Presentación del Plan de Negocio
Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre la planificación del proyecto. Puede ser de interés consultar lo siguiente:
- Glosario de Gestión de Proyectos
- Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
- Rol y Funciones de los Gestores de Proyectos
- El Arte de la Gestión de Proyectos
- Planificación del Proyecto
- Planificación Operativa
- Planificación Estratégica para el desarrollo de Audiencias
- Planificación Estratégica de Negocios
- Glosario de Gestión Cuantitativa Empresarial
- Análisis Estratégico
- El Proceso o Etapas de la Gestión de Proyectos
- Análisis de Negocios
- Planificación de la Empresa
Presentación del Plan de Negocio
Esta sección se integra en una parte más amplia sobre el uso del plan de negocios. Su primer uso será en la presentación y aquí se muestra la mejor manera de presentarla a su posible patrocinador: cómo debe adaptar su plan a los requisitos de su patrocinador, cómo debe estructurar su presentación y cuál es la mejor manera de presentarla.
Pero la utilidad de su plan no terminará en la presentación. Puede utilizarlo para fijar objetivos con los que evaluar el rendimiento de la empresa y de sus gestores. Estos objetivos se describen en términos de indicadores clave de rendimiento (KPI) e hitos en otro lugar de esta plataforma digital, y también más abajo.
En definitiva, redactar un plan de empresa es la parte fácil. La parte difícil es hacerlo, rendir según lo previsto. En otro texto de esta plataforma online se trata de cómo debe supervisar el progreso con respecto al plan de forma regular y, en algún momento en el futuro, posiblemente dentro de tres o cuatro años, evaluarlo.
‘Hay cosas peores en la vida que la muerte. ¿Ha pasado alguna vez una velada con un vendedor de seguros?’
– Woody Allen
Esta plataforma también contiene contenidos muy prácticos sobre cómo obtener su posición competitiva y cómo realizar entrevistas estructuradas a los clientes.
Usted tiene un plan. Es claro, nítido, conciso, consistente, coherente, creíble y convincente. Cumple las siete C. ¿Trabajo hecho?
No del todo. Ahora tiene que venderlo.
Esta debería ser la parte fácil. Después de todo, el plan se ha redactado desde la perspectiva del financiador. Entonces, ¿todo lo que tiene que hacer es ponerlo en el regazo del avalista y, hey presto, es un sí?
En teoría, tal vez. En la práctica, el proceso puede verse enormemente facilitado si realiza una modesta venta. El lugar para hacerlo es en el lanzamiento. Y lo primero que hay que recordar sobre el discurso es que no es más que una forma de hablar en público.
Hablar en público en su forma más extrema es subirse a un estrado en el Speakers’ Corner de Hyde Park, Londres, y soltar fervorosamente cualquier cosa que le entusiasme. O imagínese a un buen político o sacerdote, hipnotizando a su rebaño con la pasión y la oratoria bien entrenada.
En su otro extremo, hablar en público es comunicarse de tú a tú, es decir, conversar. En algún punto intermedio está ponerse de pie y dirigirse a una audiencia de tres, cuatro o incluso una docena sobre los méritos de su plan de negocio.
Eso significa que necesita seguir algunas pautas básicas de oratoria para su discurso.
Centrar el contenido
La primera regla de oro para hablar en público es conocer a su público.
Si va a pronunciar un discurso ante el Instituto de la Mujer, olvídese de los chistes picantes. ¿O tal vez incluya uno o dos? Investigue un poco: ¡averigüe cuánta excitación es apropiada para el público!
Si se presenta ante un público de más de cien personas en una conferencia, piense en lo que usted, como miembro del público, querría ver y oír. ¿Serían 55 minutos de contenido analítico, seguidos de 5 minutos de preguntas y respuestas? ¿O serían 40 minutos de contenido mixto, intercalando análisis con ejemplos y preferiblemente anécdotas, seguidos de 20 minutos de preguntas y respuestas? ¿Qué deseará oír de usted el público? Averígüelo.
En este caso, al presentar su plan a los posibles patrocinadores, se aplica lo mismo. Debe conocer a su público, saber a quién se dirige. Investigue sobre sus patrocinadores. ¿En quién han invertido o a quién han prestado antes, a quién han rechazado? ¿Por qué? ¿Qué buscan? ¿Qué les hace cosquillas?
Si puede, infórmese sobre las personas concretas a las que se dirigirá. Sepa si debe mantener su discurso totalmente serio o salpicarlo de anécdotas, incluso de humor. En caso de duda, manténgase serio al principio y responda a sus indicaciones.
Conozca sus expectativas de tiempo: la mayoría querrá salir de la sala cuando haya transcurrido una hora. Conozca su vestimenta: ¿vestirán trajes típicos de la ciudad o ropa informal? Recuerde el viejo adagio de la oratoria: vaya tan bien vestido como la persona mejor vestida de la sala.
Sobre todo, sepa si se dirige a inversores o a banqueros, o a ambos:
- Si es a los primeros, adapte su discurso en todo momento con referencias al lado positivo: los super-resultados y los beneficios que surgirán cuando explote las oportunidades que revelará en el plan.
- Si se dirige a banqueros, no se extralimite en los aspectos positivos: realmente no les interesan. Sea sincero sobre los aspectos negativos, no intente esconderlos bajo la alfombra, pero tenga cuidado de especificar cómo mitigará los riesgos negativos o cómo los evitará por completo.
Dependiendo de a quién se dirija, puede optar por modificar la redacción de su PowerPoint para acentuar los matices para su audiencia. Pero tenga cuidado: una presentación hecha a medida para un inversor puede llegar a la bandeja de entrada de un banquero, que puede haber recibido ya una versión orientada a los banqueros y disfrutará jugando a “detectar la diferencia”.
Es más seguro ceñirse a una redacción más neutra en el PowerPoint y expresar los matices apropiados durante el propio discurso.
En cuanto a la estructura del discurso, debe ser la misma para todos los destinatarios. Debe abrirse con la respuesta a la pregunta clave, que es: “¿Por qué deberíamos respaldar a ABC Ltd?”. La respuesta no tiene que ser tan rotunda como: ‘Debería respaldar a ABC porque. . . ‘ Más bien, debería estar implícita en una respuesta como: ‘La ventaja competitiva de ABC en [uno o dos factores clave de éxito] debería permitirle ganar cuota en el mercado [cualquiera], que crece al X%/año, y lograr un crecimiento del Y%/año en el beneficio operativo durante los próximos tres años’.
La estructura debería entonces seguir a grandes rasgos algún modelo reconocido en este campo, que a su vez se adhiere a una regla de oro de la presentación empresarial:
- Dígales lo que les va a decir – véase el resumen ejecutivo de una página, donde las conclusiones principales de cada capítulo se reúnen bajo una conclusión general del informe en el encabezamiento del resumen ejecutivo.
- Cuénteles.
- Cuénteles lo que les ha contado: de nuevo el resumen ejecutivo de una página, utilizado como página divisoria entre capítulos.
Todo esto puede parecer un poco repetitivo, sobre todo para quienes no estén acostumbrados a este formato, y de hecho lo es. Pero le sugiero que aprenda a vivir con ello. Le ayudará a transmitir su mensaje. Es una poderosa herramienta de comunicación, especialmente en los negocios. Funciona.
Transmitir el mensaje
Ya tiene una presentación en PowerPoint, con garra, poderosamente estructurada y adaptada a su público. Ahora sólo tiene que transmitirla.
Podría escribir otras 100 páginas sobre la mejor forma de realizar su presentación, pero mi editor protestaría. Permítame limitarme aquí a los cinco consejos más importantes para realizar una presentación empresarial.
Pero antes de empezar, recuerde esto. El documento PowerPoint no es una presentación. Usted es el presentador y lo que sale de su boca es la presentación. El PowerPoint es una ayuda para su presentación, y puede ser un documento de registro para que otros lo lean más adelante.
Pero la presentación en sí gira en torno a usted. De usted depende transmitir su mensaje de forma clara y convincente.
Y aquí es donde con demasiada frecuencia las cosas van mal, hasta el punto de que a veces sospecho que existe una subcultura en el mundo de los negocios en la que se considera poco empresarial hablar con claridad y a cualquiera que lo haga se le considera ¡un poco ostentoso!
Usted se propondrá combatir ese absurdo.
Lo primero que debe hacer bien es la voz. Por la razón que sea, demasiados presentadores empresariales se equivocan con la voz. Algunos creen que deben ser lo más informales o relajados posible, por lo que su forma de hablar se vuelve casi soporífera. Otros piensan que como todo el mundo está sentado alrededor de la misma mesa no tienen por qué hablar en voz alta. La regla general es la misma que al hablar en público: debe imaginarse conversando con la persona más alejada de usted. Y animadamente. Imagine que esa persona es su mejor amigo.
En segundo lugar, están las manos. Este es mi fastidio personal. Alguien en la mesa dice algo importante mientras apoya la frente en la mano (¡suele ser un él!). Esto roba inmediatamente toda la vitalidad a la voz. Peor aún, está hablando con la barbilla apoyada en la mano. Esto corta por completo el principal modo de comunicación. ¿Qué les pasa a estos tipos? ¿Para qué molestarse en hablar si va a impedir que sus ondas sonoras lleguen a los oídos del público? Si no hace nada más al presentar, por favor, ¡mantenga las manos bien alejadas de la cara!
¿Dónde debo ponerlas?, se preguntará usted. Pues bien, en cualquier lugar que no sea su cara es la respuesta. Si quiere ser un buen orador en público, aprenderá a tener una posición predeterminada de las manos, con las manos colgando sueltas a los lados, y con una o las dos levantadas de vez en cuando para hacer gestos específicos para dar efecto y énfasis.
Pero para un discurso de negocios no necesitará eso. Sus interlocutores van a recordar su entrega, su mensaje y su PowerPoint, no sus manos. Simplemente, ¡manténgalas alejadas de su cara!
En tercer lugar, tan importantes como la voz y las manos son los ojos. Es casi seguro que hablará con diapositivas de PowerPoint. Eso significa que se referirá a las diapositivas de PowerPoint mientras habla a su audiencia. No significa que hable a las diapositivas de PowerPoint. También en este caso se trata de un fallo demasiado común. El presentador está hablando mientras mira hacia abajo, a la pantalla del portátil o a una impresión. Peor aún, ¡él o ella está mirando una imagen proyectada, de espaldas al público!
¿Con qué frecuencia lo ha visto? Es poco creíble que los presentadores hagan eso en los negocios, pero es casi más común ver que ocurre que lo contrario.
Cada palabra que salga de su boca debe pronunciarse con los ojos puestos en el público. Ninguna otra cosa servirá. Cualquier otra cosa da la impresión de inseguridad, falta de confianza, incluso de timidez, por no hablar de que es difícil de escuchar.
Para ello, recuerde las 3 reglas de leer, reajustar y soltar. Lea la nota, vuelva a fijar la vista en el público y, entonces, y sólo entonces, suelte la información. No mire el ordenador portátil, la impresión o la pantalla mientras esté hablando.
“Voy soñando hacia el futuro, donde no veo nada, nada. No tengo ningún plan, ninguna idea, ningún proyecto y, lo que es peor, ninguna ambición. Algo -el eterno ‘¿para qué?’- pone su barrera de bronce a cada avenida que abro en el reino de la hipótesis”.
– Gustave Flaubert (“Flaubert en Egipto”)
El penúltimo de mis cinco mejores consejos para el discurso combina los ojos y la voz. El hecho de que lleve consigo una presentación en PowerPoint bellamente estructurada y bien argumentada no significa que deba leérsela a su público, palabra por palabra. Haga eso y les aburrirá tanto que huirán de la sala; pueden leerla más rápido en el taxi de camino a la oficina.
Utilice el PowerPoint como una guía para su discurso, no como un guión. Si no puede hablar sin guión de su negocio, de su bebé, durante una hora sin tener que leer de un guión, no se merece un patrocinador. El PowerPoint está ahí como documento de referencia para su patrocinador y como ayuda y guía para que usted exponga su caso con convicción. De nuevo, úselo, no abuse de él.
El quinto y último consejo sobre el pitching es sencillo: ¡disfrútelo! Transmita a sus patrocinadores su entusiasmo por su empresa. Haga que estén tan entusiasmados con su negocio como usted. Haga que quieran unirse, meterse en la aventura, formar parte de su empresa.
“Predecir el futuro es fácil. Lo difícil es saber qué está pasando ahora”.
-Fritz R. S. Dressler
En resumen, no deje que su discurso desvirtúe su plan. Centre su contenido, explote el PowerPoint y transmita su mensaje con determinación: con una voz vibrante, gestos significativos, un contacto visual seguro, mucha improvisación y, sobre todo, con pasión. ¡Sorpréndalos!
Establecer hitos
Los hitos son valores objetivo de los indicadores clave de rendimiento (KPI) a lo largo del plan. Representan, estos indicadores clave de rendimiento, puntos de progreso a lo largo del camino crítico hacia el éxito. Un KPI debe ser medible. Debe ser un hecho, no una opinión – objetivo, no subjetivo. Un KPI es un dato.
Deben fijarse en niveles que sean realistas y alcanzables. Al fin y al cabo, esa es la filosofía de su plan. Es posible que su patrocinador le pida cuentas a usted y a sus principales responsables de la consecución de estos hitos. Pueden ser el punto de partida para las revisiones del rendimiento de los directivos en el transcurso del año. (Véase más acerca del control financiero en la empresa).
Una advertencia: no caiga en la trampa de fijar muy pocos hitos para poder cumplir un hito clave desplazando recursos de un área a otra. Esto podría ir en detrimento de la empresa. Por otro lado, no fije demasiados, o la supervisión puede volverse inmanejable.
Revisor de hechos: OR
Planificación
En relación al arte de la gestión de proyectos, en otro lugar de esta plataforma digital, se habló del elevado coste de los fracasos de los proyectos. Casi todos los estudios concluyen que los fracasos se deben principalmente a una mala gestión del proyecto, especialmente a la falta de una planificación adecuada. Existen dos obstáculos para una buena planificación. La primera son los paradigmas imperantes y la segunda tiene que ver con la naturaleza del ser humano.
“Un plan es algo real, y las cosas proyectadas se experimentan. Un plan, una vez hecho y visualizado, se convierte en realidad junto con otras realidades, nunca para ser destruido pero fácilmente atacable”.
– John Steinbeck (La perla)
Estos son los elementos que componen el plan del proyecto:
- Enunciado del problema.
- Declaración de la misión del proyecto (véanse las instrucciones sobre cómo elaborar una declaración de misión en esta plataforma digital).
- Objetivos del proyecto (véase la explicación en esta plataforma digital).
- Requisitos de trabajo del proyecto. Esto incluye una lista de todos los entregables, como informes, hardware, software, etc. Es una buena idea tener un entregable en cada hito importante del proyecto para poder medir el progreso más fácilmente.
- Criterios de salida. Cada hito debe tener unos criterios establecidos que se utilizarán para determinar si la fase de trabajo precedente está realmente terminada. Si no se proporciona ningún entregable en un hito, los criterios de salida adquieren una gran importancia.
- Especificaciones finales que deben cumplirse. Se trata de especificaciones de ingeniería, arquitectónicas, códigos de construcción, normativas gubernamentales, etc.
- Estructura de desglose del trabajo (EDT). Se trata de una identificación de todas las tareas que deben realizarse para alcanzar los objetivos del proyecto. Una EDT es también una buena representación gráfica del alcance del proyecto).
- Programas (deben facilitarse tanto los calendarios de hitos como los de trabajo; véanse en esta plataforma digital).
- Recursos necesarios (personas, equipos, materiales e instalaciones). Deben especificarse junto con el calendario.
- Sistema de control.
- Contribuidores principales. Utilice un gráfico de responsabilidad lineal.
- Áreas de riesgo con imprevistos, cuando sea posible.
Sugerencias para una planificación eficaz
He aquí algunas ideas que le ayudarán a planificar con eficacia:
- Planificar para planificar. Siempre es difícil reunir a la gente para desarrollar un plan. La propia sesión de planificación debe planificarse o puede convertirse en una reunión totalmente desorganizada del tipo que asola a muchas organizaciones. Esto significa que hay que preparar un orden del día, limitar el tiempo de la reunión en la medida de lo posible y mantener a la gente en el buen camino. Si alguien se sale por la tangente, el moderador de la reunión debe conseguir que esa persona vuelva al buen camino lo antes posible. Existen muchas guías excelentes para dirigir reuniones. La primera regla de la planificación, entonces, es estar preparado para volver a planificar.
- Las personas que deben poner en práctica un plan deben participar en su elaboración. De lo contrario, corre el riesgo de contar con colaboradores que no se sientan comprometidos con el plan; sus estimaciones pueden ser erróneas y pueden olvidarse tareas importantes. Regla: Las personas que hacen el trabajo deben participar en la elaboración del plan.
- Dado que surgirán obstáculos inesperados, realice siempre un análisis de riesgos para prever los más probables. Desarrolle el Plan B por si acaso el Plan A no funciona. ¿Por qué no utilizar el Plan B desde el principio? Porque el Plan A es mejor pero tiene algunos puntos débiles. El Plan B también tiene debilidades, pero deben ser diferentes de las del Plan A, o no sirve de nada considerar el Plan B como una copia de seguridad.
- La primera regla de la planificación es estar preparado para volver a planificar. Sin duda surgirán obstáculos inesperados que habrá que afrontar. Esto también significa que no debe planificar con demasiado detalle si existe la posibilidad de que el plan tenga que modificarse, ya que esto supone una pérdida de tiempo.
Por otro lado, también es recomendable:
Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones, perspectivas y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2026 o antes, y el futuro de esta cuestión):
- Utilizar la estructura de desglose del trabajo para dividir el trabajo en trozos más pequeños para los que pueda desarrollar estimaciones precisas de la duración, el coste y los recursos necesarios.
- Empezar por examinar el propósito de hacer lo que se vaya a hacer. Desarrolle un planteamiento del problema. Todas las acciones de una organización deben llevarse a cabo para lograr un resultado, que es otra forma de decir “resolver un problema”. Tenga cuidado aquí de identificar lo que el usuario final necesita realmente para resolver el problema. A veces vemos proyectos en los que el equipo piensa que una solución es la adecuada para el cliente, pero esa solución nunca se utiliza, lo que supone un importante despilfarro para la organización.
Revisor de hechos: Mox
Recursos
[rtbs name=”informes-jurídicos-y-sectoriales”] [rtbs name=”quieres-escribir-tu-libro”]Véase También
Bibliografía
▷ Esperamos que haya sido de utilidad. Si conoces a alguien que pueda estar interesado en este tema, por favor comparte con él/ella este contenido. Es la mejor forma de ayudar al Proyecto Lawi.