Gestión del Tiempo en el Trabajo

Este elemento es una expansión del contenido de los cursos y guías de Lawi. Ofrece hechos, comentarios y análisis sobre la gestión del tiempo en el trabajo. En inglés: Time Management at Work. Véase también acerca de:

• Gestión del tiempo en el trabajo
• Círculo del Aprendizaje
• Gestión por Resultados
• Planificación del Tiempo
• Optimización de la Gestión

Equipos (Técnicos) Múltiples: Gestión del Tiempo en el Trabajo

Nota: Sobre el marco de la dirección de equipos técnicos múltiples de trabajo, véase en otro lugar.

Cuando tiene tantas obligaciones de gestión que le queda poco tiempo para codificar, puede empezar a sentir que su día ha sido tomado como rehén por los caprichos de los demás. Empieza a ver cómo se acumulan las reuniones: las individuales, las de planificación, las actualizaciones de estado. Standups. Sentadas. Lucha, lucha, lucha.
Espere, nada de peleas en la sala de guerra.

Ya es hora de que descubra cómo gestionar su tiempo. De lo contrario, se encontrará con días pasados y poco que mostrar por ellos. Aún tiene responsabilidades como directivo. Todavía tiene tareas que cumplir que requieren que haga algo más que sentarse en una reunión: cosas como establecer objetivos para el equipo, ayudar a su equipo de producto a poner detalles en las hojas de ruta del producto y asegurarse de que una tarea asignada realmente se terminó. Esto último, el seguimiento de la finalización de la tarea, puede convertirse en uno de los mayores sumideros de tiempo y distracciones de su día si no tiene cuidado.

La gestión del tiempo es algo personal. Algunas personas son muy organizadas, y esas personas desarrollan estrategias complejas para gestionar sus calendarios y listas de tareas pendientes. Aplaudo a esas personas. Por lo general, yo no soy una de ellas. Sin embargo, he encontrado que las ideas del famoso libro de David Allen sobre productividad, “Getting Things Done”, son útiles para reflexionar, y recomiendo su lectura aunque no adopte todo el proceso.

Mientras tanto, una filosofía general básica de gestión del tiempo le servirá independientemente de cuál sea su táctica. La gestión de su tiempo se reduce a una cosa importante: comprender la diferencia entre importancia y urgencia. Prácticamente todas sus tareas se situarán entre dos elementos: lo importante y lo urgente, y lo que no es una de las dos, o las dos. Si es importante y urgente, lo hace. Ya sabe de lo que hablo. Hay un apagón importante que usted está ayudando a arreglar. Mañana hay que entregar la redacción de la evaluación del rendimiento. Quiere hacer una oferta a un gran candidato que tiene otra oferta competidora que expira en dos días. Si deja caer la pelota en una tarea de esta categoría, perderá algo tangible. Es poco probable que esté ciego ante la necesidad de hacer este tipo de cosas.

Gran parte del reto de la gestión del tiempo surge cuando empieza a perder el sentido de la importancia. La urgencia suele percibirse más claramente que la importancia. Responder al correo electrónico es un buen ejemplo. Es fácil dejarse absorber por el correo electrónico como distracción, porque el punto rojo le indica que hay algo nuevo y le parece urgente acusar recibo. Y sin embargo, ¿con qué frecuencia es realmente urgente el correo electrónico? El correo electrónico es probablemente el peor vehículo para transmitir información urgente y sensible al tiempo. Parece urgente, pero no lo es. Por eso tantos consejos precisos de gestión del tiempo animan a leer y responder al correo electrónico en momentos concretos del día. También tendemos a sustituir obvio por urgente a la hora de determinar el valor de algo. Si hay una reunión en su calendario, es obvio que debería estar en ese momento, pero ¿es esa reunión realmente urgente o la está utilizando para evitar pensar en la mejor forma de emplear su tiempo?

Hay muchas cosas que parecen urgentes y no lo son. Todo Internet, por ejemplo. Noticias, Facebook, Twitter. El chat puede parecer urgente, pero el chat es casi tan malo como el correo electrónico para comunicar información verdaderamente urgente e importante en el caso de un equipo deslocalizado. Hemos trasladado gran parte de la comunicación en el lugar de trabajo tecnológico moderno del correo electrónico a sistemas de chat como Slack e HipChat. Esto tiene ventajas e inconvenientes, pero es importante señalar que trasladar la comunicación no es lo mismo que eliminarla. Las palabras y la información siguen fluyendo, simplemente se trasladan a lugares diferentes, y usted puede distraerse aún más con el goteo de información en constante movimiento del chat.

¿Siente que el tiempo nunca es suficiente? ¿Se siente abrumado por el caos de su vida? ¿Se encuentra a menudo trabajando horas extras pero sin poder completar sus tareas diarias?

En algunos países, vivimos en un mundo adicto al trabajo en el que a todos se nos lleva al límite, a todos se nos exige que hagamos siempre más, y más nunca es suficiente. Si se centra en la mera cantidad de trabajo en lugar de en su eficacia, está creando con sus propias manos el entorno estresante y autodestructivo que está experimentando ahora. Si así es como se siente entonces, no culpe al mundo, busque soluciones. La productividad no consiste en hacer más cosas, sino en hacer las cosas correctas, y en seleccionar las expectativas más adecuadas. Aún puede superar esta penosa condición replanteándose su vida y poniendo freno a algunos malos hábitos que frenan su potencial.

Todos tenemos las mismas 24 horas al día, así que ¿por qué cree que su tiempo no es suficiente? Si nadie puede contar con más tiempo que usted, ¿por qué tiene dificultades cuando algunos otros parece que no las tienen? Mejorar su productividad puede basarse en un cambio de mentalidad y en aceptar por fin el hecho de que usted crea su vida y no se limita a reaccionar ante ella.

Es probable que esté dedicando gran parte de su tiempo a cosas que son urgentes pero sólo ligeramente importantes, y sacrificando cosas que son importantes pero no urgentes. Un ejemplo de tarea importante pero no urgente es prepararse para las reuniones de modo que pueda dirigirlas de forma saludable. Las reuniones saludables requieren la implicación de todas las partes, y una cultura que favorezca las reuniones breves pero productivas requiere que los participantes hagan algo de trabajo previo para acudir a la reunión preparados. Como responsable de varios equipos, puede recuperar mucho tiempo transmitiendo a sus equipos una cultura de reuniones eficaces. Haga que la gente se responsabilice de prepararse de la manera que tenga sentido. Pida los puntos del orden del día por adelantado. Cualquier tipo de reunión estándar que implique a un grupo de personas, ya sea de planificación, retrospectiva o postmortem, debe tener un procedimiento claro y unos resultados esperados.

Uno de los principales cambios en este nivel en comparación con el anterior es que su jefe esperará que sea lo suficientemente maduro como para gestionarse a sí mismo y a sus equipos de forma independiente. Esto significa que su jefe confía en que usted se ocupe proactivamente de todas esas cosas importantes pero no urgentes antes de que se conviertan en urgentes, y especialmente antes de que se conviertan en urgentes para su jefe. Nadie le dirá cómo gestionar su calendario para disponer del tiempo necesario para hacerlo. He visto a directivos fracasar en este punto porque simplemente no podían hacer malabarismos con todas las diferentes tareas de forma organizada.

Las reuniones pueden entrar en esa categoría de urgentes pero no importantes, y usted puede decidir simplemente no asistir a ellas cuando no se le necesite claramente. Tenga mucho cuidado con desplegar en exceso esta estrategia en este nivel concreto de gestión. La responsabilidad de mantener a sus equipos avanzando con éxito y felizmente implicados recae sobre sus hombros. Cuando deja de acudir a todas sus reuniones internas, corre el riesgo de perderse precisamente las pistas que le ayudarán a detectar los problemas a tiempo; una de las principales es la existencia de demasiadas reuniones aburridas. Durante las reuniones, observe a su equipo en la sala y fíjese en su implicación. Si la mitad de ellos se están quedando dormidos, con la mirada perdida en el espacio, en sus teléfonos u ordenadores portátiles ignorando el desarrollo de la reunión, o de algún otro modo están desconectados, la reunión les está haciendo perder el tiempo. Su asistencia a estas reuniones es en parte para prestar atención a la dinámica y la moral de su equipo. Un equipo feliz se sentirá enérgico y atraído. Un equipo infeliz o desmotivado se sentirá agotado o aburrido.

Volver a los asuntos importantes pero no urgentes. Pensar en el futuro ocupa un lugar destacado en esta lista. Sin duda, hay cosas que sabe que debería hacer pero que ha pospuesto. Quizá sea redactar las descripciones de los puestos para los que está contratando personal. Quizá sea desarrollar un plan de contratación. Puede que sea revisar el trabajo actual en un proyecto para asegurarse de que no se están colando problemas evidentes, o hablar con un directivo de otro equipo cuando haya un conflicto o una diferencia de opinión sobre cómo avanzar en un asunto compartido. Podría ser cultivar la lista de cosas que son importantes pero en las que no ha pensado desde hace tiempo, para saber en qué centrarse. Si no reserva algo de tiempo para centrarse en estas cuestiones, le sorprenderán de forma negativa. Como gestor de varios equipos, es usted responsable de equilibrar la amplitud y la profundidad de pensamiento, de conocer los detalles de sus equipos en la actualidad pero también de mirar hacia dónde debe dirigirse en el futuro y qué necesita para llegar hasta allí.

Mientras navega por sus nuevas obligaciones, empiece a preguntarse: ¿Hasta qué punto es importante lo que estoy haciendo? ¿Parece importante porque es urgente? ¿Cuánto tiempo he dedicado esta semana a cosas urgentes? ¿He conseguido sacar tiempo suficiente para las cosas que no son urgentes?

La lección más dura: Como directivo, tengo esta lista mental de cosas sobre lo que necesita mi equipo. Cosas que controlo, cosas que intento solucionar, cosas que intento encontrar para ellos. Es mi trabajo entender lo que está pasando y lo que el equipo en su conjunto necesita para ser eficaz.

Tal vez pueda observar el estado de las cosas y decir: “Ahora mismo tenemos un plazo, y lo que necesitamos es otro ingeniero para el próximo mes. Ese ingeniero soy yo”.

Pero lo más probable es que mire el estado de las cosas y se dé cuenta de que lo que su equipo necesita es un gerente. Porque necesita contratar a X personas más. Porque Y tiene mucho potencial pero necesita algo de entrenamiento. Porque producto o diseño o algún otro equipo no le ha dado lo que necesita, así que tiene que ir a buscarlo. Porque el proceso es importante, y el que tiene es insuficiente o simplemente erróneo.

“La productividad es una trampa. Ser más eficiente sólo hace que tenga más prisa, y tratar de despejar las cubiertas simplemente hace que se vuelvan a llenar más rápido. Nadie en la historia de la humanidad ha logrado nunca el “equilibrio entre la vida laboral y personal”, sea lo que sea eso, y desde luego usted no lo conseguirá copiando las “seis cosas que la gente de éxito hace antes de las 7 de la mañana”. Nunca llegará el día en que por fin lo tenga todo bajo control: cuando se haya contenido la avalancha de correos electrónicos; cuando sus listas de tareas pendientes hayan dejado de alargarse; cuando esté cumpliendo con todas sus obligaciones en el trabajo y en su vida familiar; cuando nadie se enfade con usted por saltarse un plazo o dejar caer la pelota; y cuando la persona totalmente optimizada en la que se ha convertido pueda dedicarse, por fin, a las cosas de las que realmente se supone que trata la vida. Empecemos por admitir la derrota: nada de esto va a suceder nunca. ¿Pero sabe qué? Es una excelente noticia”.

– Oliver Burkeman (Cuatro mil semanas: gestión del tiempo para mortales)

Si su equipo necesita más a un gestor que a un ingeniero, tiene que aceptar que ser ese gestor significa que usted, por definición, no puede ser ese ingeniero. Sé que algunas personas gestionan ambas cosas, pero tiene que decidir, si va a ser pésimo en una, cuál será.

Me siento mal cuando apesto como ingeniero, pero apestar como directivo sería una elección que infligiría a otras personas. Eso no es justo.

Así que al final de otro día en el que siento que no he redactado suficiente código y no tengo forma de cuantificar lo que he conseguido, me digo que he sido tan buen gestor como sé serlo. Y eso tiene que ser suficiente por hoy.

Delegación

La delegación es la forma principal de librarse de la sensación de tener demasiados platos girando a la vez, e incluso de gestionar mejor el tiempo de trabajo. A medida que se le presenten las tareas, pregúntese: ¿necesito ser yo la persona que complete este trabajo? La respuesta puede depender de algunos factores: El grado de complejidad y la frecuencia de la tarea pueden servir de guía para determinar si debe delegar y cómo.

Revisor de hechos: Dinngham

Otros Aspectos

Otros análisis útiles relacionados:

• Centrarse en la Era de la Distracción
• Importancia de centrarse en la Era de la Distracción
• Planificación del tiempo en la Era de la Distracción
• Creación de un entorno que favorezca el trabajo en profundidad
• Gestión de la atención
• Concentración mental

Las investigaciones revelan que cuando se siente positivamente hacia su organización y motivado por su trabajo, su rendimiento productivo aumenta de forma natural (véase más)).

Ritualice su desconexión laboral

Para desconectar totalmente del trabajo y relajarse, Newport sugiere crear un ritual de desconexión. Según él, este ritual debería ayudarle a revisar su trabajo en busca de cualquier cosa que haya olvidado y a planificar el trabajo del día siguiente.

He aquí un ejemplo de ritual:

• Revise sus correos electrónicos en busca de los últimos asuntos urgentes.
• Actualice su lista de tareas pendientes.
• Compruebe que cada elemento sin resolver tiene una fecha de finalización.
• Revise su calendario para asegurarse de que no hay plazos importantes que haya olvidado.
• Haga una lista de tareas pendientes para el día siguiente.
• Diga “Todo hecho” o una frase similar para marcar explícitamente el final del trabajo.

(Nota nuestra: puede que quiera añadir un tiempo de reflexión a su jornada laboral; las investigaciones demuestran que los empleados que dedican 15 minutos al final de su jornada laboral a reflexionar sobre lo que han aprendido durante el día rinden un 23% más en su trabajo que los que no se toman tiempo para la reflexión).

Cuestiones Clave

Preguntas clave sobre la gestión del tiempo:

• ¿Cuáles son las principales formas de emplear el tiempo que contribuyen de forma significativa a mi objetivo más importante?
• ¿Cómo puedo hacer que mi tiempo dedicado al trabajo en profundidad sea más eficaz y reducir el tiempo que dedico a tareas superficiales?
• ¿Cuál es el beneficio de establecer pequeños objetivos o retos al realizar trabajo profundo?
• ¿Cuáles son algunas sugerencias para aprovechar al máximo mi tiempo de concentración durante las sesiones de trabajo profundo?
• ¿Cuáles son algunas estrategias específicas para crear un entorno libre de distracciones durante las sesiones de trabajo profundo?
• ¿Cómo puede ayudar a aumentar la productividad durante las sesiones de trabajo en profundidad el hecho de compartir métricas con sus colegas?
• ¿Cómo puede ayudarle el análisis periódico de su trabajo en profundidad a mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos?
• ¿Cuál es la importancia de establecer objetivos o retos específicos durante las sesiones de trabajo profundo?
• ¿Cómo pueden los principios del trabajo en profundidad descritos en Las 4 disciplinas de la ejecución ayudarle a optimizar su tiempo y a centrarse en las cosas correctas?

Por otro lado, la llegada de una notificación podría ser similar a la acumulación de un botín (véase qué es, su concepto; y también su definición como “booty” en el derecho anglosajón, en inglés) virtual. El correo electrónico, en otras palabras, podría no ser sólo una tarea, sino un juego.

Datos verificados por: Dewey

Recursos

Véase También

• Importancia de Centrarse en la Era de la Distracción
• Gestión de Proyectos
• Concentración Mental
• Centrarse en el Aprendizaje
• Metodología de Productividad para Abogados
• Jornada Diurna de Trabajo
• Roles de Gestión del Equipo Directivo
• Historia de Gestión de Equipos
• Gestión del Personal Público
• Gestión de Recursos Humanos
• Gestión de la Remuneración
• Futuro de la Gestión de Equipos de Alta Dirección
• Recursos sobre Desarrollo Profesional
• Recursos Humanos para la Salud
• Recursos Humanos en la Administración Pública
• Recursos Humanos en China
• Recursos Humanos
• Gestor de Contraseñas

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