se han incluido en ellas. De todos modos, los escritores aceptan unánimemente que la planificación es la función principal de todas las demás funciones. La razón es que el directivo quiere alcanzar los objetivos predeterminados de una manera mejor.
• La planificación contribuye a los objetivos: Existe una estrecha relación entre los objetivos y la planificación. La planificación se basa en los objetivos. Si no existe un vínculo entre la planificación y los objetivos, la primera sólo será un ejercicio mental y no servirá de nada. La planificación contribuye a la consecución de los objetivos.
• La planificación es una actividad intelectual: La planificación incluye la selección de la mejor alternativa disponible y la reflexión previa a la selección de la mejor alternativa. Implica la capacidad de prever contratiempos en el futuro que puedan afectar al buen funcionamiento de una organización. Por tanto, la planificación es una actividad intelectual.
• La planificación da lugar a una mayor eficiencia: La eficacia de la planificación se mide en función de los ratios de entrada y salida. La planificación permite obtener el máximo rendimiento con el mínimo gasto. Esta relación de entrada y salida no sólo está determinada por el dinero, las horas de trabajo y las unidades de producción, sino también por el grado de satisfacción del individuo y del grupo. El alto grado de satisfacción humana motiva a los trabajadores a producir más en el tiempo previsto.
• La planificación es flexible: Al planificar, se selecciona cualquiera de las alternativas disponibles. La planificación selecciona la mejor alternativa basándose en determinados supuestos. Si las suposiciones se demuestran erróneas, la alternativa seleccionada tiende a ser incorrecta. Existe la posibilidad de un registro muerto en las funciones de la dirección. La planificación tiene una alternativa más para adaptarse a situaciones futuras.
• Unidad y coherencia: Cada director de departamento recurre a la planificación en diferentes momentos. La planificación está relacionada con la consecución de objetivos.Entre las Líneas En otras palabras, las acciones directivas de los distintos directivos se unifican para lograr los objetivos. Las políticas y los procedimientos de la organización proporcionan una base para la coherencia del comportamiento y la acción de los directivos en materia de planificación.
• La planificación es común a todos: El trabajo de planificación lo realizan todas las personas que trabajan en una unidad de negocio. Puede ser un director general o un capataz.
• Es base de todas las funciones directivas: La planificación se encuentra en todos los niveles de dirección. La alta dirección se ocupa de la planificación estratégica. Los mandos intermedios se ocupan de la planificación administrativa y los mandos inferiores de la planificación operativa.
• Consegue la coordinación: La planificación coordina diversas actividades empresariales.Sin la planificación no se puede coordinar nada.
• Considera los factores limitantes: Todo plan se formula tras considerar los factores limitantes. Los factores limitantes pueden ser el dinero, la mano de obra cualificada, los materiales de calidad, las instalaciones y la maquinaria.
• La planificación es un proceso continuo: La planificación no termina con la creación de una empresa. También es necesario planificar en otras funciones. Tras la creación de una empresa, se toman ciertas decisiones. La planificación es necesaria para aplicar las decisiones. A lo largo de la vida de la empresa se toman varias decisiones.

Por lo tanto, y en relación a este último punto, la planificación es necesaria a lo largo del funcionamiento de la empresa como un proceso continuo. [rtbs name=”operaciones-empresariales”]

Importancia de la Planificación Empresarial

La planificación es la primera y principal actividad esencial en toda organización. Ayuda a determinar y alcanzar los objetivos de la organización. Una buena planificación es una condición importante para una gestión eficaz.

Ayuda a la organización de las siguientes maneras:

• Aclaración de los objetivos: Hace que los objetivos sean limpios, claros y específicos, también sirve como guía para decidir qué acción debe tomarse en las condiciones presentes y futuras.
• La planificación proporciona dirección: La planificación ayuda a la organización a mantenerse en el camino correcto. Proporciona una dirección definida al gerente para decidir qué hacer y cuándo hacerlo.
• Reduce el riesgo y la incertidumbre: Ayuda a la organización a predecir los acontecimientos futuros y a prepararse para tomar las medidas necesarias contra los acontecimientos inesperados. Es útil para evaluar y afrontar los retos futuros. Según la opinión de Peter F. Drucker, “la planificación permite a un directivo influir en el futuro en lugar de aceptarlo”.
• La planificación es económica: Según la opinión de Koontz y O’ Donnell, “la planificación sustituye el esfuerzo dirigido conjuntamente por la actividad descoordinada y fragmentada, un flujo de trabajo uniforme por un flujo desigual y decisiones deliberadas por juicios rápidos”. Los planes eficaces coordinan el trabajo organizativo y económico.
• La planificación proporciona la base para el control: La planificación proporciona la norma con la que se puede medir y evaluar el rendimiento real. No hay nada que controlar sin planificación y sin un control adecuado. Los planes sirven de baremo para medir el rendimiento.
• La planificación facilita la toma de decisiones: Los objetivos planificados sirven como criterio para la evaluación de las diferentes alternativas, de modo que se puede elegir la mejor con la ayuda de la planificación se pueden evitar las decisiones precipitadas y las acciones aleatorias.
• La planificación mejora la eficiencia de las operaciones: Es una actividad racional que conduce a operaciones eficientes y económicas, la acción planificada es siempre mejor que la no planificada. La planificación hace que la tarea de gestión sea más eficiente y eficaz. Ayuda a minimizar el coste de las operaciones y mejora la fuerza competitiva de una organización.
• La planificación mejora la moral: Si el papel del empleado está claro y los objetivos están bien definidos, el empleado se siente muy motivado y contribuye con todo su potencial a la consecución de los objetivos. La planificación mejora el clima de comportamiento en la organización y reduce las fricciones entre departamentos.
• Coordinación eficaz: Los planes son cursos seleccionados junto con los deseos de la dirección para coordinar la acción del grupo. La coordinación efectiva integra los recursos físicos y humanos entre departamentos.
• La planificación fomenta la innovación y la creatividad: La planificación obliga a los directivos a ser creativos e innovadores en todo momento. Obliga a los directivos a encontrar nuevas y mejores formas de hacer las cosas para seguir siendo competitivos y evitar las amenazas del entorno.

Clasificación de los planes: Basados en la importancia, el tiempo, el nivel, la formalidad y el enfoque

Los planes pueden clasificarse en función de la importancia, el período de planificación, el nivel, la formalidad y el enfoque.

• Basados en el tiempo: Los planes pueden ser a corto, medio o largo plazo. El corto plazo suele referirse a planes de un año o menos; el medio plazo, a entre dos y cinco años; y el largo plazo, a entre cinco y diez o incluso veinte años. Depende de la naturaleza del proyecto. Algunos proyectos, como la construcción del metro de Bombay o Bengaluru, pueden tener un plan a corto plazo que cubra 50 km de metro en cinco años; un plan a medio plazo que cubra 200 km en 10-12 años, y un plan a largo plazo que cubra 300 o 400 km de ferrocarril que en 20 o 30 años.
• Basado en el nivel: Un plan puede denominarse de nivel corporativo, de nivel empresarial o de nivel funcional. La entrada de Tatas en el negocio de las aerolíneas es un ejemplo de plan a nivel corporativo y que Precision Connectors se convierta en un OEM es un ejemplo de plan a nivel empresarial. Los planes a nivel funcional son elaborados por los departamentos, por ejemplo, un plan sobre cómo el departamento de marketing alcanzará sus objetivos.
• Basado en la formalidad: Un plan puede ser formal o informal. Es formal cuando la planificación se realiza según los pasos definidos y se documenta, e informal cuando la documentación no es muy rigurosa.
• Basado en el enfoque: Un plan puede denominarse proactivo cuando está pensado para responder a una situación prevista. Por ejemplo, un plan de compensación basado en una negociación salarial a tres años es un plan proactivo para garantizar la paz laboral. Si el mismo plan de compensación surgiera como resultado de una huelga repentina, sería un plan reactivo. El primero conduce al crecimiento y el segundo ayuda a recuperar el equilibrio y a garantizar la supervivencia.
• En función de la importancia: Los planes pueden ser estratégicos, tácticos u operativos. Los planes estratégicos son planes importantes y orientados al futuro que constituyen el eje de la realización de la visión. Suelen afectar a toda la organización. Los planes tácticos son necesarios para aplicar los planes estratégicos. Por ejemplo, el rediseño de la distribución de la tienda o el cierre de algunos puntos de venta no rentables de una cadena minorista.

En relación al último punto, cabría añadir que los planes operativos están relacionados con el funcionamiento diario, como la producción, la entrega o las operaciones de compra.

Los tres niveles principales: Planificación estratégica, táctica y operativa

La planificación es omnipresente, es decir, existe en toda la organización. Todos los niveles de la organización llevan a cabo la función de planificación, pero en distintos grados.Entre las Líneas En otras palabras, el alcance y la escala temporal de la planificación varían. La planificación comienza en el nivel estratégico o superior de la dirección.

La planificación estratégica comienza con la definición del propósito o la misión de la organización, el establecimiento de prioridades estratégicas y la formulación de las principales políticas. La planificación estratégica se convierte en la base de los sucesivos niveles de planificación, a saber, la planificación táctica (en el nivel medio) y la planificación operativa (en el nivel inferior).

A continuación se analizan en detalle:

La planificación estratégica

La planificación estratégica incluye los planes realizados por la alta dirección para perseguir objetivos a largo plazo con los recursos que probablemente estén disponibles.

Implica:

• Formular una misión para toda la organización.
• Identificar los negocios que ayudan a cumplir la misión.
• Determinación de las necesidades financieras.
• Elaborar las relaciones de autoridad en términos de estructura organizativa.
• Asignar los recursos de forma eficaz.

Tiene un horizonte temporal de cinco años o más.Entre las Líneas En la planificación estratégica participan el director general o el presidente, los miembros del consejo de administración, los directores generales y los jefes de división (que constituyen la alta dirección).

Planificación táctica

La planificación táctica especifica cómo puede cumplirse la misión de una organización.

Implica las decisiones relativas a:

• Productos o servicios que se añadirán o eliminarán.
• Tamaño de las inversiones de capital necesarias.
• Precio de los productos y servicios que se van a prestar.
• Instalaciones, métodos y sistemas necesarios.
• Retirar las inversiones o cerrar las operaciones de los departamentos, productos o servicios no rentables.

La planificación táctica tiene un horizonte temporal de seis meses a dos años. La llevan a cabo los mandos intermedios, que comprenden los directores funcionales, los directores de línea de productos y los jefes de departamento. La planificación táctica también se denomina planificación intermedia.

La planificación operativa

La planificación operativa elabora los detalles básicos de cómo se pueden realizar las tareas específicas con los recursos disponibles.

Implica decisiones respecto a:

• Los métodos de producción más adecuados.
• Planes de marketing eficaces.
• Estructura organizativa en términos de cliente, producto o región, etc.
• Instalaciones necesarias en la oficina, la fábrica, los puntos de venta, etc.

El horizonte temporal de la planificación operativa oscila entre una semana y un mes. La planificación operativa la llevan a cabo los directivos de nivel inferior, que son los jefes de unidad, los capataces, los supervisores de línea, etc.

Los enfoques importantes: Enfoque descendente, enfoque ascendente, enfoque compuesto y enfoque de equipo

A continuación se presentan los enfoques de la planificación:

Enfoque Arriba-Abajo

En este enfoque, sólo los niveles de dirección definen los objetivos, las políticas, las estrategias, los procedimientos, etc.

Los demás niveles tienen poco que decir en el ejercicio de planificación, aunque se les consulte en la formulación del plan. Los planes elaborados por la cúpula directiva son aplicados por los directivos de los niveles intermedios e inferiores.

Este enfoque supone que sólo los altos cargos tienen la capacidad, los conocimientos y la autoridad necesarios para planificar.

Una Conclusión

Por lo tanto, los planes elaborados reflejan los valores y las visiones de la alta dirección. Este enfoque se practica en las organizaciones familiares y en la estructura organizativa centralizada.

Enfoque Abajo-Arriba

Se trata de una inversión virtual del enfoque descendente.Entre las Líneas En este enfoque, las propuestas de planes se originan en el nivel de gestión de supervisión y viajan hacia arriba. La alta dirección se limita a emitir directrices para la planificación. La dirección de nivel inferior desarrolla la planificación teniendo en cuenta la realidad del terreno.

La creencia implícita en este enfoque es que quienes se ocupan de la ejecución de los planes están más informados, son más prácticos y los planes que formulan reflejan el realismo. La alta dirección unifica todos los planes subcorporativos. Este enfoque se denomina enfoque participativo.

Enfoque Compuesto

Es la mezcla de los enfoques descendente y ascendente. Este enfoque da amplias directrices y parámetros a los ejecutivos de línea en la gestión de nivel medio y bajo. Da apoyo, recursos y libertad para desarrollar planes a los directivos de nivel medio y bajo.Si, Pero: Pero los planes elaborados se revisan y ajustan minuciosamente en consulta con otros niveles de gestión. Se trata de un enfoque semiparticipativo. Este enfoque es adecuado para muchas organizaciones.

Enfoque de Equipo

Este enfoque contempla la concesión de autonomía a los equipos en materia de planificación y ejecución de la misma (se puede repasar algunas de estas cuestiones en la presente plataforma online de ciencias sociales y humanidades). Fija la responsabilidad en aquellos a los que se les han otorgado recursos y autoridad con respecto a los resultados que se esperan de ellos. El equipo formado por especialistas funcionales está dirigido por un jefe de equipo. Éste, a su vez, autoriza a los miembros a elaborar planes adecuados a su área y fija la responsabilidad de los resultados.

El jefe de equipo coordina el subplan y lo dirige hacia la consecución de los objetivos del equipo. El líder del equipo dirige con frecuencia reuniones de revisión para garantizar que los planes se lleven a cabo sin problemas. Las organizaciones contemporáneas han reestructurado sus organizaciones verticales en organizaciones planas.

Sus principios principales

Los principios de la planificación son los siguientes

• Orientación a los objetivos: Un plan debe estar absolutamente orientado a la meta y ceñirse al alcance y al plazo establecido por la misma.
• Especificidad: Los planes deben ser específicos y evitar generalidades y afirmaciones/proposiciones no verificables como “completar lo antes posible”, “los recursos se reunirán a su debido tiempo”, “utilizar los mínimos recursos”, etc. Más bien se deben utilizar términos como “completar la tarea antes del 30 de agosto de 2022′, “completar la tarea con un gasto no superior a x dólares o euros”, etc.
• Precisión: Los planes son como los mapas, y todos sabemos que un mapa inexacto puede llevarnos al lugar equivocado.
• Exhaustividad: Si los planes dejan algunos espacios en blanco, o bien habrá confusión debido a las diferentes interpretaciones, o bien habrá retrasos para las aclaraciones.

Otros principios:

• Flexibilidad: A medida que avanza la ejecución del plan, se producirán cambios en el entorno externo, el entorno interno y los recursos. Los planes deben prever estos posibles cambios y tenerlos en cuenta desde el principio. Por ejemplo, si se está construyendo un centro comercial y la economía en contracción disminuye la demanda, entonces se debe prever la construcción de una parte y abrir el negocio dejando la finalización para días mejores.
• Objetividad: Al seleccionar entre varias opciones disponibles, hay que ser objetivo. Cuando se utilicen parámetros cuantitativos, los datos deben ser justos e imparciales, y cuando se utilicen parámetros cualitativos, no se deben introducir sesgos individuales.
• Comunicabilidad: Un plan necesita la aprobación de organismos internos y externos. Por lo tanto, no debe ser vago, sino que debe estar en un formato fácilmente comunicable.
• Aplicable: Esto implica que no debe haber ninguna restricción ambiental externa para aplicar el plan. La cuestión es que lo que es permisible puede no ser implementable, por concienciación social, ambiental, etc.
• Simplicidad: Los planes son ejecutados por varias personas y, sobre todo, por personas que pueden no ser tan inteligentes como los planificadores.

Por lo tanto, respecto a este último caso, cada parte de un plan debe ser sencilla, las partes de un plan deben ser fácilmente conectables y el plan general debe ser sencillo para que todos lo entiendan y lo apliquen.

Sus principales ventajas

La planificación ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos con antelación. De este modo, la planificación ayuda a la organización de muchas maneras.

A continuación se explican brevemente algunas de las ventajas de la planificación:

• Mejor utilización de los recursos – La planificación decide qué producir y cómo producir. Así, existe la posibilidad de utilizar los recursos de forma eficaz.
• La planificación establece las metas u objetivos de una organización. Esto da una dirección efectiva al control de los empleados de la organización. De este modo, la planificación ayuda a la organización a cumplir las metas u objetivos predeterminados.
• La planificación elimina la producción innecesaria, la utilización ineficaz de los recursos y las actividades innecesarias de una organización. Esto da lugar a la economía de las operaciones.
• Minimiza las incertidumbres futuras – El futuro incierto aumenta la importancia de la planificación. La planificación prevé los cambios y las incertidumbres que se producirán en el futuro y establece métodos para afrontarlos. Así, algunas incertidumbres futuras se minimizan mediante la planificación.
• Mejora la fuerza competitiva – La fuerza competitiva se mejora añadiendo una nueva línea de productos, cambiando la calidad y el tamaño del producto, ampliando la capacidad de la planta y cambiando los métodos de trabajo. Todo ello se consigue a través de la planificación.
• Control eficaz – El control sin planificación es imposible. El control sólo se utiliza cuando existe un plan bien trazado. Por lo tanto, la planificación proporciona una base para el control.
• Motivación – Un plan bien preparado anima a los empleados de una organización y les da un sentido de participación efectiva. La planificación motiva a los empleados en cuanto a lo que la organización quiere conseguir y lo define a los empleados.
• Cooperación – La planificación ayuda a la dirección a tirar de los individuos para lograr objetivos o metas comunes. La planificación proporciona objetivos bien definidos, unidad de dirección, políticas, procedimientos y programas bien publicados. Todo ello facilita la coordinación, lo que evita la duplicación del trabajo y los conflictos interdepartamentales.

Otras ventajas clave:

• Promover el crecimiento y la mejora – La planificación establece una norma para controlar el propósito. Así, se evitan las actividades inútiles y sin objetivo. Conduce al crecimiento y a la mejora de un individuo y de la organización.
• Desarrolla la racionalidad entre los ejecutivos de la dirección – El pensamiento disciplinado de los ejecutivos de la dirección se potencia a través de la planificación formal. Los ejecutivos de gestión sólo actúan después de poner sus pensamientos en un plan. De este modo, la planificación aporta un pensamiento y un enfoque racionales a los ejecutivos de gestión.
• Evita los juicios apresurados – Podemos analizar un problema a través de un plan y considerar las alternativas antes de tomar una decisión acertada. Es posible planificar de antemano lo que se va a hacer y cómo se va a hacer. Este proceso evita los juicios precipitados.
• Reduce el “red-tapismo”: el ejecutivo más joven puede actuar de acuerdo con decisiones previamente planificadas. No es necesario que obtenga ningún permiso nuevo para su acción. Ahorra tiempo, energía y costes y reduce el red-tapismo.
• Fomenta el pensamiento innovador – Un buen plan debe proporcionar una base para el pensamiento nuevo de cualquier individuo. Busca la manera de animar a las personas a coordinarse y a alcanzar objetivos comunes. Un buen proceso de planificación proporcionará vías de participación individual, arrojará más ideas sobre la empresa y su entorno, fomentará un ambiente de franqueza y autocrítica corporativa y estimulará a los directivos a conseguir más.
• Mejora la capacidad para afrontar el cambio – La planificación ayuda a los directivos a mejorar su capacidad para afrontar los cambios, pero no puede evitar que éstos se produzcan. Esto crea una conciencia entre los directivos sobre la incidencia del cambio.
• Los directivos pueden perder su prosperidad al enfrentarse a los problemas del día a día. La planificación ayuda a un directivo a ser más próspero y crea en él una actitud prospectiva, por lo que dicha planificación garantiza la estabilidad de la dirección.
• Desarrollo de métodos eficientes – La planificación ayuda al directivo a desarrollar métodos y procedimientos de actuación eficientes.
• Facilitación de la delegación de autoridad – Un plan bien preparado siempre facilitará la delegación de autoridad.
• Anticipación de crisis – Una planificación cuidadosa evitará las crisis que puedan producirse. De este modo, la dirección puede reducir las perturbaciones internas de la organización.

Datos verificados por: Conrad

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Recursos

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Notas y Referencias

Véase También

Análisis Económico, Economía, Planificación Económica, Política Económica, Principios de Gestión, Propósito Empresarial