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Gestión del Tiempo
Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre la gestión del tiempo.
Gestión del tiempo: Aproveche al máximo su tiempo de concentración
El libro “Trabajo profundo” (Deep Work) de Cal Newport es un clásico bestseller, con más de 1,5 millones de copias vendidas. Este libro enseña a desarrollar su concentración y a resistir las distracciones para que pueda alcanzar sus objetivos más importantes, y esperamos que nuestro análisis del libro también.
Otros análisis útiles relacionados:
- Centrarse en la Era de la Distracción
- Importancia de centrarse en la Era de la Distracción
- Planificación del tiempo en la Era de la Distracción
- Creación de un entorno que favorezca el trabajo en profundidad
- Gestión de la atención
- Concentración mental
Aquí se analiza el capítulo 7 y último de la obra.
Una vez que tenga el horario y el entorno, debe realizar realmente el trabajo en profundidad. Newport ofrece varias sugerencias para aprovechar al máximo su tiempo y su entorno de concentración.
Las 4 disciplinas de la ejecución
Newport esboza cuatro principios del trabajo en profundidad que proceden del libro “Las 4 disciplinas de la ejecución”, de Chris McChesney, Sean Covey, y Jim Huling. Durante las sesiones de trabajo en profundidad, utilice estos principios para optimizar su tiempo y centrarse en las cosas adecuadas.
Principio 1: Céntrese en lo importante
A la hora de elegir en qué trabajar, averigüe qué cosas tienen un mayor impacto. A continuación, en lugar de intentar decir no a las distracciones triviales, diga simplemente sí a la tarea u objetivo más importante. Este proceso ayuda a desplazar las tareas superficiales que no apoyan sus objetivos.
Newport recomienda elegir sólo un pequeño número de objetivos de este tipo para que sólo tenga que centrarse en mantener alejadas las tareas triviales en lugar de mantener una gran lista de cosas que cumplir.
(Nota nuestra: En “Built to Last”, Jim Collins describe los pasos para crear “big, hairy, audacious goals”, o BHAGs -le insta a crear objetivos que sean claros, le empujen fuera de su zona de confort y estén estrechamente alineados con sus valores fundamentales).
Principio 2: Utilice las métricas adecuadas
Las métricas son útiles para averiguar lo bien que lo está haciendo y cómo puede mejorar. Las métricas más útiles en el trabajo en profundidad son las métricas líderes, o métricas que puede utilizar en tiempo real para ajustar cuál será su resultado. (Por el contrario, las métricas rezagadas miden lo que a largo plazo está intentando mejorar, es decir, el resultado. Estas métricas le proporcionan información al final, en lugar de información en tiempo real que le ayude a cambiar su comportamiento).
Por ejemplo, Newport sugiere métricas principales como el número de horas que ha dedicado al trabajo en profundidad, el número de páginas que ha escrito, el número de ideas nuevas que ha generado, etcétera. Todos ellos son ejemplos de retroalimentación en tiempo real que le ayudan a ver lo eficaz que es en el trabajo en profundidad. (Una métrica rezagada sería cuántos artículos ha publicado a finales de 2021; en ese momento, no puede volver atrás y cambiar su comportamiento para publicar más artículos en el año).
(Nota nuestra: Los autores de “Las 4 disciplinas de la ejecución” advierten de que las métricas líderes son más difíciles de medir que las métricas rezagadas (por ejemplo, es más fácil medir cuánto pesa -una métrica rezagada- que cuántas calorías está comiendo -una métrica líder-). Tendrá que acostumbrarse a recopilar datos sobre sus métricas principales).
Principio 3: Mantenga visibles sus métricas
Hacer visibles sus métricas principales le motivará para mantener el hábito y le permitirá celebrar los éxitos con más frecuencia. Newport sugiere mantener una pantalla física en el espacio de trabajo que muestre su métrica líder, como una pequeña pizarra en la que marque las horas dedicadas al trabajo profundo.
- Además, para cada una de estas horas, podría marcar lo que ha logrado en ese tiempo. Newport afirma que esto dejará claro qué objetivos concretos ha alcanzado en el trabajo en profundidad.
- También sugiere compartir las métricas con todo su equipo si trabaja con otras personas; dice que esto permitirá una competición amistosa para aumentar la métrica.
(Nuestra nota: Los estudios demuestran que celebrar continuamente los pequeños logros y tener la sensación de estar progresando es una forma bastante fácil de aumentar su felicidad general; esto es importante porque el indicador más fuerte de la productividad es la forma en que se siente. Las investigaciones revelan que cuando se siente positivamente hacia su organización y motivado por su trabajo, su rendimiento productivo aumenta de forma natural (véase más)).
Principio 4: Crear responsabilidad siempre que sea posible
Analizar periódicamente su trabajo en profundidad le mantendrá honesto sobre lo bien que ha cumplido sus objetivos. Newport explica que este ejercicio le mostrará dónde puede mejorar. Sugiere dos prácticas:
Tal día como hoy de 1882, el presidente estadounidense Chester A. Arthur firma la Ley de Exclusión China, la primera y única ley federal importante que suspende explícitamente la inmigración de una nacionalidad específica. En 1943 tuvo lugar la derogación de esta ley, que fue -como reconoce la Secretaría de Estado americana- una decisión casi totalmente motivada por las exigencias de la Segunda Guerra Mundial, ya que la propaganda japonesa hacía repetidas referencias a la exclusión de los chinos de Estados Unidos con el fin de debilitar los lazos entre Estados Unidos y China, que entonces era su aliada. (Imagen de Wikimedia)
- Establezca una revisión semanal para ver lo que ha conseguido en la última semana y haga un plan para la semana siguiente.
- Reflexione sobre si cada semana fue “buena” o “mala” y qué le llevó a cada resultado. 3. En la medida de lo posible, haga cambios en su horario para eliminar los factores que condujeron a los resultados negativos.
(Nota nuestra: Si le cuesta hacer cambios de comportamiento basándose en una revisión de sus propios comportamientos, podría intentar añadir un aspecto más social a sus prácticas de rendición de cuentas. En su libro “Indistractable”, Nir Eyal recomienda los precompromisos sociales, que hacen que le resulte más difícil realizar comportamientos indeseables. Por ejemplo, puede hacer un precompromiso para que otra persona revise el informe de trabajo profundo de cada semana.
Es más probable que se mantenga alejado del trabajo superficial y se centre en alcanzar sus objetivos debido a la presión añadida de ser “vigilado” por otra persona).
Aprenda a decir no al trabajo superficial
Newport advierte que, como la mayoría de los trabajadores del conocimiento, se enfrentará a invitaciones para participar en diversas formas de trabajo superficial, como reuniones, comités y viajes. Sugiere decir que no a este trabajo superficial dando una respuesta lo suficientemente vaga como para que el solicitante no pueda encontrar un resquicio que pueda utilizar para conseguir que usted diga que sí.
Por ejemplo, podría decir: “Suena interesante, pero no puedo asistir por conflictos de agenda”, o “Gracias por invitarme, pero no podré ir”.
Puede que se sienta mal diciendo que no, pero evite dar un premio de consolación (por ejemplo, “No puedo formar parte del comité, pero estaré encantada de estudiar las solicitudes que vayan surgiendo”). Newport dice que esto sólo mantiene la puerta abierta a más trabajos superficiales que usted no quiere hacer y a los que quizá tenga que decir que no.
(Nota nuestra: Los críticos señalan que, en muchos sectores, es importante que cada miembro del equipo contribuya al grupo: es injusto esperar que los demás asuman tareas superficiales mientras usted se niega a hacerlas. El papel de Newport como profesor no es una excepción a esta expectativa: Unirse a comités, establecer contactos y realizar otras tareas superficiales se están convirtiendo en partes cada vez más vitales para encontrar empleo en el mundo académico).
Dé tiempo libre a su mente
Si usted es de los que quieren ser productivos, puede resultar tentador pasar cada hora despierto trabajando. Newport cree que ésta es una mentalidad contraproducente y que, en su lugar, debería desconectar deliberadamente del trabajo y dejar que su cerebro se relaje. Da algunas razones para ello:
Trabajar en exceso no es trabajar en profundidad
En primer lugar, como ya se ha mencionado, incluso los expertos sólo pueden realizar cuatro horas diarias de concentración intensa. Al final del día, su cerebro está agotado y suele ser menos eficaz. Si intenta esforzarse y seguir trabajando, a menudo perderá el tiempo realizando lentamente un trabajo superficial o realizando tareas que no es necesario hacer en absoluto.
(Nuestra nota: a largo plazo, evitar el sobreesfuerzo de su cerebro le ayuda a hacer mucho más que evitar las tareas que le hacen perder el tiempo; los estudios demuestran que las personas que duermen más, hacen más siestas y utilizan más días de vacaciones rinden más y evitan el agotamiento más que las que no lo hacen).
Su cerebro funciona mejor cuando puede relajarse
Newport afirma que dar a su cerebro tiempo para relajarse es útil para resolver problemas difíciles. Su argumento surge de dos teorías del pensamiento:
- Teoría del pensamiento inconsciente. Las partes subconscientes del cerebro trabajan constantemente en segundo plano para resolver problemas, de formas que usted no puede percibir. Este trabajo subconsciente es de gran ancho de banda y tamiza muchas soluciones posibles. En un entorno estresante, como uno en el que su cerebro está sobrecargado de trabajo y no tiene oportunidad de relajarse, su subconsciente es menos eficaz en esta tarea. (Nota nuestra: Los investigadores afirman que esto explica por qué algunas intuiciones sorprendentemente buenas surgen en momentos extraños, como mientras se ducha o conduce un coche; en estos momentos, su cerebro está relajado y se le permite divagar entre los problemas).
- Teoría de la restauración de la atención. Su capacidad de concentración es limitada y necesita recargarse con regularidad. Reservar deliberadamente un tiempo para relajarse hoy mejora su concentración mañana. (Nuestra nota: Puede que le resulte difícil cambiar su cerebro del modo de trabajo al modo de relajación. Los investigadores recomiendan actividades discretas como pasear, hacer manualidades y trabajar en el jardín, que le mantienen un poco ocupado pero permiten que su mente se relaje).
Ritualice su desconexión laboral
Para desconectar totalmente del trabajo y relajarse, Newport sugiere crear un ritual de desconexión. Según él, este ritual debería ayudarle a revisar su trabajo en busca de cualquier cosa que haya olvidado y a planificar el trabajo del día siguiente.
He aquí un ejemplo de ritual:
- Revise sus correos electrónicos en busca de los últimos asuntos urgentes.
- Actualice su lista de tareas pendientes.
- Compruebe que cada elemento sin resolver tiene una fecha de finalización.
- Revise su calendario para asegurarse de que no hay plazos importantes que haya olvidado.
- Haga una lista de tareas pendientes para el día siguiente.
- Diga “Todo hecho” o una frase similar para marcar explícitamente el final del trabajo.
(Nota nuestra: puede que quiera añadir un tiempo de reflexión a su jornada laboral; las investigaciones demuestran que los empleados que dedican 15 minutos al final de su jornada laboral a reflexionar sobre lo que han aprendido durante el día rinden un 23% más en su trabajo que los que no se toman tiempo para la reflexión).
Newport subraya que un beneficio importante del ritual de final de jornada es que le ayuda a tranquilizarse y a saber que las cosas irán bien cuando cierre. Nunca podrá terminar todo su trabajo importante en un solo día.
Cuando cree un ritual de desconexión, en lugar de sentirse ansioso por las tareas inacabadas, se sentirá seguro de que todas las tareas importantes están contabilizadas y de que al día siguiente hará progresos significativos. Esto le da más tiempo para relajarse plenamente en su tiempo libre del trabajo.
(Nuestra nota: este ritual también establece límites claros entre el trabajo y lo que no es trabajo, lo que es especialmente importante a medida que más trabajadores del conocimiento empiezan a trabajar desde casa: véase más sobre exceso o sobrecarga de trabajo en esta plataforma digital).
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Incluso si sus empleados incorporan rituales de desconexión a su jornada laboral, puede resultarles difícil relajarse por completo a menos que usted les demuestre que está bien -incluso se espera- que realmente dejen el trabajo fuera de su tiempo fuera de la oficina. En su libro “Atrévase a liderar”, Brené Brown sugiere varias formas de hacerlo:
- Aplíquese límites a sí mismo: si no quiere que los empleados envíen correos electrónicos el fin de semana, no debería enviar correos electrónicos el fin de semana.
- No elogie a los empleados que alardean de su agotamiento o de cómo han renunciado a las vacaciones o al fin de semana para ponerse al día con el trabajo. Hable con estos empleados en privado y reitere su expectativa de que se tomen el tiempo adecuado para descansar. Elogie públicamente a los empleados que se desconectan durante las vacaciones o que le cuentan los eventos divertidos que hicieron durante el fin de semana.
- Nunca castigue a los empleados por no responder inmediatamente a una crisis laboral que se produzca mientras están fuera de servicio.
- Pida a los empleados que le informen de cualquier momento en el que no pueda ponerse en contacto con ellos fuera del trabajo, y respete esos momentos.
Cuestiones Clave
Preguntas clave de este libro sobre la gestión del tiempo:
Basado en la experiencia de varios autores, mis opiniones y recomendaciones se expresarán a continuación (o en otros lugares de esta plataforma, respecto a las características en 2024 o antes, y el futuro de esta cuestión):
- ¿Cuáles son las principales formas de emplear el tiempo que contribuyen de forma significativa a mi objetivo más importante?
- ¿Cómo puedo hacer que mi tiempo dedicado al trabajo en profundidad sea más eficaz y reducir el tiempo que dedico a tareas superficiales?
- ¿Cuál es el beneficio de establecer pequeños objetivos o retos al realizar trabajo profundo?
- ¿Cuáles son algunas sugerencias para aprovechar al máximo mi tiempo de concentración durante las sesiones de trabajo profundo?
- ¿Cuáles son los cuatro principios del trabajo en profundidad esbozados en el libro Las 4 disciplinas de la ejecución?
- ¿Cuáles son algunas estrategias específicas para crear un entorno libre de distracciones durante las sesiones de trabajo profundo?
- ¿Cómo puede ayudar a aumentar la productividad durante las sesiones de trabajo en profundidad el hecho de compartir métricas con sus colegas?
- ¿Cómo puede ayudarle el análisis periódico de su trabajo en profundidad a mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos?
- ¿Cuál es la importancia de establecer objetivos o retos específicos durante las sesiones de trabajo profundo?
- ¿Cómo pueden los principios del trabajo en profundidad descritos en Las 4 disciplinas de la ejecución ayudarle a optimizar su tiempo y a centrarse en las cosas correctas?
¿Cuáles son algunas de las principales formas de emplear el tiempo que contribuyen de forma significativa a mi objetivo más importante?
Según el libro, debería enumerar las principales formas en las que emplea su tiempo que supuestamente persiguen su objetivo más importante. Después, para cada actividad, debería preguntarse si contribuye de forma significativa a ese objetivo. Algunos ejemplos de actividades que pueden contribuir de forma significativa a su objetivo incluyen el trabajo enfocado, la práctica deliberada y el pensamiento profundo. Por otro lado, actividades como consultar las redes sociales o navegar por Internet pueden no contribuir de forma significativa a su objetivo y deben reducirse al mínimo o eliminarse.
¿Cómo puedo hacer que mi tiempo dedicado al trabajo profundo sea más eficaz y reducir el tiempo que dedico a tareas superficiales?
Según el libro, puede hacer que su tiempo dedicado al trabajo profundo sea más eficaz y reducir el tiempo que dedica a tareas superficiales siguiendo estos pasos:
- Cuantifique la profundidad de las tareas de su día y revise su agenda para ver si está llena de tareas superficiales. Considere cómo puede sustituirlas por trabajo más profundo.
- Reflexione sobre su agenda y modifíquela al final de cada día para establecer objetivos y expectativas más precisos en el futuro.
- Fije plazos ambiciosos que le obliguen a concentrarse al límite de su capacidad.
¿Cuál es el beneficio de fijarse pequeños objetivos o retos cuando se realiza un trabajo profundo?
Según el libro, fijarse pequeñas metas o retos al hacer trabajo profundo puede ayudarle a crear una sensación de progreso y a celebrar los pequeños logros. Esto puede aumentar su felicidad general y su productividad. Además, establecer pequeños objetivos o retos puede ayudarle a dividir las tareas más grandes y complejas en partes manejables, haciéndolas menos desalentadoras y más fáciles de abordar.
¿Cuáles son algunas sugerencias para aprovechar al máximo mi tiempo de concentración durante las sesiones de trabajo profundo?
Según el libro, he aquí algunas sugerencias para aprovechar al máximo su tiempo de concentración durante las sesiones de trabajo profundo:
- Fíjese objetivos o retos específicos para crear una sensación de progreso y evitar el aburrimiento o la zonificación.
- Minimice o elimine las actividades que no contribuyan de forma significativa a su objetivo, como consultar las redes sociales o navegar por Internet.
- Utilice los principios del trabajo en profundidad descritos en el libro Las 4 disciplinas de la ejecución para optimizar su tiempo y centrarse en las cosas adecuadas.
¿Cuáles son los cuatro principios del trabajo en profundidad esbozados en el libro “Las 4 disciplinas de la ejecución”?
Para responder a su pregunta, según , los cuatro principios del trabajo en profundidad esbozados en el libro Las 4 Disciplinas de la Ejecución son:
- Centrarse en lo importante: Identifique las tareas que tienen mayor impacto y déles prioridad sobre las tareas superficiales.
- Actúe sobre las medidas principales: Identifique las acciones específicas que le ayudarán a alcanzar sus objetivos y céntrese en ellas.
- Lleve un marcador convincente: Realice un seguimiento de sus progresos de forma visible y motivadora.
- Cree una cadencia de responsabilidad: Revise regularmente sus progresos y ajuste su enfoque según sea necesario.
¿Cuáles son algunas estrategias específicas para crear un entorno libre de distracciones durante las sesiones de trabajo profundo?
Para responder a su pregunta, según , he aquí algunas estrategias específicas para crear un entorno libre de distracciones durante las sesiones de trabajo profundo:
- Elimine las distracciones potenciales, como apagar las notificaciones de su teléfono o cerrar las pestañas innecesarias de su ordenador.
- Utilice señales ambientales para desencadenar comportamientos deseables, como encender una vela específica o poner un determinado tipo de música.
- Designe un espacio específico para el trabajo profundo y evite utilizarlo para el trabajo superficial u otras actividades.
¿Cómo puede ayudar a aumentar la productividad durante las sesiones de trabajo profundo compartir métricas con los compañeros?
Para responder a su pregunta, según , compartir métricas con los colegas puede ayudar a aumentar la productividad durante las sesiones de trabajo profundo al crear una sensación de competencia amistosa. Cuando los miembros del equipo son conscientes de los progresos y objetivos de los demás, pueden estar más motivados para trabajar más y conseguir más. Esto puede dar lugar a un bucle de retroalimentación positiva en el que todos se empujan mutuamente a hacer su mejor trabajo. Además, compartir las métricas puede ayudar a crear un sentido de responsabilidad y animar a los miembros del equipo a seguir por el buen camino con sus objetivos de trabajo en profundidad.
¿Cómo puede ayudarle el análisis periódico de su trabajo en profundidad a mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos?
Para responder a su pregunta, según , el análisis periódico de su trabajo en profundidad puede ayudarle a mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos de varias maneras. Al revisar su progreso de forma periódica, puede identificar las áreas en las que necesita mejorar y hacer cambios en su horario o hábitos en consecuencia. Esto puede ayudarle a mantenerse en el buen camino y a progresar de forma constante hacia sus objetivos. Además, establecer una revisión semanal puede ayudarle a celebrar sus éxitos y a tener una sensación de progreso, lo que puede aumentar su felicidad y motivación general. Por último, si le cuesta hacer cambios de comportamiento basándose en una revisión de sus propias conductas, podría intentar añadir un aspecto más social a sus prácticas de responsabilidad.
¿Cuál es la importancia de fijar objetivos o retos específicos durante las sesiones de trabajo en profundidad?
Le pido disculpas por la confusión en mi respuesta anterior. Para responder a su pregunta, según , establecer objetivos o retos específicos durante las sesiones de trabajo en profundidad es importante porque crea un sentido de responsabilidad y le ayuda a mantenerse centrado en sus tareas más importantes. Cuando tiene un objetivo claro en mente, es más probable que se mantenga motivado y evite las distracciones. Además, establecer objetivos específicos puede ayudarle a medir sus progresos y a celebrar sus éxitos, lo que puede aumentar su felicidad general y su sensación de logro.
¿Cómo pueden los principios del trabajo en profundidad descritos en “Las 4 disciplinas de la ejecución” ayudarle a optimizar su tiempo y a centrarse en las cosas correctas?
Para responder a su pregunta, según , los principios del trabajo en profundidad esbozados en Las 4 disciplinas de la ejecución pueden ayudarle a optimizar su tiempo y a centrarse en las cosas correctas proporcionándole un marco para priorizar su trabajo y mantenerse centrado en sus objetivos más importantes. Los cuatro principios son:
- Céntrese en lo importante: Identifique las tareas u objetivos que tendrán el mayor impacto en su trabajo y concentre su energía en ellos.
- Actúe sobre las medidas principales: Identifique las acciones específicas que le ayudarán a alcanzar sus objetivos, y realice un seguimiento de sus progresos en esas acciones.
- Mantenga un marcador convincente: Cree una representación visual de su progreso que sea fácil de entender y motivadora.
- Cree una cadencia de responsabilidad: Establezca controles periódicos con usted mismo o con otras personas para revisar sus progresos y hacer los ajustes necesarios.
Siguiendo estos principios, podrá mantenerse centrado en su trabajo más importante y avanzar con paso firme hacia sus objetivos, según el libro.
La clave para gestionar el tiempo
La vida humana media es absurda, aterradora e insultantemente corta. Dada esta limitación, tiene sentido que el enfoque típico de la gestión del tiempo sea buscar formas de meter cada vez más en nuestro número finito de días.
Pero probablemente ésta es la forma equivocada de gestionar el tiempo.Entre las Líneas En lugar de buscar estrategias y trucos de productividad en el exterior, Cuatro mil semanas fomenta un cambio de perspectiva interior. Se enfrenta a una serie de ilusiones reconfortantes a las que muchos de nosotros nos aferramos en lugar de interiorizar verdades más frías: que moriremos sin haber hecho un enorme número de cosas que nos importan; que cada compromiso que asumimos con una persona, un lugar o una línea de trabajo descarta otros innumerables que podrían satisfacernos; que nuestras vidas ya se están acabando.
Bandejas de Entrada de Emails
Hay dos tipos de personas en el mundo: las que tienen cientos de mensajes sin leer, y las que no pueden relajarse hasta que sus bandejas de entrada estén vacías.
Un estudio de 2012 descubrió que el 70% de los correos electrónicos del trabajo se atendían a los seis segundos de su llegada.
Se podría decir que hay dos tipos de usuarios de correo electrónico en el mundo: Los que pueden ignorar cómodamente las notificaciones no leídas, y los que sienten la necesidad de actuar inmediatamente.
¿Qué hace que la gente se sitúe en uno u otro bando? G. Mark, profesora de informática de la Universidad de California en Irvine, ha estudiado este tipo de cuestiones. Hace unos años, llevó a cabo un estudio en el que se prohibió a los oficinistas utilizar el correo electrónico durante una semana de trabajo y se les equipó con monitores de ritmo cardíaco. (Una recomendación interesante que surgió del estudio fue que las empresas experimentaran con la creación de sistemas en los que los correos electrónicos menos urgentes se intercambiaran en tandas: por la mañana, a la hora de comer y por la noche).
Para algunas personas, el correo electrónico es una extensión de la autonomía: se trata de tener el control. Un sujeto le dijo: “Dejo que el sonido del timbre y las ventanas emergentes gobiernen mi vida”. Revisar compulsivamente el correo electrónico o borrar compulsivamente las colas de correos no leídos, por tanto, puede ser una forma de recuperar parte de ese control. “Así que aquellos que se sienten obligados a revisar el correo electrónico pueden ser más susceptibles de sentir una pérdida de control [y] de perderse información”, dijo Mark.
Cuando alguien lo deja todo para volver a tener un recuento de mensajes no leídos a cero, puede que la productividad se vea afectada. “La gente tarda una media de 25 minutos en volver a centrarse en una tarea cuando se le interrumpe”, afirma. Sí, eso incluye incluso las interrupciones breves, como responder rápidamente a un correo electrónico, y a menudo se tarda tanto en volver a la tarea porque el proyecto que se empieza a hacer después de gestionar un correo electrónico a menudo no es el mismo que se estaba haciendo. (Estas interrupciones son tan integradas en los flujos de trabajo modernos, dice Mark, que cuando las personas carecen de interrupciones externas, como un compañero de trabajo que entabla una conversación, se interrumpen voluntariamente a sí mismas, a veces revisando el correo electrónico).
Por otro lado, la llegada de una notificación podría ser similar a la acumulación de un botín (véase qué es, su concepto; y también su definición como “booty” en el derecho anglosajón, en inglés) virtual. El correo electrónico, en otras palabras, podría no ser sólo una tarea, sino un juego.
Informaciones
Los diseñadores de aplicaciones para la web, los teléfonos y otros dispositivos se dieron cuenta de esto muy pronto.Entre las Líneas En el caso de nuestros teléfonos, vemos, oímos o sentimos que aparece una alerta de notificación, abrimos la aplicación y somos recompensados con algo que nos gusta: un mensaje de un amigo, un like, un upvote. Es posible que la gente a la que no le importa que se acumulen las notificaciones no percibe tanta recompensa por conseguir retweets o likes en Facebook.
Datos verificados por: Dewey
[rtbs name=”empleo”] [rtbs name=”gestion”]Recursos
[rtbs name=”informes-jurídicos-y-sectoriales”][rtbs name=”quieres-escribir-tu-libro”]Véase También
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Yo solía estar en la mentalidad de tratar de llegar a todo, ya sea persiguiendo la “bandeja de entrada cero” o probando diferentes sistemas de productividad. Ahora ¿he renunciado a todo eso?Oh, no, en absoluto. No creo que lo haga nunca.
En primer lugar, creo que se trata de una lucha continua de ida y vuelta: siempre me enfrento a esos impulsos tan arraigados de intentar sentirme totalmente en control y estar perfectamente optimizado. Y en segundo lugar, aunque acepte la idea de que mi tiempo es limitado, no significa necesariamente que estas técnicas no tengan valor. Hace poco, empecé a experimentar de nuevo con una técnica de gestión de tiempo. Si llegas a una idea como esa -dividir tu trabajo en periodos de 25 minutos- pensando que puedes estar al tanto de todo, eso es parte del problema. Pero ahora me parece que la técnica de gestión de tiempo que utilizo tiene algo de útil y productivo, porque me hace ser más consciente de lo que puedo intentar hacer en cada periodo.
Y siempre estoy luchando contra la acumulación de correos electrónicos, pero estoy más tranquilo que antes sobre la inevitabilidad de esto. Trato de asignar una cierta cantidad de tiempo para revisar el correo electrónico, y luego, al final de ese tiempo, digo: “Bien, trabajé durante una cantidad adecuada y luego sigo adelante, en lugar de aferrarme a la idea de que finalmente podría llegar a la bandeja de entrada cero”.
Me interesa saber cómo una filosofía de gestión del tiempo que acepte estas desalentadoras realidades puede ayudarnos a hacer las cosas que más nos importan.
Si aceptamos que siempre va a haber demasiadas cosas que hacer, ¿entonces qué?
Creo que se trata de reconocer que somos criaturas finitas y limitadas que viven en un mundo de restricciones y una realidad obstinada. Una vez que dejas de engañarte a ti mismo pensando que un día vas a ser capaz de hacer todo lo que se te echa encima, puedes tomar mejores decisiones sobre las cosas en las que te vas a centrar y las que vas a descuidar. Porque si no te enfrentas a esa verdad, cada vez que tengas una nueva idea para algún proyecto que te gustaría empezar, vas a errar en añadirlo a la lista, porque no te das cuenta de que voy a tener que descuidar otra cosa para poder hacer esto.
Lo que la cultura de la productividad nos hace creer es que no hay que hacer esas concesiones. Pero eso no está en sintonía con la realidad.
Existe la conocida idea de que las redes sociales están diseñadas para distraernos, lo cual es una preocupación real. Pero también se argumenta en los libros sobre gestión de tiempo que una parte de nosotros quiere distraerse una vez que nos sentamos a hacer las cosas que nos interesan.
Ciertamente creo que Silicon Valley tiene mucho que responder en lo que respecta a su papel de alejarnos de lo que queremos concentrarnos, pero al mismo tiempo, en cierto modo cooperamos. Si estoy trabajando en un artículo difícil, no es que sea realmente feliz haciéndolo, sino que viene Twitter y me aleja de él. En cambio, huyo a Twitter porque el artículo me desafía y me hace experimentar emociones incómodas, y Twitter promete lo contrario.
Así que creo que la razón por la que buscamos la distracción es que trabajar en cosas que nos importan suele dar miedo. Nos pone en contacto con todas las formas en las que estamos limitados: nuestros talentos podrían no estar a la altura de lo que estamos tratando de hacer, y no podemos controlar cómo se desarrollarán las cosas. Si estás escribiendo un artículo difícil, no puedes saber de antemano que va a salir bien, lo que puede hacer que te sientas limitado y aprisionado por la realidad. Mientras tanto, en Internet te sientes sin límites, como si fueras una conciencia todopoderosa que navega por las ilimitadas olas de la web y las redes sociales. Es un gran alivio.
La gestión del tiempo a menudo se presenta como una cuestión de aumentar la productividad con algo como una nueva rutina matutina. Incluso cuando estas estrategias funcionan, ¿por qué no suelen reducir nuestro estrés?
Funcionan en el sentido de que se procesan más entradas, pero vivimos en un mundo con infinitas entradas: correos electrónicos que se pueden recibir, demandas que se pueden hacer o ambiciones que se pueden tener. Mejorar en el movimiento a través de ellos no va a llevarte al final de los mismos, así que la promesa de alcanzar un punto en el que te sientas por encima de todo es defectuosa sobre una base matemática desde el principio.
Y cuanto más eficiente seas, más entradas atraerás. Si consigues ser muy bueno procesando el correo electrónico, recibirás más correos porque adquieres la reputación de ser receptivo en el correo electrónico. La misma idea se aplica en otros ámbitos: Si tu reputación en la oficina es la de ser bueno en el trabajo rápido, te dan más cosas que hacer.
Si la gestión del tiempo no sirve para hacer más cosas, ¿para qué sirve?
Primero, una pequeña advertencia. No creo que sea malo ser más eficiente en las cosas: si puedes limpiar tu cocina o pagar tus facturas más rápidamente, entonces genial. Pero se puede tener eficiencia en ausencia de una comprensión más profunda de para qué sirve todo esto, que, en última instancia, es gastar más de su limitado tiempo en cosas que le importan profundamente y menos en cosas que no. Una vida dedicada a perseguir el mítico estado de poder hacerlo todo tiene menos sentido que una vida centrada en unas pocas cosas que cuentan.
Y sin embargo, la gente suele aplazar sus proyectos de pasión que requieren mucho tiempo, como, por ejemplo, trabajar en una novela, porque tienen la sensación de que en algún momento llegarán a hacerlo. Psicológicamente, ¿qué es lo que nos impide hacer grandes cosas que nos interesan?
Todos nos sentimos abrumados por un montón de pequeñas cosas que sentimos que tenemos que hacer, y tenemos estas grandes cosas que nos gustaría hacer. Pero para hacerlas, parece que se necesitan largos periodos de concentración cuando todas las demás cosas pequeñas están fuera del camino; parece que sería vender el proyecto a la baja si se intentara empezar a escribir la novela en 20 minutos durante el trayecto en metro, por ejemplo. Así que decides revisar tu correo electrónico y ocuparte de otras cosas pendientes, pero, por las razones que hemos comentado, nunca llega el momento de despejar todo eso del camino.
La única manera de llegar a las cosas importantes es: En lugar de intentar erradicar todo lo demás, avanzar primero en lo importante. Hay que dejar que las demás fichas caigan donde lo hagan.
Hay un montón de reflexiones que te hacen reflexionar, pero la clave es que ser un nerd de la productividad es sentir ansiedad existencial. La premisa del género de la productividad es que si conseguimos optimizar cada vez más nuestras vidas, nunca tendremos que enfrentarnos a la realidad de que, de hecho, no podemos hacer todo lo que nos interesa. La literatura dice que tenemos que empezar por admitir la derrota: nuestro tiempo es limitado, y el futuro que imaginamos cuando nos convertimos en nuestro yo más autorrealizado y realizado, con las bandejas de entrada vacías y los objetivos alcanzados, es un espejo de feria que nos mantiene separados de nuestra vida real.
No quiero estropear demasiado este libro de antemano, porque es un auténtico placer leerlo: La escritura sobre este tema chisporrotea, tiene ideas tan grandes y originales, ilustra esas ideas con ejemplos vivos y desconocidos (¿sabías que los soviéticos experimentaron durante décadas con su propia semana laboral? ¿Sabes por qué fracasó?), y es tan condenadamente humano. Equilibra sus ideas contraintuitivas con consejos prácticos y aplicables que, puedo decir con confianza, ya han mejorado mi productividad y mi salud mental mucho más de lo que lo hizo un temporizador.
Me gustaría comentar aquí el singular libro de “gestión del tiempo” de O. Burkemans, que es tan entretenido como informativo. Con sus inteligentes ideas y su maravilloso sentido del humor, el autor aboga por un cambio de mentalidad, en lugar de intentar hacerlo todo más rápido. El libro está dividido en dos partes, con un total de 14 capítulos principales.
En la introducción, se reflexiona sobre la inutilidad de intentar aumentar exponencialmente la productividad. En su lugar, sugiere que la gente acepte que tiene una cantidad limitada de tiempo, y que la mayoría de la gente siempre sentirá que está atrasada sin importar cuánto haga.
La primera parte, “Elegir elegir”, abarca diferentes conceptos relacionados con la percepción del tiempo y con ser realista sobre las limitaciones. Hay capítulos en los que se discuten los cambios en la forma en que los seres humanos han pensado en el tiempo a lo largo de los años; y consejos sobre cómo aceptar que no podrás hacer todo lo que quieres, y que deberás sacrificar algunas cosas por otras. El libro sobre la gestión del tiempo explica que aceptar y asumir de verdad el hecho de que se va a morir permite vivir más el momento y apreciar el tiempo limitado que se tiene. Parece que una verdadera habilidad que hay que dominar es la de elegir exactamente a qué se debe dedicar el tiempo.
La segunda parte, “Más allá del control”, aborda el problema de la ansiedad por lo “incontrolable del futuro”. Los capítulos tratan de intentar centrarse más en el presente en lugar de en el futuro, y de disfrutar del descanso y la recuperación sin que el tiempo de ocio se convierta en una tarea. El autor escribe sobre cómo lidiar con la impaciencia y cómo intentar convertirse en una persona más paciente. Observa que tener tiempo libre, a menudo, sólo es útil en la medida en que otras personas también tienen tiempo libre para pasarlo contigo. En los últimos capítulos se habla de ver un panorama más amplio, de pensar en tu irrelevancia a escala cósmica y de dar respuesta a cinco preguntas concretas.
En general, me ha gustado mucho leer este libro. El autor expone algunos puntos buenos y presenta algunas ideas filosóficas profundas, sin dejar de tener un buen sentido del humor y manteniendo las cosas un poco desenfadadas. Fue divertido y fácil de leer, y creo que algunos de los puntos que plantea el escritor podrían ayudar a reducir el nivel de ansiedad y frustración de algunas personas con el mundo.
Esto no es una sarcástica cínica. Es un análisis de los conceptos y las lecciones a las que te puedes haber apegado al estudiar la gestión del tiempo y la productividad. Es una mirada sobria y muy entretenida a los lados de este mundo que la mayoría de la gente no aborda o se resiste a admitir. Si estás familiarizado con alguno de los escritos sobre este tema de la gestión del tiempo y otros, o estás interesado en este libro, seguro que hay algo en él que encontrarás muy valioso y agradable. Si crees que no necesitas leer un libro de herramientas de gestión del tiempo porque has perfeccionado el equilibrio entre tu vida laboral y personal, la gestión del tiempo y la productividad, entonces necesitas absolutamente leer este libro más que nadie.
Hay que estar seguro que se comprende bien los siguientes puntos: herramientas para gestionar el tiempo, como administrar el tiempo eficazmente, gestión del tiempo y productividad, gestión del tiempo en el trabajo, estrategias para administrar el tiempo en una empresa, cómo se debe gestionar el tiempo en virtud de la meta y objetivos profesionales, estrategias para administrar el tiempo, herramientas para gestionar el tiempo, como administrar el tiempo eficazmente, gestión del tiempo y productividad, gestión del tiempo en el trabajo, estrategias para administrar el tiempo en una empresa, cómo se debe gestionar el tiempo en virtud de la meta y objetivos profesionales, y estrategias para administrar el tiempo.
Por lo que veo, en esta parte de su libro, Newport se basa mucho en “Las 4 Disciplinas de la Ejecución: Conseguir sus objetivos más importantes”, un libro bastante conocido y elogiado.
Cogí este libro justo en el momento adecuado. Estaba empezando a probar Elance para conseguir proyectos como autónoma, y me di cuenta de que siempre que me sentía apática o decaída, en lugar de meterme en Facebook o lo que fuera, ¡me encontraba escribiendo propuestas! ¿Por qué? Tardé un tiempo en darme cuenta, pero me di cuenta de que el número y la cantidad en dólares de las propuestas que había presentado cada semana era lo único que llevaba un seguimiento visible y por lo que me daba crédito a mí misma. Esa observación me impulsó a abrazar todo lo que se dice en este libro: yo misma ya había tropezado con una pequeña versión de ello.
En general, diría que este libro es jodidamente fantástico. Soy autónomo desde hace más de un año, y he pasado la mayor parte de ese tiempo agitándome y sin sentir que llegaba a ninguna parte. Desde que empecé a utilizar 4DX, me siento mucho más en control de mi vida, puedo ver los progresos que estoy haciendo y lo que necesito hacer para ganar aún más, ¡y por fin estoy ganando dinero! Por primera vez, estoy realmente por delante de mis objetivos. Ganar la partida sienta muy bien. Me encanta.
Afronte el hecho de que las cosas cotidianas que mantienen vivo su negocio ahora (el torbellino) se llevarán el 80% de su esfuerzo. Utilice este libro para maximizar el impacto del otro 20%.
Las 4 disciplinas son
– céntrese en lo tremendamente importante (1 ó 2 objetivos como máximo a los que lanzarse, preferiblemente de uno en uno)
– actúe según las medidas principales (mídase en las cosas que puede controlar ahora y que le llevarán al éxito, no en las cosas del éxito a posteriori. ej. horas de ejercicio y calorías ingeridas frente a kilos perdidos)
– mantenga un marcador convincente (esto es lo que intento hacer con mis barras de progreso visuales y las tonterías de los niveles)
– crear una cadencia de rendición de cuentas (la idea de Jonathan del HLA de los lunes, el MIT diario y la revisión semanal de los viernes es un ejemplo perfecto de esto)
Disciplina 1: Elija un objetivo tremendamente importante
Cómo elegirlo: ¿Qué cosa de su empresa tendría el mayor impacto si cambiara?
Reglas:
– No más de 1 ó 2 WIGs a la vez por equipo. Preferiblemente 1.
– Elija las batallas (las menos posibles) que le harán ganar la guerra. ¿Qué garantizará el éxito de la VIG? Hágalo.
– Los líderes superiores pueden vetar pero no dictar.
– Todos los WIG tienen una línea de meta en forma de “de X a Y para cuándo”. De lo contrario, no hay forma de saber si se ha logrado. (p. 37)
Disciplina 2: Medidas guía
Medidas de liderazgo – predictivas (miden algo que conduce al objetivo) e influenciables (podemos influir en ello inmediatamente)
La clave está en elegir las medidas de liderazgo que le darán influencia para mover la roca gigante que es su WIG, y medirlas. Ejemplos: % de turnos con cuadrillas completas, % de cumplimiento del mantenimiento preventivo, número de zapatos mostrados, número de invitaciones a cuentas de cobro extendidas a los clientes, llegar a la base (en lugar del número de carreras para la medida de retraso de partidos de béisbol ganados), cumplimiento de 8 normas de seguridad clave, número de artículos agotados.
Disciplina 3: Marcador convincente
La gente juega mucho más cuando lleva la cuenta. El marcador debe
– Ser sencillo. Mostrar las medidas de ventaja y si el equipo va ganando; no embrollarlo con un montón de datos complejos.
– Ser fácilmente visible.
– Mostrar las medidas de ventaja y retraso. De este modo, el equipo puede ver lo que está haciendo (medidas de ventaja) y lo que está consiguiendo (cambios en las medidas de retraso) <--clave - mostrar de un vistazo si el equipo está ganando o perdiendo. p. 75 "...los resultados impulsan el compromiso. Esto es especialmente cierto cuando el equipo puede ver el impacto directo que tienen sus acciones en los resultados. Según nuestra experiencia, nada afecta más poderosamente a la moral y al compromiso que cuando una persona siente que está ganando." Disciplina 4: Cadencia de la responsabilidad p. 92 3 razones por las que la gente se desvincula del trabajo: - Anonimato: no sienten que los líderes sepan o se preocupen por lo que hacen - Irrelevancia: no ven el sentido de lo que hacen - Inconmensurabilidad: no pueden ver o medir el impacto de lo que hacen Actualice el cuadro de indicadores y realice informes de situación rápidos cada semana, pase lo que pase. De lo contrario, el esfuerzo se quedará en el camino. Programe los compromisos WIG en su semana y recuerde que sólo serán un 10-20% de lo que haga: el resto es un torbellino. p. 140 Para elegir la medida principal, haga una lluvia de ideas sobre las posibles medidas principales. A continuación, clasifíquelas según su impacto en el WIG. Antes de adoptar una medida, asegúrese de que sea predictiva, influenciable, continua, medible, que merezca la pena medirla y que sea un juego de equipo, no de líderes.
4DX es mejor que los libros YABR (Yet Another Business Religion) que he leído. El enfoque es lo suficientemente sencillo como para que pueda utilizarse realmente en una organización y aborda directamente lo que creo que es el problema de todas las YABR, el seguimiento. Me gusta que los autores hablen del “torbellino” o las tareas empresariales diarias que nos consumen a todos e indiquen por adelantado que a menos que los directivos (mi jefe y yo) estemos dispuestos a bloquear tiempo para ocuparnos de nuestros WIG (Wildly Important Goals) todo se vendrá abajo. Si realmente quiere ocuparse de hacer las cosas y está dispuesto a dedicar recursos y tiempo, éste es un buen enfoque.
Más de un año después…
El torbellino gana y prácticamente nada de lo aprendido en este libro se aplicó en el trabajo. Como todas las “religiones empresariales”, hay un montón de buenas ideas, pero en realidad hay que dedicar tiempo a hacer las cosas de forma diferente. Haga lo mismo que ha hecho siempre y obtendrá los mismos resultados.
“Las 4 disciplinas de la ejecución” es un proceso para alcanzar sus “objetivos más salvajemente importantes” (WIG) aplicando cuatro disciplinas;
La disciplina 1 consiste en fijar el objetivo
La Disciplina 2 consiste en identificar las actividades que persiguen con mayor eficacia el Objetivo Salvajemente Importante. Esto se divide entre “medidas líderes” y “medidas rezagadas”;
– Las medidas principales son las acciones que afectan al objetivo
– Las medidas rezagadas son las medidas del resultado
Un mensaje clave del libro es que debemos centrarnos más en las medidas principales. Las medidas de adelanto nos dicen lo que tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo/meta. Además, una vez que tenemos las medidas de retraso, ya es demasiado tarde para hacer nada al respecto.
La disciplina 3 consiste en hacer visible nuestro rendimiento. Esto debe lograrse mediante “el mantenimiento de un cuadro de indicadores convincente”. Los requisitos para el cuadro de indicadores son que debe ser
– Sencillo
– Visible
– Mostrar medidas de retraso y de ventaja
– Mostrar claramente si estamos teniendo éxito o fracasando
La disciplina 4 dicta reuniones semanales denominadas sesiones WIG. Un objetivo clave de estas reuniones semanales es garantizar una cadencia de responsabilidad.
El “torbellino
Continuamente a lo largo del libro, hablan de un reto clave para la ejecución: No dejarse atrapar por la operación diaria a la que llaman el “torbellino”. Su afirmación no es que el torbellino no sea necesario ni importante. Es que lo urgente se interpone en el camino de lo importante.
Todo lo anterior está bien…
El libro carece de recomendaciones sobre cómo ejecutar las disciplinas en un entorno en el que las personas trabajan en varios equipos con cada uno sus WIG’s – incluso si estos WIG’s acaban en los mismos WIG’s generales. Tomemos por ejemplo los equipos de ventas o de consultores en los que los miembros del equipo trabajan en varios equipos para varios clientes. Esto no les resta importancia. Quizá las hace aún más críticas. Simplemente es más complicado y tendrá que buscar en otra parte, o inventárselo usted mismo, si estos escenarios son su realidad.
Otra cosa es cómo el libro no menciona los muchos lugares de los que, con suerte, se inspiraron. Fx., aunque utilizan un vocabulario diferente, sus recomendaciones realmente están muy en familia con fx SCRUM y Agile.