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Para que se pongan en conocimiento de una categoría de personas, de determinadas autoridades o del público en general, las escrituras públicas, así como determinadas escrituras privadas, deben ser redactadas o depositadas únicamente en manos de un funcionario público. Algunos deben publicarse en un periódico que acepte avisos legales. La publicidad puede ser general, como es el caso de las escrituras que contienen la constitución o la transmisión de derechos reales, que deben ser redactadas por un notario, y se presentan a la Oficina de Hipotecas para que las consulte cualquier interesado. Este es también el caso de las sentencias dictadas en materia de suspensión de pagos o liquidación judicial, que se insertan en el Registro Mercantil. Por otra parte, hay documentos que sólo son objeto de una publicidad limitada, como es el caso, por ejemplo, de los certificados de nacimiento, a los que tiene acceso un número muy reducido de personas que no pueden obtener una copia. La publicidad legal adopta la forma que la ley determina en función de la finalidad que se persigue. Algunos de los registros públicos pueden consultarse en las oficinas de las administraciones responsables de su custodia, mientras que otros pueden facilitarse en forma de copias o extractos. En algunos casos, la publicidad puede consistir en la publicación del contenido del documento, como en el caso de las “amonestaciones” o los planes de matrimonio o el anuncio de ventas públicas, o puede anunciarse en un boletín legal.
La publicidad legal o jurídica se realiza principalmente en tres ámbitos, la publicidad relativa al estado de las personas que realiza el Registro Civil, la relativa a los testamentos, como el fichero central de últimas voluntades y el fichero inmobiliario.