Este texto se ocupa del sistema de gestión de bases de datos en el contexto de la educación, la comunicación, la industria informática y el software. Un buen RDBMS incluye todas las funciones necesarias para implementar un esquema, importar datos al sistema y realizar consultas. Sin embargo, estas facilidades representan sólo una parte del conjunto de funciones y capacidades necesarias para crear un sistema de producción.
La prudencia sugeriría que sólo unos pocos usuarios privilegiados tuvieran la capacidad de crear y destruir bases de datos, y que un conjunto más amplio (pero no ilimitado) de usuarios pudiera añadir datos a las bases de datos existentes. También puede haber datos administrativos almacenados en la base de datos que no estén destinados a los usuarios ordinarios del sistema. Todos los principales SGBDR ofrecen facilidades -que van desde simples archivos de permisos hasta elaborados sistemas de seguridad- para limitar el acceso de los usuarios al sistema. La mayoría simplemente utiliza una base de datos separada (integrada en el propio RDBMS) que permite o deniega la capacidad de ejecutar comandos específicos
